1 Výpočetní technika Ing. Jan Popelka, Ph.D. odborný asistent katedra informatiky a geoinformatiky Univerzita Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem email: jan.popelka@ujep.cz WWW: most.ujep.cz/~popelka

MS Excel – 1. přednáška Klávesové zkratky Zadávání dat Formátování Chybové hlášky Speciální znaky

Klávesové zkratky Univerzální – používané v řadě programů (MS Office) Práce se schránkou (‚clipboard‘) Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + X Kopírovat vybraný objekt do schránky Vložit objekt ze schránky Vyjmout vybraný objekt = kopírovat do schránky a vymazat z původního umístění

Klávesové zkratky Univerzální Práce s aplikací Ctrl + S Ctrl + N Ctrl + A Ctrl + Z Uložit změny ( Uložit) Otevřít nový soubor aplikace (- Nový) Vybrat vše v dokumentu (v Excelu označí celý list!) Návrat před poslední operaci

Klávesové zkratky Univerzální Formátování Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Tučné písmo Kurzíva Podtržené písmo

Klávesové zkratky Specifické – platné pro MS Excel Pohyb po listu     Ctrl +     End +     Přesun na sousední buňku v daném směru Skok na konec souvislé oblasti v příslušném směru (plná nebo prázdná souvislá oblast)

Klávesové zkratky Specifické – platné pro MS Excel Pohyb po listu Home Ctrl + Home Ctrl + End Skok do prvního sloupce v řádku s kurzorem Skok do prvního sloupce a prvního řádku (buňka A1) Skok na průsečík posledního obsazeného sloupce a řádku (nejspodnější pravá buňka tabulky)

Klávesové zkratky Univerzální Práce s aplikací Ctrl + C,Ctrl + C Ctrl + D Ctrl + R F2, Ctrl + Enter Otevření schránky MS Office Vyplnění bloku buněk směrem dolů stanovenou hodnotou Vyplnění bloku buněk směrem doprava stanovenou hodnotou Vyplnění libovolného bloku buněk obsahem vybrané buňky

Klávesové zkratky Univerzální Práce s aplikací Del Ctrl + ’-’ F1 F7 Smazání objektu (obsahu buňky, grafu) Odstranit sloupec, řádek, blok, buňku Přidat sloupec, řádek, blok, buňku Zobrazit nápovědu Kontrola pravopisu obsahu vybraných buňek

Klávesové zkratky Univerzální Práce s aplikací Shift +     Ctrl + Shift +     Ctrl + Shift + End Označit buňky v daném směru Označit souvislou oblast od kurzoru v příslušném směru Označit souvislou oblast od kurzoru po průsečík posledního obsazeného sloupce a řádku

Možnosti vkládání Alternativní způsoby vložení kopírovaného objektu vkládají se vzorce vkládají se výsledky vzorců (čísla) odstraní se ohraničení buněk transpozice (otočení) tabulky o 90° vloží se odkazy na kopírované buňky objekt se převede na obrázek

Možnosti vkládání Alternativní způsoby vložení kopírovaného objektu Vložit - Vložit jinak … alternativní způsoby vložení vložením hodnot do oblasti již vyplněné jinými hodnot dojde k zadané matematické operaci transpozice (otočení) tabulky o 90°

Zadávání dat Data stejného typu zadávejte raději do sloupečků, ne do řádků! Popisujte si sloupečky dat a vypočtené hodnoty! Usnadní to orientaci na listu.

Zadávání dat Ruční přepis hodnot Načtení .xls souboru Soubor – Otevřít (Ctrl + O) Import z internetu Import textového souboru

Zadávání dat Ruční přepis hodnot Pozor na chyby v přepisu! Data – Datové nástroje – Ověření dat Nástroj pro zamezení chyb při zadávání (upozorní pokud je hodnota jiná než bylo předem stanoveno). Umožňuje i kontrolu již zadaných dat. Využívejte, pokud se souborem bude pracovat někdo jiný, pro kontrolu již zadaných dat nebo u maker.

Zadávání dat Možnosti omezujících podmínek: ’Jakoukoliv hodnotu’ – vstup bez omezení ’Celé číslo’, ’Desetinné číslo’ - lze stanovit minimum a maximum ’Seznam’ – lze zadávat pouze položky z definovaného seznamu ’Datum’, ’Čas’ – lze zadávat pouze datum a čas a stanovit počáteční a koncové hodnoty ’Délku textu’ – lze stanovit počet znaků textu nebo počet čísel ’Vlastní’ – libovolná podmínka definovaná vzorcem (lze použít i funkce)

Zadávání dat Seznam Je možné omezit zadávání na vybrané hodnoty z předem stanoveného seznamu zapsaného na listu. Např. Hodnota buněk musí obsahovat pouze jména ze seznamu (buňky B1 až B6). Ve volbě ’Povolit:’ vybereme možnost ’Seznam’ a do okénka ’Zdroj’ zapíšeme odkaz na seznam jmen ’=$B$1:$B$6’). Volba ’Rozevírací seznam v buňce’ umožňuje pouze vybírat předem zadané hodnoty se seznamu pomocí „drop-down“ menu.

Zadávání dat Vlastní podmínka Podmínky lze stanovit i odkazem na jinou buňku nebo vzorcem. Např. Hodnota buněk musí být větší než buňka C1 (Ve volbě ’Povolit:’ vybereme možnost ’Vlastní’ a do okénka ’Vzorec’ zapíšeme podmínku ’=C3>$C$1’)

Zadávání dat - ověření Nečekejte, že se uživatel bude řídit instrukcemi! Lze zvolit „STOP“ hlášku (nedovolí jinou hodnotu než definovanou) nebo „Varování“ (upozorní na chybu, umožní ponechat chybnou hodnotu nebo ji změnit).

Zadávání dat - ověření Nebo ze zvolit „Informaci“ (Pouze upozorní uživatele na chybu, ale chybnou ponechá hodnotu)

Zadávání dat - ověření Data – Datové nástroje – Ověření dat Chybové hlášky jsou plně ve Vaší režii! Tlačítko pro odstranění ověřování dat z buňky

Zadávání dat - ověření Při kontrole nesprávně zadaných hodnot, se na kontrolované buňky nastaví pravidla ověření a poté se vybere: Data – Datové nástroje – Ověření dat – Zakroužkovat neplatná data Hodnoty neodpovídající podmínce se zakroužkují. Odstranění označení: Data – Datové nástroje – Ověření dat – Vymazat kroužky ověření

Zadávání dat - internet Pasivní import V prohlížeči se myší vybere tabulka a zkopíruje do schránky (Ctrl + C). Pak se vloží do Excelu (Ctrl + V). Některé hodnoty se nemusejí přenést ve stejném formátu. Číslo může být převedeno jako text, nebo datum. Nelze s ním pak počítat.

Zadávání dat - internet Aktivní import Data – Načíst externí data – Z webu Excel má zabudovaný vlastní prohlížeč internetových stránek, který označí jednotlivé tabulky na stránce a umožní jejich import. Zároveň je odkaz uložen, takže lze importovanou tabulku kdykoliv aktualizovat!

Zadávání dat - internet Internetová adresa odkazu Označení tabulky pro import (vybranou tabulku označíme myší) Spuštění importu

Zadávání dat - internet Jednou importovaná data lze pak kdykoliv aktualizovat přímo z původních stránek na internetu! Data – Připojení – Aktualizovat vše (Aktualizovat) Pozor! Ne všechny hodnoty se importují správně, je nutná kontrola.

Zadávání dat – texty Pro import z jiných programů (např. databáze) se používají textové soubory. Soubor .csv má jednotlivé sloupce odděleny středníkem (;) a řádky jsou na nových řádcích.

Zadávání dat – texty Soubor .prn dodržuje formátování jako v Excelu. Soubor .txt odděluje buňky tabulátory.

Zadávání dat – texty Data – Načíst externí data – Z textu Nastavení oddělovače sloupců Náhled upravené tabulky Import souboru .txt Neupravená tabulka

Zadávání dat – texty Data – Načíst externí data – Z textu Nebo jej z importu zcela vypustit Pro každý sloupec lze definovat typ dat

Formátování Využívejte formátování buněk. Zadávejte pouze čísla bez jednotek! Domů - Číslo Přednastavené formáty Kompletní přehled všech formátů

Formátování Domů - Číslo Základní měny (Účetnický) Procenta (0,05 = 5%) Oddělování tisíců (10 000) Změna počtu desetinných míst

Formátování Formátovat lze i kliknutím pravého tlačítka myši na buňku nebo skupinu buněk. Zrychlené formátování Kompletní formátování

Formátování Domů - Číslo (Obecný) Domů - Číslo (Číslo) 120,8961313 obecný formát buňky (skutečný) Domů - Číslo (Číslo) 121 0 desetinných míst 120,90 2 desetinná místa 120,8961 4 desetinná místa 120,8961313169 10 desetinných míst

Formátování Domů - Číslo (Měna) 120,9 Kč česká koruna, dvě desetinná místa Další měny $120,90 americký dolar € 120,90 euro 121 zł polský zlotý 120,90 лв bulharské levo atd.

Formátování Domů - Číslo (Datum) 29. duben 1900 den, měsíc (slovně), rok 29.4.1900 den, měsíc, rok IV-00 měsíc - rok Datum jiných kultur 29 квітня 1900 р. Ukrajina ๒๙.๐๔.๑๙๐๐ Thajsko April 29, 1900 USA Pro MS Excel je datum počet dní od 1.1.1900. (16.1.2011 je hodnota 40590)!

Formátování Domů - Číslo (Čas) 21:30:26 hodina, minuta, vteřina 9:30:26 PM ?prý také český formát? 29.4.00 21:30 datum a čas Čas jiných kultur 21:30:26 ukrajinský formát ๒๑:๓๐:๒๖ thajský formát 9:30 P americký formát

Formátování Domů - Číslo (Procenta) Domů - Číslo (Zlomky) 12089,61% dvě desetinná místa Pozor platí: 0,05 = 5% a opačně 5% = 0,05 Domů - Číslo (Zlomky) 120 8/9 jen jedna číslice 120 440/491 nanejvýš tři číslice 120 14/16 šestnáctiny

Formátování Domů - Číslo (Matematický) Domů - Číslo (Text) 1,21E+02 počítačový zápis 1,21·102 Domů - Číslo (Text) 120,8961313 zobrazena přesně tak jak je zadána (obsah je vystředěn doleva!) Pozor na desetinnou tečku, pro MS Excel jde o text (nebo datum, nikoliv číslo.

Chybové hlášky ##### v případě, že sloupec není dostatečně široký nebo je použito záporné datum či čas #NUM! u neplatných číselných hodnot ve vzorci nebo funkci; výsledek je příliš veliké nebo příliš malé číslo (-1·10307; 1·10307)

Chybové hlášky #DIV/0! v případě dělení nulou #REF! v případě, kdy není odkaz na buňku platný; použití propojení na program, který není spuštěn #N/A jestliže hodnota není pro vzorec nebo funkci k dispozici

Chybové hlášky #NÁZEV? aplikace Microsoft Excel nerozpozná text ve vzorci; chyba v pravopisu názvu funkce; zadání textu do vzorce bez ohraničení textu uvozovkami #NULL! při zadání průniku dvou oblastí, které se nepřekrývají pomocí mezery mezi odkazy namísto středníku např. =SUMA(A1:A10 C1:C10)

Chybové hlášky #HODNOTA! při použití chybného typu argumentu nebo operandu např. počítání s hodnotami, které jsou ve skutečnosti textem.

Speciální znaky Vkládání speciálních znaků je stejné jako v jiných aplikacích MS Office Vložení - Symbol æ β ≥ ⅔ ± ►