Partnerství veřejného a soukromého sektoru v ČR Zavedení vhodného systému řízení rizik na projektové úrovni Twinningový projekt CZ/2005/IB/FI/04 Školicí akce k řízení rizik v projektech PPP Praha, Ministerstvo financí, 26. května 2008 Rui Sousa Monteiro (Parpública SA, Portugalsko)

2 Obsah Řízení rizik v průběhu zadávání zakázky a po uzavření smlouvy 10 doporučení pro sestavení vhodného systému řízení rizik: K výběru a jmenování vedoucího zakázkyK výběru a jmenování vedoucího zakázky K rozpočtování, personálnímu zajištění a plánování činností spojených s řízením zakázkyK rozpočtování, personálnímu zajištění a plánování činností spojených s řízením zakázky K metodice a správě a řízení K metodice a správě a řízení

3 Víme, že řízení rizik je životně důležité pro účelnost PPP

4 Vedoucí řízení rizik a projekty PPP (1) Teorie i zkušenost říká, že: náležité rozdělení rizik je zásadní pro účelnost PPP, náležité rozdělení rizik je zásadní pro účelnost PPP, ustanovení o rozdělení rizik jsou zásadní v průběhu zadávání a ustanovení o rozdělení rizik jsou zásadní v průběhu zadávání a rizika musí být náležitě řízena po celou dobu životnosti zakázky rizika musí být náležitě řízena po celou dobu životnosti zakázky

5 Vedoucí řízení rizik a projekty PPP (2) Rozdělení rizik by se mělo důsledně řešit od samého počátku zakázky Rozdělení rizik by se mělo důsledně řešit od samého počátku zakázky  při zadávání by měl rizika řídit vedoucí projektu Po uzavření smlouvy má řízení rizik i nadále zásadní význam Po uzavření smlouvy má řízení rizik i nadále zásadní význam  řízení rizik by měl řešit vedoucí zakázky

6 Obecně je řízení rizik klíčovou otázkou při zadávání PPP

7 Vedení zakázky PPP však obvykle nezajistí dostatek zdrojů a kapacit pro účinné řízení rizik

8 1. doporučení: Vyvarujte se jmenování vedoucího zakázky těsně před uzavřením smlouvy (nebo po něm)

9 Od zadávání k řízení zakázky Nekontinuita mezi řízením zadávání a zakázky vede ke dvěma problémům: Při zadávání manažer projektu obvykle nevěnuje dostatečnou pozornost provozní fázi Při zadávání manažer projektu obvykle nevěnuje dostatečnou pozornost provozní fázi Po uzavření smlouvy není vedoucí zakázky dostatečně obeznámen se smlouvou Po uzavření smlouvy není vedoucí zakázky dostatečně obeznámen se smlouvou

10 Kdy jmenovat vedoucího zakázky (1) Osvědčenou praxí je jmenovat vedoucího zakázky před koncem soutěžní fáze zadávání, aby: a) Přezkoumal návrh smlouvy, co se týče podrobností řízení zakázky a rozdělení rizik b) Nastavil podmínky řízení zakázky

11 Kdy jmenovat vedoucího zakázky (2) Veřejné orgány obvykle jmenování vedoucích zakázky odkládají Kvůli finančním a personálním omezením Kvůli finančním a personálním omezením Protože se obávají sporů mezi vedoucím zadávání a vedoucím zakázky Protože se obávají sporů mezi vedoucím zadávání a vedoucím zakázky

12 2. doporučení: Důkladně zvažte profil vedoucího zakázky

13 Profil vedoucího zakázky Služební postavení Služební postavení Dostatečné dovednosti a zkušenosti Dostatečné dovednosti a zkušenosti Vedení teamu Vedení teamu Otevřenost vůči změnám a inovacím Otevřenost vůči změnám a inovacím Silná schopnost udržet zaměření na poskytování služeb, neztrácet se v detailech a každodenní rutině Silná schopnost udržet zaměření na poskytování služeb, neztrácet se v detailech a každodenní rutině

14 Služební postavení Vedoucí zakázky musí být (všemi zainteresovanými) považován za osobu služebně zkušenou s dostatečnou schopností zapojovat se do kontaktů a jednání se všemi relevantními subjekty

15 Dovednosti a zkušenosti Dovednosti při vedení projektu Dovednosti při vedení projektu Analytické dovednosti Analytické dovednosti Vyjednávací dovednosti Vyjednávací dovednosti Komunikační dovednosti Komunikační dovednosti Finanční dovednosti Finanční dovednosti

16 3. doporučení: Zajistěte zdroje na činnosti související s řízením zakázky

17 Rozpočtování řízení zakázky Projektový manažer by měl do zakázky zahrnout realistický odhad potřeb a nákladů, které vzniknou veřejnému orgánu odpovědnému za řízení zakázky (včetně personálních nákladů, školení, konzultantů)

18 4. doporučení: Naplánujte personální obsazení činností souvisejících s řízením zakázky

19 Personální zajištění řízení zakázky Veřejný orgán odpovědný za zakázku by měl plánovat nábor a udržení pracovníků a zaměřit se na: dovednosti a zkušenosti dovednosti a zkušenosti budování kapacit a přenos znalostí budování kapacit a přenos znalostí kontinuitu personálního obsazení kontinuitu personálního obsazení

20 Dovednosti a zkušenosti Analytické dovednosti a dobré lidské vztahy Právní (správní, smluvní právo, zadávání veřejných zakázek, soutěžní právo) Ekonomické (účinnost zadávání, projektové financování, finanční modelování, teorie her, analýza pobídek) Řízení (řízení rizik, monitoring výkonnosti, audit, benchmarking, průzkum trhu)

21 Budování kapacit Úvodní a průběžné školení Úvodní a průběžné školení Sdílení a přenos znalostí mezi řídícími teamy zakázek PPP a mezi teamy a znalostními středisky PPP Sdílení a přenos znalostí mezi řídícími teamy zakázek PPP a mezi teamy a znalostními středisky PPP Zapojení mezinárodních znalostních sítí PPP Zapojení mezinárodních znalostních sítí PPP

22 Personální kontinuita Předcházení příliš vysoké fluktuaci zaměstnanců Předcházení příliš vysoké fluktuaci zaměstnanců Zprostředkování výměny pracovníků mezi podobnými řídícími teamy zakázek PPP Zprostředkování výměny pracovníků mezi podobnými řídícími teamy zakázek PPP Péče o udržení dovedností Péče o udržení dovedností Péče o udržení informací Péče o udržení informací

23 5. doporučení: Zdržte se nadměrného využívání externích konzultantů

24 Externí konzultanti Pečlivě vyvažujte vytváření vnitřních kapacit a využití externích poradců a konzultantů, vytvářejte a udržujte interní dovednosti Pečlivě vyvažujte vytváření vnitřních kapacit a využití externích poradců a konzultantů, vytvářejte a udržujte interní dovednosti Jednejte jako inteligentní klient, vyvarujte se nadměrného využívání konzultantů Jednejte jako inteligentní klient, vyvarujte se nadměrného využívání konzultantů

25 Poradci z veřejného sektoru Využívejte specializované poradenství útvarů veřejného orgánu a jeho poradců Využívejte specializované poradenství útvarů veřejného orgánu a jeho poradců Zaveďte protokoly o sdílení vzácných poznatků s národními (či evropskými) znalostními centry PPP Zaveďte protokoly o sdílení vzácných poznatků s národními (či evropskými) znalostními centry PPP Rozvíjejte kontakty a protokoly o sdílení znalostí s podobnými řídícími teamy zakázek v jiných zemích Rozvíjejte kontakty a protokoly o sdílení znalostí s podobnými řídícími teamy zakázek v jiných zemích

26 6. doporučení: Stanovte počáteční a průběžné požadavky na školení

27 Standardní školení Řízení zakázky Řízení zakázky Řízení rizik Řízení rizik Monitoring výkonnosti Monitoring výkonnosti Audit účelnosti (hodnota za peníze) Audit účelnosti (hodnota za peníze) Benchmarking a průzkum trhu Benchmarking a průzkum trhu Komunikace Komunikace Řízení konfliktů a vyjednávání Řízení konfliktů a vyjednávání

28 Specifická školení Obvykle interní školení: Postupy testování Postupy testování Příprava na trvající porušování smlouvy Příprava na trvající porušování smlouvy Příprava na změny a odchylky Příprava na změny a odchylky Zvažte možnost pořádání mezinárodních školicích akcí

29 Přenos znalostí o PPP Přenos znalostí o PPP uvnitř ministerstva (několik teamů pro řízení zakázek) Přenos znalostí o PPP uvnitř ministerstva (několik teamů pro řízení zakázek) Přenos znalostí o PPP mezi ministerstvy (např. prostřednictvím Centra PPP) Přenos znalostí o PPP mezi ministerstvy (např. prostřednictvím Centra PPP) Mezinárodní přenos znalostí o PPP Mezinárodní přenos znalostí o PPP

30 7. doporučení: Sestavte příručku pro řízení zakázky

31 Příručka pro řízení zakázky (1) Základní metodická témata: Seznam rizik a řízení rizik Seznam rizik a řízení rizik Monitoring výkonnosti Monitoring výkonnosti Komunikační strategie a plán Komunikační strategie a plán Partnerské protokoly a chování Partnerské protokoly a chování Řízení konfliktu Řízení konfliktu Řízení změn a odchylek Řízení změn a odchylek Plány pro nepředvídané situace Plány pro nepředvídané situace

32 Příručka pro řízení zakázky (2) Další témata v příručce: Protokoly pro výměnu informací Protokoly pro výměnu informací Adresář kontaktů institucí Adresář kontaktů institucí Podávání zpráv institucím Podávání zpráv institucím Pravidla jednání se zainteresovanými stranami Pravidla jednání se zainteresovanými stranami Potvrzování a vyplácení faktur Potvrzování a vyplácení faktur Portfolio řízení zakázky Portfolio řízení zakázky

33 8. doporučení: Definujte strukturu správy a řízení

34 Struktura správy a řízení Definujte strukturu teamu pro řízení zakázky Definujte strukturu teamu pro řízení zakázky Ujasněte role (zodpovědnost, pravidla rozhodování, jasné nepřekrývající se odpovědnosti) Ujasněte role (zodpovědnost, pravidla rozhodování, jasné nepřekrývající se odpovědnosti) Definujte požadavky na podávání zpráv Definujte požadavky na podávání zpráv Stanovte způsoby komunikace s ostatními zainteresovanými stranami Stanovte způsoby komunikace s ostatními zainteresovanými stranami

35 9. doporučení: Ošetřete odchylky od smlouvy

36 Řízení odchylek Přezkoumávejte požadavky na změny: konstrukční změny konstrukční změny změny specifikace výstupů a ukazatelů výkonnosti změny specifikace výstupů a ukazatelů výkonnosti změny v legislativě s dopadem na poskytování služeb změny v legislativě s dopadem na poskytování služeb Zhodnoťte dopady na náklady, přezkoumejte informace poskytnuté soukromým partnerem a dosáhněte nejlepší hodnoty

doporučení: Připravte plány pro nepředvídané situace

38 Plány pro nepředvídané situace (1) Připravte se na řešení trvajícího porušování smlouvy soukromým partnerem: Penále a zvýšený monitoring Penále a zvýšený monitoring Zásah a řízení služeb veřejným orgánem Zásah a řízení služeb veřejným orgánem Zásah finančních subjektů Zásah finančních subjektů Možné ukončení smlouvy Možné ukončení smlouvy

39 Plány pro nepředvídané situace (2) Plány pro nepředvídané situace by neměly být příliš komplikované a mělo by se v nich zvážit: Řešení potenciálních problémů Řešení potenciálních problémů Jak mobilizovat pracovníky a zdroje v krátké lhůtě Jak mobilizovat pracovníky a zdroje v krátké lhůtě Jaká budou třeba povolení a od koho Jaká budou třeba povolení a od koho Kroky nutné k návratu projektu k normálnímu monitoringu po jakékoliv události Kroky nutné k návratu projektu k normálnímu monitoringu po jakékoliv události

40 Shrnutí (1) Včas jmenujte vedoucího zakázky Včas jmenujte vedoucího zakázky Důkladně zvažte profil vedoucího zakázky Důkladně zvažte profil vedoucího zakázky Zajistěte zdroje na činnosti související s řízením zakázky Zajistěte zdroje na činnosti související s řízením zakázky Naplánujte personální zajištění činností souvisejících řízení zakázky Naplánujte personální zajištění činností souvisejících řízení zakázky

41 Shrnutí (2) Vyvarujte se nadměrného využívání externích konzultantů Vyvarujte se nadměrného využívání externích konzultantů Stanovte počáteční a průběžné školicí požadavky Stanovte počáteční a průběžné školicí požadavky Sestavte příručku pro řízení zakázky Sestavte příručku pro řízení zakázky Definujte strukturu správy a řízení Definujte strukturu správy a řízení Ošetřete odchylky od smlouvy Ošetřete odchylky od smlouvy Připravte plány pro nepředvídané situace Připravte plány pro nepředvídané situace

42 Děkuji Rui Sousa Monteiro Parpública SA Rua Laura Alves, 4, 8º, Lisboa, Portugal tel: (+351) , (+351) fax: (+351)