VYUŽITÍ BENCHMARKINGU V MALÝCH A STŘEDNÍCH PODNICÍCH QMS – ISO 9001, ISO/TS 16949

Účel Seznámit účastníky semináře ve stručnosti s tím, CO je to benchmarking, jaké jsou jeho možnosti a JAK může využít (a využila) benchmarkingu malá a střední firma

Cíle Seznámit s klíčovými pojmy v benchmarkingu Zdůvodnit přínosy benchmarkingu Seznámit s kodexem chování v benchmarkingu Prodiskutovat typy benchmarkingu Nastínit generický postup realizace benchmarkingu Nastínit 2 metodiky provádění benchmarkingu BenchmarkIndex EFQM Excellence Model Seznámit s výstupy z benchmarkingu ve firmě KOMAS, spol. s r.o.

Obsah 9:00 – 9:15 Úvod 9:15 – 9:35 Seznámení s KOMAS, spol. s r.o. 9:35 – 10:30 Úvod do benchmarkingu, kodex 10:30 – 10:40 Přestávka 10:40 – 12:00 Typy benchmarkingu 12:00 – 13:00 Oběd 13:00 – 14:30 Postup provedení benchmarkingu 14:30 – 14:40 Přestávka 14:40 – 15:40 Praktické příklady 15:40 – 15:50 Přestávka 15:50 – 16:20 Benchmarking ve firmě KOMAS , spol. s r.o. 16:20 – 16:30 Užitečné kontakty 16:30 – 17:00 Shrnutí a závěr

Seznámení s KOMAS , spol. s r.o.

KOMAS – Výrobce dílů pro automobilový průmysl

KOMAS – Zákazníci v automobilovém průmyslu

KOMAS – Tradiční výrobce okenního a dveřního kování

KOMAS – Výrobní možnosti nástrojárny Výroba postupových nástrojů Výroba střižných nástrojů Výroba ohýbacích nástrojů Výroba měrek

KOMAS – Příklady technického vybavení

Úvod do benchmarkingu

Benchmarking je... ...akce, odhalující specifické praktiky a procesy, které vedou k vysoké výkonnosti a k pochopení toho, jak tyto praktiky a procesy fungují a k následné adaptaci a aplikaci těchto praktik a procesů v organizaci (APQC - American Productivity & Quality Centre)

…výkonnostních měřítek Benchmarking… …výrobků a služeb vlastnosti, funkce… …výkonnostních měřítek cíle pro základní měřítka hybných sil výkonnosti organizace …organizačních procesů základ pro zlepšování a reengineering

Přístupy k benchmarkingu Výkonový Srovnání relativní výkonnosti pomocí vybraného souboru měřítek Bez návštěv Konsorcia Procesní Měří individuální výkonnost/funkčnost procesu oproti vůdčím organizacím v provádění tohoto procesu Nutné (doporučené) návštěvy Nejlepší praktiky

Typy benchmarkingu Interní Konkurenční Funkční/odvětvový Generický Srovnává podobné činnosti, postupy či výkony v rámci různých organizačních jednotek organizace Konkurenční Je zaměřen na specifické produkty, procesy či metody používané přímými konkurenty organizace Funkční/odvětvový Srovnává podobné funkce v rámci téhož odvětví nebo organizační výkonnost s výkonností vůdčí firmy v odvětví Generický Srovnává pracovní praktiky nebo procesy, které jsou nezávislé na odvětví

Benchmarking pomáhá... …identifikovat ty činnosti v organizaci, které potřebují zdokonalit …vyhledat jinou organizaci, která uskutečňuje podobné procesy/činnosti s mimořádně dobrými výsledky …podrobně prozkoumat, jak tyto procesy a činnosti dělá porovnávaná organizace dělá …zahájit proces zdokonalování

K čemu slouží výsledky benchmarkingu? K poskytnutí měřítek K popsání mezer(y) ve výkonnosti K nalezení nejlepší praktiky (postupy) a hybných sil Ke stanovení cílů a opatření ke zlepšení

Kodex vedení benchmarkingu Kodex vedení benchmarkingu je zásadním zdrojem benchmarkingu Pochopení, porozumění a praktikování chování a Protokolu benchmarkingu je zcela zásadní pro jednotlivce, kteří se spolupodílí na benchmarkingových projektech Úplné znění např. viz. www.benchmarking.cz, www.csq.cz

Principy kodexu chování v benchmarkingu Zachovávejte legálnost Buďte ochotni dát to, co jste dostali Respektujte důvěrnost Informace udržujte jako interní Využívejte kontaktních osob pro benchmarking Neodkazujte se bez předchozího svolení Buďte připraveni již od počátku (od startu) Snažte se porozumět očekáváním partnera Jednejte v souladu s očekáváními partnera Buďte čestní Dodržujte závazky

Model ISO 9001:2000 (důležitost procesního benchmarkingu) Hlas zákazníků Hlas vlastníka procesu Vlastník procesu Regulátory Dodavatelé PROCES Zákazníci Interní Zdroje Interní Externí Externí

10 kroků benchmarkingu (XEROX) Plánování 1 - Určení předmětu benchmarkingu a týmu 2 - Identifikace/výběr partnerů pro benchmarking 3 - Určení technik sběru dat Analýza 4 - Určení současné výkonnostní mezery 5 - Projekce budoucí úrovně výkonnosti

10 kroků benchmarkingu (XEROX) Integrace 6 - Komunikace zjištěných údajů a akceptace 7 - Stanovení funkčních cílů pro zlepšování Akce 8 - Vytvoření akčního plánu 9 - Implementace plánu a sledování pokroku 10 - Rekalibrace úrovně výkonnosti

Generické fáze benchmarkingu Naše organizace 1. Co podrobit benchmarkingu? 2. Jak to děláme „my“? Interní sběr dat KFÚ Analýza dat Hybné síly 3. Kdo je nejlepší? 4. Jak to dělají „oni“? Externí Jejich organizace

4 fáze benchmarkingu (např. ČSJ) Improve (Zlepši) Plan (Plánuj) Analyse (Analyzuj) Collect (Shromáždi)

Rozhodovací priority Strategická důležitost Relativní dopad na podnikovou ekonomiku Rozhodovací priority Vnímaná neschopnost se zlepšit Snadnost pro benchmarking

BenchmarkIndex

BenchmarkIndex Praktický a objektivní nástroj měření výkonnosti podnikatelských subjektů, který pomáhá společnostem zlepšit jejich výkonnost Metodika byla vyvinuta britským ministerstvem průmyslu a obchodu a je široce využívána v rámci Evropy jako standardní služba zejména pro MSP Cílem je zajistit podnikatelům kvalitní informace a poradenství, které je zároveň podkladem pro potenciální následnou cílenou finanční podporu

Proces BenchmarkIndex Dotazník Ověření Vložení dat Zpráva Akční plán

BenchmarkIndex Pohled na celý podnik Finanční a Podnikatelské manažerská data Podnikatelské úspěšnost kvantitativní („tvrdá“ data) kvalitativní („měkké“ názory)

S čím se firma srovnává (stav 9/2004)? Finanční údaje Více než 80,000 společností Údaje z managementu a nejlepších praktik Více než 8,500 srovnávaných společností

Dotazníky (zahrnují aktivity nebo sektory) Obecný/základní (zahrnuje EFQM model) Marketing Výroba QCD – Kvalita, náklady, dodání… Služby zákazníkům Skladování Turistika a volný čas atd.

Ziskovost (ukázka firmy XY)

Ziskovost (ukázka firmy XY)

QUALITY – COST – DELIVERY P – primární vliv na proces S – sekundární vliv na proces Q C D Napoprvé špatně P Produktivita lidí Obrátka zásob S Dodržení termínů dodání Celková efektivnost zařízení Přidaná hodnota na osobu Využití výrobní plochy

EFQM Excellence Model

European Foundation for Quality Management Vize Poslání Vznik 1988 Vize Svět v němž vynikají evropské organizace Poslání Být hybnou silou k udržitelné výtečnosti v organizacích v Evropě EFQM Excellence Model Vznik 1991 Aktualizace 1999, 2003

Výtečnost (excelence) Výtečnost je (dle EFQM) definována jako vynikající praktika v řízení organizace a dosahování výsledků, vše na základě 8 zásadních konceptů 1. Orientace na výsledky 2. Zaměření na zákazníka 3. Vůdcovství a stálost účelu 4. Řízení pomocí procesů a faktů 5. Rozvoj a zapojení lidí 6. Neustálé učení, zlepšování a inovace 7. Rozvoj partnerství 8. Odpovědnost vůči veřejnosti

Filozofie EFQM Excellence Model CO? Vynikající výsledky vznikají ze zvyšování spokojenosti zákazníků, spokojenosti zaměstnanců a přispění společnosti. JAK? Toho lze nejlépe dosáhnout vedením, vytvářejícím vhodné strategie pro řízení lidí, zdrojů a procesů.

EFQM Excellence Model Klíčové výsledky výkonnosti Procesy Vedení 9% 9% © European Foundation for Quality Management Inovace a učení Lidé 9% Výsledky lidí 9% Politika a strategie 8% Výsledky zákazníků 20% Klíčové výsledky výkonnosti Vedení Procesy Partnerství a zdroje 9% Výsledky společnosti 6% 10% 14% 15% Předpoklady (50%) Výsledky (50%)

4 hlavní způsoby použití EFQM modelu Rámec, který může organizaci pomoci rozvinout vizi a budoucí cíle, a to měřitelným způsobem Rámec, který může organizaci pomoci identifikovat a pochopit systémové prostředí podnikání, klíčové vztahy a vztahy mezi příčinami a následky Základna hodnocení pro Evropskou cenu za jakost a národní ceny Diagnostický nástroj pro zhodnocení současného zdraví organizace (sebehodnocení, benchmarking)

Logika RADAR pro sebehodnocení Organizace potřebuje: Definovat výsledky, což je cílem procesu tvorby politiky a strategie. Výsledky zahrnují finanční i provozní výkonnost organizace a očekávání zainteresovaných skupin (stakeholders). Plánovat a rozvíjet integrovaný soubor přístupů, aby mohla dosahovat požadovaných výsledků v současnosti i budoucnosti. Tyto přístupy systematicky aplikovat, aby zajistila jejich úplnou implementaci. Hodnotit a přezkoumávat přístupy monitorováním a analýzou výsledků a vývoje učení. Na základě toho identifikuje, stanovuje priority, plánuje a implementuje potřebná zlepšení.

Deployment (aplikace) Assessment & Review (hodnocení a přezkoumávání) © RADAR Results (výsledky) Trendy, cíle, srovnávání, příčiny, rozsah Approach (přístupy) Spolehlivost založení, integrace Deployment (aplikace) Implementace, systematičnost Assessment & Review (hodnocení a přezkoumávání) Měření, učení se, zlepšování

Benchmarking a KOMAS, spol. s r.o. (jako malá a střední firma)

KOMAS – Impulsy pro uplatnění benchmarkingu Zavádění nových technologií – procesní benchmarking Twinningový projekt CzechInvestu rozvoje malých a středních firem – Aktualizace firemní strategie Akční plán - model excelence EFQM Certifikace QMS dle ISO/TS 16949:2002 www.benchmarking.cz + databáze EDA Přezkoumání QMS vedením Kurz ČSJ – Benchmarking Pilotní projekt CzechInvestu a Moravskoslezského strojírenského klastru

KOMAS – Postup aplikace benchmarkingu Vstupní informace – souhlas vedení Proškolení personálu Týmové vyplnění dotazníků Zpracování dotazníků a publikování zprávy BenchmarkIndex Prezentace výsledků na poradě vedení Analýza zprávy Opakovaná analýza vstupních dat Definice potenciálu pro zlepšení Stanovení a realizace akčního programu Vyhodnocení účinnosti akčního programu Opakované hodnocení

KOMAS – Přínosy a zkušenosti (EDA, BenchmarkIndex) Zájem, pochopení a aktivní zapojení top managementu Nástroj pro podporu týmové práce top managementu Oživení diskuse co dělat lépe - vstup pro řízení Mezinárodní porovnání Srovnání pozice firmy Porovnány i finanční data výkonnosti organizace Objektivní pohled na porovnávané oblasti pohled kolegů – interních zákazníků pohled externí - z venku Potvrzení slabých a silných stránek organizace Odhalení slabých a silných stránek organizace Podklad ke zpracování akčních programů

KOMAS – Příklady úkolů z akčních plánů Inovace - nové, netradičních typy stavebního kování Výstavba nové haly - lisovny Zvýšení podílů dodávek do auto a elektro průmyslu Zvýšení účinnosti a výkonnosti procesů – stanovení nových cílových hodnot Zavedení a certifikace EMS dle ISO 14 001 Modernizace IS/IT Aplikace nových nástrojů managementu: Balanced Scorecard Six Sigma

KOMAS – Výstupy (EDA, BenchmarkIndex a twinning CzechInvest (dle EFQM)) METODA SILNÉ STRÁNKY SLABÉ AKČNÍ PROGRAM EFQM (twinning CzechInvest) 18 33 5 projektů realizováno EDA (Elektronický data-Archiv ČSJ) 8 3 7 projektů probíhá Benchmark Index 25 17 6 projektů v přípravě

Budoucnost benchmarkingu v KOMASu Benchmarking má podporu vlastníka. Opakování - periodické (roční) hodnocení Nalezení přímých partnerů pro benchmarking pro oblast autodílů a elektrodílů Využití výstupů benchmarkingu (vč. twinningu) pro aktualizaci: firemní strategie firemních cílů cílových hodnot ukazatelů klíčových procesů Podklad pro přezkoumání vedením Neustálé zlepšování – akční programy aj.