Facility management včera, dnes a zítra Ing. Ondřej Štrup Hein Consulting, s.r.o. Člen představenstva IFMA CZ

HEIN CONSULTING ČEZ Správa majetku Telecommunication provider (data, phone and mobile communication) Hein Consulting provide client with optimalization of service support of new company headquarter buildings. The power utility CEZ Group is one of major economic entities in the Czech Republic. Ondrej Strup helps with reengineering and implementation of Asset & Service Management System and space management of new headquarter buildings ČEZ Správa majetku

Co je vlastně facility management ?

Co je Facility Management SLUŽBY - SLUŽBY - SLUŽBY - SLUŽBY - SLUŽBY - Podpůrné činnosti Základní předmět podnikání

Pracovníci Procesy Definice 3P Prostor Lidé Činnosti Pracoviště Provozní efektivita Strategie

Facility management včera, dnes a zítra změna určení A.01.04.07.045 A.01.04.07.052 stav Facility manažerka vedoucí správy objektu Facility manažer – jen etiketa? Ti, kteří se ke koncepci facility managementu staví kriticky, mohou dojít ke zjištění, že spravujeme a řídíme naše infrastruktury už od začátku industrializace v devatenáctém století, a že facility management je pouze nová etiketa pro prastaré úkoly, a že facility manažer vůbec nepředstavuje nové povolání. Hlavní myšlenková chyba této kritiky spočívá v tom, že je brán v úvahu pouze obsah úkolů, a vůbec není brán zřetel na jejich organizační formy. Zatímco klíčová činnost už dávno své procesy analyzuje a optimalizuje je v plochých propojených strukturách, zůstává vše ostatní kolem, tedy správa a organizace nadále mimo klíčovou činnost, zbytečný balast, který jako nutné zlo nutno držet co nejmenší a nejlevnější. Ale proč vlastně nemůže být správa a organizace investic, zařízení a infrastruktur stejně jako klíčová činnost procesně optimalizována a profesionálně řízena pomocí nových struktur, aby byl generován zisk? Přestože je tento aspekt naprosto srozumitelný, nebyl brán dlouho díky koncentraci na klíčovou činnost vážně. Facility management tedy není nic jiného jako zvládnutí starých úkolů pomocí nových profesionálních forem jako obchodní úsek. Musí být vytvořeny nové struktury, hierarchická správa se musí stát organizací služeb, která bude orientována na zákazníka. Prezentace Prof. Helmuta Floegla – Donau Universitat, Praha, 2000 Zdroj: Prezentace Helmuta Floegla – 20.6.2000

Tři pohledy na nemovitost uživatel developer vlastník (FM dodavatel) Tři pohledy

Návrh nemovitosti ! forma funkce ideální předpoklady ztvárnění forma Zadavatel (stavitel) podklady pro rozhodování a požadavky musí být stanoveny pokud možno co nejpřesněji ! ztvárnění forma užitečnost funkce forma funkce Návrh musí být: užitečný a funkční jak je požadováno, provozní projekt estetický, architektonické ztvárnění příjemný. projekt domovní techniky

1 2 3 4 5 4 1 5 2 3 Trvalé sledování objektu sanace projektování provoz demolice průběžné změny využití plánování a stavba dokončení 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 sanace Trvalé sledování (v průběhu celého životního cyklu) mění perspektivu plánování Nákladové účetnictví dané nemovitosti během celé její doby životnosti včetně nákladů na její likvidaci je pro facility management velmi důležité: proto je nutno klást důraz, pokud nejde o součást celého plánovacího procesu, na flexibilní všestranné možnosti využití nemovitosti. Současně je nutné se hned od samého počátku vyvarovat vzniku nevyužitelných ploch. V mnohých případech facility management prosadí dražší stavební prvek, co se týká jeho pořizovacích nákladů, který na druhé straně přinese úspory provozu. Minimalizace stavebních nákladů bez úvahy nákladů příštích je chybná: správná kalkulace vychází z úplných nákladů v průběhu přinejmenším desetiletého využívání nemovitosti. Vezmeme-li v úvahu roční 5% odúročení provozních nákladů k okamžiku dokončení stavby dosahují úplné náklady nemovitosti při kalkulovaném desetiletém provozu kolem 50% a při kalkulovaném padesátiletém provozu až 70% provozních nákladů. Do nákladů životního cyklu nemovitosti musí být také zahrnuty veškeré sanační náklady, které vzniknou během života nemovitosti ( krátkodobá životnost užitých stavebních materiálů nebo stavebních dílů), stejně jako náklady na demolici a likvidaci. Dále nutno uvažovat dodatečně vzniklé náklady, které vzniknou na základě ekologické bilance. I když v dnešní době nejsou stále ještě odpovídající kalkulace vyžadovány, budou odpovídající náklady během budoucí dlouhé životnosti plánovaných objektů v rámci budoucí předpisů reálné (přinejmenším jako snížení tržní hodnoty nemovitosti). Prezentace Prof. Helmuta Floegla – Donau Universitat, Praha, 2000 projektování demolice vybudování provoz a užití

Možnost ovlivnění nákladů 100% Výše LCC nákladů o kterých bylo rozhodnuto Možnost ovlivnit výši nákladů Realizované náklady 80% Realizační projekt Znalosti o tomto konkrétním projektu 66% Koncepční projekt Výroba/ stavba Užívání / podpora provozu Zdroj: Facility Design and Management Handbook (McGraw-Hill)

Poměr nákladů v etapách ŽC 80 % Investor Projektant Rozpočtář Přípravář Stavební realizace Kolaudace Užívání budovy (FM) Oprava Rekonstrukce Likvidace Facility Management může být do společnosti zaveden v libovolné fázi její existence. Facility management v každé společnosti v lepší či horší podobě existuje, avšak forma, jakou je zajišťován je různá. V současnosti je nejběžnější situací, kdy FM vstupuje do organizace v době jejího plného fungování, to znamená, že přebírá podpůrné činnosti od současných dodavatelů, nebo interních zajišťovatelů a optimalizuje jejich funkce a ekonomičnost. U nových projektů je vhodné přizvat facility manažera již k přípravě projektu. 50% výše všech provozních nákladů je stanovena již v projektu (projektant = architekt, stavař a technolog). Pozdější zásahy Facility Managera již nemohou tyto náklady snížit !!

Personální a psychologické hledisko Komplexní úkoly jsou vždy jedinečné Komplexní úkoly jsou v praxi vždy jedinečné, a proto musí být zvládány individuálně. Na rozdíl od odborníků, kteří jsou schopni svou práci dobře strukturovat, a kteří jsou schopni nabýt rutinu ve svém oboru, sbírají facility manažeři zkušenosti. Jejich denní práce závisí na aktuálních stavech svých projektových úkolů a jsou a podléhají stálým změnám. Povolání facility manažera v různých podnicích Pro profil povolání facility manažera není rozhodující, zda existuje jako manažer s vlastním oddělením nebo jako štábní místo u uživatele samotného, např. u banky, nemocnice nebo výrobního podniku, nebo zda pracuje v managementu firmy, která facility management nabízí. Facility manažeři mohou být zaměstnáni u stavební společnosti nebo v projekčních kancelářích v rámci vývoje nemovitosti a formulují požadavky na využití nemovitosti už v okamžiku koncepce. Mohou řídit také správu a provoz nemovitosti. TO nové, vyzývající a fascinující na povolání facility manažera ale je: musí pomocí profesionální manažerské činnosti uskutečňovat nové koncepce - komplexní, celkové, všestranné - v konkrétním pracovním prostředí individuální úkoly - pro které neexistuje žádný recept na patent. Prezentace Prof. Helmuta Floegla – Donau Universitat, Praha, 2000 celkový avšak selektivní postup facility managementu (vztažený k projektu)

Rekapitulace cílů FM Cílem FM je zajistit uživatelovi nemovitosti (zaměstnanci společnosti) maximální podporu Rozsah služeb nemá hranice Služba má smysl, pokud její zajištění je efektivnější, než stávající forma dodávky Do „efektivnosti“ je třeba zahrnout i synegrie, standardizaci, firemní kulturu a jednotnou formu vyhodnocování kvality služeb Nutno vždy dodržovat okrajové podmínky: Vše slouží základnímu podnikání Nová forma FM musí být zaváděna nenásilně Nové služby je třeba nabízet a ne vnucovat