Kvalita, úspory, strategické řízení a štíhlá administrativa Brno, 19.2.2013 Kvalita, úspory, strategické řízení a štíhlá administrativa (metoda KAIZEN, Lean) Ing. Milan Půček, MBA, PhD., Ing. David Koppitz, MEPCO s.r.o. V japonských systémech řízení kvality (např. KAIZEN, Lean, systém Toyota) je kvalita chápána jinak, než v Evropě. Oni kvalitu chápou jako hodnotu pro zákazníka, za kterou je zákazník ochoten zaplatit. Hlavním úkolem „kvalitářů“ není „dělat kvalitu“ nebo hlídat „nekvalitu“, ale být mistry v nalézání a odstraňování plýtvání (ztrát – tedy toho, za co zákazník není ochoten zaplatit). Velmi se to podobá Baťovu systému řízení z 30. let. 1 1

Témata 1. Úvod, vymezení problému – úspory a plýtvání 2. Principy: efektivní řízení ve vazbě na kvalitu, úspory, strategické řízení; 3. Metody a nástroje štíhlé administrativy 4. Dotační příležitosti pro města 5. Rekapitulace a závěr

Efektivní zavádění a řízení změn Chytrá veřejná správa Ke stažení: http://www.mmr.cz/Kohezni-politika-a-Uzemni-agenda-EU/Kohezni-politika/Dokumenty Efektivní zavádění a řízení změn 3 3

DOSAHOVÁNÍ ÚSPOR A ODSTRAŇOVÁNÍ PLÝTVÁNÍ PRO OBCE, MĚSTA A REGIONY Vyšlo v 11/2012 – NSZM (volně ke stažení na www.nszm.cz) Vyšlo v 6/2012 ve Wolters Kluwer DOSAHOVÁNÍ ÚSPOR A ODSTRAŇOVÁNÍ PLÝTVÁNÍ VE VEŘEJNÉM SEKTORU František Ochrana, Milan Půček STRATEGICKÉ PLÁNOVÁNÍ A ŘÍZENÍ PRO OBCE, MĚSTA A REGIONY Milan Půček, David Koppitz 4 4

Vymezení pojmů plýtvání, úspory „Plýtváním ve veřejném sektoru“ se rozumí takové nakládání s veřejnými zdroji, které porušuje principy hospodárného, efektivního a účelného nakládání s veřejnými zdroji. Důsledkem je vyšší vynaložení veřejných zdrojů, nežli odpovídá optimu. Jestliže odhalujeme plýtvání a hledáme způsoby, jak je eliminovat, pak pro účinnost této eliminace používáme pojem „úspory ve veřejném sektoru“. „Úspory ve veřejném sektoru“ můžeme vymezit jako dodatečné zdroje, které byly (budou) získány veřejným sektorem v důsledku racionalizačních opatření ve srovnání s původně realisticky kalkulovanými zdroji. Úspory jsou výsledkem racionalizačního postupu či opatření, které vede k vyšší hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti při plnění stanoveného cíle. + vliv na ŽP 5

Účelnost, efektivnost a hospodárnost (dle MF) Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kdy stanovených cílů a úkolů dosahujeme s co nejnižším vynaložením zdrojů. Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, jímž se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. + vliv na ŽP 6 Pramen: MF-CHJ (2004)

Racionální a neracionální úspory Projev úspory (Kritérium) Typ realizované úspory Racionální úspora (účinná úspora) Neracionální úspora (neúčinná úspora) Vyšší hospodárnost Snížení původně plánovaných nákladů, kdy úspora je v souladu s obsahem principu „hospodárnosti“ Formální úspora nákladů porušující princip „hospodárnosti“. Vznik vyšších vyvolaných nákladů. Vyšší efektivnost Zvýšení efektivnosti neohrožuje plnohodnotné splnění cíle Vyšší efektivnost v konečném důsledku narušuje původně plánovaný cíl nebo vede k indukování dodatečných nákladů Dosažení stanoveného účelu s vyšší racionalitou Původně plánovaný postup je racionalizován „Pseudoracionalizace“ , která v konečném důsledku vede k vyšším společenským nákladům. Pro racionální úsporu Ur platí, že U r = CP - CR > 0 , za podmínky, že Ur – CV > 0 , kde Ur dosažená úspora, CV vyvolané náklady, CP původně plánované náklady, CR reálně vynaložené náklady Podrobněji viz publikace Ochrana-Půček (2012): Dosahování úspora a odstraňování plýtvání 7

2. Principy dosahování úspor a štíhlé organizace 1. náměstek 8 8

Přehled principů Týká se (a) zaměstnanců, politiků, (b) dodavatelů či partnerů organizace, (c) zákazníků, veřejnosti, médií (6), (7), (8), (9), (10) se týká vnitřního prostředí organizace, jejího systému řízení a vedení atd. Týká se výstupů pro zákazníka a vlivu na společnost (4) a (5) se týká politiků, úředníků, zaměstnanců Týká se spolupráce všech aktérů (veřejného, ziskového, neziskového sektoru, veřejnosti, občanů, médií, …) (1) Integrita, hodnoty, nekorupčnost (4) Přijímání odpovědnosti (3) Partnerství a synergie (2) Hodnota pro zákazníka, společnost (5) Kompetentnost, výkonnost, motivovanost (8) Strategické řízení úspor, vyjasněné cíle a orientace na jejich plnění (9) Optimalizace (10) Účelné nakládání s majetkem, řízení investic a projektů, veřejné zakázky (6) Zdravé finanční řízení (míra zadlužování, …) (7) Systémový přístup k řízení úspor 9

Principy 1: Charakter, sdílené hodnoty, nekorupční jednání - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 1 Charakter, sdílené hodnoty, nekorupční jednání Týká se všech zúčastněných. Jde o obyčejnou lidskou poctivost a charakter. Výkon každé činnosti má probíhat na základě zákonů a stanovených pravidel, sdílených cílů a hodnot, dále charakteru (integrity) a zásad pro nekorupční jednání. Integrita, charakter, poctivost, plnění slibů, dodržování vlastních pravidel a všech zákonů – patří k elementárním principům efektivního strategického řízení. 10

Principy 1: Charakter, sdílené hodnoty, nekorupční jednání: audit Č. Název Hodnocení na stupnici / komentář 1 Jsou v organizaci plněny sliby? 2 Snažíme se jít příkladem? 3 Je tolerováno pomlouvání, drobné lži, intrikování, falšování docházky atd.? 4 Podporujeme poctivé plnění úkolů? 5 Děláme skutečně to, co o sobě říkáme (na internetu, ve výročních zprávách), ve stanovených postupech? 6 Jsou stanoveny sdílené hodnoty (např. etický kodex, včetně pravidel nekorupčního chování) a jsou respektovány? Probíhá diskuse o sdílených hodnotách, je etice chování věnována pozornost? Jsou sdílené hodnoty (etický kodex) součástí dokumentů organizace a je vyžadováno jejich naplňování? 7 Provedl se audit korupčních příležitostí nebo jiná forma vyhodnocení možností korupce? 8 Jsou vytvořeny podmínky pro nekorupční jednání ve všech oblastech činnosti, zejména pro zakázky (včetně malých), prodej či pronájem majetku? Přijímají se, vyžadují a kontrolují se potřebná opatření? 9 Vyskytují se situace, kdy obcházíme zákony nebo požadavky zastupitelstva, rady či zřizovatele? Řídíme se pravidlem „účel světí prostředky? 10 Probíhá v úřadě hodnocení kompetencí, které zahrnují také integritu, charakter, nekorupční jednání? Σ Průměrná známka 1 – naprosto excelentní stav (mimořádný v rámci celé ČR), 2 – stav velmi dobrý (srovnatelný s nejlepšími v oboru), 3 – stav dobrý, 4 – stav dostatečný, 5 – stav nedostatečný. 11

Principy 2: Hodnota pro zákazníka, občana a společnost - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 2 Hodnota pro zákazníka, občana a společnost (odstraňování byrokratické zátěže) Orientace na zákazníka / občana umožňuje veřejné prostředky uplatňovat účelněji a efektivněji na uspokojování oprávněných potřeb zákazníků/ občanů. Činnosti, které neslouží k uspokojování potřeb (tedy nezvyšují hodnotu pro zákazníky / občany) by měly být optimalizovány nebo ukončeny. Výjimku činí činnosti poskytované ze zákona. Je třeba také hájit oprávněné zájmy a sledovat vlivy na společnost a okolní prostředí. K zjišťování potřeb se používají šetření spokojenosti, marketingové techniky atd. Součástí tohoto principu je: (1) hledání souladu mezi tím, co občané města požadují z hlediska rozsahu nebo kvality a tím, na co jsou k dispozici veřejné prostředky na úrovni města - jde tedy o diskusi, zda je lépe dávat více prostředků do (a) nových investic, (b) do oprav např. chodníků, (c) nebo zda více podporovat školství, (d) nebo sociální služby, (e) kulturu atd. atd. (2) hledání souladu v rámci existujícího standardu mezi konkrétním zákazníkem a konkrétním poskytovatelem veřejné služby (například MHD, technické služby města, konkrétní škola atd.) v rámci finančních možností tohoto poskytovatele. 12

Principy 3: Partnerství, synergie - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 3 Partnerství, synergie (příležitosti, zlepšování) Uplatňování partnerství a hledání možností pro synergické efekty patří ke klíčovým principům. Přičemž synergie je vlastnost systému dosáhnout vyšší kvality, výkonnosti nebo nákladové efektivnosti, než je pouhý součet jednotlivých částí. Výsledkem synergie je synergický efekt, který je dodatečná (příznivá a přidaná) hodnota aktivit, činností či rozhodnutí. Synergie je vlastnost systému dosáhnout vyšší kvality, výkonnosti nebo nákladové efektivnosti, než je pouhý součet jednotlivých částí. Výsledkem synergie je synergický efekt, kterým je dodatečná (příznivá a přidaná) hodnota aktivit, činností či rozhodnutí. 13

Principy 4: Přijímání odpovědnosti- vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 4 Přijímání odpovědnosti Je nezbytné, aby všichni zúčastnění přijali odpovědnost za výsledky své práce (včetně odpovědnosti za budoucnost), která odpovídá jejich činnosti a pozici. Například starosta a vedení města zejména za udržitelný rozvoj města, účelnost veřejných služeb a výdajů, vedoucí úředníci za výkon činnosti ve svěřeném útvaru (zejména efektivnost, hospodárnost), úředníci a pracovníci za svoji práci (zejména efektivnost, hospodárnost). Audit: Č. Název Hodnocení na stupnici / komentář 1 Jsou obecně odpovědnosti v organizaci jednoznačně nastaveny u všech činností včetně odpovědností zástupců? 2 Jsou jasně definovány odpovědnosti ke svěřeným finančním či majetkovým hodnotám (např. hotovost v pokladně, skladovým zásobám), k vybavení atd.? 3 Jsou definovány odpovědnosti vedoucích zaměstnanců vůči jednotlivým cílům? 4 Jsou odpovědnosti za jednotlivé cíle města rozloženy mezi konkrétní politiky a dále na jednotlivé útvary či městské organizace a konkrétní zaměstnance? 5 Patří k povinnostem všech zaměstnanců chovat se hospodárně, účelně, odstraňovat plýtvání? 6 Je při rozhodování brán ohled také na dlouhodobé hledisko? 7 Bere se v úvahu také odpovědnost ke společnosti a životnímu prostředí? Σ Průměrná známka 1 – naprosto excelentní stav (mimořádný v rámci celé ČR), 2 – stav velmi dobrý (srovnatelný s nejlepšími v oboru), 3 – stav dobrý, 4 – stav dostatečný, 5 – stav nedostatečný. 14

Principy 5: Kompetentnost a výkonnost zaměstnanců - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 5 Kompetentnost a výkonnost zaměstnanců Úspěch města při dosahování cílů závisí na jejich vedení a zaměstnancích. Kompetentní (způsobilí), výkonní a motivovaní politici, vedoucí i ostatní zaměstnanci jsou základním předpokladem pro dosahování cílů v oblasti strategického řízení a plnění všech úkolů. Reálná kompetence (způsobilosti zaměstnanců) = jako jeden z předpokladů pro efektivní řízení úspor Znalosti (vědět jak) Praxe (zkušenosti, osobní prožitky) Schopnosti (dovednosti, talent – vrozené a rozvinuté) Charakter (svědomí, integrita atd.) Disciplína (návyk dělat to, co je třeba)  Elán (nadšení, ochota, zájem, přístup k práci atd.)  Potřebná oprávnění (osvědčení, licence, průkaz, diplom atd.) „Tvrdé“ kompetence „Formální“ kompetence „Měkké“ kompetence Kompetenční model 15

Princip 6: Zdravé finanční řízení - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 6 Zdravé finanční řízení Při zdravém finančním řízení je nezbytné zejména: Zajistit odpovědné financování – nežít na úkor budoucnosti. Usilovat a jít příkladem v dosahování efektivních úspor a odstraňování všech druhů plýtvání. Vytvořit systém řízení podporující účelnost, efektivnost a hospodárnost. Usilovat o minimalizaci rizik tak, aby současně snaha o minimalizaci rizik nebyla v rozporu s využíváním příležitostí, partnerství a synergie. Zajistit propojení rozpočtu (rozpočtového výhledu) a strategického plánu Pro město (kraj, stát) usilovat o rovnováhu mezi (a) tím, co město (kraj, stát) občanům a zákazníkům veřejných služeb poskytuje a mezi tím (b) co od občanů a daňových poplatníků dostává, (c) současně usilovat o to, aby tato rovnováha byla vnímána ze strany daňových poplatníků a občanů jako spravedlivá 16

Provázání se strategickým řízením Provázaní rozpočtu se strategickým řízením (zjednodušené zobrazení rozpočtu) VÝDAJE: PŘÍJMY: Provázání se strategickým řízením Běžné výdaje (platy; povinné pojistné; nákup zboží a materiálu; nákup energií; dopravní obslužnost; nákup služeb; výdaje na opravy a údržbu; dotace, příspěvky, dary; příspěvky přísp. organizacím; dotace veřejným rozpočtům; sankč. platby; úroky a fin. výdaje) Daňové příjmy (výlučné daně; sdílené daně; místní poplatky; správní poplatky) Nedaňové příjmy (příjmy z vlast. činnosti; příjmy z nájmu; odvody přísp. organizací; úroky; sankční platby; prodej neinvestič. majetku; splátky půjček) Kapitálové příjmy (prodej investičního majetku; prodej akcií a majetkových podílů) Dotace - nárokové - účelové (granty) Rozpočet Schodek/Přebytek Kapitálové výdaje (pořízení hmotného majetku; pořízení nehmotného majetku; nákup pozemků; akcie a majetkové podíly; dotace a příspěvky; investiční půjčky) Řeší se např. přijetím úvěru 17 17

Princip 7: Systémový přístup k řízení (např Princip 7: Systémový přístup k řízení (např. dle modelu „Dělat správné věci správně“) - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 7 Systémový přístup k řízení (např. dle modelu „Dělat správné věci správně“) Systém v práci vytváří úspory, chaos zvyšuje náklady. Systém umožňuje chápat vazby a souvislosti (systémové myšlení Město, kraj jsou složité systémy. Složité systémy vyžadují k efektivnímu strategickému řízení uplatňovat systémový přístup k řízení, který je někdy též nazýván „zdravý selský rozum“. U každé veřejné služby, investice či jiného veřejného výdaje by měla být vyhodnocena nejprve účelnost (odpovídá poslání a cílům?), efektivnost (je provedena optimalizace?) a pak hospodárnost (lze při stejných parametrech udělat levněji?). Současně je nezbytné orientovat se na dosahování efektivních úspor na straně jedné (tedy zlepšování finančních výsledků) a vytváření „štíhlé“ kultury organizace na straně druhé (tedy budování předpokladů či potenciálu pro úsporné chování). Jedním z možných přístupů je model „Dělat správné věci správně“, který odpovídá zásadám NPM a Smart Administration. 18

Dělat správné věci správně Týká se zejména účelnosti Týká se všech 3E, ale zejména hospodárnosti a efektivnosti Dělat (vybrat) správné věci (cíle) Správně je provádět Úspěch vyžaduje zvětšovat průnik – dělat správné věci správně a správně komunikovat Šipky naznačují tlak, který je vytvářen pomocí metod a přístupů Smart Administration Správně komunikovat Týká se zejména hodnoty pro zákazníka, občana, společnost - účelnost 19 19

Principy 8: Strategické řízení úspor, vyjasněné vyvážené cíle a orientace na jejich dosahování - vysvětlení Číslo Název Komentář Princip 6 Vyjasněné vyvážené cíle a orientace na jejich dosahování Tento princip zahrnuje sestavit soubor vyjasněných, vyvážených a měřitelných cílů, měřit nebo monitorovat výsledky a srovnávat je s cíli, vytvářet podmínky a předpoklady pro dosahování cílů: přijímat průběžně opatření, udělat z plnění cílů prioritu pro všechny zaměstnance, propojit plnění cílů s odměňováním, minimalizovat rizika, využívat příležitosti atd. Při efektivním dosahování úspor zahrnují cíle měření pokroku ve vztahu (a) k financování (např. úspory, zadluženost, náklady a výnosy na provedený úkon, atd.) a (b) k vytváření kultury „štíhlé“ organizace zaměřené na úspory a odstraňování plýtvání (počet námětů na úspory, odměny za úspory, energetické audity, výsledky auditu pracovišť, postup optimalizace atd.). 20

Metoda BSC nebo MbO 1. Perspektiva učení se a růstu STRATEGIE VIZE 4. Občanská (zákaznická) perspektiva Víme, co chtějí občané, co je pro ně důležité (hodnota pro zákazníka/občana)? Jaké mají potřeby a zda odpovídají našim možnostem? Co musíme změnit či udělat, aby byli spokojeni? Jak změnit náš dopad na prostředí a společnost? Cyklus změny (zlepšování) strategického řízení – ověření platnosti podmínek, na základě kterých byla vize a strategie stanoveny Co všechno se musíme naučit, jaké kompetence změnit a jaké technologie musíme získat, abychom to zvládli? Umíme reagovat na měnící se socioekonomické podmínky? Jaké změny zdrojů a financování musíme provést, abychom naplnili vizi, občané byli spokojeni a byly řešeny naše dopady na prostředí a společnost? Jakými procesy nebo jejich změnou zajistíme naplnění vize a strategie, spokojenost občanů, řešení vlivů na prostředí a společnost a dostatek zdrojů? 3. Finanční perspektiva (hospodaření a majetek) 2. Perspektiva interních procesů 1. Perspektiva učení se a růstu 21

Princip 9: Optimalizace (např. pomocí procesního přístupu) Číslo Název Komentář Princi p 9 Optimalizace (např. pomocí procesního přístupu) Veřejné služby a veřejné výdaje (a obecněji všechny činnosti) by měly být rozděleny do třech oblastí: (1) Ty, co poskytují výsledky odpovídající cílům a fungují optimálně. (2) Ty, co nefungují optimálně, nenesou očekávané výsledky, ale musí být např. v souladu s legislativou nebo dle požadavků zřizovatele zachovány, případně je poskytovat chceme (platí jen, pokud máme mandát o tom rozhodnout). Ty je nutné optimalizovat. (3) Ty, které nenesou výsledky odpovídají cílům, respektive výsledky nesou, ale cílům neodpovídají (tedy jsou z hlediska cílů neúčelné). Ty by měly být zastaveny. Optimalizaci je nutné dělat pomocí nejméně 3 kritérií: (a) kvalita pro zákazníka (standard služby), (b) výkony, (c) náklady. Běžně se k tomu ještě přidává (d) spokojenost zákazníků, (e) vliv na životní prostředí a společnost 22

Optimalizace – kritéria hodnocení Příklady vztahu Kritérium pro hodnocení veřejné služby kvalita výkony náklady (3 E) Ideální situace   Kladný vývoj 1 Kladný vývoj 2 Kladný vývoj 3  atd. mnoho dalších kombinací Negativní vývoj Nebo například Krize Druh trendu hodnoty kritéria:  hodnota roste,  hodnota výrazně roste, 0 neroste ani neklesá,  klesá + vliv na ŽP 23

Princip 10: Účelné nakládání s majetkem, řízení investic a projektů, veřejné zakázky Číslo Název Komentář Princi p 10 Účelné nakládání s majetkem, řízení investic a projektů, veřejné zakázky Nakládání s majetkem by mělo být v první řadě účelné – tedy, zda je jeho držení a způsob využívání pro naplňování cílů dnes i v budoucnosti potřebné. efektivní (zda proběhla optimalizace). hospodárné (zda např. správu či údržbu nelze dělat při zajištění všech parametrů levněji). U komerčně využívaného majetku je třeba se chovat podnikatelsky. Součástí principu je také řízení investic, transparentní zakázky a smysluplný dotační management. 24

Druhy investic a možnosti identifikace úspor Č. Druhy Popis či komentář z hlediska úspor 1 Návratné investice Jde o investice, u kterých je možné počítat návratnost a hlavní motivace pro tento druh investic jsou úspory. Jde například o zateplování budov. Z hlediska úspor jde o nejlepší kategorii. 2 Vynucené investice právními předpisy U řady investic není možné návratnost počítat, protože jsou vynuceny legislativními předpisy (hygienické, bezpečnostní, životní prostředí atd.). Například investice do školních jídelen z důvodu hygienických předpisů. 3 Reprodukce, modernizace majetku Jde o prostou obnovu nebo modernizaci v případech, kdy nejde o návratné investice a ani vynucené investice. Může jít například o obnovu vozového parku nebo investice do budovy školy, tělocvičny, úřadu atd., kde byla překročena její životnost. 4 Investice do základní infrastruktury Je podobné kategorii 3. Může jít o investice do plynofikace, odkanalizování, připojení vodovodu, cestní sítě atd. 5 Dotované investice Obvykle současně splňují podmínky některé z výše uvedených druhů. Financování je však u těchto investic z více zdrojů. U dotovaných investic je nezbytné podrobně prověřit, zda jsou dotace skutečně výhodné – zda nevyvolají další investice nebo nepřiměřené provozní náklady. 6 Ostatní investice Všechny ostatní druhy investic. Z hlediska úspor je tato kategorie nejrizikovější. 25

3. Metody a nástroje štíhlé administrativy 1. náměstek 26 26

Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ Principy a filosofie jako východisko pro „štíhlou administrativu“ a úspory Cíl Nástroje jsou použity pro odstranění plýtvání při respektování nebo zvyšování hodnoty pro zákazníky Principy Hodnota pro zákazníka a účelnost Odstranění 7+1 druh plýtvání (ztrát) Náklady ↓ Kvalita ↔↑ Výkony ↑ Řízení toku hodnot Týmová práce 5S a vizualizace Workshop Štíhlý layout (rozmístění prostor) Standardizo- vaná práce Nástroje štíhlé administrativy Efektivní řízení času a porad Procesy kvality 27

Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ nástrojů a technik „štíhlé administrativy“ štíhlé administrativy“ Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ Principy Štíhlá administrativa Náklady ↓ Kvalita ↑↔ Výkony ↑ Odstranit 7 + 1 druhů plýtvání (ztrát) 5S a vizualizace (Vizual Kaizen Office) Zlepšování procesů služby (Proces Kaizen Office) Optimalizace výstupu služby (Object Kaizen Office) 2 1 3 28

Příklad popisu v ziskovém sektoru Příklad popisu ve veřejné správě 7 + 1 druhů plýtvání Č. Druh plýtvání Příklad popisu v ziskovém sektoru Příklad popisu ve veřejné správě 1 Nadbytečná práce (Over-processing) Nadbytečná práce či zpracování - přidá se více hodnoty, než jakou zákazník vyžaduje. Neúčelnost - není jasné, jakou hodnotu občan, zákazník či společnost potřebují. Činnosti nevycházejí z poslání či legislativních úkolů. 2 Nad produkce (Over-production) Vyrábí (dělá) se více, než je potřeba. Zbytečná administrativní zátěž - postupuje se podle předpisů a legislativy, která je nadbytečná nebo neužitečná. Pracuje se na nesmyslných úkolech, nepotřebných činnostech. 3 Čekání (Waiting) Způsobeno nedostatky, špatnými postupy, prostoji. Čekání, Nevytíženost - nevytíženost zaměstnanců, prostoje špatnou organizací práce a špatným řízením. 4 Zásoby (Inventory) Produkty, materiál nebo informace čekající na zpracování. Nadbytečný materiál, vybavení, majetek, prostor a informace – vše, co je nepotřebné či předimenzované, špatné investice či nákupy. 5 Chyby (Defects) Stejnou činnost je nutné provést znovu. Chyby - stejnou činnost je nutné provést znovu, špatně zadané úkoly, nepromyšlené aktivity, nekoncepčnost, stále změny legislativy, neřeší se příčiny problémů. 6 Přemisťování (Transport) Nadbytečný přesun materiálu, lidí, informací z místa na místo. Nadbytečné přesuny - nadbytečný přesun, lidí, informací z místa na místo, z budovy do budovy. 7 Pohyb (Motion) Zbytečné pohyby, špatná ergonomie pracoviště. Zbytečné pohyby, nepořádek - Zbytečné pohyby, špatná ergonomie či neuklizenost pracoviště. Jako osmý druh plýtvání se uvádí plýtvání kreativitou lidí, příležitostmi a místními podmínkami. 29

Audit: neúčelnost (nadbytečná práce) Příklady příčin nebo projevů plýtvání (ztrát) Příklady opatření kromě „auditu ztrát“ Neúčelnost (nadbytečná práce) (1) Z hlediska hodnoty pro zákazníka / občana (či vlivu na společnost nebo ŽP) : (a) není jasné, jakou hodnotu občan, zákazník či společnost skutečně potřebují či zda veřejná správa poskytuje služby ve větším rozsahu či kvalitě než je občany vyžadováno, (c) usiluje se o maximalizaci místo optimalizace. (a) Mapování toku hodnoty (kap. 7.3) (b) Pravidelné zjišťování očekávání a potřeb zákazníků veřejných služeb, občanů atd. (c) Provádění optimalizace činností s využitím např. benchmarkingu. (2) Pracuje se na činnostech, které nevycházejí z poslání (ze zákona, dáno zřizovatelem), legislativních úkolů nebo z nich odvozených cílů. Případně jsou cíle stanoveny neměřitelně (a) Prověření návaznosti na poslání, legislativní úkoly a cíle. (b) Prověření adekvátnosti cílů dle pravidla SMARTi, využití benchmarkingu (3) Použití prostředků k jinému účelu, než byly určeny. V řadě případů zde jde o porušení rozpočtové kázně, ale rozhodně ne vždy. Jako příklad uvádíme záležitost běžnou u krajských a městských úřadů – dofinancování přeneseného výkonu státní správy (a) Skutečně fungující systém předběžné, průběžné a následné kontroly. (b) Analýza a vyhodnocení uvedeného příkladu a jim podobným. (4) Jednotlivé veřejné služby či aktivity posuzováno odděleně od ostatních se jeví jako účelné. V součtu však převyšují možnosti rozpočtu organizace. (a) Posuzování všech činností v globále nejen separátně; provedení optimalizace. (b) Využití benchmarkingu. (c) Využití analýzy nákladů a užitků (5) Neúčelnost způsobená korupcí, například: (a) nepotřebné nebo z hlediska hodnoty pro zákazníka „předimenzované“ či předražené zakázky. (b) nepotřebné pracovní pozice pro zaměstnávání politických podporovatelů, přátel. (a) Přijmout principy a sdílet je (b) Prověřovat při zakázkách „hodnotu pro zákazníka“ a účelnost (c) Stanovit jasná pravidla pro zadávání, zveřejňovat informace o zakázkách. 30

4. Dotační příležitosti pro města 1. náměstek 31 31

Návrh zaměření rozvojových priorit pro čerpání fondů EU po roce 2013 Usnesení vlády č. 650/2011 = rozvojové priority zvýšení konkurenceschopnosti ekonomiky rozvoj páteřní infrastruktury zvyšování kvality a efektivity veřejné správy podpora sociálního začleňování, boje s chudobou a systému péče o zdraví integrovaný rozvoj území

Základní úvaha pro projekty OP LZZ

Procesní model strategického řízení  Přijetí rozhodnutí a vytvoření podmínek pro jeho realizaci: Výstup: schválení projektového rámce  Provedení analýzy: Výstup: Analytická část strategického plánu (≈ profil obce)  Správná komunikace, sdílení strategie a respektování principů: Výstup: Např. komunikační plán, audit principů řízení  Realizace strategického plánu, kontrola, jeho hodnocení: Výstup: Realizované projekty, naplněné cíle, pravidelné zprávy o naplňování plánu  Ověření trvalého zavedení a změny plánu (opakování cyklu): Výstup: Ověření trvalého zavedení, změny a nový cyklus  Vytvoření systému strategického řízení (zavedení implementačních pravidel): Výstup: Schválení strategického plánu včetně implementačních pravidel  Plánování strategie (vize, cílů, indikátorů, finančních a časových rámců): pro dlouhodobý strategický plán Výstup: Návrhová část strategického plánu nebo/a pro akční plány Výstup: Střednědobé či roční plány, tematické (koncepční) dokumenty 34 Zdroj: NSZM

Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Ing. David Koppitz Rekapitulace a závěr Témata prezentace: 1. Úvod a vymezení problému 2. Principy a audit principů 3. Metody a nástroje štíhlé administrativy Chang a Morgan (2000) ve své knize Performance Scorecard hovoří o 3 typech manažerů: Ti, kteří znají skóre a vědí, že vítězí Ti, kteří znají skóre a vědí, že prohrávají Ti, kteří skóre neznají Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Ing. David Koppitz milan.pucek@seznam.cz david.koppitz@mepco.cz Děkujeme všem statečným politikům a zaměstnancům veřejné správy, kteří bez ohledu na své nepohodlí každodenně usilují o to, aby „správné věci dělali správě“. 35