Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o. Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0644 Číslo sady  37 Číslo DUM  20 Předmět  Písemná a elektronická komunikace Tematický okruh  Písemná komunikace v současných právních podmínkách Název materiálu  Příprava porady a záznam jednání Autor  Mgr. Jaroslava Kuhnová Datum tvorby  listopad 2013 Ročník  4. Anotace Prezentace vysvětlující písemnosti, které se týkají přípravy porady a záznamu jednání tj. pozvánka, prezenční listina a zápis z jednání/porady.   Metodický pokyn Vyučující vysvětlí jednotlivé snímky prezentace, které konzultuje s dotazy žáků (mají před sebou otevřené učebnice s konkrétními písemnostmi). Snímek č. 11 (Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy) zadá jako samostatnou práci. Kontrola samostatné práce podle správného řešení – snímek č. 12. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz, ISSN: 1802-4785. Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV). 1

Příprava porady a záznam jednání Pozvánka Prezenční listina Zápis z porady

Pozvánka na poradu Měla by obsahovat tyto náležitosti: Název firmy/organizace, která poradu svolává Účel porady, název akce Datum konání, hodina zahájení Místo konání (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) Program porady (jednotlivé body jednání, příp. i s časovým rozvržením a jmény referentů) Plánovaná doba trvání, příp. termín ukončení porady Důležité poznámky pro účastníky (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné apod.) Místo a datum vyhotovení Jméno a funkce toho, kdo poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r., což znamená vlastní rukou; vlastnoruční podpis se pak už nepřipojuje nebo se rozmnoží již podepsaný originál)

Úprava pozvánek Na list bez předtisku (nejčastěji, samostatná úprava v textovém editoru, může mít více stránek, které se překládají) Na dopisní předtisk (více osobní pozvánka, protože oslovuje přímo zvaného účastníka; používáme v případech, kdy zveme jen několik málo osob a program jednání není obsáhlý) Jako osobní dopis vedoucího pracovníka (individuální písemnost, zveme tak významné hosty, tištěnou pozvánku připojíme)

Zasílání pozvánek Na běžné pracovní porady se posílají pozvánky týden předem. Na důležitější jednání a konference (externí účastníci) s měsíčním předstihem. U konferencí, sympozií s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve. Písemné materiály, jako návrhy, posudky, rozbory apod. musí účastníci obdržet včas, aby si je mohli prostudovat a připravit se na diskuzi.

Prezenční listina/Listina přítomných Měla by obsahovat tyto náležitosti: V záhlaví název pořádající organizace, příp. logo Druh porady/akce Datum a místo konání Pořadové číslo účastníka Jméno a příjmení účastníka Vlastnoruční podpis účastníka Pracovní funkce účastníka (není nezbytné) Uspořádání písemnosti se liší podle povahy porady

Prezenční listina/Listina přítomných Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Připojujeme pouze podpisy. Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací, protože není známo, kdo je bude zastupovat. Pro porady/akce s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací. Listiny přítomných lze zpravidla použít pro více porad a akcí, a proto jsou trvale uloženy v PC a podle potřeby se vytisknou.

Zápis z porady Písemný doklad o průběhu porady, schůze, konference, jednání či jiné akce. Má se vyhotovovat týž den, kdy se porada konala (nejpozději druhý den). Čísluje se podle druhu porady, rozmnožuje a posílá účastníkům porady (v současné době upřednostňujeme elektronickou poštu). Zápisy se ukládají, jsou písemným dokladem o jednání, velmi důležitým nástrojem řízení, uvedené údaje jsou východiskem pro další jednání. Zápis slouží jako dokument pro kontrolu přidělených úkolů a termínů, pro kontrolu toho, co bylo projednáno a s jakým výsledkem. Musí být jasně formulované, pravdivé a přehledné. To, co je v zápise, je závazné pro všechny přítomné. Proto je potřeba, aby si zapisovatel byl správností všech údajů jistý, příp. vedoucí srovnal text zápisu s projednávanou skutečností. V případě pochybností je třeba zapsané skutečnosti, data, číselné údaje po poradě u diskutujících ověřit.

Zápis z porady Měl by obsahovat tyto náležitosti: Číslo zápisu Druh porady Datum konání porady Údaje o přítomných, omluvených a hostech (vyjmenujeme nebo přiložíme prezenční listinu) Program porady Obsah jednotlivých bodů jednání Uložené úkoly, jména těch, kteří odpovídají za jejich splnění, a termíny splnění uložených úkolů Datum a místo vyhotovení zápisu Jméno zapisovatele, zhotovitele zápisu Jméno a funkci vedoucího porady V jedné instituci by všechny zápisy měly mít jednotnou podobu.

Zápis z porady Rozlišujeme tři druhy zápisů: Stručný zápis Jsou v něm zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému porada dospěla, a úkoly, které z ní vyplynuly. Podrobnější zápis Pořizujeme při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskuzních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. Doslovný zápis Zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a potom stenogram přepisují. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

Slova napsaná kurzívou nahraďte synonymy. Ing. Kolařík přednesl obsáhlou zprávu o rozboru hospodaření. Mgr. Nová věnovala pozornost zásobování potravinami. P. Oliva podotkl, že letos má myslivecké sdružení zájem o koupi většího množství sena. MVDr. Zajíc hovořil o ztrátách na hospodářských zvířatech. Bc. Menšík upozornil na zjištěné závady v oblasti škod. JUDr. Hudec podal informaci o protipožárních opatřeních. PhDr. Dolanská poukázala přímo na zakázky z agendy vkladů. Pí Králová, DiS. měla připomínku k vymáhání pohledávky od firmy Q, která je v likvidaci. A podat zprávu, přednést informaci informovat, referovat, seznámit, sdělit B podtrhnout, položit důraz, zdůraznit, připomenout, zaměřit se, vyzdvihnout C poznamenat, konstatovat, zmínit se, naznačit, uvést, mluvit, přednést připomínky

Správné řešení 1. A 2. B 3. C 4. C 5. B 6. A 7. B 8. C

Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN 80-7168-924-6. OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN 978-80-254-6427-4. NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN 978-80-7402-011-7. ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN 80-7168-718-9. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; KULDOVÁ, Olga. Hospodářská korespondence 1. Praha: SPN, 1992, ISBN 80-04-26226-0. PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN 80-7168-134-2.