Benefit7+ - vyplňování Monitorovacích zpráv (MZ) se žádostí o platbu a Monitorovacích hlášení (MH) Ústí nad Labem, 12.6.2014 Bc. Miroslava Štefanová

Základní dokumenty Příručka pro příjemce – část 3, Monitoring projektu Příloha Příručky pro příjemce č. 14 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádost o platbu Příloha Příručky pro příjemce č. 5 Monitorovací hlášení - jen v případě, pokud není funkční systém Benefit 7 Příloha Příručky pro příjemce č. 6 Monitorovací zpráva - jen v případě, pokud není funkční systém Benefit 7 Příloha Příručky pro příjemce č. 3 Žádost o platbu - jen v případě, pokud není funkční systém Benefit 7

Vyplnění a podání Monitorovacích zpráv a hlášení MZ/MH se předkládá v termínech automaticky nastavených a generovaných v IS BENEFIT7+ V záložce Harmonogram MZ se příjemci zobrazí harmonogram Monitorovacích zpráv na celý projekt. Je možné provést aktualizaci harmonogramu

Konto žádostí Vybereme příslušný projekt z konta žádostí.

Harmonogram MZ Tlačítkem načíst harmonogram je možné jej aktualizovat Na záložce Harmonogram se zobrazí harmonogram Monitorovacích zpráv na celý projekt.

Konto žádostí Založte novou Monitorovací zprávu, vygeneruje se hash, stav nové zprávy bude „založený“ Pokud máme schválenou předchozí zprávu, můžeme založit novou MZ/MH. V případě rozpracované MZ/MH označíme příslušnou zprávu a vstoupíme do ní.

Rozpočet projektu Novou MZ/MH lze zakládat až po schválení předchozí MZ/MH řídícím orgánem. Pokud příjemce žádá ŘO o úpravu rozpočtu, nesmí mít v dané době rozpracovanou MZ/MH. Po rozkliknutí založeného záznamu MZ/MH dojde k zaktivnění tlačítek Načíst data z IS Monit7+ a po uložení záznamu se načtou další tlačítka Načíst rozpočet projektu z IS Monit 7+ a Načíst vybrané datové oblasti z Monit7+

Monitorovací zpráva/Monitorovací hlášení hlášení Načíst data z Monit7 + Uložit Načíst rozpočet projektu z Monit7 + Vyplnit datum předpokládaného předložení Zmáčknete záložku Monitorovací zpráva, následně založit novou monitorovací zprávu. Vygeneruje se nová monitorovací zpráva ve stavu Založená.

Realizace a změny projektu Příjemce uvede popis dosud provedených prací na projektu V popisu uskutečněných kontrol uvést všechny kontroly na místě, které byly na projektu provedeny ve sledovaném období.

Realizace a změny projektu Vyplnit pole Datum oznámení na ŘO a Popis změn v projektu V dolní části uvede příjemce popis změny v projektu schválené ŘO. Zároveň uživatel uvádí Datum oznámení změn na ŘO. Tímto datem je myšlen den, kdy byla ŘO oznámena změna v projektu.

Indikátory projektu Doplnit pole Dosažená hodnota a datum dosažené hodnoty Nepovinně možno doplnit do pole Aktuální stav doplňující informace, vše uložit.

Dodavatelé pro VŘ Dodavatelé se zadávají pouze v případě ukončeného či nenaplněného výběrového řízení. V případě, že je zakázka vysoutěžena sdružením dodavatelů, uvede se hlavní zastřešující dodavatel a ostatní se uvedou do pole Popis v záložce Výběrová řízení. Zadáte v případě tuzemského dodavatele Stát dodavatele Česko, zadáte IČ a provedete validaci na ARES tlačítkem Validace ARES.

Dodavatelé pro VŘ U zahraničního dodavatele vyberete Stát dodavatele a zadáte VAT (DIČ), dále pak adresu dodavatele.

Výběrová řízení Zde zaznamenáváme všechny změny, které proběhly ve sledovaném období. Na záložce jsou automaticky načtena všechny výběrová řízení z IS Monit 7+, dále může uživatel přidat nový záznam tlačítkem Nový záznam a přidat nové výběrové řízení. Žádná dříve založená výběrová řízení nelze mazat, lze pouze měnit jejich stav. (naplánováno, zahájeno, ukončeno, nenaplněno a zrušeno).Ze stavu ukončeno či zrušeno nelze již přejít na stav naplánováno. Smazat záznam slouží k opravě údajů v nově založených VŘ. Pole Vyplňované údaje obsahuje následující výběr: výběrová řízení, rámcová smlouva, minitendr, soutěž o návrh, koncesní řízení a koncesní dialog. Možno upravovat všechna žlutá políčka. V případě podepsání dodatku s dodavatelem, zaklikněte check box Byl podepsán Dodatek s dodavatelem.

Detaily VŘ Zde příjemce přiřadí Dodavatele VŘ k ukončeným nebo nenaplněným VŘ (pomocí šipek) Vyplníte pole Nasmlouvaná cena za dodavatele v Kč bez DPH, u jednoho dodavatele je částka zadána automaticky, v případě více dodavatelů je třeba zadat částky ručně.

Detaily VŘ V případě podepsání dodatku s dodavatelem, uvedete datum podpisu dodatku v Kč bez DPH a popis změn řešených dodatkem.

Rovné příležitosti Příjemce aktualizuje údaje o Rovných příležitostech V poli jsou automaticky načteny všechny vybrané položky Rovných příležitostí z IS Monit7+, které jste si vybrali v žádosti o dotaci. Aktualizujte pole Uskutečněná opatření pro zajištění vlivu na rovné příležitosti v období sledovaném v této MZ.

Publicita Možnost aktualizace Uskutečněných opatření v období sledovaném v této MZ

Environmentální kritéria Na záložce automaticky načteny všechny vybrané položky Environmentálních kritérií z IS Monit7+ Příjemce aktualizuje údaje za uplynulé období Lze aktualizovat pouze pole Popis plnění kritéria v období sledovaném v této monitorovací zprávě a Dosaženou hodnotu ve sledovaném období v této monitorovací zprávě.

Etapy Pro zobrazení rozpočtu etap zadejte Načíst rozpočet projektu z Monit7+ a následně uložit Rozpočet etapy již schválené je nepřístupný k editaci. V monitorovací zprávě máte možnost upravovat rozpočet etap, které nebyly již schváleny ve sloupci realizovaný výdaj tam, kde je položka označena zeleným zakrtávátkem.

Rozpočet etap Pro snadnější práci s rozpočtem si můžete přepnou do přímého editačního zobrazení rozpočtu tlačítkem Editovat vše, po úpravě rozpočtu je nutné rozpočet uložit tlačítkem Potvrdit editaci Uživatel může měnit i rozpočet budoucích etap. Rozpočet etapy již schválené je nepřístupný k editaci. V monitorovací zprávě máte možnost upravovat rozpočet etap, které nebyly již schváleny ve sloupci realizovaný výdaj tam, kde je položka označena zeleným zaškrtávátkem. š

Rozpočet projektu Na záložce se zobrazí poslední aktuální rozpočet celého projektu

Přehled financování projektu Provedete rozpad financování tlačítkem Rozpad financí Po provedení rozpadu budou načteny do položek aktuální částky z rozpočtu projektu. Pro monitorovací hlášení je záložka nerelevantní – neprovádějte.

Finanční plán Tlačítko Aktualizovat finanční plán se využívá pro aktualizaci částky dotace podle rozpočtu etapy ze sloupce Plánovaný výdaj (původní rozpočet dle IS Monit7+.) Na základě změny rozpočtu etapy se automaticky zaktualizuje Částka dotace a pole Z toho neinvestiční dle rozpočtu ve sloupci Realizovaný výdaj. Pole datum předpokládaného předložení žádosti o platbu není editovatelné pro aktuálně zpracovávanou etapu. Datum se musí rovnat či být vyšší než Datum ukončení etapy (u víceetapových projektu) a rovnat se či být nižší než částka v poli Dotace z rozpočtu RR na záložce Přehled financování projektu. Pro monitorovací hlášení je záložka nerelevantní – data nepřepisovat.

Prioritní témata Můžete aktualizovat pole Stav ke sledovanému období, při změně rozpočtu, musí se Stav ke sledovanému období rovnat částce v poli Dotace projektu – z toho EU.U více prioritních témat zadáváte částky dotace ručně. Příjemce nemůže přidávat nebo odebírat položky, může pouze aktualizovat pole Stav ke sledovanému období. Pokud se změní rozpočet, je nutné, aby se Stav ke sledovanému období rovnal částce v poli Dotace projektu – Z toho EU (záložka Přehled financování projektu).Pokud je zadané pouze jedno prioritní téma, zmáčknutím tlačítka Doplnit částku EU se částka Dotace EU doplní, pokud je zadaných více prioritních témat, částku nelze doplnit automaticky, je nutné částku ke každému prioritnímu tématu zadá ručně. Pro monitorovací hlášení není tato záložka relevantní – data nepřepisujte.

Přílohy Monitorovací zprávy/Hlášení Záložka obsahuje seznam příloh daného projektu Kliknout na předem definovanou přílohu projektu v modrém poli Název Doplnit povinný údaj – Počet listů, Počet vyhotovení Zatrhnout pole Doložena, uložit Do pole popis může žadatel vypsat doplňující informace a prostřednictví pole Příloha doložit přílohu v elektronické podobě a stisknout tlačítko Uložit.

Čestná prohlášení Na této stránce příjemce potvrdí čestná prohlášení a souhlas s nimi

Finalizace monitorovací zprávy Pokud jsou všechny údaje vyplněny, uživatel provede kontrolu správnosti dat stiskem tlačítka Kontrola v levém sloupci. Pokud je kontrola v pořádku, stiskem tlačítka Finalizace se MZ/MH uzamkne Finalizace monitorovací zprávy musí proběhnout po ukončení sledovaného období ( Datum finalizace musí být pozdější než je datum ukončení sledovaného období)

Finalizace monitorovací zprávy Při vyplňování Monitorovací zprávy se zobrazí upozornění, že je nutno vyplnit a finalizovat žádost o platbu Tlačítkem tisk vytisknout Monitorovací zprávu/hlášení. Na MZ není možné provést storno finalizace, pokud se zjistí chyba v MZ, vrátí se v systému současně spolu s Žádostí o platbu. Finalizací se spustí přenos do IS ŘO ROP SZ. Jakmile je MZ přenesena do IS M7+, změní se její stav v Benefitu z Finalizovaného na Předaný a sloupec Stav dle MONIT7+ zobrazí stav Zaregistrováno.

Vráceno k dopracování Pokud je zpráva ze strany ŘO zamítnuta a vrácena k dopracování, příjemce bude o vrácení informován Stav Monitorovací zprávy se změní na Vrácena k dopracování Zaktivní se tlačítko Storno finalizace Stisknutím tlačítka se odemkne MZ/MH k editaci Pokud se jedná o MZ se ŽOP, nutno odemknout i Žádost o platbu, nejprve storno finalizace MZ, pak storno finalizace žádosti o platbu

Žádost o platbu Konto žádostí V levém sloupci vybrat žádost o platbu Založit novou žádost o platbu Novou ŽOP možno zakládat pouze po schválení předchozí řídícím orgánem

Žádost o platbu Po založení nového záznamu se vygeneruje žádost o platbu ve stavu Založený Po rozkliknutí zápisu Založený se otevřou relevantní záložky pro tvorbu žádosti o platbu.

Žádost o platbu Po založení nového záznamu se vytvoří nový řádek žádosti o platbu Načíst data z IS MONIT7+ Doplnit Název projektu, Číslo projektu, Číslo smlouvy a Název příjemce Dojde k načtení základních informací o projektu a žádosti o platbu.

Žádost o platbu Zadat typ žádosti – ex-post V případě závěrečné zprávy check políčko závěrečná žádost

Žádost o platbu V záložce Financování Žádosti o platbu v části Předpokládané výdaje zadáte tlačítko Načíst částky z MZ. Částky se načítají pouze z finalizované monitorovací zprávy. Částky zkontrolovat, zda odpovídají datům z Monitorovací zprávy. Žádost o platbu lze vyplnit ručně, ale toto nedělat, z důvod vzniku rozdílů mezi MZ a ŽOP a dále pak jiným způsobem zaokrouhlování systému než je ruční vypočítání a matematické zaokrouhlování rozpadlých částek.

Přílohy žádosti o platbu Přiložit povinnou přílohu Soupiska účetních dokladů Vyplnit povinné pole Název přílohy a nepovinná pole Počet listů, vyhotovení Zaškrtávátka Doložena či nerelevantní, Datum schválení, Popis a v poli Příloha doložit danou přílohu elektronicky

Finalizace a odevzdání žádosti Pokud jsou všechny údaje vyplněny, zadáte tlačítko Kontrola v levém sloupci, kontrola provede správnost údajů.

Finalizace a odevzdání žádosti Pokud je kontrola v pořádku, provedete tlačítkem Finalizaci a žádost se uzamkne, spustí se přenos do IS Monit7+.

Zamítnutí ŽOP a vrácení k dopracování Žadatel vytiskne Žádost o platbu tlačítkem tisk a odevzdá podepsanou na Řídící orgán ROP SZ Ve sloupku Stav dle MONIT7 je možné sledovat zpracování žádosti o platbu v IS ŘO. Založení druhé žádosti o platbu se provádí stejným způsobem Při zamítnutí ŽOP a vrácení k dopracování bude příjemce informován a v IS BENEFIT7 se změní údaj v poli Stav dle MONIT7 na Vrácena k dopracování a Stav na Vrácený Zaktivní se tlačítko Storno finalizace Následnou finalizací opět příjemce ŽOP uzamkne a dojde k automatickému importu zpět do informačního systému ŘO, příjemce vytiskne opravenou ŽOP tlačítkem tisk

Děkuji za pozornost