Struktura zápisu porady Anna Hušková Anežka Jandová Zuzana Frydrychová

Pozvánka na poradu Náležitosti: Pořádající organizace Název akce Den, datum a doba začátku Místnost nebo přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří Program jednání (jména referentů) Plánovaná doba trvání Další informace (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.)

Pozvánka na poradu Posílání pozvánek: Posílání písemných materiálů: týden předem na běžné porady S měsíčním předstihem na důležité jednání a konference Posílání písemných materiálů: Návrhy Posudky Rozbory Musí obdržet včas na prostudování

Ukázka pozvánky

Prezenční listina V záhlaví: Pořádající organizace Název akce Datum a místo konání Jména zúčastněných

Zápisy z porad Písemným dokladem je zápis Uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání Zapisovatel si musí být jist správností údajů Zápisy se pořadově číslují a zakládají Čistopis se pořizuje co nejdříve (v ten den) Zápis schvaluje pracovník, který poradu vedl Schválené zápisy jsou rozeslány jednotlivým účastníkům

Druhy zápisů Liší se rozsahem: Ve stručném zápisu Podrobnější zápis Doslovné zápisy

Stručný zápis Zachyceny: jednotlivé body jednání Rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla Úkoly Snažíme se o přehledné, přesné a jazykově správné zachycení hlavních projednávaných otázek

Podrobnější zápis Při důležitých poradách. Uvádí se: jména diskutujících Stručný obsah referátů Zaprotokolování připomínky Zápisy se stenografují, zachycují na diktafonový či magnetofonový pásek Zápis je určen mnoha adresátům (účastníkům)

Doslovné zápisy Zhotovují se při: Jednáních v parlamentu Významných konferencích Jiných závažných jednáních Zápis se stenografuje souběžně s jednáním

Náležitosti zápisu V záhlaví: Název organizace Druh porady Datum a místo konání Jmenovité uvedení přítomných Jmenovité uvedení omluvených a nepřítomných Při velkém počtu účastníků se odkazuje na prezenční listinu

Náležitosti zápisu Zaznamenání: kdo schůzi zahájil a řídil Program a průběh jednání Závěry Úkoly vyplývající z porady Jména pracovníků odpovědných za splnění úkolů Termíny plnění úkolů

Náležitosti zápisu Uzavření zápisu: Dnem zhotovení Jméno zapisovatele Podpis pracovníka, který odpovídá za správnost

Použitá literatura Obchodní korespondence Emílie Fleischmannová, Olga Kuldová, Rajmund Šedivý http://projekty.sosptu.cz/obk/porada_z.html

Děkuji za pozornost