basic cooking příkladová studie manažerského řešení projektu TACE (Divadelní architektura ve střední Evropě)

program: I.příprava projektu II.grantová žádost III.finanční řízení IV.zprávy pro EACEA

I.příprava projektu / práce na koncepci 1.obsah projektu 2.cílová skupina 3.partneři 4.financování 5.mateřská organizace 6.časové plánování

I.1 příprava projektu – OBSAH originalita, inovace dotýká se horizontálních témat (sociální inkluze, multikulturalita, rovné příležitosti, kulturní rozmanitost, „evropská přidaná hodnota“) rozvíjí dosavadní aktivity mateřské organizace networking, společná tvorba, nadnárodní přístup, sdílení, mobilita 1.identita středoevropského regionu 2.kulturní dědictví (památková péče) 3.architektura a živé umění ve vzájemném vztahu 4.divadelně vědný teoretický průzkum

I.2 příprava projektu – CÍLOVÁ SKUPINA relevantní (vzhledem k obsahu projektu a jeho plánovaným zdrojům financování) jasně vymezená (velikost, věkové rozmezí, sociální postavení) zmapovaná (marketingový výzkum) divadelní vědci, architekti, teoretici, urbanisté studenti architektury, kunsthistorie, divadelní vědy široká veřejnost se zájmem o architekturu či divadlo

I.3 příprava projektu – PARTNEŘI koorganizátoři příbuzná činnost (know-how) schopnost kofinancování a překlenutí mezery v cash-flow partnerské instituce – univerzity, knihovny, archivy, vzdělávací centra, NNO atp. mediální partneři Divadelní ústavy a muzea (dlouhodobá spolupráce) z Polska, Slovenska, Slovinska a Maďarska veřejnoprávní instituce knihovny, archivy, muzea, NNO ze všech zemí (příklad CCEA)

I.4 příprava projektu – FINANCOVÁNÍ státní, krajské a městské granty (s předstihem odhadnout kolik je možné získat) nadace a fondy (Visegrád, Život umělce, Vize97, Český literární fond…) zastupitelské úřady (ambasády), zahraniční kulturní centra a instituty sponzoring o sponzorská nabídka (při realizaci nekončit u financí, pokračovat barterem) o nejen propagace, ale i například mecenášský program

I.4 příprava projektu – FINANCOVÁNÍ EU – 60% Ministerstva kultury a školství – 25% Mezinárodní Visegrádský Fond – 5% municipality – 2% vlastní vklad – 8%

I.5 příprava projektu – MATEŘSKÁ ORGANIZACE dostatečná finanční kapacita (financial_capacity_cs.doc)financial_capacity_cs.doc schopnost překonat mezeru cash-flow, schopnost dofinancování projektu audit, pružná a výkonná administrativa (právnická a ekonomická podpora) veřejnoprávní instituce (zřizovaná municipalitou, či státem)

I.6 příprava projektu – ČASOVÉ PLÁNOVÁNÍ plánovat na několika úrovních plán přípravy, realizace a zakončení projektu harmonogram aktivit projektu harmonogram přípravy každé z aktivit produkční plán a rozpočet začít minimálně 1 – 1,5 roku před realizací! 2005, 2006 – projekt vytvořen – základem grantová žádost Culture zprvu neúspěch 2007 pak ale obdržel grant 2007 podpis smlouvy s EACEA na konci roku, 2008 začátek realizace v únoru (oproti původnímu říjnu 2006 – projekt se tím „vmezeřil“ mezi dvě PQ)

II. grantová žádost texty o autorství či přinejmenším supervize o hlavního koordinátora / vedoucího projektu o konzultace s CCP o korektura AJ rozpočet o struktura rozpočtu pro žádost a jeho příprava – intenzivní komunikace s partnery o pracovní rozpočtová tabulka – TACE PŘÍKLAD (_Budget_TACE_-_ACTUAL_complete.xls(_Budget_TACE_-_ACTUAL_complete.xls) o grantová struktura rozpočtu – TACE PŘÍKLAD (BUDGET_FORM_NEW.xls)BUDGET_FORM_NEW.xls konzultace s odborníkem (CCP, zkušený projektový manažer)

III. finanční řízení virtual office – CAPSA, google docs,... zodpovědnost a pravomoci – vedoucí projektu vs. partneři mechanismus vyúčtování a zpětných náhrad v rámci projektu – TACE PŘÍKLAD (TACE Manual forTACE Manual for invoices and bills handling.docinvoices and bills handling.doc) plánovaný rozpočet – TACE PŘÍKLAD (_Budget_TACE_-_ACTUAL_complete.xls – viz nahoře) reálný sledovací rozpočet – TACE PŘÍKLAD (ACTUAL EXPENDITURE.xls)ACTUAL EXPENDITURE.xls cash-flow (částka grantu rozdělena do tří plateb: 50%, 30% po průběžné zpr. a 20% po závěrečné zprávy) integrace do běžného finančního chodu mateřské organizace

IV. zprávy pro EU (EACEA) finanční zpráva – TACE PŘÍKLAD (TACE InterimTACE Interim FINANCIAL REPORT 2.pdfFINANCIAL REPORT 2.pdf) rozpočet v původní struktuře dodržování rozpočtových kapitol pravidlo 10% přesunu z kapitoly do kapitoly, 20% administrativních nákladů a 7% nepřímých nákladů list of invoices – TACE PŘÍKLAD (List of InvoicesList of Invoices 5.xls5.xls) výsledky projektu (publikace, filmy atp.), PR materiály

jan K. rolník