Základní škola a mateřská škola Bzenec Číslo projektu: CZ.1.07/1.4.00/ Číslo a název šablony klíčové aktivity: III/2: využívání ICT – inovace Vypracoval/a: Mgr. Jana Presová Ověřil/a: Mgr. Jana Presová

Název výukového materiálu: Vytváříme tabulky a grafy Vzdělávací obor: výpočetní technika Tematický okruh: pracujeme v tabulkovém procesoru MS Excel Téma: I. Seznámení s programem MS Office Excel Stručná anotace: Prezentace shrnující zásady práce v tabulkovém procesoru, popis pracovní plochy, práce s listy, ovládání programu pomocí klávesnice a myši, práce s daty v buňkách.

označená aktivní buňka B5 ouško aktivního listu zvýraznění řádku s aktivní buňkou zvýrazněné záhlaví sloupce s aktivní buňkou adresa aktivní buňky (pole názvů) řádek vzorců – zde je vidět skutečný obsah buňky panely nástrojů pracovní plocha

 po spuštění Excelu se nám zobrazí první list souboru obsahující jednu velkou tabulku  každé políčko tabulky představuje buňku, do které můžeme napsat číslo, vložit datum, čas nebo text  kolik těchto buněk je? velmi mnoho, Excel 2003 obsahuje řádků (2 16 ) a 256 sloupců (2 8 ), tedy přes 16,7 milionů buněk ve verzi 2007 je jich ještě víc – 2 20 řádků a 2 14 sloupců

 každá buňka má svoji přesnou adresu, tu vidíme napsanou v levé horní části okna pod panely nástrojů  skládá se z písmene sloupce a čísla řádku, např. buňka B5 je ve sloupci B na pátém řádku  po tabulce se můžeme pohybovat pomocí myši (to je rychlejší) nebo pomocí klávesnice (pomocí ní hlavně vkládáme a opravujeme data nebo využíváme základní klávesové zkratky pro rychlejší pohyb a práci)

Práce s klávesnicí – základní zkratky Práce s dokumentem  Ctrl+N … otevře nový dokument  Ctrl+O … otevřít existující dokument  Ctrl+S … uložit dokument  Ctrl+P … tisk dokumentu Pohyb v dokumentu  Ctrl+Šipka … skok na konec oblasti v zvoleném směru  Home … na začátek řádku  Page-Up/Down … o jednu obrazovku nahoru/dolů  Ctrl+Home … na začátek dokumentu buňka A1  Ctrl+End … na pravý spodní konec dokumentu Ctrl+Page-Down/Up … na další/předchozí list dokumentu

Práce s klávesnicí – základní zkratky Úpravy v dokumentu  Ctrl+C … kopírovat (do schránky)  Ctrl+X … vyjmout (do schránky)  Ctrl+V … vložit (ze schránky)  Ctrl+Z … vrátit poslední akci zpět  Ctrl+F … najít v dokumentu Označení oblasti  Shift+šipky … rozšíření vybrané oblasti daným směrem  Shift+mezerník … označení celého řádku s aktivní buňkou  Ctrl+mezerník … označení celého sloupce s aktivní buňkou

Vkládání dat do buňky  nejprve klikneme myší na buňku, do které chceme psát  buňka se silně černě orámuje - znamená to, že je aktivní a můžeme do ní psát  při psaní se objeví kurzor v podobě svislé čárky - je to textový kurzor, který ukazuje na místo, kam přesně vkládáme data (text, čísla, …)  data, která zapisujeme, vidíme jak v buňce, tak i nahoře v řádku vzorců = v editačním řádku  když máme všechna data napsané, stiskneme klávesu ENTER, tím potvrdíme ukončení vkládání dat a aktivujeme další buňku (podle nastavení směru pohybu – většinou je to dolů)

Vkládání dat do buňky  při vkládání dat se v editačním řádku objeví dvě nová tlačítka:  první tlačítko slouží ke zrušení zadávání údajů, tj. ukončí se psaní, aniž by se údaje vložily do buňky, totéž se stane po stisknutí klávesy Esc  druhé tlačítko slouží k dalšímu způsobu vložení dat do buňky, totéž se stane po stisknutí klávesy Enter

Oprava dat v tabulce  oprava dat se dá provádět pouze v aktivní buňce – musíme ji nejprve označit  pokud chceme psát nová data, po označení správné buňky stačí začít psát, předchozí data se automaticky odstraní a nahradí se novými  pokud chceme opravit jen část dat (např. překlep), musíme být v editačním režimu, nestačí tedy buňku jen označit, ale musí se v ní objevit textový kurzor  jak? dvakrát klikneme na danou buňku označíme buňku a stiskneme klávesu F2 označíme buňku a klikneme do řádku vzorců (editačního řádku), kde vidíme celý text

Oprava dat v tabulce  textový kurzor pak posuneme na potřebné místo, opravíme chybu a opravu buňky  buď potvrdíme klávesou Enter nebo tlačítkem  nebo zrušíme klávesou Esc nebo tlačítkem  před opravou je nutné dát pozor na to, zda máme vybranou správnou buňku, např. delší text může být viditelný přes několik buněk, ale může být obsažen pouze v jedné z nich (většinou je to ta, ve které text začíná)

Kontrola dat v tabulce  někdy se může stát, že do buňky vkládáme delší text, pokud jsou sousední buňky prázdné, může být tento text viditelný i přes několik buněk (i když je napsaný jen v jedné)  pokud ale sousední buňky prázdné nejsou, celý text se nám v tabulce nezobrazí, přesto v dané buňce je, kontrolu si můžeme provést po její aktivaci – celý obsah se zobrazí v řádku vzorců (editačním řádku)

Typy dat v tabulce do buňky můžeme vložit údaje tří typů:  texty  čísla – číslo, datum, čas, měna, …  vzorce  Excel většinou sám rozezná, zda jde o text nebo o číslo, text automaticky zarovná doleva, čísla pak doprava  pokud chceme vložit číslo, které bude Excel chápat jako text (např. rodné číslo, číslo začínající nulou, …), musíme před něj napsat apostrof (např. ' )  pokud do buňky nevejde celý text, buď je zobrazen přes sousední prázdné buňky, nebo je jeho část skryta, ale čísla se nikdy nezkracují, pokud tedy v buňce nemůžeme zobrazit celé číslo, bude buňka vyplněna znaky #, tím nás Excel upozorňuje, abychom danou buňku nějak upravili

V každém souboru jsou při spuštění automaticky tři listy, někdy je jich ale potřeba jiný počet: Přidání listů:  v menu klikneme na Vložit  List (ve verzi 2003 je to nejrychlejší)  klikneme pravým tlačítkem myši na ouška listů a zvolíme vložit, z nabídky pak vybereme list  klikneme na poslední ouško listu sloužící pro vložení nového listu (verze 2007)

Odebrání listů:  klikneme pravým tlačítkem myši na ouško listu a zvolíme odstranit Přejmenování listů a změna barvy ouška – snadnější orientaci mezi listy:  klikneme pravým tlačítkem myši na ouško listu a zvolíme Přejmenovat/Barva karty  dvakrát klikneme do názvu a po jeho aktivaci napíšeme nový název