CACIO TO BE OR NOT TO BE OUTsourcing Radomír Adámek Executive Project Manager 23. listopad 2000 Outsourcing IS/IT

CACIO Jak se správně rozhodnout ? Hlavní témata :  Otázky/odpovědi na počátku rozhodovacího procesu  Hlavní překážky a rizika  Možné očekávané přínosy a motivace pro rozhodnutí  Jaký lze očekávat postup  Specifika smluvního vztahu ze strany dodavatele Připravena na základě poznatků z praxe na českém trhu Poznámka : v textu použitá zkratka OIT značí - outsourcing IT

CACIO První krok : Rozhodnutí o outsourcingu je rozhodnutím o strategii firmy OIT = strategické rozhodnutí vedení či vlastníků firmy Upřesněte vazbu na podnikatelskou strategii firmy. Vyjasněte si motivace a důvody pro/proti na různých stupních (majitelé, vrcholové orgány firmy, vedení firmy, klíčové osoby). Na úrovni nejvyššího vedení společnosti určete zodpovědného manažéra za proces vyčlenění. Vytvořte kompetentní tým, vyjasněte pravomoci, delegujte. Identifikujte oblasti (např. dle stanovených kritérií). Stanovte si „reálné“ cíle, kterých chcete dosáhnou. Komunikujte se zúčastněnými stranami (IT, pracovníci, odborová organizace, ostatní). Otevřeně informujte o svých záměrech včas. Váš budoucí dodavatel je váš budoucí dlouhodobý partner, chovejte se k němu tak a hledejte právě takového.

CACIO Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – Manažeři společnosti Záruky a garance  Jaké jsou záruky z vaší strany?  Budete chtít záruky po nás ?  Je možné abyste přestali poskytovat sjednané služby ?  Co náhrada škody ? Bezpečnost  Co bezpečnost a ochrana dat ?  Existuje cesta zpátky ? Způsob postupu a rizika  Co proto musíme udělat ?  Čeho se máme vyvarovat a co rizika ?  Jak nám to bude dlouho trvat ?  Jaké informace budete po nás vyžadovat ? Přínosy  Jakým způsobem ze zvýší kvalita služeb?  Co nám to přinese ?  Kolik obdržíme za prodej majetku ?  Sníží se nám náklady ? Pochybnosti a neporozumění  Proč tuto část vlastně chcete koupit ?  Jsme před změnou vlastnické struktury, to přece není zrovna vhodný okamžik ?  Dobrá smlouvu podepíšeme příští týden ?  Oblast IT je velmi dynamická, přece nevíme co bude za 5 let ? Otázky, které slýcháváme, které bychom nejraději neslyšeli a které bychom naopak jako zákazníci pokládali Závěr : Bez zainteresování managementu firmy to skutečně nejde.

CACIO Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – organizační útvary IT Pochybnosti, očekávání, budoucí příležitosti/ohrožení  Co s námi bude?  Znamená to, že IT přestane existovat ?  Jak se bude IT vyvíjet a co náš IS ?  Jak to bude s převodem lidí ?  Jak můžete uspořit náklady, když nám se to nedaří ?  Jaký bude vztah na úrovni IT ?  Jaké budou parametry služeb ?  V čem budete lepší ?  Znáte vůbec naši oblast podnikání ?  Vždyť nemůžete znát naše procesy a prostředí firmy ? Závěr : Účelem OIT není likvidace IT.

CACIO Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – zaměstnanci Očekávání vs. obava, příležitosti vs. nejistota  Jak to bude s převodem lidí ?  Budete redukovat stavy převzatých zaměstnanců ?  Co s našimi zaměstnaneckými výhodami ?  Jaký je styl vaší práce, jaká jsou pravidla hry?  Jaký je způsob personální práce a personálního růstu ?  Jaká je naše perspektiva ?  Jaké jsou naše jistoty ? Závěr : Zaměstnanec se nesmí cítit jako oběť cizí dohody.

CACIO Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – nezúčastněné okolí Nejasnosti, nedostatek informací  Proč to vlastně dělají ?  Jak to poznají uživatelé IS/IT ?  Jakým způsobem nás to ovlivní ?  Doposud nám splnili všechny naše požadavky, jak to bude dál ? Závěr : Jedině dostatek informací zamezí špatným výkladům. Poznámka : Jakýkoliv dotaz je legitimní, jakákoliv nevyjasněná pochybnost je problémem.

CACIO Otázka velmi častá : Jaká jsou hlavní rizika RIZIKO vs. Ztráta důležité oblasti činnosti podniku Závislost na dodavateli ve všech směrech (činnosti, data, cena a náklady) Odliv „mozků“ Nevratný proces Další subjekt navíc, komplikovaná koordinace Jak to může být ? Eliminace. Udržení kroku v dynamickém prostředí. Zaměření na klíčové oblasti. Smluvně pokrytá oblast s jasnými pravidly a garancemi. Činnosti jasně specifikované včetně zodpovědností. Garantovaná bezpečnost. Jasná cenová pravidla, možnost lepšího řízení nákladů. Zamezení migračních vlivů v personální oblasti. Lepší perspektiva personálního rozvoje v IT firmě. Smluvně definovaná pravidla zpětného odkupu. Naopak obvykle jde koncentrovat složité smluvní vztahy přes jednoho dodavatele. Je však nutné počítat s nutnou definicí vazeb mezi Zákazníkem a Outsourcerem.

CACIO Otázka velmi častá : Jaká jsou hlavní rizika RIZIKO vs. Ztráta konkurenční výhody (náš IS), firemní obraz na trhu. Zvýšení nákladů. Jak to může být ? Eliminace. Konkurenční výhodu lze posílit, koncentrací se na „třešínky na dortu“ vyčleněním rutinních oblastí (správa a administrace). Cizí firma může být mnohem průhlednější pro investora, vlastníka, management atp., než vlastní IT. Náklady lze obvykle snížit. Jedná se navíc o partnerský vztah, na kterém mohou profitovat obě strany.

CACIO Otázka nejčastější : Co nám to přinese ? Konkurenční výhoda Finanční efekty Kvalita služeb Organizační aspekty Udržet krok s rozvojem Zprůhlednění a transparentnost IT Zaměření se na klíčové oblasti podnikání Úspora nákladů Rozložení investičních výdajů v čase Přesun investičních prostředků do provozních výdajů Přísun prostředků pro investice Garance kvality – dostupnosti Oblast je klíčovou pro dodavatele Změna způsobu řízení této oblasti Uvolnění manažerských kapacit Poznámka : Nečekejte přínosy ve všech oblastech, hledejte reálné možnosti.

CACIO Krok sun krok : Co nás čeká co nás nemine ? 1.Rozvaha - nalezněte ty správné důvody 2.Rozhodnutí- rozhodujte rychle 3.Výběr dodavatele- vyberte si uvážlivě 4.Due Diligence - umožněte dodavateli, aby Vás poznal 5.Kontraktace - nespěchejte 6.Transition- stabilizujte, monitorujte, integrujte, přijímejte opatření 7.Rutinní provoz- řiďte se jasnými pravidly

CACIO Specifika smluvního vztahu ze strany dodavatele Kupní smlouva – převod majetku Servisní smlouva  Definice pokrytých činností, zodpovědnosti  Kvantitativní a kvalitativní ukazatele - SLA (Service Level Agreement)  Monitorování a vykazování poskytnuté služby Obecné charakteristiky  Povaha dlouhodobého smluvního vztahu (roky)  Garance kvality služeb  Ochrana dat a informací  Vazba na problematiku lidských zdrojů  Specifika různých modelů outsourcingu  Vztah zákazník vs. outsourcer

CACIO Závěr Být či nebýt OUT ? ….. toť otázka.