Informatika A Microsoft PowerPoint 2007

Co je MS PowerPoint MS PowerPoint je produktem firmy Microsoft. Z řady Office této společnosti představuje PowerPoint programové vybavení určené pro tvorbu prezentací. Prezentaci je pak možno pustit samostatně nebo její chod řídit, případně ji dále doprovázet osobním vystoupením. PowerPoint nám umožní takové prezentace vytvářet, editovat, spouštět.

Spuštění prezentace Pro chod takto vytvořené prezentace je samozřejmě nutná přítomnost samotné aplikace nebo programu, který jej supluje. V případě, že potřebujeme spustit prezentaci na počítači, na němž není instalován PowerPoint, můžeme využít tzv. prohlížeč. Ten je možné instalovat jako jiné programové vybavení nebo je možné uložit prezentaci funkcí Balení pro CD-ROM tak, že bude tento prohlížeč doplněn. Prezentaci takto není možné upravovat, pouze spustit.

Popis aplikace MS PowerPoint Prezentace je tvořena jednotlivými snímky. Prezentace obsahuje zpravidla několik snímků, které se postupně střídají (1 až několik desítek snímků - horní hranice v zásadě není stanovena). Formy předvedení mohou být: přímo na monitoru počítače, přes projektor, výstup v podobě diapozitivů, folií nebo tištěné materiály.

Popis aplikace MS PowerPoint Snímek je základním stavebním kamenem. Může obsahovat text, diagramy, fotografie, obrázky, videa, zvuky, tabulky apod. Snímek má své rozložení, které definuje prvky v něm obsažené.

Režim zobrazení Režimy zobrazení mohou výrazně ovlivnit vzhled PowerPointu, zejména v pracovní části okna. Režim zobrazení změní náhled na vytvářený snímek (prezentaci) tak, aby autor mohl snadněji pracovat. Pro přepínání mezi režimy zobrazení slouží karta ZOBRAZENÍ, kde lze zvolit z mnoha stylů zobrazení (normální, řazení snímků, poznámky, prezentace, …)

Režim prezentace Režim prezentace zobrazí celé snímky včetně veškerých nastavení. Je režimem spuštěné prezentace.

Režim prezentace V levém dolním rohu obrazovky jsou schována 4 tlačítka, která slouží pro ovládání prezentace. První a poslední z nich slouží pro přesun na předchozí resp. další snímek. Druhým dostaneme nabídku volby rukopisných poznámek. Umožní kreslit do prezentace během jejího předvádění. Třetím tlačítkem dostaneme nabídku navigace pro přechody na vybrané snímky.

Nápověda Pokud budete potřebovat pomoci, nezapomeňte na nápovědu, kterou poskytuje přímo aplikace PowerPoint. Nápovědu naleznete v pravém horním rohu aplikace nebo po stisku klávesy F1

2. Vytvoření a uložení prezentace

Vytvoření nové prezentace

Okno úloh – Nová prezentace Prázdná prezentace – prezentace s výchozím rozložením a normálním zobrazením. Nainstalované šablony – výběr ze stažených šablon Nainstalované motivy – výběr ze stažených motivů Šablony… - námi vytvořené šablony Nový z existujícího – okopírování šablony podle existující prezentace Online obsah – stažení šablony z internetu

Uložení prezentace Prezentaci lze uložit několika způsoby, které závisí mj. na tom, jak budeme výstup prezentovat. Standardní postup je použití Office Button – ULOŽIT (JAKO). Pokud prezentace nebyla dosud uložena, bude otevřeno dialogové okno pro uložení. Výchozí soubory PowerPointu mají příponu .pptx Uložení ve formátech MS PowerPoint (2007, samospustitelný formát 2007, 97-2003, OpenOffice presentation, PDF/XPS, export do dalších formátů)

Uložení prezentace v jiném formátu Pro prezentaci na cizích počítačích lze využít formát PDF, který patří mezi multiplatformní a nejvíce rozšířené formáty. Pro starší MS Office se doporučuje použít formát 97-2003 Pro systémy linux lze doporučit formát OpenOffice

Uložení prezentace v jiném formátu Uložení prezentace do webové stránky umožní snadné prohlížení v internetových prohlížečích. Použijeme Uložit jako / Jiné formáty… a v rozevíracím seznamu Typ souboru vybereme formát webové stránky. Webová stránka v jednom souboru jsou formáty .MHT, .MHTML. Formáty .HTM, .HTML uloží data do několika webových stránek s jednou hlavní, přes kterou se bude prezentace spouštět. Takto bude vytvořena také složka s těmito soubory.

Uložení prezentace v jiném formátu Snímky prezentace můžeme uložit také do grafických formátů a uložit je jako obrázky. K dispozici máme několik formátu (.JPG, .TIFF, .PNG, .GIF, .EMG, atd.). Uložit jako / Jiné formáty a zvolit správný typ souboru.

3. Práce se snímkem Již bylo řečeno, že snímek je základním prvkem prezentace. Mimo obsahové prvky typu text, obrázek, diagram, tabulka atd. je tvořen následujícími prvky: pozadí snímku, zápatí, datum a čas, číslo snímku.

Vytvoření nového snímku Po vytvoření prezentace je automaticky vytvořen také jeden snímek. Každý další snímek vložíme buď: pomocí klasického způsobu kopírování a vkládání (můžeme použít i stejné klávesové zkratky CTRL + C, CTRL +V, pokud jsme v režimu Normální zobrazení), kontextová nabídka snímku – Duplikát snímku (duplikovaný snímek musí být vybrán), karta Domů – Nový snímek klávesou Enter na kartě Snímky

Vytvoření nového snímku Zatímco první dva uvedené způsoby vytvoří kopii původního snímku, ve třetím případě budete dotázáni na rozvrženi vytvářeného snímku. Objeví se podokno úloh Prezentace, kde lze zvolit rozložení snímku.

Změna pořadí snímku Pokud potřebujeme měnit pořadí snímků, budeme mít nejsnadnější práci, když se přepneme do režimu Řazení snímku nebo využijeme kartu Snímky na levém panelu. Vidíme tak zmenšeniny snímků. Klikneme-li na snímek, stane se aktivním a tažením jej můžeme přemístit na jiné místo. K hromadnému výběru lze použít k klávesy CTRL a SHIFT.

Odstranění snímku Pro odstranění snímku zvolíme snímek na kartě Snímky nebo v rozložení Řazení snímků a stiskem klávesy DELETE nebo přes kontextovou nabídku zvolíme Odstranit snímek Další možností je zvolit odstranění snímku na kartě Domů v oddílu snímky

Úpravy snímků Vytvořený snímek potřebujeme dále editovat a upravit jeho obsah. Doplnění textů, obrázku, tabulek a dalších je velice snadné. Stačí se držet nápovědy prvků. Klepneme na prvek a vpisujeme texty, v případě jiného obsahu než textového vybereme jeho typ a dále postupujeme dle nabídky.

Úpravy snímků Další možností je karta Vložení, kde máme k dispozici ještě další komponenty.

Úpravy snímků Takto upravíme obsahovou stránku snímku vložením příslušných dat. Další úpravy se mohou týkat zejména: úpravy textu, odrážek a číslování, rozlišujeme 6 úrovní (doporučujeme upravovat pomocí předlohy viz dále), pozadí snímku.

Úpravy snímků Práce s textem je v zásadě stejná jako v aplikaci Word. Vše důležité najdeme na kartě Domů v oddílech Písmo a Odstavec a na kartě Formát, která se objeví pokud je aktivní nějaký textový obsah

Úpravy snímků Pro práci s textem je určena také záložka Osnova vedle záložky Snímky. Osnova tvoří obsahovou páteř prezentace. Jsou v ní zobrazeny pouze texty, grafická stránka je potlačena.

Návrh snímků Změna vzhledu snímku je možná použitím šablon, barevných nebo animačních schémat. Vše potřebné lze nalézt na kartě Návrh

Šablony návrhů Šablony jsou důležitou součástí PowerPointu a jejich princip je totožný s užitím šablon ve Wordu. V PowerPointu se těmto šablonám říká Motivy Šablona je soubor s přílohou .thmx ve kterém jsou uloženy předdefinované prvky a vlastnosti snímků (např. pozadí, barva a velikost nadpisů, typ odrážek atd.). Tím nám umožní rychle nastavit grafickou stránku prezentace.

Tvorba nové šablony Tvorba nové šablony je snadná. Vyrobíme prezentaci, která se má stát budoucí šablonou a na kartě Návrh rozbalíme roletku s motivy

Barevná schémata Barevné schémata obsahují barvy pro 8 prvků obsažených na snímku (pozadí, nadpis, text, čáry a stíny, hypertextový odkaz, zvýraznění výplně). Tyto prvky se pak automaticky řídí předepsanou barvou bez nutnosti dalšího formátování. Předdefinované barevné schémata jsou k dispozici na kartě Návrh v roletce Barvy

Barevná schémata Nový motiv lze vytvořit na kartě Návrh v roletce Barvy položkou Vytvořit nové barvy motivu

Předloha snímku Předloha snímků má vztah k šabloně návrhů, neboť obě se podílejí na vzhledu prezentace. Úkolem předlohy snímků je měnit vybrané prvky na všech snímcích najednou. Takto lze nastavit resp. změnit: úprava textu (řez písma, font a další), vlastnosti úrovni textu, umístění objektů na snímku (např. dodání obrázku s logem na všechny snímky), umístění prvků zápatí, pozadí a barevné schéma, atd.

Předloha snímku Jednoduchou manipulací, tak ovlivníme vzhled všech snímků v prezentaci. Výjimku tvoří úvodní snímek, který bývá často odlišný od ostatních, proto pro něj byla vytvořena samostatná předloha – předloha nadpisů. Předloha nadpisu je určena výhradně pro snímek s rozvržením Úvodní snímek.

Editace předlohy snímku Nyní se dále zaměříme na předlohu snímku. Předloha je spojena s šablonou návrhu. Na kartě Zobrazení položka Předloha snímků

Editace předlohy snímku Na snímku jsou viditelné tzv. zástupné symboly (textová pole) pro nadpis, texty, zápatí apod. Změna formátování těchto zástupných symbolů se projeví na textu, který je obsažen v jednotlivých snímcích. Pro ukončení editace můžete použít panel nástrojů – tlačítko Zavřít předlohu nebo přejít do jiného režimu zobrazení.

Předloha podkladu a předloha poznámek Prezentaci můžete také vytisknout ve formě tzv. podkladů, kdy může být na jednu stranu papírového archu umístěno několik snímků (1 až 9 snímků). Podklady mohou být využity např. jako doplněk prezentace pro posluchače. Předloha poznámek je určena pro hromadnou úpravu poznámek (viz režim poznámky). Možné úpravy jsou podobné jako u předlohy snímků.

Záhlaví a zápatí Zobrazí doplňkové informace na všechny snímky v prezentaci. Jelikož je možné mít několik různých výstupů je možné definovat také záhlaví a zápatí v poznámkách a podkladech. Editovat záhlaví a zápatí můžete přes kartu Vložení položkou Záhlaví a zápatí. V dialogovém okně jsou k dispozici dvě karty pro odlišení záhlaví snímků (Snímek) a záhlaví podkladů a poznámek (Poznámky a podklady).

5. Pokročilé úpravy obsahu

Hypertextové odkazy Vkládání hypertextových odkazů je v zásadě stejné jako u Wordu. Postup je následující: Označit text nebo objekt určený pro hypertextový odkaz Z karty Vložení v oddílu Odkazy zvolit Hypertextový odkaz nebo přes kontextovou nabídku Hypertextový odkaz…

Hypertextové odkazy Dále je postup shodný s Wordem. POZOR: Hypertextové odkazy budou pracovat pouze v režimu spuštěné prezentace.

Tlačítka akcí Využívají se např. k navigaci mezi snímky, spouštění aplikací, k přehrávání zvuku Typy akcí: Klepnutí myší Přetažení myší

Tabulky V zásadě existují dva způsoby, jak můžete vytvořit tabulku v prezentaci. Postupy mohou být následující: Přítomnost tabulky vyplývá z použitého rozvržení snímku. Vložíme tedy snímek s rozvržením, v němž je přítomen tzv. obsah. Na něm pak vyberete vytvoření tabulky. Uvedete počet řádků a sloupců (počet tímto není definitivně stanoven a může být v budoucnu upraven). Tabulka je vložena jako plovoucí objekt, který můžete přemístit a dále upravit.

Tabulky Druhý způsob vytvoření tabulky v prezentaci se liší pouze v úvodním kroku. Další práce s tabulkou je shodná. Vyberte snímek, do něhož budete chtít vložit tabulku. Karta Vložení položka Tabulka aktivujeme vkládání tabulky. Dále uvedeme počet řádků a sloupců atd.

Tabulka Při zvolení tabulky se aktivují karty Návrh a Rozložení, které obsahují vše potřebné pro práci se vzhledem a rozložením tabulky Funkce jsou velice podobné jako ve Wordu

Vkládání grafických objektů Vkládání grafických objektů je založeno na stejných principech jako v ostatních aplikacích balíku Office. Můžeme používat obrázky, které máme ve formě souborů. Použít můžete různé grafické formáty (.JPG, .GIF a další). Využít lze i nabídku klipartu. Každý obrázek nebo klipart má k dispozici kartu Formát, která obsahuje položky nutné k úpravě vzhledu obrázku (nikoli obsahu)

Vkládání grafických objektů Prezentaci lze doplnit také o kreslené objekty nebo automatické tvary(s využitím karty Vložení a položek Tvary) Nakresleným objektům můžete definovat vlastnosti přes kontextovou nabídku Formát tvaru Nebo přes kartu Formát (Barva písma, Barva čáry, Prostorový styl atd.).

Vkládání grafických objektů Na kartě Formát v oddílu Uspořádat jsou k dispozici funkce, které usnadní vytváření kreslených snímků Řazení – přesouvání objektů do popředí a do pozadí snímku Zarovnat – zarovnávání objektů k okrajům nebo nastavení mřížky Skupina – seskupení objektů umožní práci jako s jedním objektem Otočit – rotace objektu

Vkládání grafických objektů Dalším typem objektu jsou organizační diagramy (na kartě Vložení položka SmartArt nebo vložení obsahu). Po vložení příslušného objektu bude aktivován panel nástrojů pro příslušný typ pomocí něhož lze diagram upravit.

Vkládání grafických objektů

Vkládání grafických objektů K dispozici jsou také objekty typu graf(karta Vložení položka Graf nebo vložení obsahu) Automaticky bude vytvořen základní typ grafu s vloženými daty. Upravit můžete jak data, tak veškeré nastavení samotného grafu Data jsou vkládána přes nově otevřené okno Excelu

Vkládání grafických objektů Přes kartu Vložení oddíl Ilustrace položka Fotoalbum můžete snadno vytvořit soubor snímků, kde budou primárně obsaženy vybrané obrázky (zřejmě fotografie) tzv. fotoalbum.

Vkládání grafických objektů Po otevření dialogového okna máme k dispozici nástroje pro vytvoření prezentace Postupně poskládáme pořadí obrázků a textových popisků Akce Vytvořit vygene- ruje novou prezentaci složenou použitých obrázků a textů

Tlačítka akcí Tlačítka akcí slouží pro spuštění předem nadefinovaných operací. Představte si, že s jistou pravděpodobností lze očekávat nutnost spuštění webovského prohlížeče během prezentace. Tlačítko akce může mít definovanou akci – otevři prohlížeč na udané adrese. Během prezentace pak pouze kliknete na objekt tlačítka, které za Vás spustí prohlížeč se zadanou adresou.

Tlačítka akcí Tlačítka akcí můžeme vložit přes položku Tvary na kartě Vložení V nově otevřeném okně lze definovat akci

Tlačítka akcí Tlačítko můžete dále editovat. Měnit velikost, umístění, vzhled, doplnit text apod. Tyto úpravy jsou dostupné přes kartu Formát

Tlačítka akcí Stejně tak se můžete vrátit do Nastavení akce a změnit plánovanou operaci. POZOR: Stejně jako hypertextové odkazy, také tlačítka akcí budou funkční pouze v režimu promítání prezentace.

6. Efekty v prezentaci PowerPoint

Animace Obsah snímku nemusí být zobrazen celý najednou. Jednotlivé objekty můžeme tzv. animovat. Mohou se objevovat postupně v udaných časech s různými efekty. Animační schémata obsahuji definované vizuální efekty, které se po zvolení schématu aplikují na jednotlivé prvky snímku. Typicky jsou animovány nadpisy, jednotlivé odrážky a další.

Animace Nejjednodušší cesta doplnění animací do prezentace je použití animačních schémat. Jsou to již hotové série efektů připravených pro použití. Pro animaci momentu přechodu ze snímku na snímek jsou určeny přechody snímků. Určují, jak se budou snímky jeden po druhém zobrazovat.

Animace – Přechod snímků Pro přidělení efektu přechodu je k dispozici karta Animace a oddíl Přechod na tento snímek

Animace – Přechod snímků Přechody snímků jsou standardně řízeny přednášejícím (buď klikem myši nebo pomocí klávesnice). Nastavit můžete také automatické časování. Přechody snímků pak budou řízeny PowerPointem podle předchozího nastavení. Možné jsou i obě varianty najednou. Stejně jako u přechodových efektů můžete uplatnit na jednotlivé snímky nebo na všechny.

Animace – Přechod snímků POZOR: Při nastavení časování zobrazování jednotlivých snímků mějte na paměti nastavené časování objektů na snímcích. Animace vybraného snímku (jeho objektů) může trvat např. 20 s. Pokud nastavíte čas trvání snímku na menší hodnotu, budete v rozporu. Přednost dostane časování z Vlastní animace.

Animace - objektů Animovat se dají také konkrétní objekty snímku. Na kartě Animace v oddílu Animace při zvoleném objektu nebo textu můžeme přidat animaci k tomuto objektu

Animace - objektů Pokročilejší animace objektu můžeme nastavit přes položku Vlastní animace Animační schémata tak nemusíte vůbec použít. Pomocí Vlastní animace můžeme detailně určit efekty pro každý objekt obsahu zvlášť. Definovat lze také pořadí spouštění objektů a časy.

Animace - objektů Výběr objektu pro animaci Výběr animace Přidat novou animaci k prvku Zvolení konkrétní animace Zvolení ze seznamu již vytvořených animací Podrobnější nastavení vlastností animace