357 - Činnost poradenského, konzultačního a informačního centra pro public relations aktivity MSP (včetně zaměstnanců) OSVČ a členů příslušných profesních a podnikatelských sdružení V Praze Příjemce: Centrum politických analýz, o.s. Partner: Knight & Svoboda Public Affairs, s.r.o. Kontakt: Michal Häckl, tel.: , ESF – JPD 3 Grantové schéma 4.1 Konkurenceschopnost

2 1 Zaměření projektu Krátký popis záměru projektu Záměrem projektu je poskytnout MSP včetně jejich zaměstnanců a OSVČ možnost získat základní znalosti a dovednosti v oblasti komunikace s médii a tím posílit jejich konkurenceschopnost na jednotném trhu EU. Problémy řešené projektem Mezi základní problémy patří téměř nulová znalost zákonitostí PR komunikace ze strany cílových skupin, malá schopnost rozlišit mezi reklamní a PR komunikací, neznalost podstaty novinářské práce a mylné představy o úloze médií ve společnosti.

3 Schéma Obecný cíl – poskytnout MSP a OSVČ prostřednictvím osobní konzultace 1:1 základní informace o možnostech PR komunikace jako prostředku propagace firmy a upozornit je zároveň na rizika mediálních útoků Konkrétní cíle – naučit MSP a OSVČ připravovat podklady pro novináře, psát tiskové zprávy, připravovat tiskové konference, vystupovat před televizní kamerou a v kontaktu s novináři, reagovat na mediální útoky a krize, rozlišovat záměry novinářů, atd. Aktivity – vytvoření manuálu „Možnosti PR aktivit malých a středních firem“, vytvoření webových stránek projektu s možností vyplnění interaktivní přihlášky do projektu on-line, oslovení cílové skupiny s nabídkou konzultací, provádění konzultací, úpravy manuálu podle praktických zkušeností z konzultací, vytváření vzorových podkladů pro novináře, vytvoření hodnotících dotazníků Podmínky projektu – za dobu trvání projektu poskytnout konzultaci 200 organizacím zahrnujícím 300 osob Odhad investic - osobní náklady 72%, zařízení a vybavení 6%, provoz kanceláře 7%, nákup služeb 15%

4 Zdůvodnění potřeby veřejných prostředků MSP (včetně OSVČ) nemají obecně dostatek prostředků na zajištění PR komunikace prostřednictvím specializovaných firem. Cílové skupiny nemají přístup ani k základním informacím o fungování mediálního prostředí. Tím jsou MSP a OSVČ znevýhodněni vůči větším firmám, které si mohou služby specializovaných PR agentur dovolit i vůči firmám stejné velikosti z tzv. „starých“ členských zemí EU, kde nebyl přerušen vývoj svobodných médií a tradice komunikace i těch nejmenších podnikatelských subjektů s tiskem. Umožnění přístupu výše zmíněných cílových skupin může vést k jejich většímu rozvoji a větší schopnosti uplatnění na jednotném trhu EU, což může vést k lepšímu rozvoji ekonomiky. Investované veřejné prostředky se tak mohou vrátit ve formě rychlejšího růstu HDP a daňových výnosů.

5 2 Cílové skupiny Cílové skupiny: MSP včetně zaměstnanců a OSVČ Přínosy pro cílovou skupinu: získání praktických znalostí a dovedností v komunikaci s médii získání informací o možnostech PR propagace firmy každý účastník obdrží manuál popisující jednotlivé metody PR komunikace Zapojení (motivace) cílových skupin: aktivně se účastní bezplatných individuálních konzultací, mohou rozebírat konkrétní komunikační problémy / příležitosti firmy absolvují praktická cvičení – psaní tiskové zprávy, přípravu argumentů pro novináře, simulovaná TK před TV kamerou Doprovodná opatření: CPA neposkytuje Podíl cílové skupiny z území (městských částí) JPD2? (viz. brožura JPD3 na 31%

6 3 Typy činností Typy činností realizované projektem Jedná se o specializované individuální jednodenní konzultace možnosti komunikačních aktivit jednotlivých organizací s médii prostřednictvím využití metod Public Relations. Konzultace poskytují konzultanti CPA ve vyhrazených prostorách sdružení v centru Prahy. Sdružení CPA zároveň účastníkům nabízí i možnost následných konzultací PR aktivit prostřednictvím webového rozhraní projektu. Pro administraci projektu, zejména v oblasti plánování termínů poskytování jednotlivých konzultací, bylo vytvořeno webové rozhraní umožňující interaktivní přihlášení účastníků do projektu. Ve spolupráci s partnerem projektu byl vyvinut manuál obsahující popis standardních PR postupů a základů vystupování před novináři. Na základě dosavadních zkušeností z projektu v současné době sdružení CPA připravuje ještě doplňkové manuály, které budou zaměřeny na právní aspekty komunikace s médii a psychologický přístup k novinářům. Sdružení CPA rovněž kontinuálně oslovuje možné účastníky konzultací, a to jak y, tak klasickým mailingem i telefonicky.

7 4 Vnitřní postupy řízení, rizika a problémy Vnitřní postupy řízení činností, řízení rizik a sebehodnocení Realizační tým se skládá z ředitele projektu s polovičním úvazkem, dvou konzultantů s 0,8 resp. 0,4 úvazkem, účetní na 0,25 úvazku a sekretářky na plný úvazek. Problémy s řízením projektu se nevyskytly. V rámci projektu probíhají zpravidla 1 týdně řídicí schůzky projektu, na kterých je hodnocen jeho dosavadní vývoj a plánovány aktivity pro nové období. Projekt je hodnocen podle dosažených hodnot monitorovacích indikátorů, tj. podle dosaženého počtu konzultací v daném období. Hlavním rizikem projektu zůstává o něco menší než očekávaný zájem cílových skupin o účast v projektu, vyplývající paradoxně zejména z absolutní neznalosti možných přínosů PR komunikace, jejichž popularizace je hlavním cílem projektu. Sdružení CPA se s tímto problémem vyrovnává intenzivnějším přímým oslovováním cílových skupin, snaží se formulovat tiskové zprávy, vydávané v rámci projektu tak, aby z nich více vyplývaly praktické přínosy. Rovněž se sdružení CPA snaží vytipovávat stále nové typy firem, pro které by mohla být účast v projektu přínosem. Přenositelné (nové) zkušenosti s řízením projektu: velký přínos spatřujeme ve fungování interaktivního webového rozhraní, sloužícího pro administraci cílových skupin, přihlášených do projektu. Tento systém umožňuje zautomatizované přidělování termínů konzultací jednotlivým účastníkům a díky němu jsou o firmách rovněž automaticky shromažďovány všechny potřebné údaje.

8 5 Zajištění publicity Příklady zajištění publicity projektu V rámci projektu zatím byly zatím vydány 2 tiskové zprávy Představitelé sdružení CPA projekt prezentovali individuálně několika novinářům (týdeník Ekonom, týdeník Profit) Byly vytvořeny webové stránky projektu, které kromě informací o projektu obsahují logo ESF, logo EU, základní informace o ESF ČR a odkaz na ESF ČR Byl připraven letáček se základní informací o projektu Manuál, který získá každý účastník konzultace, stejně jako všechny další tištěné materiály projektu, jsou opatřeny logem ESF, logem EU a logem příjemce Funkce webu (internet, intranet, e-learning) Stránky poskytují informace o projektu a umožňují interaktivní přihlášení ke konzultaci. Následně umožňují rovněž podání dotazu, týkajícího se konkrétních PR aktivit účastníka, a to až do ukončení projektu v říjnu

9 8 Výstupy a Výsledky Výstupy (podpořené osoby / organizace) Výsledky (počet organizací, jejichž zaměstnanci byli vyškoleni, inovované produkty) Výchozí hodnota Plánovaná hodnota Současný stav PODPOŘENÉ OSOBY ORGANIZACE PRODUKTY022

10 8 Výstupy a Výsledky Hlavní inovované produkty - dostupnost metodik i vlastních produktů (plná, částečná, podmínky)? Manuál „Možnosti PR aktivit malých a středních firem“ je možno stáhnout z webových stránek projektu

11 9 Další výstupy/výsledky Horizontální témata, Partnerství Další výstupy/výsledky projektu Horizontální témata Podpora horizontálních témat (gender, udržitelný rozvoj - šetrná spotřeba, informační společnost, lokální aktivity a sítě). V rámci konzultací je jejich účastníkům zdůrazňována důležitost a výhodnost elektronické komunikace s médii, ať už jde o rozesílání tiskových zpráv, on-line rozhovory, atd. V rámci konzultací je rovněž účastníkům doporučováno zřízení speciálních sekcí webových prezentací jejich firem pro média, případně zřízení webových stránek jako takových, pokud dosud neexistují. Účastníkům konzultací je zdůrazňována potřeba budování neformálních kontaktů s novináři, tj. vytváření informačních sítí, které přenášejí informace oběma směry, tj. nejen o činnosti firmy do příslušného média, ale rovněž o informačních potřebách média a jeho vnitřních mechanismech zpět. Partnerství V rámci projektu bylo vytvořeno partnerství občanského sdružení Centrum politických analýz a společnosti Knight & Svoboda Public Affairs, s.r.o. Výsledkem partnerství bylo bezplatné získání know-how ve formě manuálu „Možnosti PR malých a středních firem“, který je distribuován účastníkům konzultací.

12 10 Doporučení pro další programovací období Stručná charakteristika nejzajímavějších činností RLZ z hlediska inovativnosti a přenositelnosti… Vytvoření webového on-line rozhraní pro zautomatizování systému přihlašování příslušníků cílových skupin ke konzultacím – tento systém je podle nás využitelný pro všechny formy konzultací, školení či seminářů. Náměty na zlepšení monitoringu a koordinace stávajících projektů Podle názoru CPA by monitoringu projektů velmi prospělo, pokud by bylo možné monitorovací zprávy vytvářet on-line, tj. vyplňovat je v jednom přehledném webovém formuláři (s přednastavenými základními údaji) a odesílat elektronicky, včetně např. žádosti o platbu. V případech projektů, které se zabývají opakovanými činnostmi naprosto shodného charakteru (např. jako u projektu CPA) by velmi pomohlo, kdyby existovala zjednodušená forma MZ, ve které by například bylo možné uvést pouze počet nově uskutečněných akcí v monitorovaném období, bez nutnosti podrobnějšího popisu. Náměty na zjednodušení a zlepšení budoucích procesů (podání žádosti, změna vah hodnocení, elektronická komunikace a administrace...) Rovněž podávání žádostí o dotace by mělo být možné pouze elektronickou on-line formou, bez nutnosti projekt vypalovat na CD a tisknout. Elektronická žádost by v případě přidělení dotace mohla dále sloužit jako podklad pro již výše zmíněnou on-line elektronickou verzi monitorovací zprávy. Sdružení CPA se průběžně potýká s nedostatkem finančních prostředků na projektovém účtu, jelikož proces schvalování MZ a následných plateb na projektový účet mívá zpravidla několikatýdenní zpoždění (vzhledem k již provedeným platbám), zatímco např. mzdy je nutno pracovníkům projektu vyplácet ve stanovených měsíčních termínech, stejně tak je nutné platit včas faktury za zboží a služby (pronájmy, internet atd.).

13 Webové stránky projektu

14 Interaktivní přihláška

15 Monitoring médií