2008/2009 REPORTING Tereza Mulačová Česká zemědělská univerzita v Praze Tereza Řezníčková Provozně ekonomická fakulta Marek Tláskal obor Veřejná správa.

Prezentace na téma: "2008/2009 REPORTING Tereza Mulačová Česká zemědělská univerzita v Praze Tereza Řezníčková Provozně ekonomická fakulta Marek Tláskal obor Veřejná správa."— Transkript prezentace:

1 2008/2009 REPORTING Tereza Mulačová Česká zemědělská univerzita v Praze Tereza Řezníčková Provozně ekonomická fakulta Marek Tláskal obor Veřejná správa a regionální rozvoj 1/08

2 Informace v řízení a jejich význam Informace v řízení slouží k včasné identifikaci a charakterizování vnitřních a vnějších změn. Každá informace slouží k poznání objektivní reality, tzn. vnějšího a vnitřního prostředí organizace. Dostatek kvalitních informací vytváří předpoklad pro kvalifikovaná rozhodnutí na všech úrovních řízení. Na jednotlivých úrovních řízení probíhají odlišné rozhodovací procesy: »Strategické »Taktické »Operační Informace slouží k poznání objektivní reality = vnější a vnitřní prostředí organizace  můžeme je považovat za jakékoliv sdělitelné poznatky = zprávy v řízení organizace se využívají řízené systémy zpráv – reportingů

3 Využití informací v řízení procesů Informace: –musí být zpracovány efektivně, tzn. účelně a hospodárně –musí být připraveny k využití v řízení organizace –musí být strukturovány pro potřeby jednotlivých úrovní řízení organizace  přispívá ke kvalitě řízení organizace a také k její konkurenční výhodě Požadavky na rozsah, zaměření a analýzu informací: –jsou rozdílné a jsou vždy zpracovávány s ohledem na příjemce informací –zpracovávány pro příjemce v požadovaném rozsahu a struktuře –musí odpovídat stanoveným podmínkám kvalitou a formou –musí být předány včas –musí být rychle dostupné a využitelné

4 Reporting Využívá se při řízení organizace a je to vytváření předpokladů pro účelné uplatnění informací v řídícím procesu. Obsahuje předem záměrně vybraný soubor informací o vybraných procesech v organizaci uspořádaných a specifikovaných pro užití na různých úrovních řízení. Poskytuje managementu pravidelně soubory informací. Zpracovává se většinou formou předem obsahově koncipovaného formuláře (šablony), do kterého se vkládají zpracované informace.

5 Pro potřeby reportingu lze stanovit nároky kladené na informace pro jednotlivé úrovně řízení.

6 Tvorba zprávy - reporting Charakteristika reportingu: –Je to strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhajících v organizaci. –Tímto dokumentem se potřebné informace dostávají k uživatelům – manažerům. V organizaci lze vytvořit systém navazujících vnitřních dokumentů (reportingů), které pravidelně charakterizují průběh procesů. Zpracovávají se v různé struktuře pro jednotlivé úrovně řízení. Tento systém dokumentů se stává součástí informačního systému (podnikového nebo manažerského). Kvalitní úroveň reportingů umožňuje manažerům rychlou a aktuální informovanost o sledovaném procesu.

7 Členění reportingu z časového hlediska na: reporting retrospektivní reporting s orientací na budoucnost z hlediska zaměření na: reporting dílčí obsahující hodnocení pouze vybraných procesů (bez návazností) reporting souhrnný hodnotící celkový vývoj např. výrobních a obchodních procesů z hlediska prostředí na: reporting hodnotící vnější prostředí (např. zákazníci, odbytové cesty apod.) reporting hodnotící vnitřní prostředí (např. výkonnost organizace, finanční hospodaření, personální vývoj apod.) reporting kombinovaný hodnotící vnější a vnitřní prostředí

8 Požadavky na zpracování reportingu

9 Zpracování reportingu Složky zpracování:  Proces - procesy výrobní, obchodní, ekonomické, personální apod. - rozhodování, které procesy budou dokumentovány formou reportingů (na úrovni managementu) - příprava souboru informací, které budou zpracovány - součástí přípravy je určení forem a technik zpracování (text, tabulka, graf apod.)  Zpracovatel - určení zpracovatelů podkladových nebo výstupních informací - zpracováním informací se pro reporting pověřují zaměstnanci odpovídající za sledované činnosti (hlavní účetní, personalista apod.)  Pravidla - stanoven systém návaznosti činností při tvorbě reportingu - stanovena a vytvořena posloupnost zpracování a předávání informací v organizaci - vytvoření tras pro předávání a zpracování informací => „trasování“ informací pro zpracování reportingu

10 Schéma postupu při zpracování personálního a mzdového reportingu

11 Zpracování reportingu Při rozhodování o zpracování reportingu se bere v úvahu: rozsah potřeby účelných souborů informací pro řízení procesů v organizaci, rozsah potřeby informací pro jednotlivé uživatele – managery (ekonom, vedoucí výroby, vedoucí odbytu apod.) nebo řídící úrovně, možnost využití vnitřního informačního systému, statistických údajů, účetnictví apod. Reporting se zpravidla zpracovává v těchto krocích:

12 Charakteristika jednotlivých kroků Sběr údajů - cílený proces s ohledem na určený cíl a strukturu reportingu Údaje jsou : -shromažďovány k předem stanovenému datu -posuzovány z hlediska objektivnosti, spolehlivosti, přesnosti -zpracovány pro potřeby jednotlivých částí reportingu Zpracování informací -zahrnuje kombinaci zpracování informací do tabulek s případným grafickým znázorněním a přehledů se stručným textovým doplněním Je nutné skloubit celkové, souhrnné informace s vloženými detaily, které obsahují dílčí analýzu. => důležitá pro ucelený obraz hodnoceného procesu Údaje se zpracovávají do předem stanovených strukturovaných formulářů => rychlá orientace uživatele v dokumentu. Přenos informací -elektronická nebo písemná podoba -elektronická podoba – reportingy přenášeny tak, aby přístup k nim byl umožněn jen určeným zaměstnancům. -distribuce reportingů v předem určených termínech (využití např. při přípravách na porady, při hodnocení vývoje v určitém časovém období…)

13 Příklad struktury zpracování měsíčního personálního a mzdového reportingu

14 Zdroje Kříž J., Zuzák R.: Administrativní technika. Skripta. Česká zemědělská univerzita v Praze, 2007