Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová

Oběh dokumentů Tok dokumentů mezi různými pracovníky ve firmě ale i mimo firmu Používá ho každá firma Elektronický X tištěný oběh Elektronický oběh dokumentů je ve velkých firmách nutností a v malých firmách výhodou

Příklady oběhu dokumentů Oběh došlé faktury Schválení projektu Podepsání smlouvy Oběh došlé faktury - Faktura do společnosti přijde poštou. Je převzata recepcí, kde je zanesena do systému. Pracovnice recepce současně naskenuje originál faktury a připojí jej k pořízenému dokladu. Poté naváže osobu odpovědnou za akceptaci faktury a pomocí externí akce „Spusť workflow“ pošle dokument příslušnému zaměstnanci. Ten najde dokument ve svém worklistu, pod záložkou „Workflow“, a může jej posunout dál. http://www.systemonline.cz/zpravy/elektronicka-fakturace-ve-spolecnosti-schneider-electric-cz-z.htm [ Zdroj: www.ccv.cz (2011) ]

Automatizace administrativních procesů = workflow dokumenty, informace, úkoly jsou předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle daných pravidel Hlavním předmětem je zefektivnit tok dokumentů ve firmě Nevýhody: závislé na síti, počáteční investice, zaškolení, počáteční chyby, omyly, digitalizace již existujících dokumentů v papírové podobě

Přínosy automatizace transparentnost podstatné usnadnění práce snížení nákladů zmenšená chybovost odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty šetří místo na uskladnění usnadněná indexace snadnější dohledatelnost dokumentů

Přínosy v dotazovaných firmách

Současné trendy elektronizace oběhu většiny dokumetů upgrade systému, instalace dílčích prvků, nově vznikající funkcionality (trvalý proces zlepšování) implementace komplexního systému

Velikost dotazovaných firem

Cayman Pharma, s.r.o. Odvětví podnikání: Farmacie – výroba prostaglindinů (zelené zákaly, reprodukce, veterinární i humánní oblast použití)   Počet zaměstnanců: 103 Stručná charakteristika: založení: říjen 2006 sídlo: Neratovice, v areálu Spolany, a.s. dceřinou společností americké Cayman Chemicals Company Rozhovor byl veden s: Technolog, IT technik

Elektronická vs. papírová dokumentace Software MS SharePoint, MS Office, ABRA interní sdílené datové úložiště Elektronická vs. papírová dokumentace papírová výrobní dokumentace, pravidla o bezpečnosti, o ochraně živ. prostředí při práci s nebezpečnými látkami a směsmi vydané faktury elektronická přijaté faktury (ABRA) Problémy programy státní správy

Spolana a.s. Odvětví podnikání: Chemický průmysl – výroba PVC, Kaprolaktamu, Anorganika   Počet zaměstnanců: 700 Stručná charakteristika: založení: 1992 sídlo: Neratovice vlastník: polská společnost Anwill Group, pod PKN Orlen Rozhovor byl veden s: Technický specialista

Elektronická vs. papírová dokumentace Software LotusNotes, MS Office, SAP, iProjekt Elektronická vs. papírová dokumentace papírová výrobní dokumentace – pracovní a bezpečnostní instrukce faktury elektronická některé přijaté faktury Problémy programy státní správy rozšíření iProjektu nárůst administrativy pro státní správu

Lovochemie, a.s. Odvětví podnikání: Chemický průmysl – výroba dusíkatých a vícesložkových hnojiv   Počet zaměstnanců: 652 Stručná charakteristika: založení: 1.11.1993 sídlo: Lovosice vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) Rozhovor byl veden s: Vedoucí oddělení controllingu

elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur Software: MS SharePoint - schvalování žádanek, objednávky na nákup materiálu a služeb, propustky, faktury, cestovní příkazy a objednávky referentských vozů z firemního vozového parku, tvorba a připomínkování interních směrnic ISST (nadstavba SAPu) - vytěžování schvalování dodavatelských faktur Problémy: elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur cestovní příkazy - pozdržela výplata zálohy před konáním služební cesty Plán: objednávání zaměstnanců na pravidelné lékařské prohlídky reporting firmy řešení investičních akcí přes Microsoft SharePoint

Preol, a.s. Odvětví podnikání: Zpracování řepkového semene – vyrábí metylester řepkového oleje, surový řepkový olej, řepkové šroty a glycerin   Počet zaměstnanců: 129 Stručná charakteristika: založení: 23.1. 2003 sídlo: Lovosice, v areálu Lovochemie, a.s. vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) dceřiná společnost: Preol Food, a.s. Rozhovor byl veden s: Investiční ředitel

Software: Změny: Problémy: MS SharePoint - schvalování žádanek, veškeré smlouvy včetně jejich připomínkování, objednávky, propustky a cestovní příkazy Změny: více elektronické fakturace Výhody: dokumenty jsou jednoduše dohledatelné a lze zjistit, u koho se právě v daném okamžiku daný dokument nachází k připomínkování či schvalování Problémy: v počítači u některých kolegů leží dokumenty příliš dlouho a další krok v pokračování není možný, dokud není dokončen krok tohoto pracovníka http://www.youtube.com/watch?v=f1chEGnz9ho

Primavera Andorrana s.r.o. Odvětví podnikání: Velkoobchod s kosmetickými a kadeřnickými potřebami pro profesionály. Počet zaměstnanců: 80 Stručná charakteristika: Společnost Primavera Andorrana vznikla v roce 1994 a zaměřuje se na prodej zahraniční kosmetiky a kadeřnických potřeb pro profesionály. Od svého vzniku expandovala na Slovensko a do Polska. Kamenné pobočky má tři. Jednu v Praze další v Brně a poslední v Nitře na Slovensku. Rozhovor byl veden s: Vedoucí Obchodních zástupců

Mikenopa a.s. Odvětví podnikání: Správa a implementace IT systému pro luxusní hotely. Počet zaměstnanců: 50 Stručná charakteristika: Mikenopa a.s je mezinárodní společnost působící v České republice, na Slovensku, v Řecku a Ruské federaci. Společnost se profiluje jako dodavatel technologií a souvisejících služeb pro hotely, business centra a rezidenční projekty a jejich IT správu. Rozhovor byl veden s: Ředitel Obchodu

Okresní soud Chomutov Odvětví podnikání: Justice, veřejná správa   Počet zaměstnanců: 160 Stručná charakteristika: sídlo: Chomutov Rozhovor byl veden s: Správce sítě

Okresní soud Chomutov Obíhající dokumenty Dvojí oběh dokumentů Předvolání, platební rozkazy, soudní spisy Dvojí oběh dokumentů Použitý software ISAS, IRES, CEPR, Datové schránky Hlavní problémy Poškození a ztráta fyzických dokumentů

Stavební firma Odvětví podnikání: Stavebnictví Počet zaměstnanců: 87   Počet zaměstnanců: 87 Stručná charakteristika: sídlo: Ústí nad Labem Práce po celé republice Rozhovor byl veden s: Hlavní ekonom

Stavební firma Obíhající dokumenty Dvojí oběh dokumentů Faktury, zakázkové listy, objednávky Dvojí oběh dokumentů Použitý software Money S3, elektronická korespondence

Třinecké železárny, a.s. Odvětví podnikání: Hutnický průmysl   Počet zaměstnanců: 5000 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. jsou mateřskou společností Energetiky Třinec a.s. Rozhovor byl veden s: THP pracovník, hlavní plánovač ocelárny

Třinecké železárny, a.s. SAP a Lotus Notes Problémy telekomunikační technologie zasahují do všech firemních procesů zautomatizovány jsou všechny procesy týkající se výroby Problémy nedostatečná kapacita serveru nedostatečné proškolení uživatelů

Energetika Třinec, a.s. Odvětví podnikání: Výroba, rozvod a prodej elektrické energie, horké vody a technologické páry   Počet zaměstnanců: 400 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. je dceřinou společností Třineckých železáren a.s. Rozhovor byl veden s: Ekonom

Energetika Třinec, a.s. Lotus Notes Problémy v souvislosti s implementací nenastaly žádné komplikace Problémy neochota zaměstnanců pracovat s dokumenty v elektronické podobě

Srovnání Rozdíly mezi firmami Shody mezi podobnými firmami Velikost Omezení Shody mezi podobnými firmami Druh oběhu Problémy Porovnávat vzájemně zmíněná řešení je prakticky zbytečné, jelikož mají zmíněné firmy mezi sebou tak propastné rozdíly. Např. okresní soud musí umožnit zpřístupnění některých záznamů veřejnosti, což neumožňuje jeho plnou elektronizaci, jako u jiných firem. Společnosti, které jsou součástí většího celku zase mohou mít přidělen software na správu a nemohou sami provést některé změny. Stejně tak nemůžeme porovnávat firmy o tisících zaměstnancích s malými společnostmi, nebo firmy jejichž cíle se příliš liší. Při porovnání alespoň podobných firem, můžeme vidět že z většiny preferují elektronickou podobu dokumentů, a u těch kde dochází k dvojímu oběhu je tomu tak z důvodů požadavků státu, zprávy a byrokratických důvodů. V souvislosti s elektronickým oběhem ovšem u mnoha podniků docházelo k problémům s integrací. I když samotné zavedení proběhlo v pořádku, často docházelo k problémům s přetížením systému a nedostatečnou proškoleností zaměstnanců

Převažující podoba dokumentů

Primární SW pro správu elektronických dokumentů

Nejužitečnější zautomatizované procesy

Prostor pro dotazy