Elektronická spisová služba a výměna dokumentů v rámci městských částí regionu Prahy 9 Mgr. Radka Fleischmannová Vedoucí úřadu MČ Praha 9 V Praze dne 25. května 2006

Témata prezentace Projekty Prahy 9 Projekt elektronické spisové služby v rámci Úřadu městské části Praha 9 a její následný rozvoj Projekt digitalizace archivu úřadu Pilotní projekt výměny dokumentů v rámci dalších městských části územního regionu Praha 9

Elektronická spisová služba Důvody vedoucí k implementaci aplikace e - spisu na Úřadu městské části Praha 9 Rozhodnutí managementu radnice Průkazná evidence dokumentů Spisová služba = nosný pilíř Egovernmentu veřejné správy Řízení a správa životního cyklu dokumentů Efektivní vyhledávání Využití technologie tenkého klienta Připojení k magistrátnímu projektu SO-001 Podpora Informační strategie „Cesta k e Praze“

Elektronická spisová služba Nasazené moduly aplikace e - spis na Úřadu Městské části Praha 9 Spisová služba s integrací na aplikaci stavebního odboru (VITA) Elektronická podatelna Usnesení Úkoly Smlouvy Stížnosti

Elektronická spisová služba Nasazené moduly aplikace e - spis na Úřadu Městské části Praha 9

Elektronická spisová služba Implementace spisové služby na úřadu Městské části Praha 9 Zahájení projektu IX/2003 Vzorový implementační projekt a zpracovaná metodika realizace - X/2003 Předimplementační analýza zpracování konfiguračních souborů Vyškolení klíčových uživatelů, správce a organizace pilotního provozu - XI/2003 Vyhodnocení pilotního provozu, finální konfigurace sytému XII/2003 Doškolení zbývajících uživatelů Vypracování platného spisového řádu pro používání spisové služby Vydání směrnice pro rutinní provozu Zahájení ostrého provozu - I/2004

Elektronická spisová služba Procesní a organizační postupy z pohledu Úřadu městské části Praha 9 nutné k úspěšné implementaci spisové služby Řízení projektu - oddělení technické stránky (IT) od uživatelské Organizační struktura s popisem funkčních míst a přiřazením rolí v e-spisu Dokumenty - spisový řád, skartační řád, provozní řád podatelny Testování gramotnosti uživatelů pro následná školení e-spisu Vytipování pilotních uživatelů pro pilotní provoz na základě výsledků testů Jmenování metodika e-spis na každém organizačním útvaru pro řešení problémů z hlediska uživatele Technické zázemí podatelny a posílení metodikem Dodržení stanoveného termínu přechodu do rutinního provozu Důsledná kontrola

Elektronická spisová služba Následný rozvoj aplikace e - spis na Úřadu Městské části Praha 9 Digitalizace archivu ÚMČ P9 Převod digitálního archivu do DMS Pilotní projekt výměny dokumentů v rámci dalších městských části územního regionu Praha 9, jednotné podání, …..

Digitalizace ARCHIVU II. Etapa  Příprava digitalizace papírového archivu stavebního odboru  Zřízení nových podacích míst na radnici v návaznosti na digitalizaci dalších agend a skenování přírůstků I. Etapa  Digitalizace smluv a agend živnostenského odboru  Následný import do prostředí e-Spis  Zaškolení uživatelů a stanovení metodiky pro skenování přírůstků  Zřízení podacích míst pro podnikatele (skenování podání+čárové kódy přímo na živnostenském odboru)

Digitalizace ARCHIVU zefektivnění administrativních postupů směrem k občanům zkrácení lhůt zrychlení komunikačního kanálu „občan-odbor- podatelna-odbor-občan pouze na „občan-odbor-občan“

Výměna dokumentů v rámci městských částí MHMP spolu s Úřadem městské části Praha 9, realizují tento projekt na základě plánovaného rozvoje informačního sytému MHMP a jednotlivých MČ, a to i v návaznosti na projekt SO-001- Elektronického předávání písemností městských částí regionu Prahy 9, jenž je zároveň pilotním projektem celopražského projektu „Jedno město – jedna podatelna“ Cílem projektu je připravit a implementovat univerzální řešení:  zajišťující efektivní komunikaci (výměnu dokumentů) mezi úřady  využívající technologickou infrastrukturu vybudovanou MHMP: housing infrastrukturu pro provozování systému spisové služby e-spis veřejný portál MHMP

Výměna dokumentů v rámci městských částí Hlavní přínosy řešení:  Přijetí podání od občanů či podnikatelských subjektů na kterémkoliv úřadě v regionu bez ohledu, na který úřad jsou určeny  Přijetí podání prostřednictvím elektronické podatelny tak, jak ukládá zákon č. 227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb. a vyhláška č. 496/2004 Sb.  Zjednodušení styku občanů a podnikatelských subjektů při vyřizování jejich záležitostí s MČ. Vyřízení požadavku bude možné provádět přes internet (portál)  Projekt by měl v budoucnu směřovat k integraci úředního procesu, jenž umožní, aby občan/subjekt mohl na jednom místě vyřídit více různých záležitostí a umožnit občanům elektronický přístup k výpisům o stavu a výsledku jejich podání  Rozšířit množství informačních on-line služeb pro občany, právní subjekty a návštěvníky Prahy  Využívání on-line služby elektronické podatelny a sledování stavu podání občanem  Eliminovat předkládání a práci s dokumenty v listinné podobě.

Praha 9 podporuje Informační strategii „Cesta k e-Praze“ Orientace na službu veřejnosti je základem pokud má být naplněn základní princip, že „veřejná správa je tu proto, aby sloužila občanům. Úřad je občany považován za zprostředkovatele přístupu k celé veřejné správě K dosažení tohoto cíle je nutná:  Dobrá komunikace uvnitř úřadu  Dobrá komunikace mezi úřady navzájem  Dobrá komunikace s občany  Poskytování služeb v termínech  Vysoká kvalita služeb  Dostupnost služeb on-line

Výměna dokumentů v rámci městských částí Městské části v regionu: Praha 9 Praha 18 – Letňany Praha 19 – Kbely Praha 20 – H. Počernice Praha 21 – Újezd nad Lesy Čakovice Vinoř Satalice Dolní Počernice Běchovice Koloděje Klánovice

Výměna dokumentů v rámci městských částí Předmětem řešení je zajištění elektronické výměny dokumentů mezi organizacemi (úřady) provozujícími spisovou službu e-spis v definované lokalitě. Řešení bude vycházet ze záměru, který je založen na předpokladu, že všechny relevantní dokumenty jsou evidovány v systému spisové služby provozované úřadem. V případě, že dokument je potřeba postoupit k vyřízení jinému úřadu, pracovník v systému spisové služby zvolí předání na tzv. „partnerskou organizaci“. Spisová služba provede odeslání záznamu (evidenčních údajů, příp. el. obsahu) transportnímu modulu provozovanému centrálně a současně připraví fyzické vypravení (pokud je třeba).

Výměna dokumentů v rámci městských částí Spisová služba přebírajícího úřadu vyzvedne z transportního modulu dokumenty připravené k předání a zaeviduje je jako nová podání (s využitím přenášených údajů) na útvaru podatelna a úřad může začít doručené dokumenty vyřizovat. Cílem projektu je připravit a implementovat řešení zajišťující efektivní komunikaci (výměnu dokumentů) mezi úřady Využívající technologickou infrastrukturu vybudovanou MHMP - housingové centrum pro provozování spisové služby e-spis Portál HMP Záměr odpovídá cílům definovaným v informační strategii města „Cesta k e-Praze“ v oblasti C2-2,C5-2.

Etapy projektu 1. Návrh řešení Příprava řešení Pilotní provoz

Etapa A – Návrh řešení identifikace požadavků formou dokumentu „Katalog požadavků Komunikačního centra“ realizace připomínkové řízení ke katalogu požadavků včetně zapracování připomínek vypracování návrhu řešení formou dokumentu „Návrh funkčnosti Komunikačního centra“ realizace připomínkové řízení k návrhu funkčnosti včetně zapracování připomínek

Etapa B – Příprava řešení implementace Komunikačního centra - Modulu pro výměnu dokumentů akceptační testy včetně zapracování případných chyb aktualizace dokumentace (uživatelská příručka, příručka administrátora)

Etapa C – Pilotní provoz instalace a konfigurace Komunikačního centra - Modulu pro výměnu dokumentů na vybraných úřadech podpora pilotního provozu - systémová, metodická vyhodnocení včetně zapracování případných připomínek

Výměna dokumentů v rámci městských částí Děkuji za pozornost Mgr. Radka Fleischmannová Vedoucí úřadu MČ Praha 9 Městská část Praha PRAHA 9, Sokolovská 324/14, tel: E mail: