Vítejte na cvičení Lékařská fakulta UK v HK Karel Havlíček

Druhy instalací aneb s jakým Outlookem se můžete setkat

Z čeho se Outlook skládá?  Příjemce e-pošty (viz. způsoby instalace)  Kalendář umožňuje plánování schůzek  Kalendář – umožňuje plánování schůzek  Úkoly můžete jim dávat různou prioritu a samozřejmě je předávat i po síti  Úkoly – můžete jim dávat různou prioritu a samozřejmě je předávat i po síti  Kontakty jména, tel., homepage,  Kontakty – jména, tel., homepage,  Deník sleduje kdy byly napsány office dokumenty či y  Deník – sleduje kdy byly napsány office dokumenty či y  Poznámky analogie Post-it  Poznámky – analogie Post-it

Spuštění Outlook  z ikony na ploše  také z položky Start  Programy  Microsoft Outlook  automatický start Outlook při např. posílání souboru volbou Odeslat  Příjemce elektronické pošty  Spusťte Outlook  Spusťte Outlook

Základní pohyb v Outlook   Vyzkoušejte si přepínaní pohledů z lišty vlevo.   U okna Inbox zkuste čtení u (myší- doubleclick, klávesnicí-Enter) – Outlook spuštěný na pozadí Vás bude informovat o příchodu nové zprávy zvukem.    Přepněte Úpravy  Seznam složek – uvidíte tak hierarchii složek.

Attachment a mazání zpráv  U otevřené zprávy klikněte na jméno odesílatele pravým tlačítkem a přidejte jméno do Kontaktů i Osob. adresáře.  Uložte přílohu (attachment) do C:\TEMP poklepáním na sponku ve zprávě. Uložit přílohu můžete z náhledového okna i z otevřeného okna zprávy.  Smažte testovací zprávu klávesou del nebo použijte pravé tlačítko myši.

Přidání osobních složek   Co jsou PST složky a na co jsou dobré?  ..  Přidání PST: z menu Nástroje  Služby  Přidat zvolte z nabídky Osobní složky. Založte nový soubor v adresáři C:\TEMP s názvem např. „muj-cas.pst“.  Podívejte se na vlastnosti takto vytvořené osobní složky. Nastavte komprimaci a heslo.

Přesměrování příchozích zpráv  .  V menu Nástroje  Služby  Karta Doručování zvolte z rolovací nabídky Osobní adresář. .  Nyní pošlete na adresu druhé skupiny jednoduchý mail. Přepněte se panelem vlevo do inboxu a klikněte na ikonu Nové zprávy.  Kam nyní chodí maily?  Kam nyní chodí maily?

Osobní adresáře & kontakty  Co je PAB ? Založte si vlastní PAB Nástroje  Služby  Přidat  Osobní adresář např. “friends.pab”.  V lokálních kontaktech založte aspoň dva nové kontakty a vyplňte u nich několik atributů.  Z „Adresáře“ založte skupinovou adresu „Friends“ do které dejte tři kontakty (Nový  Distribuční seznam).   Odešlete mail skupině „Friends“.

Kontakty a OWA   Zkuste myší přetáhnout vlastní kontakty z lokálních složek do „kontaktů“ umístěných na serveru (při výběru použijte SHIFT nebo CTRL).   Zavřete Outlook a nastartujte OWA – Outlook web access ( Zkontrolujte přidané kontakty.

Outlook a Exchange  v instalaci Outlook jako workgroup klienta je možné procházet složky, které jsou na poštovním serveru ES.  Vraťte se zpět do Outlook a přepněte se do „Inboxu“. Klikněte na novou zprávu a položku komu.  Komu se dá z rolovací nabídky zpráva poslat?

Nová zpráva umožňuje nastavit: n Komu:, CC: carbon copy, BC: blind copy n – Komu:, CC: carbon copy, BC: blind copy n Předmět, Subject n – Předmět, Subject n Příloha, Attachment n – Příloha, Attachment n Kontrola jmen n – Kontrola jmen n Automaticky vkládané pozadí mailů n – Automaticky vkládané pozadí mailů n Priorita důležitost, velká, malá, normální n – Priorita – důležitost, velká, malá, normální n Příznak – např. Zrevidivat do určitého data. Outlook bude uživatele sám upozorňovat na vyřízení žádosti. n – Příznak – např. Zrevidivat do určitého data. Outlook bude uživatele sám upozorňovat na vyřízení žádosti. n Digitální podpis n – Digitální podpis n Automatický podpis - vyzkoušejte Nástroje  Možnosti  Formát pošty  Podpis  Vybrat podpis  nový Založte nový podpis n – Automatický podpis - vyzkoušejte Nástroje  Možnosti  Formát pošty  Podpis  Vybrat podpis  nový Založte nový podpis

Tělo zprávy  Čeština v těle zprávy kdy ano, kdy ne?  Čeština v těle zprávy – kdy ano, kdy ne?  Kdy použít HTML mail s formátováním textu?  Vkládání odkazů na WWW a na adresu  Možnost spellingu i pro Češtinu i automaticky pro každý mail  Možnost spellingu i pro Češtinu – i automaticky pro každý mail  Velkou výhodou kombinace Exchange + Outlook98 je potvrzení o přijetí mailu na server a dále potvrzení o přečtení Vyzkoušejte si toto vzájemně spolu s hlasovacími tlačítky „ANO/NE“. Obojí najdete v položce Zobrazit  Možnosti.

Tvorba mailu - šablony  Nástroje  Formuláře  Zvolit formulář  Šablony v systému souborů Automatizace použití šablony Nástroje  Možnosti  Formát pošty  Nástroje  Formuláře  Zvolit formulář  Šablony v systému souborů Automatizace použití šablony – Nástroje  Možnosti  Formát pošty  Microsoft Word můžete společně s aplikací Outlook používat k vytváření velmi působivých poštovních zpráv, kde můžete využít vaše schopnosti práce s tímto editorem.

Typy složek - shrnutí  Osobní – lokální *.PST  Síťové – mé osobní na serveru  Veřejné – Veřejné složky, Public Folders  Offline *.OST soubory s offline zálohou – tato možnost funguje pouze s MS Exchange Jak funguje synchronizace?

Tvorba lokálních a síťových složek  Vytvořte:  – Lokální složku “Od šéfa”  – Dvě lokální osobní složky se jmény např. Vašich přátel  – Síťovou složku “Navody”  Vyzkoušejte si Drag and Drop přesun zpráv z inboxu. Jednu zprávu uložte do lokální složky “Od šéfa” a druhou do síťové složky “Navody”. Pro přesun můžete také použít ikonu přesunu.

Obecné tipy  Velmi výhodné je obecně i ve Windows používat pravé tlačítko myši, zejména na místech, kde byste chtěli něco změnit či nastavit.  Podívejme se, co získáme kliknutím pravým tlačítkem myši na složce Outlook Dnes  Vlastnosti složky  Velikost složky. Někdy je pro Vás při limitu velikosti mailboxu nutné vědět, kolik na serveru zabírají Vaše složky.  Podívejte se na velikosti Vašich složek lokálních i serverových: Vlastnosti složky  Velikost složky.

Pravidla - Rules  Slouží k:  – automatickému třídění zpráv do patřičných složek podle široké palety atributů  – filtrování nežádoucích mailů, nebo třídění příchozí pošty

Praxe pravidel  Uspořádat  Barvy  Pouze pro mě  Modře Tento filtr odliší Vaše zprávy od konferencí.  Nastavte toto pravidlo s červenou barvou pro maily od šéfa. Nyní uveďte cvičně adresu druhé skupiny a pošlete si mail.

Praxe pravidel 2  Uspořádat  Použití složek  Vytvořit pravidlo  Od uživatele  druhé skupiny  do složky se jménem Vašeho přítele. Toto nastavení lze samozřejmě aplikovat i na složku “deleted items”  Uspořádat  Nevyžádaná pošta  barva  např. šeď  Uspořádat  Nevyžádaná pošta  klepnutí sem  Upravit seznam odesílatelů nežádoucí pošty

Vyhledávání zpráv  Najít + chekbox volba hledání i v textu  Najít  Rozšířené hledání  Odesílatel Uveďte z adresáře opět jméno druhé skupiny.  Vyhledávat můžete podle celé řady různých kriterií.

Vytvořte si vlastní záložky aneb Outlook k vlastnímu obrazu  Na přepínacím panelu klikněte na položku Další zástupci.  Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Zástupce panelu Outlook.  Z nabídky vyberte lokální složku Od šéfa.  Přidejte zástupce na veřejnou složku se jménem vaší katedry. Pokud není v listu, použijte Public room.

Nový panel zástupců   Další odkaz udělejte na lokální adresář pracovních dokumentů “C:\navody”. (Při tomto typu odkazu musíte zadat jako zdroj Kde hledat “Systém souborů”)   V panelu Vlastní zástupci klikněte pravým tlačítkem a zkuste si Přidat novou skupinu Pojmenujte ji např. Osobní věci. V takto vytvořené záložce si udělejte (opět za použití pravého tlačítka myši) odkaz na aspoň 2x Vaše osobní složky se jmény Vašich přátel.

Zálohování  Takto můžetezálohovat všechny informace v Outlook, nejen zprávy, ale i kalendář a úkoly  Takto můžete zálohovat všechny informace v Outlook, nejen zprávy, ale i kalendář a úkoly  *.PST – osobní složky, plně postačují  *.PAB – personal adress book – osobní adresář  *.OST – složky pro offline provoz – lze definovat složky k synchronizaci  Outlook sám nabízí také možnost komprimace a archivace složek

Shrnutí  Tento program může požívat více uživatelů na jednom PC, jenom je třeba jej speciálně nastavit.   Outlook je zdarma pro právoplatné držitele licence na Office 97.   Outlook vám umožní zpětné potvrzení o tom, kdy zpráva dorazila na server, a kdy byla čtena.   Outlook 98 umožňuje díky HTML pracovat s mailem graficky, což se dnes stává standart.   Další informace najdete na

Děkuji za pozornost