Jak efektivně řídit životní cyklus dokumentů Václav Bahník, ECM Solution Consultant

Nestrukturovaná data Nestrukturovaná Strukturovaná

Document Management System Vyhledávání Sdílení Optimalizace procesů Deduplikace Workflow (BPM) Spisová služba SCM CRM ERP Zabezpečení Document management system (DMS) Bezpapírová kancelář Řízení Životního cyklu

Digitalizace ERP, AIS,… Rozpoznaný text DMS Metadata

Dokumenty IBM Filenet P8 Mobile Office IBM Image BPM Viewer API IBM Content Navigator Obrázek Filenet UI - ICN, Filenet Viewer, Mobilni platforma, Office API Integrace do portálu (widgety) Procesy – vypujcky – vazba na archiv Specializované aplikace (ERP, AIS) IBM Filenet P8

IBM Enterprise Content Management Digitalizace Regulace Socializace Aktivace Analýza IBM Filenet P8 Platform Document Management System IBM má pro ukládání dat ECM/DMS platformtu IBM Filenet P8

Řešení likvidace faktur Ukázka Řešení likvidace faktur

Biometrika ERP, AIS,… Rozpoznaný text DMS Metadata

Co je dynamický biometrický podpis? Je to ručně psaný podpis snímaný elektronickým zřízením, obsahující unikátní biometrické veličiny. Založený na charakteristikách klasického ručně psaného podpisu. Obsahuje unikátní biometrické údaje - tlak, rychlost, akceleraci, rytmus, úhel náklonu pera. Je nedílnou součástí dokumentu. Poskytuje nástroje pro forenzní audit. DBP je ve své podstatě běžný ručně psaný podpis, ovšem zachycený elektronicky na speciálním zařízení. Kromě vlastní grafické podoby obsahuje také z další biometrické veličiny, jako jsou tlak, rychlost, akcelerace, rytmus a úhel náklonu pera. Biometrický podpis každého člověka je unikátní podobně jako třeba otisky prstů nebo tvar duhovky. Pokud nějaký dokument takto podepíšeme, stává se biometrický podpis včetně všech biometrických údajů jeho nedílnou součástí. Ukládá se v šifrované podobě většinou společně s časovým razítkem nezávislé certifikační autority a může obsahovat i další údaje, jako např. geografickou polohu. Biometrický podpis obsahuje také # dokumentu, což zaručuje, že se dá zpětně prokazatelně zjistit, jestli s dokumentem bylo nebo nebylo nějakým způsobem manipulováno. Biometrický podpis je plně v souladu s legislativou SK i Evropské Unie. Pokud dojde ke sporu, mohou díky speciálním nástrojům znalci v oboru písmoznalectví biometrický podpis dešifrovat a velice detailně forenzně zkoumat. Podpis je prakticky možné přehrát v reálném čase podobně jako např. videozáznam a přitom zkoumat jednotlivé biometrické veličiny. Proti běžnému ručně psanému podpisu nabízí biometrický podpis podstatně více informací.

Výhody biometrického podpisu Pro uživatele velice přirozený a komfortní. Výrazná úspora nákladů na tisk, skenování, manipulaci, archivaci a skartaci papírových dokumentů. Snadná integrace do stávajících systémů zákazníka. Umožňuje verifikaci proti podpisovému vzoru v reálném čase. Výrazné urychlení interních procesů. Rychlá návratnost investice, obvykle < 12 měsíců Hlavní výhodou je určitě uživatelský komfort. Vychází z vlastnoručního podpisu, což je přirozený a obecně akceptovaný způsob projevu souhlasu s obsahem konkrétního dokumentu, který známe ho z každodenního života. Např. proti elektronickému podpisu nepotřebujeme žádné další nástroje. Nemusíme si u certifikační autority nechat generovat privátní klíč ani certifikát a následně ho po určitém čase obnovovat. Biometrický podpis máme stále u sebe, není uložený na flashce, kterou je potřeba chránit a uchovávat někde na bezpečném místě, aby náš podpis nemohl někdo zneužít. Při biometrickém podepisování nevzniká žádný papírový originál a to znamená výraznou úsporu nákladů na tisk, skenování, manipulaci, archivaci a skartaci. Výše úspory souvisí s procesem zpracování konkrétního dokumentu. Obvykle platí, že čím je proces komplikovanější, tím je úspora vyšší. Je možné uspořit až několik euro na jeden dokument což ročně může znamenat úsporu v řádech sta tisíců nebo i milionů. Paradoxně největší úspory nejsou v eliminaci tisku ale následných krocích, především v manipulaci. Archivace – nahlížení do originálu, odborná skartace. Při integraci mohou zůstat stávající procesy prakticky nezměněné, pouze v posledním kroku se místo tisku dokumentu použije biometrický podpis. Nejjednodušší způsob integrace spočívá v tom, že místo na běžnou tiskárnu se dokument odešle na tiskárnu virtuální. Náklady na integraci samotného biometrického podpisu jsou relativně nízké, pro zákazníka je většinou nejsložitější a nejnákladnější změna zavedených interních procesů, protože přechod na bezpapírové fungování se dotkne obrovského množství činností. Obrovskou výhodou je automatická verifikace proti biometrickému profilu v reálném čase. To proti papírové formě výrazně zvyšuje bezpečnost omezuje možnosti fraudu. Příkladem může být anonymní sběr platebních příkazů, kdy jednoduše není možné prokázat identitu zadavatele – existuje pouze vizuální kontrola podpisu, která je nespolehlivá. Používání biometrického podpisu výrazně urychlí procesy na přepážce, kde pracovník nemusí jít k centrální tiskárně, urychlí se i následné zpracování dokumentů. Konkrétním Příkladem může být zrychlení vyplácení provizí obchodním partnerům při splátkovém prodeji. Při využití biometriky jsou smlouvy okamžitě připravené k dalšímu zpracování, nemusí se odesílat na centrálu a čekat na jejich verifikaci, což obvykle trvá i několik dní. Všechny dosud realizované kalkulace předpokládají návratnost do jednoho roku.

Životní cyklus dokumentu Cost Risk Value Trapped Value Cost-to-Value Gap Risk-to-Value Gap Legacy Data

Digitalizace – IBM Datacap Zajímavá licenční politika Mobilní scanování

Document Management System – IBM Filenet P8 Licencování na uživatele Licence obsahuje Document Management System Sekvenční a paralelní schvalovací workflow Integrovaný prohlížeč dokumentů Kolaborativní editace Office dokumentů Webový klient s podporou CMIS Offline synchronizace Doplněk do MS Office Integraci s MS SharePoint Mobilní klient Vyhledávání s podporou přirozeného jazyka Sdílení dokumentů s externími uživateli Podpůrný SW (DBS, Aplikační server, LDAP)

Document Management System – IBM Filenet P8 Software as a Service On-premise

Document management system Otázky? Vyhledávání Sdílení Optimalizace procesů Deduplikace Workflow (BPM) Spisová služba SCM CRM ERP Zabezpečení Document management system (DMS) Bezpapírová kancelář Řízení Životního cyklu

Děkujeme!

Backup slides

IBM Content Navigator IBM Filenet P8 Content Manager StoredIQ IBM Intelligent Investigation Manager IBM Case Manager IBM Datacap IBM Content Classification IBM Content Analytics with Enterprise Search IBM Case Foundation I2 IAP IBM Filenet P8 Content Manager IBM Content Collector StoredIQ SharePoint File system Mail server Mail klient SAP

Ukládání - bezpečnost DMS Export Audit Přístupová práva IBM Filenet P8 Content Manager Ukládání - bezpečnost DMS Export Přístupová práva Audit

Dlouhodobá archivace DMS DMS NDA Audit IBM Filenet P8 Content Manager podpora OASIS - schema - balicky ukladany v DMS Audit

Ukládání - robustnost Reference Turecko Česká republika Alianz CEZ IBM Filenet P8 Content Manager Ukládání - robustnost Reference Turecko Česká republika Alianz CEZ 02, Vodafone, T-Mobile

Ukládání – škálovatelnost IBM Filenet P8 Content Manager Ukládání – škálovatelnost Zotavení po havárii Škálovatelnost Vysoká dostupnost

Podpora procesů Modelování procesů IBM Filenet P8 Case Foundation (BPM) Podpora procesů Modelování procesů Dekompozice na aktéry (lidé, stroje) a činnosti (úkoly) Využití SW nástrojů (BPMN, BPEL) Oživení procesů - BPM Interakce mezi člověkem a strojem – Workflow, DMS Interakce mezi strojem a strojem – Aplikační integrace Lidé WF, Integrace IS, DMS Procesy v mnoha oborech jsou dnes běžně podporovány informačními technologiemi – podporou se zabývá samostatná oblast – Správa firemních procesů = Business Proces Management = BPM. Podpora spočívá v modelování procesů – tedy v postupné dekompozice procesu na jednodušší části až do úrovně jednotlivých činností (úkolů) a aktérů, které činnosti provádějí. Aktéry mohou být lidé nebo stroje. Pro modelování se využívají sofistikované SW modelovací nástroje, jako je např. Rational Software Architect využívající např. BPMN notaci a jeho transformaci do BPEL - jazyk používaný pro automatizaci procesů – tedy pro jejich oživení.

Možnosti provozování On-premise “Cloud” SaaS

Hranice tradiční podpory procesů IBM Case Manager Hranice tradiční podpory procesů V důsledku uvedených trendů by bylo ideální, kdyby ve středu zájmu nebyl proces, ale samotný zákazník a činnosti, které jsou k jeho uspokojení potřeba jsou podpořeny IT, ale záleží na „chytrých“ pracovnících, kteří rozhodují v jakém pořadí budou činnosti vykonávany a zda vůbec v konkrétních případech vůbec vykonávány budou. Cílem je spokojený zákazník, který má pocit osobní důležitosti vyjádřené individuálním přístupem.

IBM Case Manager Správa případů Přesně na tomto principu je založena Správa případů – Case Management. V centru zájmu stojí Případ – Case. Může se jednat o Hypotéku, léčbu pacienta nebo třeba soudní spor. K případu jsou ukládána a vázána veškerá strukturovaná i nestrukturovaná data, činnosti, které je možné k případu spouštěd s podporu workflow a obchodních pravidel. Zároveň jsou k případu vázány veškeré události, které nastanou včetně možnosti využití moderních komunikačních prostředků jako je instant messaging (chat) apod. K případu je tak kdykoli, i po jeho uzavření, k dizpozici kompletní historie, kterou je možné následně analyzovat. Často bývá tento pohled označován jaké Pohled 360°.

IBM Case Manager

Spolupráce a sociální SW IBM Case Manager IBM Case Manager lidé procesy informace Workflow Monitoring a analýza Spolupráce a sociální SW Pravidla Obsah Integrace Události Návrh případu Modely Šablony Řešení Běh případu Obsah Pohled 360o Historie Analýza případu V reálném čase Historie Infrastruktura případu

Ukázka

with Enterprise Search IBM Content Analytics with Enterprise Search Vyhledávání a analýza DMS vyhledavani pomoci metadat vyhledavani pomoci fulltextu vyhledavani pomoci fulltextu s podporou prirozeneho jazyka kombinace - fazetove vyhledavani Zabezpečení – přístupová práva k výsledkům vyhledávání

with Enterprise Search IBM Content Analytics with Enterprise Search Principy Textová analytika je základem pro Content Analytics Nejenom, že fronta u pokladny byla velmi dlouhá, ale poté, co jsem čekal 30 minut, jsem byl obsloužen neochotným prodavačem, který mi předal auto,které zapáchalo, bylo špinavé, mělo promáčknutý blatník a bylo jen z půlky natankované kde pokladna kdy 30 minut osoba prodavač prostředek auto problém 1 zápach problém 2 špinavé problém 3 promáčknuté problém 4 z půlky natankované Co to je Text Analytics? Text Analytics popisuje sadu jazykových, statistických a samo učících se technik, které umožňují analýzu textu a extrakci klíčových informací pro jejich business využití

Textová analytika je základem pro Content Analytics IBM Content Analytics with Enterprise Search Principy Textová analytika je základem pro Content Analytics Podst. jm. Sloveso P. jm. Předl. Osoba Potíž Hotel Osobní potíž: “Petr Klučka” Situace: “krádež“ Extrakce konceptu “Petr Klučka“ „byl okraden“ „v“ „Hiltonu“. Co je Content Analytics? Content Analytics (Text Analytics + Mining) zahrnuje proces textové analytiky plus schopnost vizuálně identifikovat a zkoumat trendy, vzorce a statistickou významnost faktů nalezených v rozličných typech obsahu napříč interními i externími zdroji dat

with Enterprise Search IBM Content Analytics with Enterprise Search Zpracování textu Slovníky Anotace a-z@a +0-9 0-9 Regulární výrazy Pravidla a-z@a +0-9 0-9

IBM Enterprise Content Management Analýza Aktivace Socializace Regulace Digitalizace Put content in motion – where LOB can accessit Here's how we think of it: Content at rest = cost. Content in motion = value. The goal is to get your content moving and unleash the value of your content in new ways. So here’s the way we put content in motion: Capture it, Activate it, Socialize it, Analyze it, Govern it You first need to capture it within your business, so that it can be Enhanced or activated, so that knowledge workers can access the right content at the right time Content is not confined to four walls. It’s social. Social and public content can add relevance to your: role, organization, industry or particular business problem Social increases opportunity to differentiate. Finally, you need to govern the content, apply appropriate controls to manage that content throughout its lifecycle This is what our portfolio is all about!! Statický obsah = Náklady,... Obsah v pohybu = Hodnota 34