Struktura oběhu dokladů Vypracovali: Zdeněk Bretšnajdr Klára Fuxová Šárka Škrétová

Oběh písemností v organizaci - na vyhotovení nebo vyřízení se podílejí pracovníci a existuje mezi nimi určitá dělba činnosti - velice důležité je zabezpečit oběh písemností

Oběh písemností v organizaci - obíhající písemnosti a práce se rozlišují ze dvou hledisek : 1. vyhotoveny v organizaci(vnitřní) nebo došli z vnějšku(vnější) 1. pohyb po organizaci je stejný(standardní) nebo jiný

Oběh standardních písemností - v organizaci se zpracovává vnitroogranizační normou oběh dokladů nebo je oběh součástí spisového a skartačního řádu - ke zpracování vnitroorganizační normy se používají grafické techniky např. Hijmansův diagram

Norma zpravidla uvádí: - jednotlivé druhy písemností - funkci pracovníka, který činnost nebo operaci uvádí - postup oběhu písemností - lhůty pro provedení těchto činností nebo operací

Oběh nestandardních písemností - písemnosti, u kterých je oběh po organizaci odlišný případ od případu - nelze ho normativně stanovit - u písemností informativního charakteru, můžeme použít oběhový lístek - jestliže z písemnosti vyplývají určité povinnosti, vedoucí pracovník vyplní úkolový lístek

Elektronický oběh dokumentace doklad nebo jakákoliv písemnost obíhá v organizaci v digitální podobě před zavedením systému elektronického oběhu se musí vyhotovit klasický oběh dokladů jako předloha pro nový systém

Činnosti zahrnuté do práce s elektronickými dokumenty 1. tvorba písemností a dokladů vzniká napsáním/nahráním/naskenováním/přímým vstupem z externího systému (hromadný vstup dokumentů), naskenováním se mohou digitalizovat dokumenty z písemností vstupujících do organizace zvnějšku prostřednictvím podatelny

Činnosti zahrnuté do práce s elektronickými dokumenty 2. organizaci dokumentů jejich evidenci, katalogizace, indexování, klasifikace, konverze

Činnosti zahrnuté do práce s elektronickými dokumenty 3. oběh dokumentů podle oběhu dokladů nebo obdobných předem definovaných pravidel obíhá dokument v elektronické podobě automatizovaným procesem od jednoho pracovníka k dalšímu

Činnosti zahrnuté do práce s elektronickými dokumenty 4. další možnosti systému zápis do databáze, listování, fulltextové vyhledávání, zobrazování dokumentů, úprava, tisk, sdílení informací, prezentace

Jednoznačný identifikátor dokumentu pro stanovení a kontrolu oběhu dokumentů je výhodné používání jednoznačného identifikátoru dokumentu nejčastěji je ve formě dvanáctimístného alfanumerického kódu ve formě čárového kódu (natiskne se, nebo se nalepí štítek s kódem) kód zpravidla obsahuje zkratku a další údaje, které nesmí být zaměnitelné

Zdroje: Řízení administrativních procesů v organizacích, Roman Zuzák, Josef Kříž, Růžena Krninská, Alfa nakladatelstvní 2009

Děkujeme za pozornost