Ochrana osobních údajů v knihovnách

Prezentace na téma: "Ochrana osobních údajů v knihovnách"— Transkript prezentace:

1 Ochrana osobních údajů v knihovnách
Zákon 101/2000 Sb. – ustanovení týkající se knihoven – R. Čmugrová Knihovna Eduarda Petišky – V. Krajíčková Knihovna Aero Vodochody – B. Kaňková

2 Zákon 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů
Působnost zákona Práva a povinnosti při zpracování Oznamovací povinnost Osobní údaje a jejich uchovávání Likvidace osobních údajů

3 Soudní spor Nejvyšší správní soud Brno - rozsudek 7 A 58/2002-40
Žalobce : Knihovna města Plzně Žalovaný: Úřad pro ochranu osobních údajů Praha Ve věci : Dodržování zákona 101/2000 Sb. - shromažďování osobních údajů v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu žádost o přezkoumání rozhodnutí ÚOOÚ možnost shromažďovat rodné číslo, název školy, třída, resp. razítko školy rodné číslo – není knihovnou shromažďováno mimo rozsah nezbytně nutný pro naplnění stanoveného účelu název školy, třídy a razítko školy – shromažďování těchto údajů není adekvátní účelu organizace

4 KNIHOVNA EDUARDA PETIŠKY V BRANDÝSE NAD LABEM – STARÉ BOLESLAVI
KNIHOVNÍ ŘÁD „Podpisem na přihlášce uživatel souhlasí se skutečností, že jeho osobní data v nezbytném rozsahu nutném pro jednoznačnou identifikaci uživatelů knihovny  budou zpracována a uchována dle zákona 101/2000 Sb. …“ „...osoba mladší 15 let pouze se souhlasem zákonného zástupce nebo rodinného příslušníka staršího 18 let, který při registraci předloží osobně doklad o své totožnosti “ SMĚRNICE ŘEDITELE účel zpracování dat základní identifikační údaje způsob zpracování a uložení povinnosti zaměstnanců doba uchování způsob likvidace

5 ZÁKLADNÍ ÚDAJE UŽIVATELE
Povinné jméno a příjmení datum narození adresa trvalého bydliště údaj, podle kterého se stanovuje výše registračního poplatku Další kontaktní nebo přechodná adresa telefon ÚČEL ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ ochrana majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu určeného k absenčnímu půjčování mimo budovu poskytování kvalitních služeb čtenářům – zachování informace o realizovaných výpůjčkách možnost kontaktování uživatelů

6 ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ A ULOŽENÍ DOBA UCHOVÁVÁNÍ ZPŮSOB LIKVIDACE
Tištěné přihlášky ukládány do uzamčené skříně Databáze čtenářů (AKS Clavius) dokumentuje základní identifikační údaje čtenáře a další kontaktní údaje uložena na vyhrazeném SQL serveru přístup do ní chráněn heslem data ze záznamu čtenáře jsou šifrována a ukládána v nečitelné podobě data jsou chráněna antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních kopií, které jsou uchovávány mimo budovu DOBA UCHOVÁVÁNÍ od doby, kdy čtenář podepíše přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováváním osobních údajů dokud neuplyne lhůta pěti let od vypořádání posledního závazku čtenáře vůči knihovně ZPŮSOB LIKVIDACE fyzická likvidace - skartace přihlášek v papírové podobě likvidace záznamů v databázi - osobní data jsou vymazána; údaje o výpůjčkách jsou však uchovány anonymně pro statistické účely osobní údaje uložené na bezpečnostních kopiích nelze likvidovat obdobně jako v počítačové databázi. Přístup k těmto kopiím je omezen pouze na zaměstnance knihovny

7 POVINNOSTI ZAMĚSTNANCŮ PŘI ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zaměstnanci jsou povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat je podle dokladů k tomu určených vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetí osoby k těmto údajům hlásit svému vedoucímu každou stížnost, kterou čtenář podá ať ústně nebo písemně v souvislosti s ochranou svých osobních údajů zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a bezpečnostních opatřeních Zaměstnanci nesmí sdělovat komukoliv svá přístupová hesla do sítě dovolit pohyb nepovolaným osobám v prostoru, kde jsou osobní údaje zpracovávány a ukládány hlasitě sdělovat osobní údaje ve veřejných prostorách umožnit nahlížet nepovolaným osobám do listin a monitoru počítače, jestliže nesou osobní údaje jiných čtenářů sdělovat jakékoliv informace o čtenářích

8 KNIHOVNA AERO VODOCHODY a.s.
Činnost knihoven se řídí: Organizační směrnicí pro: technickou knihovnu knihovnu normativních dokumentů knihovnu leteckých předpisů 257/2001 Sb. – Knihovnický zákon 121/2000 Sb. – Autorský zákon 101/2000 Sb. – Ochrana osobních údajů 262/2006 Sb. – Zákoník práce 40/1964 Sb. – Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů a další

9 KNIHOVNA AERO VODOCHODY a.s.
Uživatelé Uživatelem technické knihovny se všemi právy a povinnostmi se může stát pouze zaměstnanec AV a.s., který se prokáže podnikovým průkazem Externími uživateli mohou být: externí spolupracovníci, kteří se prokáží dočasným podnikovým průkazem uživatelé jednotné sítě knihoven, jimž jsou služby poskytovány podle pravidel MVS Poskytované služby jsou bezplatné s výjimkou služeb poskytovaných mimo rámec pracovních povinností uživatele Výpůjčka je realizována a potvrzena podpisem a sejmutím čárového kódu z osobního průkazu zaměstnance a sejmutím čárového kódu informačního pramene

10 KNIHOVNA AERO VODOCHODY a.s.
Knihovnická databáze: RELIEF uloženo na serveru přístup do DB chráněn heslem 1x týdně prováděno zálohování záznamů uchovávání záznamů: po dobu pracovního poměru + až 1 rok ukončení pracovního poměru zaměstnance – výstupní list – vrácení, náhrada za ztráty data (historie výpůjček + údaje o čtenáři) jsou po zhotovení roční statistiky na začátku každého kalendářního roku vymazána z DB Základní údaje uživatele: jméno a příjmení evidenční číslo zaměstnance číslo střediska další údaje: telefonní číslo mobilní telefon

11 Porovnání Knihovna E.P. Knihovna AV a.s. veřejná
správce + zpracovatel zjišťováno: jméno, příjmení, adresa, datum narození tištěné přihlášky údaje v tištěné podobě + DB doba uchování: 5 let od vypořádání posledního závazku způsob likvidace: skartace (papír. přihlášky)‏ vymazání z DB historie výpůjček zachována Knihovna AV a.s. odborná - technická, podniková zpracovatel zjišťováno pouze: jméno a příjmení, evidenční číslo zaměstnance, číslo střediska nejsou papírové přihlášky (dodatek k pracovní smlouvě) údaje pouze v DB doba uchování: po dobu pracovního poměru + cca 1 rok způsob likvidace: průběžný seznam výstupů (dodává personální odd.) vymazání z DB historie nezůstane