Optimalizace řízení informatiky Magistrátu města Brna 2011 – 2012

Účel projektu Cíle projektu Zlepšení kvality a efektivity výkonu veřejné správy v oblasti veřejných služeb za pomoci zvýšení kvality řízení informatiky Cíle projektu Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky MMB Řízení kvality projektů informatiky MMB Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jeho zavedení do praxe cestou vytvoření projektové kanceláře MMB Vyškolení pracovníků MMB

Prostředky dosažení cílů Cílů bylo dosaženo realizací klíčových aktivit, vzájemně propojených, vedoucích k implementaci konkrétních opatření nastavených současně na dlouhodobou udržitelnost Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky MMB (Informační strategie města Brna) Řízení projektů MMB (Management kvality informatiky MMB) Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jejich zavedení do praxe formou projektové kanceláře (Standardy řízení a koordinace projektů informatiky) Vzdělávání pracovníků

Důvody realizace projektu Neexistovala informační strategie a strategické plánování Nebyla jednotná metodika řízení projektů IT Vyskytovaly se problémy při realizaci a následné udržitelnosti projektů IT Vyskytovaly se problémy s kvalitou na straně dodavatelů Kvalifikace pracovníků úřadu v oblasti projektového řízení nebyla dostatečná

Management kvality informatiky MMB Politika a cíle jakosti (formulování globálních záměrů, strategie a odpovědnosti za její naplňování) Plánování jakosti (určuje procesy pro efektivní plnění cílů jakosti) Řízení jakosti (kdo řídí – nese odpovědnost) Prokazování jakosti (prokazování jakosti = shody s definovanými výstupy procesů) Zlepšování (reakce na procesy monitorování, měření a analýzy) Použitá metodika Normy ISO 9001, 9004, 10005, 10006

Management kvality informatiky MMB – výstupní dokument Definice pojetí kvality v podmínkách MMB Analýza výchozího stavu Návrh na zlepšení procesů řízení kvality Management kvality Plán kvality Cíl kvality Metrika cíle kvality Kontrolní bod kvality v životním cyklu projektu Postup přezkoumání kvality Kdo odpovídá / řídí Zdroje pro přezkoumání Generický životní cyklus projektu Návrh metodického pokynu (INA)

Standardy řízení a koordinace projektů informatiky, projektová kancelář SWOT analýza současného stavu Klíčové procesy Managersky orientované procesy Strategické plánování a řízení zdrojů Řízení úkolů a komunikace Financování Smluvní management Produktově orientované procesy Navrhování a architektonické řešení Řízení požadavků a změn Kontrolně orientované procesy Řízení kvality a rizik Akceptační řízení

Klíčová aktiva projektů a analýza rizik Klíčová aktiva (předmět řízení) projektů Náklady projektu Termíny projektu Kvalita projektu Image schopnosti uřídit projekt Splnění zákonných požadavků Hodnota projektového portfolia Integrovanost projektového produktu Týmová spolupráce Ke všem aktivům definice Hodnota aktiva (kritické, velmi významné, významné) Popis hrozby (financování, termín, legislativa…) Popis zranitelnosti Konkrétní riziko Návodná otázka na typ projektu Předpoklad úspěchu

Návrh projektové kanceláře Hlavní úlohy projektové kanceláře Strategický integrační management (Informační strategie) Projektový integrační management (Standardy řízení a koordinace projektů informatiky Architektonický integrační management (Standard architektury pro základní rozvoj AIS) Smluvní integrační management (Standard smluv na projektech informatiky)

Standardy řízení a koordinace projektů informatiky – projektová kancelář Návrh organizace, pravomoci a odpovědnosti jednotlivých rolí, uplatnění PDCA cyklu ve všech čtyřech oblastech 6 etap postupného rozvoje systému projektového řízení a projektové kanceláře Úloha projektové kanceláře podél generického životního cyklu projektu Další dokumentace Vorová projektová dokumentace Zakládací listina projektu Zápisy z jednání a kontrola úkolů Akceptační protokoly Předávací protokoly Vzorová smluvní dokumentace Kupní smlouva Servisní smlouva Implementační smlouva Mandátní smlouva

Informační strategie města Brna (2012 – 2014) Výchozí rámec – Strategie pro Brno Realizační tým Použité metody – SWOT, BSC SWOT Organizace informatiky a informatické procesy Podniková architektura Přínosy informatiky pro SMB a MMB Spokojenost uživatelů Sumarizace BSC ICT přínosy ICT zákazníci ICT procesy ICT potenciál a zdroje

Sumarizační SWOT tabulka

19 strategických cílů v základních čtyřech perspektivách Název perspektivy a v ní pokládaná stěžejní otázka pro stanovení strategických cílů Motto perspektivy Perspektiva ICT přínosů (5 cílů) Jaké přínosy bude mít zadávající organizace (město Brno)? Efektivnost*) a efektivita**) informatiky Perspektiva ICT zákazníků (5 cílů) Co získají zákazníci (uživatelé, občané)? Dlouhodobé vazby a spolupráce Perspektiva procesů (5 cílů) Jaké procesy a funkcionalita informačních systémů umožní dosáhnout hodnot pro uživatele? Strategie, architektura a městské standardy Perspektiva ICT potenciálu a zdrojů (4 cíle) Jaký je potenciál a zdroje pro strategický rozvoj informatiky (lidské aj.)? Sdílené technologie a znalosti

Strategická mapa (metoda BSC)

Vazba perspektiv BSC Logika strategie vychází z toho, že dosažení strategických cílů pro zákazníka, tj. uživatele informačního systému, se odrazí v přínosech pro město Brno. Proto je ve strategii perspektiva ICT přínosy podmíněna dosažením cílů perspektivy ICT zákazníci. Přínosy jsou v informační strategii v souladu se Strategií pro Brno očekávány v těchto oblastech: elektronická komunikace s občany a systémy veřejné správy podpora rozhodování pro všechny úrovně řízení postavená na automatizovaných agendách kontrola a řízení kvality procesů úřadu poskytování vhodně reprezentovaných a strukturovaných informací bezpečnost a dostupnost dat

Strategické řetězce I Řetězec rozvoje informatiky Sdílet ICT infrastrukturu Zavést integrační datovou platformu a centrální úložiště dat Posílit spolehlivost infrastruktury Využívat vazby na základní registry a centrální systémy veřejné správy Jednoduše elektronicky komunikovat s občany Umožnit elektronickou komunikaci s občany a systémy veřejné Řetězec rozvoje agend Řídit a motivovat klíčové uživatele Integrovat nejlepší aplikace (best of breed) Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj Dosahovat vysoké spokojenosti klíčových uživatelů Automatizovat agendy a podporu rozhodování pro všechny úrovně řízení

Strategické řetězce II Řetězec kvality a výkonnosti procesů Řídit a motivovat klíčové uživatele Posílit roli PK jako metodického a znalostního centra Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj Standardizovat řízení bezpečnosti a kvality informací Poskytovat údaje o průběhu procesů úřadu Umožnit kontrolu a řízení kvality procesů úřadu Poskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace Řetězec standardů a metodiky Prosadit městské standardy informatiky Metodicky sjednotit informatiku SMB Zaručit bezpečnost a dostupnost dat

Strategické projekty v návaznosti na BSC cíle Na pokrytí 19 strategických cílů byly navrženy následující strategické projekty: Integrační datová platforma (BSC cíle 2, 6, 15) Základní registry (BSC cíle 10, 15) Datový sklad (BSC cíle 2, 6, 13, 16, 17, 18) Bezpečnost (BSC cíle 8, 14, 19) Infrastruktura (BSC cíle 1, 5) Procesy na styku s občany (BSC cíle 6, 11, 13, 15, 16, 17, 18) Spolupráce klíčových uživatelů (BSC cíle 3, 6, 12, 15, 17) Projektová kancelář (podpora strategických projektů, BSC cíle 4, 5, 6, 7, 9, 14) Jednotný informační systém statutárního města Brna (BSC cíle 1, 10, 14)

Využití výstupů projektu Optimalizace řízení informatiky MMB Odbor městské informatiky v roce 2011 získal a v roce 2012 obhájil certifikát ISO 9001/2009na procesy projektového řízení při poskytování služeb ICT uživatelům MMB

Realizace strategických projektů Průběžně jsou plněny projekty dle harmonogramu: Integrační datová platforma Napojení na základní registry Bezpečnostní projekt Spolupráce s klíčovými uživateli Projektová kancelář Implementace jednotného IS v rámci SMB

Odbor městské informatiky Děkuji za pozornost Ing. Jaromír Emmer Odbor městské informatiky Magistrát města Brna emmer.jaromir@brno.cz