Nákup Ivan Gros ivan.gros@vscht.cz

„Není jednoduché vyzkoumat, proč jinak inteligentní obchodníci nedokážou stejně dobře nakupovat, jako prodávat. Nakupování se nepovažuje za něco skvělého; skutečnost, že jste podniku ušetřili nějaké peníze se nevyrovná slávě, se kterou se peníze vydělávají- ačkoliv špatný nákup ovlivní zisk někdy více, než úspěšný prodej“ Marc.H. Mc Cormac:Co nás ještě na Harvardu nenaučí

Dodavatelé výrobků a služeb Výrobce finálních výrobků nákup Konečný zákazník Nákup je soubor řídících a fysických činností, jejichž cílem je zabezpečit veškeré činnosti organizace požadovaným sortimentem výrobků a služeb v požadované kvalitě, v požadovaný čas a na požadované místo v souladu s plněním požadavků zákazníků firmy tak, aby dosažení tohoto cíle vedlo k ekonomickým nákladům B2B

Význam nákupu v řízení a vliv na efektivnost podnikání Nákupní strategie rozhoduje o partnerech v logistickém řetězci Nákup výrazně ovlivňuje celkové náklady na činnost organizace, zejména náklady na materiál, energie a služby Prostředky je třeba vynakládat i na vlastní nákupní proces, máme na mysli náklady na provoz nákupních oddělení, náklady spojené s komunikací s dodavateli apod., Nákupní rozhodování působí na výši zásob a nákladů na jejich udržování Špatná nákupní rozhodnutí vyvolávají vícenáklady spojené s použitím nevhodně nakupovaných výrobků a služeb.

Příčiny růstu významu nákupu v řízení podniků B2B zákazníci Důvody Outsourcing Stále užší specializace Zeštíhlování podnikových procesů T typy výroby V1 V2 V3 V4 V5 …… výrobky ……….. Vk-1 Vk Montáž B2B dodavatelé komponent P1 P2 P3 B2B dodavatelé dílů, Vlastní výroba polotovarů, dílů …polotovary… B2B dodavatelé surovin 60 až 80% podíl nakupovaných výrobků a služeb na celkových nákladech

Typy nákupních situací běžné, opakované nákupy typické už vybraným dodavatelem se kterým je obvykle uzavřena dlouhodobá smlouva a kde jde v podstatě jen o vystavování operativních, standardních objednávek modifikované nákupy, ke kterým dochází při změnách požadavků organizace např. na kvalitu dodávaných výrobků, na poskytované dodavatelské služby, balení apod. kdy může dojít i k případnému výběru nového dodavatele a nové (první) nákupy vyvolané novými požadavky organizace, kdy je třeba rozhodnout o druhu výrobku, novém dodavateli apod.

Nakupované položky - klasifikace A. Klasifikace podle druhu nakupovaných položek Nakupované zboží Příklady Charakteristika Specifika Suroviny Uhlí, rudy, dřevo, rudy, ropa, zemní plyn, zemědělské produkty Produkty těžařských společností, zemědělských podniků, minimální technologická úprava Objemné výrobky, vysoké náklady na dopravu, manipulaci, skladování Materiály, energie Plasty, celulóza, pohonné hmoty, hutní materiály, základní chemikálie, kovy, elektřina, mouka… Zpracované suroviny na materiály, energie, vhodné pro výrobu konečných výrobků Často komoditní zboží, zboží stejné kvality a určení, dodává více výrobců

A. Klasifikace podle druhu nakupovaných položek Nakupované zboží Příklady Charakteristika Specifika Díly, montážní skupiny, polotovary Motory, ventily, integrované obvody, barvářské polotovary, ovocné koncentráty, pečící přípravky … Výrobky určené - k přímé montáži, komponenty do směsných finálních výrobků Nevyžadují další zpracování Zařízení, investiční celky Stroje, výrobní linky, počítače, dopravní prostředky, výrobny Prostředky vkládané do stálých aktiv nutných pro výrobní a ostatní podnikatelskou činnost Finančně náročné, rizikové nákupy

A. Klasifikace podle druhu nakupovaných položek Nakupované zboží Příklady Charakteristika Specifika Pomocné, režijní materiály Kancelářské potřeby, maziva, filtrační materiály, bělící hlinky… Materiály, výrobky používané pro administra-tivu, opravy, realizaci technologických operací Zboží široce používané, široká nabídka, snadná dostupnost Služby Nakupované služby pro výrobní a ostatní činnost Údržbářské práce, přepravní služby, marketingový výzkum, projektové služby, logistické služb Trvale rostoucí nabídka, obtížně specifikovatelné produkty

B. Klasifikace podle vlivu na výdaje firmy – ABC analýza Aplikace známého Paterova pravidla Podle něho by mělo v nákupu např. platit, že cca 80% nákladů na nákup tvoří cca 20% z celkového počtu položek, nebo 80% položek dodává zhruba 20% z celkového počtu dodavatelů.

c – cena č.p.- číslo oleje q – množství B. Klasifikace podle vlivu na výdaje firmy – ABC analýza příklad maziva c – cena č.p.- číslo oleje q – množství č.p. q c C 1 123 34 11 345 2300 21 987 350 30 231 46 2 56 1200 12 450 22 31 9243 3 3452 200 13 8 4500 23 378 32 256 711 4 98 340 14 743 24 578 33 91 89 5 302 35 15 45 25 801 601 201 300 6 10 2350 16 37 87 26 36 78 7 17 2003 67 27 81 890 2888 20 234 2340 18 432 453 28 531 99 9 41 19 29 12300 38 1100 2000 478  

(1) (2) (3) (4) (5) 31 4159350 51 3 6 23500 8090670 99 53 11 793500 4952850 60 5 24 18496 8109166 55 690400 5643250 69 8 28 16992 8126158 58 547560 6190810 75 30 10626 8136784 61 25 481401 6672211 81 13 10570 8147354 63 21 345450 7017661 85 16 10 10000 8157354 66 18 195696 7213357 88 33 8099 8165453 68 32 182016 7395373 90 23 7938 8173391 100 71 17 134201 7529574 92 35 6084 8179475 74 29 110700 7640274 93 26 12 4950 8184425 76 27 72090 7712364 94 20 4780 8189205 79 2 67200 7779564 95 1 4182 8193387 82 34 60300 7839864 96 9 4018 8197405 84 36 57760 7897624 37 3219 8200624 87 44550 7942174 97 39 7 2520 8203144 89 36000 7978174 42 15 8205664 4 33320 8011494 98 45 2016 8207680 38 31900 8043394 47 19 736 8208416 14 23776 8067170 50 22 374 8208790 (1) číslo oleje (2) hodnota v Kč (3) kumulované hodnoty (4) % z celkových výdajů (5) % z celkového počtu

Nakupovaná maziva tvoří 3 skupiny: A, které vyžadují vynaložení 81% nákladů a kterých je pouze 13% z celkového počtu 38, konkrétně 5 položek 31, 3, 11, 8, a 25. B, tvořenou dalšími 32 - 13 = 19% položkami na jejichž nákup bylo vynaloženo 95 – 81 = 6% nákladů, 6 položek 21,18,32,17,29,27, a 2, a konečně C, kde zůstalo zbývajících 100 – 32 = 68% položek které si vyžádaly 100 - 95 = 5% nákladů

Kategorii B 1x za měsíc – počet objednávek 3 . 12 = 36 Využití výsledků ABC analýzy pro diferencovanou strategii objednávání výrobků Distributor objednává u výrobce 1x měsíčně 30 druhů výrobků, tedy ročně vystavuje 12 . 30 = 360 objednávek. Nakupuje celkem za 80103 tis.Kč ročně. Při objednacích nákladech ca 1000.-Kč/1 objednávku a nákladech na udržování zásob 20% z průměrné roční zásoby činí celkové náklady 360 . 1000 + 0,2 . 80103000/12 . 2 = 1027525 Kč Výsledky ABC analýzy: kategorie A 16 % výrobků ( 5 výrobků) s obratem 66 410 000.-Kč, kategorie B 11 % (3 výrobky) s obratem 9 342 000.-Kč a kategorie C 73 % výrobků (22 výrobků) s obratem 4 351 000.-Kč Návrh strategie: Kategorii B 1x za měsíc – počet objednávek 3 . 12 = 36 Kategorii C 1x za čtvrtletí – počet objednávek 22 . 4 = 88 Kategorii A objednávat 1x za 14 dnů – počet objednávek 5.52/2 = 130 Výpočet nákladů: A 130 . 1000 + 0,2 . 6641000/26 . 2 = 385 400.-Kč B 36 . 1000 + 0,2 . 9342000/12 . 2 = 113 800.-Kč celkem 696 000.- Kč C 88 . 1000 + 0,2 . 4351000/4 . 2 = 196 800.- Kč Celková úspora: 1 027 525 – 696 000 = 331 525.-Kč

C. Klasifikace podle významu pro realizaci podnikání firmy Dvě skupiny I a II: I Položky jejichž nedostatek přímo ohrožuje nebo zcela znemožňuje realizaci plánu, znamená vysoké ztráty na tržbách, obvykle tyto položky spadají do kategorie A, ale může jít i o materiály které netvoří významný podíl nákladů na nákup (skupina B, případně C). Patří sem zejména základní suroviny a materiály – mlékárna musí omezovat výrobu při nedostatku mléka, nábytkářská firma nemůže vyrábět při nedostatku dřevotřískových desek apod. Výrobu však může omezit i nedostatek obalových materiálů, některých pomocných látek II Položky jichž nedostatek neohrožuje významně hlavní činnosti firmy. Lze sem zařadit velké množství režijních materiálů, kancelářské potřeby, úklidové materiály atd. Patří sem i takové, které lze nahradit jinými, kterých je na trhu dostatek.

D. Klasifikace podle charakteru spotřeby a přesnosti předpovědi X položky s velmi pravidelnou spotřebou v čase a množství, položky které jsou nakupovány ve velkých množstvích, která lze s vysokou spolehlivostí předpovědět Y kam zařazujeme položky u kterých dochází k výkyvům spotřeby v čase i množství, ale lze je s jistou pravděpodobností předpovědět Z položky s velmi nepravidelnou spotřebou v čase i množství, jejichž předpověď je velmi obtížná

E. klasifikace podle vlivu na jakost výrobků firmy J1 položky jejichž parametry mají mimořádný vliv na jakost výrobků, např. obsah některých složek zpracovávané suroviny, zejména obsah příměsí. Mnohdy je jakost položky prioritním ukazatelem při výběru dodavatele i za cenu vyšších nákladů Příklady : Obsah antimonu a vápníku v olovu ovlivňuje nejen kvalitu vyrobených akumulátorů, ale i možnost využívat progresivní technologie jejich výroby s vysokou produktivitou práce a nižší specifickou spotřebou suroviny Z  řepkového oleje, vyrobeného z řepkového semene se špatným stupněm zralosti, nelze ani úpravou technologie vyrobit ztužený tuk prvotřídní jakosti

J2 položky se standardním vlivem na jakost výrobků J2 položky se standardním vlivem na jakost výrobků. Kvalitativní parametry zpracovávaných položek mohou mít např. jisté toleranční rozpětí jakostního parametru nebo nějakou horní, nebo dolní mez, jejichž dodržení umožňuje jejich zpracování danou technologií bez zásadního, pro zákazníka nepřijatelného vlivu na jakost konečného výrobku. Příklady : Pevná paliva, která lze zpracovat v energetickém zařízení s velkým tolerančním rozpětí kvalitativního parametru bez vlivu na jakost např.energetické páry. Kvalita suroviny ale ovlivňuje např. energetickou účinnost procesu a tím i výrobní náklady. Protože růst nákladů nad nějakou mez je už neúnosný, lze najít toleranční meze kvality i v takových případech J3 Konečně jsou nakupovány výrobky jejichž kvalita jen málo, nebo vůbec neovlivňuje kvalitu konečných výrobků firmy. Příklady : Lze sem zařadit některé pomocné materiály, položky nakupované pro administrativní útvary apod.

E. klasifikace podle situace na průmyslovém trhu N>P kdy na trhu existuje převaha nabídky N nad poptávkou P, požadované položky nabízí velké množství výrobců a distributorů P>N charakteristickou omezeným počtem dodavatelů, převahou poptávky nad nabídkou

Velký počet dodavatelů Nízký počet dodavatelů F. klasifikace podle situace na průmyslovém trhu, charakteru spotřeby a přesnosti její předpovědi Vysoká nabídka na trhu Velký počet dodavatelů Převis nabídky nad poptávkou N>P Omezená nabídka Nízký počet dodavatelů Převis poptávky nad nabídkou P>N Položky nakupované ve velkých množstvích, vysoké ztráty při jejich nedostatku, relativně stabilní charakter potřeby X,Y SUBSTITUČNÍ POLOŽKY STRATEGICKÉ POLOŽKY Ostatní položky nakupované v menších množstvích, proměnlivá potřeba, nízké dopady z nedostatku na hospodaření firmy Y,Z BEZPROBLÉMOVÉ ÚZKOPROFILOVÉ POLOŽKY

Nákupní skupina (centrum) Výrobní útvary Výzkum, vývoj Modifikace požadavků na nákup, formulace nových požadavků… Finanční nároky, limit zásob, termíny, finanční závazky vůči dodavatelům.. Finanční útvary Specifikace požadavků na množství, dodací termíny, balení, frekvenci dodávek…. Kvalitativní přejímka, metody měření, specifikace požadavků na jakost, audity… Sledování nákladů na nákup ABC analýza logistických činností Útvar řízení jakosti Controlling Nákup Realizace dodávek, manipulace ve firmě…. Logistika Bezpečnost práce, životní prostředí Specifikace požadavků na bezpečnost práce (dodávky strojů), živ.prostředí …. Hospodářské smlouvy, reklamační řízení…. Průzkum B2B trhu dodavatelů…. Marketing Informační systém Informační podpora výběru dodavatelů, nákupní portály, internetové tržnice… Právní útvar

Pochopení role, kterou hrají účastníci nákupního procesu Ovlivňovatel Navrhovatel Iniciátor Rozhodovatel Uživatel Koordinátor

Metodologie nákupu Snaha o vnesení určitého řádu do nákupního procesu ! Dva hlavní důvody: mít možnost zpětně hodnotit realizovaná nákupní rozhodnutí a poučit se z případných neúspěchů, zajistit maximální objektivitu rozhodování o nákupu. Příklady, kdy se nepodařilo izolovat nákup od negativně subjektivně ovlivněných rozhodnutí lze najít v řadě organizací.

Struktura nákupního procesu 1 Stanovení potřeb organizace -požadavky mnoha útvarů -pestrá paleta výrobků, služeb -krytí různých potřeb (výrobní, nevýrobní potřeba) - odlišné časové rozložení potřeb POTŘEBY 2 Určení druhu a kvality výrobků pro krytí potřeb -co nejširší výběrová základna -1.specifikace požadavků na kvalitu výrobků, služeb -odhad nákladnosti nákupu ZDROJE 3 Detailní specifikace potřeb -2.specifikace požadavků na kvalitu, dodací podmínky … SNÍŽENÍ POČTU VARIANT 4 Identifikace množiny možných dodavatelů firmy - nabídkové řízení MNOŽINA DODAVATELŮ 5 Analýza nabídek -stanovení výběrových kritérií -ověřování údajů z nabídek -sběr dodatečných informací, referencí SBĚR INFORMACÍ 6 Výběr dodavatelů - vícekriteriální rozhodování VÝBĚR DODAVATELE 7 Uzavření smlouvy -kvalita, přejímka – cena - dodací podmínky -reklamace SMLOUVA 8 Hodnocení dodavatelů Trvalé hodnocení dodavatelů, jejich klasifikace KONTROLA