Struktura zápisu z porad

Prezentace na téma: "Struktura zápisu z porad"— Transkript prezentace:

1 Struktura zápisu z porad
Jan Poukar Eva Pláničková Veronika Pulchartová Šárka Duková

2 Zápisy z porad Související dokumenty:
Související dokumenty: ad.1 Pozvánka na poradu (vč. předpokládaného programu) ad.2 Prezenční listina (listina přítomných) Písemným dokladem o průběhu schůze, porady, konference či jednání Cílem: objektivní a výstižné zaznamenání skutečnosti Uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání Číslují se podle druhu porady Vyhotovovat nejpozději 2. den po poradě Rozmnožují se a posílají účastníkům porady, příp. dalším orgánům V některých případech účastníci schvalují a podepisují vytvořený zápis

3 Související dokumenty
Pozvánka na poradu: termín, místo a začátek konání porady, program porady (s časovým harmonogramem, uvedením předkládajících osob), příprava podkladů ze strany účastníků, organizační pokyny a předpokládaná doba ukončení, Prezenční listina: seznam účastníků porady, zaznamenávají se i omluvení, v záhlaví se uvádí pořádající organizace, název akce, datum a místo konání

4 Hlavní úvěrový fond, Kralupská 553 26, 110 00 Praha 6 – Ruzyně
Pozvánka na poradu: Hlavní úvěrový fond, Kralupská , Praha 6 – Ruzyně Pozvánka Vážení přátelé, dovolte mi, abychom vás pozvali na 2. schůzi předsednictva HÚF, která se bude konat v sobotu 16. března 2008 v 8:00 hodin. Porada bude probíhat v zasedací místnosti MÚ Praha 6, Eduarda Beneše 85. Program: Zahájení a schválení programu Projednání a schválení zápisu z 5. schůze PO HÚF Kontrola plnění úkolů z minulé schůze Zpráva předsedy HÚF Zpráva místopředsedy HÚF Zpráva tajemníka HÚF Zpráva zástupce tajemníka HÚF Různé Pro mimopražské účastníky je zajištěno ubytování z pátku na sobotu v hotelu Crystal, Na Příkopě 24, Praha 1. Další informace: J. Karlíková, tel.: V Praze 1. března 2008 ……………………………… ………………………………… J. Pláteník M. Bílý předseda ÚV SČF tajemník ÚV SČF

5 Hlavní úvěrový fond, Kralupská 553 26, 110 00 Praha 6 – Ruzyně
Prezenční listina: Hlavní úvěrový fond, Kralupská , Praha 6 – Ruzyně Prezenční listina Porada: schůze představenstva HÚF konaná dne: 16. března 2008 od 8:00 hodin v budově MÚ Praha 6 Pořadové číslo Jméno a příjmení Podpis Poznámka 1. J. Michálek 2. K. Novák 3. J. Broukal 4. N. Karbánková omluvena 5. F. Doucha 6. P. Kostelka 7. J. Fiala

6 Náležitosti zápisu v záhlaví se uvádí název organizace, druh porady, datum, doba a místo konání, jmenovitě se uvedou přítomní, omluvení a ostatní nepřítomní, při velkém počtu účastníků se odkazuje na prezenční listinu, zaznamenává se, kdo poradu řídil, program a průběh porady, závěry a úkoly vyplývající z porady, pracovníci odpovědní za jejich plnění a termíny plnění úkolů datum zhotovení, zapisovatel a pracovník odpovídající za správnost

7 Druhy zápisů liší se rozsahem Věcný (stručný)
liší se rozsahem Věcný (stručný) Základních myšlenek (podrobnější) Doslovný O výsledku a závěrech Rychlý

8 A) VĚCNÝ (STRUČNÝ) ZÁPIS
nejčastěji používaný náležitosti: číslo zápisu, druh porady, datum jejího konání, údaje o přítomných, omluvených a hostech (Prezenční listina), program porady (předmětem jednání), stručný obsah jednotlivých bodů jednání, uložené úkoly včetně jmen odpovědných pracovníků + termíny splnění ulož. úkolů, datum a místo vyhotovení zápisu, jméno zapisovatele, jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

9 b) Zápis základních myšlenek (podrobnější)
vyhotovuje se při důležitějších jednáních stejný obsah jako zápis stručný,ale navíc se zde uvádějí: obsáhlejší záznamy jednotlivých bodů programu doslovná znění některých připomínek výsledky a závěry z jednání nebo porady

10 d) Zápis o výsledku a závěrech
C) DOSLOVNÝ ZÁPIS zaznamenání přesné formulace a zachycení každého slova řečníka při jednáních v parlamentu, významných konferencích atp. vyhotovují komorní stenografové + pro kontrolu také zvukový záznam -> následné přepsání do písemné podoby d) Zápis o výsledku a závěrech k čemu se dospělo e) Rychlý zápis do připraveného formuláře

11 Hlavní úvěrový fond, Kralupská 553 26, 110 00 Praha 6 – Ruzyně
Zápis z porady: Hlavní úvěrový fond, Kralupská , Praha 6 – Ruzyně Zápis z porady schůze předsednictva HÚF, března 2008, v 8:00 hodin Přítomni: J. Michálek, K. Novák, J. Broukal, F. Doucha, P. Kostelka, J. Fiala Omluveni: N. Karbánková, Schůzi řídil: J. Pláteník , předseda HÚF Průběh jednání: 1. Schůzi zahájil a řídil předseda J. Pláteník , přivítal členy a hosty a seznámil je s programem schůze. Program byl jednomyslně schválen. 2. Předsednictvo HÚF schválilo zápis z  5. schůze PO HÚF bez podmínek a námitek. 3. Všechny úkoly byly splněny kromě těchto, které dosud trvají: B 254/4, B 824/15. 4. Předseda ÚV SČF J. Pláteník hovořil o spolupráci mezi HÚF a Ministerstvem vnitra. Uložil tajemníkovi HÚF připravit doklady pro návrh dohody o spolupráci mezi oběma organizacemi do konce listopadu. 5. Předseda ústřední revizní komise HÚF M. Bílý poukázal na ekonomické důsledky špatného zajištění odbytu výstavních publikací na některých menších výstavách. 5. Tajemník HÚF K. Novák referoval o výsledku krajských konferencí v Čechách a na Moravě a o přípravách na sjezd KHÚF 6. Tajemník HÚF upozornil na některé problémy při účasti českých finančníků na zahraničních konferencích 7. J. Broukal připomněl, že je nutno projednat vyslání delegace PO HÚF na středoslovenskou krajskou konferenci SS HÚFF. Zapsal v Praze 16. března 2006 M. Bílý

12 Použité zdroje ŠTITKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence II: vnitropodnikové písemnosti. 2. přepracované vydání. Plzeň 1995. FLEISCHMANNOVÁ, E. – KULDOVÁ, O. – RAJMUND, Š. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, ISBN