Seminář pro příjemce v grantové výzvě č. 89 OP LZZ

Prezentace na téma: "Seminář pro příjemce v grantové výzvě č. 89 OP LZZ"— Transkript prezentace:

1 Seminář pro příjemce v grantové výzvě č. 89 OP LZZ
Praha – Hotel Holiday Inn Podporujeme Vaši budoucnost

2 Projektová část Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz

3 OBSAH 1. Formální náležitosti ZZRP a MZ 2. ZZRP 3. První část MZ
4. Přílohy k MZ 5. Druhá část MZ 6. Audit 7. Klíčové změny od 8. Všeobecné informace Podporujeme Vaši budoucnost

4 Formální náležitosti ZZRP a MZ
- Doručovací adresa: Jindřišská 34, Praha 1 Adresát: MVČR na 1. místě, až poté jméno PM OP LZZ. Nikdy neadresovat do vlastních rukou. V případě potřeby posunutí termínu předložení MZ je možné zaslat Žádost o prodloužení lhůty k předložení MZ (postačí naskenované em, podepsané statutárním zástupcem). Formulář ke stažení na nebo Podporujeme Vaši budoucnost

5 Zpráva o zahájení realizace projektu
Zpráva musí být zpracována za první dva měsíce realizace, a to v termínu do 15 dnů třetího měsíce realizace Po jejím schválení bude poskytnuta 2. část dotace Předkládá se v listinné podobě (1 x originál) na formuláři ve formátu .doc, který naleznete na Podporujeme Vaši budoucnost

6 1. část MZ Identifikační údaje:
1. a 2. část MZ pevně spojena v levém horním rohu, 2. část MZ podepsána statutárním zástupcem či oprávněnou osobou dle podpisového vzoru (oprávněná osoba musí mít pověření statutárního zástupce). Datum podpisu statutárního zástupce nesmí být dřívější než datum finalizace MZ v aplikaci Benefit Podporujeme Vaši budoucnost

7 1. část MZ – Monitorovací indikátory
Čtyři povinné indikátory ( , , a ) V MZ se vykazují tyto MI: ( , ) – počet podpořených osob – celkem; ( , ) – zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; ( , ) rovná se ; počet odcházejících účastníků, vyplňuje se až v závěrečné MZ, je roven ; ( ); ( , ) – zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; ( , ) – počet úspěšných absolventů kurzů, do tohoto MI se absolventi počítají tolikrát, kolik kurzů reálně absolvují; ( , ) – počet úspěšně podpořených osob – každá osoba, která obdržela podporu se započítává jednou. – počet nově vytvořených produktů. Podporujeme Vaši budoucnost

8 1. část MZ – Monitorovací indikátory
MI – inovované produkty – je nutné splňovat povinné prvky publicity. Před předložením ZMZ je nutné nahrát produkty MI „Počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů“ do Databáze produktů ESF, která je dostupná na Počet podpořených organizací celkem - tento indikátor bude vždy vyplněn hodnotou 1, vzhledem k nepovolenému partnerství v projektech této výzvy Podporujeme Vaši budoucnost

9 1. část MZ Výběrová řízení: Samostatná část semináře.
Podporujeme Vaši budoucnost

10 1. část MZ Publicita: Na nově vzniklých produktech neuvádějte loga dodavatele. Pokud dodavatele zmínit chcete, tak zmínkou v textu. Logo MPSV nepoužívejte na Vámi vytvořených dokumentech. Dokládat publicitu, která je uvedena v projektové žádosti (vyvěšení vlajky, články v tisku). Podporujeme Vaši budoucnost

11 1. část MZ Realizační tým Rozpočet:
Soulad vyfakturovaných položek „služeb“ a položek v rozpočtu Harmonogram: Musí být vždy v souladu s KA Podporujeme Vaši budoucnost

12 Přílohy k MZ Nesešívat všechny přílohy dohromady
Listinná i el. podoba (v Benefit7 ve formátu xls.) Příloha č. 4 Pracovní výkazy:  Dokládat originály Vykazovat PV za všechny měsíce sledovaného období Vést a uchovávat zápisy z porad Soulad hodin na PV a na Rozpise mzdových nákladů Zachovat v řádcích celý text Vykazování „zpracování PV“ – adekvátně výši úvazku (př. úvazek 1,0 -> vykazovat max. 1 hodinu zpracování PV). Nevykazovat činnost „doručení MZ na OSF“ Podporujeme Vaši budoucnost

13 Nejčastější chyby - Pracovní výkazy
Vykazovaná činnost není v souladu s pracovní náplní člena RT, Vykazovaná činnost není příliš konkrétní (administrace, jednání, příprava podkladů, meeting), Nesoulad PV mezi jednotlivými členy RT (jednání PM s FM). V PV si nevykazujte: Vedení účetnictví vč. vedení mezd pracovníků, Personalistiku, Zajištění úklidu, občerstvení, výrobu propagačních předmětů, Kopírování, scanování, tisk, vypalování CD, Doručení MZ na OSF. Podporujeme Vaši budoucnost

14 Přílohy MZ Jiné přílohy MZ:
Mezi povinné náležitosti prezenční listiny patří loga, název projektu, registrační číslo projektu, datum, časová dotace kurzu a jméno přednášejícího. Na prezenčních listinách se nesmí objevit loga dodavatele. Tabulka sledování MI Podporujeme Vaši budoucnost

15 2. část MZ Identifikační údaje 2. části monitorovací zprávy:
Od je platný nový vzor (je ke stažení na stránkách pro vyplňování druhé části MZ Aktualizovat HASH kód a datum vypracování při opravě MZ Podporujeme Vaši budoucnost

16 2. část MZ Realizované klíčové aktivity:
Soulad vykazovaných období KA s harmonogramem a sledovaným obdobím, Neuvádět KA, které nebyly ve sledovaném období realizovány, Nekopírujte text ze Žádosti o dotaci a minulých MZ, uvádějte reálný popis uskutečněných aktivit, Shrnutí aktivit rozepište, ne text „Vše bylo v pořádku“, ZMZ - je nutné doložit na speciální příloze či v „Dalších informacích“ shrnutí celého projektu zdůrazňující přínosy pro daný úřad či magistrát. Podporujeme Vaši budoucnost

17 2. část MZ Nepodstatné změny:
Změna v ZZRP musí být promítnuta i do MZ 2, Jakékoli změny popsat v nepodstatných změnách ve druhé části MZ (formální, věcné, rozpočtu), Nepodstatné změny doporučujeme konzultovat dopředu – nemusí být schváleny, Doložit kopii komunikace s PM či FM, pokud se na ni odkazujete v MZ. Podporujeme Vaši budoucnost

18 Změny rozpočtu Každý přesun prostředků či úprava oproti schválenému rozpočtu musí být pro projekt nezbytná a nově navržené využití těchto prostředků efektivní. Efektivita výdaje – výdaj musí být přiměřený - musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: Hospodárnosti – minimalizace výdajů, Účelnosti – nezbytný pro projekt, Efektivnosti – maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu. Podporujeme Vaši budoucnost

19 2. část MZ Podstatné změny:
Žádost o podstatnou změnu doporučujeme podat maximálně 30 kalendářních dní před termínem ukončení realizace projektu, Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ, žádost o změnu finančního plánu a žádost o sloučení období nejsou brány jako podstatné změny – neuvádějte je v podstatných změnách. Doporučujeme popsat v „Dalších informacích“. Podporujeme Vaši budoucnost

20 2. část MZ Čestné prohlášení:
Příjemce NENÍ PLÁTCEM DPH ve vztahu k projektu Podporujeme Vaši budoucnost

21 Auditorská zpráva Audit:
u grantových projektů zrušena od povinnost závěrečného auditu Podporujeme Vaši budoucnost

22 Klíčové změny od Úvazky: Projekty s vydaným Rozhodnutím o poskytnutí dotace po : max. 1,0 úvazku u daného zaměstnavatele Nákup zařízení a vybavení pro RT projektu platí, že nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu (např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku) Zrušení závaznosti jednotkových cen: ceny obsažené v rozpočtu jsou orientační, navýšení musí být v souladu s obvyklými cenami, mzdami a platy s výjimkou opodstatněných a odůvodněných případů, ceny snížené hodnotící komisí musí být zachovány a každá změna musí být řádně zdůvodněná. Podporujeme Vaši budoucnost

23 Všeobecné informace Průvodní dopis s opravou MZ
Hotline: Úprava pouze ŽoP  STORNO FINALIZACE pouze u ŽoP Archivace projektových dokumentů po dobu 10 let od ukončení realizace projektu Podporujeme Vaši budoucnost

24 Dotazy k projektové části
Ing. Štěpánka Sýkorová Ing. Vít Štengl Projektoví manažeři Oddělení realizace OP LZZ Tel Tel Podporujeme Vaši budoucnost

25 Finanční část Podporujeme Vaši budoucnost

26 Obsah Způsobilé výdaje Způsob financování grantových projektů
Účetnictví Osobní náklady Zařízení a vybavení Nákup služeb Přímá podpora Nepřímé náklady Podporujeme Vaši budoucnost

27 Způsobilé výdaje U grantových projektů se za způsobilé výdaje považují ty výdaje, které vznikly až po uzavření právního aktu o poskytnutí podpory během období Způsobilé jsou také některé výdaje vztahující se k danému projektu vzniklé po ukončení projektu (např. audit, mzdové náklady za poslední měsíc realizace projektu) – jejich věcné plnění souvisí s obdobím, ve kterém se projekt realizoval Evidence a prokazování uskutečněných výdajů: rozepsány v Metodice způsobilých výdajů OP LZZ D5 Podporujeme Vaši budoucnost

28 Způsob financování grantových projektů
Financování formou Ex-ante – dvě zálohy 1. záloha – finanční prostředky obdržíte automaticky bez žádosti o platbu po podpisu Rozhodnutí o poskytnutí dotace 2. záloha – opět bez žádosti o platbu, po schválení Zprávy o zahájení realizace projektu Předložení MZ + ŽoP – vyúčtování poskytnutých prostředků a žádost o další zálohu na příští monitorovací období dle finančního plánu Podporujeme Vaši budoucnost

29 Účetnictví Je nutné vést oddělenou účetní evidenci pro projekt
Je důležité vést analytiku pro všechny způsobilé výdaje projektu Náležitosti účetního doklady – dle zákona o účetnictví Nutnost opatřit účetní doklad větou, že se jedná o výdaj financovaný z OP LZZ, projektu č. xxx Podporujeme Vaši budoucnost

30 Účetní doklady Dokládají se faktury nad ,- Kč nárokované částky (nikoliv částky na dokladu) U faktur do ,- Kč se nedokládá smlouva ani objednávka U faktur od ,- Kč – ,- Kč doložte objednávku nebo smlouvu Při kontrole na místě musí být k dispozici všechny účetní doklady Specifikace jednotkové ceny dle schváleného rozpočtu Rozdílné stanovení jednotkové ceny v rozpočtu a ve smlouvě Podporujeme Vaši budoucnost

31 Projektový účet Příjemce nemusí mít samostatný bankovní účet pro projekt Kreditní úroky již nejsou příjmem projektu, tzn. nesnižují hodnotu způsobilých výdajů (Ex-ante) Bankovní poplatky za vedení BÚ projektu se nevykazují – jsou hrazeny z nepřímých nákladů Účet u ČNB je průtokový – možný přesun finančních prostředků na běžný účet města Podporujeme Vaši budoucnost

32 Osobní náklady Pracovní smlouvy – nastaveny úvazkově
DPČ, DPP – hodinová sazba Rozpočty jsou nastaveny v superhrubé podobě – včetně odvodů DPP – do 300 hodin ročně – hodinová sazba bez odvodů na pojistné na sociální a zdravotní pojištění (z DPP nad Kč měsíčně je také nutné platit odvody z kapitoly 01.04) Podporujeme Vaši budoucnost

33 Osobní náklady Nutné mít uzavřenou pracovní smlouvu pro projekt, kde je uveden minimálně úvazek nebo počet hod. pro projekt Dodržovat limity dle tabulky „obvyklé mzdy a platy“ Dodržovat poměr odpracované hodiny k úvazku a fondu pracovní doby Pokud je čerpána dovolená z projektu, nadlimit lze čerpat z položky kapitoly rozpočtu 01.04 Převádění DPČ na DPP – jednotkový náklad dělen 1,34 Pozor na vykazování nepřímých nákladů v pracovních výkazech!!! Podporujeme Vaši budoucnost

34 Úvazky Maximálně 1,0 úvazek v souhrnu u jednoho zaměstnavatele
Je nutné udělat přepočty hodin do MAX úvazků a poté zpět do hodin, které se budou sledovat Sledované období = délka pracovní smlouvy, DPČ, DPP/projekt V průběhu realizace i na konci sledovat počet hodin Podporujeme Vaši budoucnost

35 Klouzavé pracovní úvazky
Lze použít u pracovních pozic v rámci projektu, jejichž meziměsíční činnost během realizace značně kolísá Například zaměstnanec bude pracovat na projektu úvazek 0,5 průměrně Nutno zakotvit klouzavý úvazek ve smlouvě či v dodatku pracovní smlouvy týkající se práce na projektu V ZMZ přehled zapojení zaměstnance v projektu Podporujeme Vaši budoucnost

36 Odměny Do výše 20 % reálně vyplacené mzdy za 12 měsíců
Řádně zdůvodněné projektovému manažerovi Lze vyplácet za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu (nad rámec pracovní náplně) Vyplácení odměn zakotveno v pracovních smlouvách, dohodách nebo ve vnitřní směrnici organizace Výplatu odměn nejlépe řešit pololetně, ročně Podporujeme Vaši budoucnost

37 Zařízení a vybavení Dodržovat limity stanovené v tabulce „Obvyklé ceny a zařízení a vybavení v OP LZZ“ Limit kapitoly Zařízení a vybavení je 20 % - platí pro strukturu projektu, není aplikován pro kontrolu skutečně vyčerpaných prostředků Nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu – např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku Podporujeme Vaši budoucnost

38 Nákup služeb Kvalitní průzkum trhu
Limit kapitoly Nákup služeb - nutno dodržet 60 % této kapitoly na způsobilých přímých nákladech projektu – u závěrečné MZ její překročení znamená snížení poloviny nepřímých nákladů Podporujeme Vaši budoucnost

39 Přímá podpora Náhrada zaměstnavateli za to, že je zaměstnanec na školení Mzdové příspěvky - vyplácí se do 100 % superhrubé mzdy. Limit je ovšem dán trojnásobkem minimální mzdy, tzn. 151,80 Kč/hod. Pro výpočet MP je nutné zvolit určitou techniku Technika výpočtu musí být po celou dobu realizace projektu neměnná (neplatí pouze pro mzdové příspěvky, ale i u jiných položek) Souhrn mzdových příspěvků není limitován Podporujeme Vaši budoucnost

40 Nepřímé náklady Stanovené procentní sazbou v Rozhodnutí v závislosti na prokázaných přímých nákladech Neprokazují se v monitorovacích zprávách – nepředkládají se faktury Nekontrolují se v rámci MZ ani při kontrole na místě Náklady na administraci a aktivity, které nespadají pod klíčové (publicita, kopírování apod.) Podporujeme Vaši budoucnost

41 Nepřímé náklady Účtování vychází z běžné praxe v organizaci, doporučujeme konzultaci s příslušným finančním úřadem (kontrola pouze zaúčtování na příjmu) Vymezení nepřímých nákladů je uvedeno v Příručce D5 Po skončení realizace projektu se nevrací na účet MV ČR Podporujeme Vaši budoucnost

42 Dotazy Podporujeme Vaši budoucnost

43 Přílohy k MZ Podporujeme Vaši budoucnost

44 Obsah Žádost o platbu Příloha č. 2 - Soupiska účetních dokladů
Příloha č. 3 - Kopie účetních dokladů Příloha č. 4 - Pracovní výkazy Příloha č. 5 - Rozpis mzdových nákladů Příloha č. 8 - Výpis z bankovního účtu Příloha č. 9 - Přehled čerpání způsobilých výdajů Příloha - Mzdové příspěvky (návrh) Podporujeme Vaši budoucnost

45 Žádost o platbu Odevzdat jen Finální verzi
Vyplnit všechna požadovaná pole HASH odpovídá MZ+1 Řádný podpis, místo a datum Originální verze Hodnoty se uvádí ve 100 % I. část - prostředky, které budou zaslány II. část - výdaje, které jsou prokazovány Podporujeme Vaši budoucnost

46 I. a II. část ŽoP II. část: Celkové způsobilé výdaje - dle Soupisky
Nepřímé náklady - dle Soupisky I. část: Požadovaná částka dotace - postup dle Soupisky - postup dle Finančního plánu Podporujeme Vaši budoucnost

47 Požadovaná částka dotace
Finanční plán: MZ Pořadí Částka dotace Dotace skutečnost Vyúčtování skutečnost 01 ZZRP 02 MZ2 03 MZ3 04 50 000 MZ4 05 Př.: Soupiska účetních dokladů: ,- Kč ,- Kč ,- Kč Podporujeme Vaši budoucnost

48 Postup výpočtu PČD Dotace skutečnost Vyúčtování skutečnost
Soupiska účetních dokladů Řádek Finančního plánu č. MZ+1 = Výsledek Pouze záporný výsledek je Požadovaná částka dotace Nelze zaslat více než je ve Finančním plánu Podporujeme Vaši budoucnost

49 Řešení příkladu = = = PČD je ,- Kč PČD je 0,- Kč PČD je ,- Kč !!! Podporujeme Vaši budoucnost

50 Soupiska účetních dokladů
Soupiska_VZOR.xls Nárokovat lze jen to, co bylo uhrazeno ve sledovaném MO Nepřímé náklady se konkrétně nevykazují Neměnit formát, nevkládat součtové řádky Jak vyplnit přílohu Nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost

51 Účetní doklady Náležitosti dle Zákona o účetnictví
Dodržovat povinné minimum publicity (číslo projektu, financování z OPLZZ) Specifikovat jednotkové ceny a množství Dokládat až nad ,- Kč nárokované částky (nikoliv částky na dokladu) Výpisy z BÚ s úhradami také až nad ,-Kč nárokované částky Smlouvy/Objednávky – až k fakturám nad 200 tis. Při KnM budou všechny doklady vyžadovány Podporujeme Vaši budoucnost

52 Přehled čerpání Přehled čerpání_VZOR.xls
Členění musí odpovídat schválenému či příjemcem upravenému Rozpočtu, tzn. shodné položky, názvy (hodnoty) Jak vyplnit přílohu Nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost

53 Rozpis mzdových nákladů
Vysvětlivky k Rozpisům.xls Dodat Rozpisy za měsíce v Soupisce Dodat BÚ s úhradami mezd/Čestná prohlášení Jak vyplnit přílohu, nejčastější chyby PS – korekce, pracovní neschopnost, nadlimitní dovolená, odměny DPČ – do 2.500,- Kč HM bez odvodů DPP – nad ,- Kč HM s odvody Podporujeme Vaši budoucnost

54 Pracovní výkazy PV_VZOR_II.xls
Do ,- Kč superhrubé mzdy je OM nevyžaduje Do Přílohy č. 5 se však vyplňují i výdaje do ,-Kč Mohou být vyžádány PV za celé monitorovací období Jak vyplnit přílohu, nejčastější chyby Nemoc, dovolená, svátky - z toho pro projekt Podporujeme Vaši budoucnost

55 Mzdové příspěvky Mzdové příspěvky_VZOR.xlsx
Limitní hodinová superhrubá sazba je 151,80 Kč od (do ,30 Kč) Neměnná metodika výpočtu v projektu Jak vyplnit navrhovanou přílohu, nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost

56 Dotazy k finanční části
Ing. Petra Vorlíková Ing. Martina Tomová Finanční manažerky Oddělení realizace OP LZZ Tel Tel Podporujeme Vaši budoucnost

57 Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnost