Manažerské informační systémy Úvod a teoretická východiska Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc zdenek. molnar@fsv.cvut.cz

Představení přednášejícího Absolvent strojní fakulty ČVUT – specializace operační analýza Praxe matematik-analytik a programátor-vývojář na PZO Motokov a GŘ TST Asistent, docent a profesor na Katedře ekonomiky a řízení podniku FS ČVUT – specializace výpočetní technika Zakladatel a ředitel Ústavu informatiky a statistiky na UTB ve Zlíně Profesor na FSv ČVUT, katedra inženýrské informatiky a katedra ekonomiky a řízení stavebnictví Profesor na VŠE Praha FIS Katedra informačních technologií Předseda odborné hodnotící komise soutěže „IT projekt roku“ (CACIO) Člen vědecké rady FIS VŠE Praha Autor publikací: „Moderní metody řízení IS“ a „Efektivnost IS“ Řešitel mezinárodních projektů Tempus „CUBIS“, Leonardo „BATCOS“ a projektu AV ČR „Znalostní báze pro řízení podnikatelských seskupení“

Osnova Přednášející: Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc Architektury PIS/MIS a vývojové trendy Životní cyklus PIS/MIS a řízení zdrojů. Řízení PIS/MIS Úloha IT manažerů Informační strategie podniku a její význam pro PIS/MIS Datová struktura PIS/MIS (OLAP technologie) Pořízení a implementace PIS/MIS Hodnocení efektivnosti PIS/MIS Presentace významných PIS/MIS na českém trhu Speciální aplikace IT související s PIS/MIS (Intranet, podnikové portály, CRM, SCM, PLM a další)

Literatura Basl J.: Podnikové informační systémy. Grada Publishing, 2007 Bébr R., Doucek P.: Informační systémy pro podporu manažerské práce. Profesional Publishing, 2005 Carda A., Kunstová R.: Workflow – Řízení firemních procesů. Grada Publishing, 2001 Dohnal J, Pour J. : Architektury informačních systémů. Management Press 1997 Gála L., Pour J., Prokop T.:Podniková informatika. ISBN 80-247-1278-4 Keřkovský M., Drdla M.: Strategické řízení firemních informací. C.H.Beck, 2003 Lacko L.: Business Intelligence v AQL Serveru 2005. Mládková L.: Management znalostí v praxi. Professional Publishing, 2004 Molnár Z.: Efektivnost informačních systémů. Grada Publishing 2001 Molnár Z.: Podnikové informační systémy. Skriptum ČVUT FSI 2002 Novotný O., Pour J.: Business Intelligence. Jak využít bohatství ve vašich datech. Grada Publishing 2004 Sklenák V. a kol.: Data, informace, znalosti a Internet. C.H.Beck, 2001

Literatura (2) Učeň a kol.: Metriky v informatice.. Grada Publishing 2000 Voříšek J.: Strategické řízení IS a systémová integrace. Management Press, 1997 Voříšek J. a kol.: Aplikační služby IS/ICT formou ASP.. Proč a jak pronajímat informatické služby. Grada Publishing, 2005 Časopisy Business World Computer World Computer Business ebiz itsystem Softwarové noviny Systémová integrace

Zájmová sdružení související s PIS Česká společnost pro systémovou integraci www.cssi.cz Sdružení pro informační společnost www.spis.cz Česká asociace manažerů úseků informačních systémů www.cacio.cz

Definice informačního systému INFORMAČNÍ SYSTÉM (IS) je uspořádaný souhrn prvků a činností, spolu s jejich vlastnostmi a vztahy, který transformací dat vytváří informace pro uživatele. IS Představuje tedy uspořádaný soubor lidí, technických prostředků a metod zabezpečujících sběr, přenos, uchování a zpracování dat za účelem tvorby a prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení.

Koloběh dat a informací v IS zpracování dat (počítač) sběr dat přenos dat REÁLNÝ SVĚT PAMĚŤ DAT PAMĚŤ ZNALOSTÍ uživatel akce resp. rozhodnutí užití resp. porozumění

Informační infrastruktura je prostředím pro rozvoj IS/IT v podniku a její úroveň je dána úrovní jejích jednotlivých komponent a vždy by měla trvale předbíhat současný stav. Komponenty informační infrastruktury jsou: IS = HW + SW + DW + PW + OW HW (hardware) je výkonná výpočetní a komunikační technika SW (software) je vhodné programové vybavení DW (dataware) jsou správná data PW (peopleware) jsou informačně gramotní pracovníci OW (orgware) je vhodná a správná organizace IS/IT

Proces zpracování informací výstupy vstupy uchování

Současné trendy IS/IT „totální“ digitalizace od dat k informacím resp.znalostem integrace/komunikace horizontální, vertikální, interní, externí důraz na rozvoj informační infrastruktury re-engineering procesů dodavatelské řešení/outsourcing 11

Data, informace a znalosti vzdělání zkušenosti data informace znalosti rozhodnutí (akce)

Tři stránky informace Syntaktická jakým způsobem je informace zachycena Sémantická jaký má informace význam Pragmatická jaký má pro mne informace užitek

Kvalitu informace vnímáme podle toho Jaký má obsah (zda nám dává správnou odpověď na naše otázky) Jak je nám presentována (zda jsme schopni jí porozumět)

Kvalita informace z hlediska obsahu relevantnost (zda je významná pro daný účel) aktuálnost (zda je dostatečně přesná) úplnost (zda je dostatečně kompletní) podrobnost (zda je přiměřeně detailní) pravdivost (zda je.získaná ze spolehlivých zdrojů) efektivnost (zda její cena přiměřená jejímu užitku)

Kvalita informace z hlediska prezentace kompetentnost (zda je předávána správným osobám) včasnost (zda je předávána včas z hlediska okamžiků její potřeby) srozumitelnost (zda je předávána vhodným a srozumitelným způsobem)

Peter Drucker: Znalosti „Znalosti jsou dnes jediným smysluplným zdrojem. Tradiční „výrobní faktory“ - země (tj. přírodní zdroje), práce a kapitál nezmizí, ale stanou se druhotnými. Mohou být získávány a to navíc snadno, jen pokud máme potřebné znalosti“.

Vztah informací a znalostí Informace, to je jenom symbolický (v podobě slov, čísel, obrázků a pod.) popis nějaké akce, zatím co znalost je schopnost (dovednost, znalost) tuto akci provést Bez potřebných znalostí nejsme schopni určit hodnotu a význam informací.

Typy znalostí explicitní skryté individuální kolektivní Formální (technická) zkušenost Pravidla, zákony, předpisy explicitní Intuice Moudrost a sociální praxe skryté individuální kolektivní Vzájemné prolínání Vývoj podporovaný KM

Informaci tvoříme z dat několika způsoby účelovostí, tj. víme předem pro jaký účel data sbíráme, kategorizací, tj. rozlišováním jednotlivých sledovaných jevů podle určitých (účelových) kriterií výpočty tj. užíváním různých matematických a statistických metod zhušťováním (agregací) tj. data jsou agregována do stručnějších forem opravami, tj. odstraňováním (vylučováním) chybných dat

Z informací tvoříme znalosti srovnáváním (V čem se liší informace o dané situaci od informací o situacích, které již znám? odvozováním (Jaké důsledky má tato informace na moje rozhodnutí a akci?) spojováním (Jak souvisí tato informace s jinými?) komunikováním (Co si ostatní lidé myslí o této informaci?)

V praxi se pak používají různé techniky zachycování znalostí Socializace Pozorování Vyprávění příběhů Výměna různých dokumentů, knih, zpráv, souborů,poznámek a pod.) Simulace Metaforické analogie Dedukce, indukce, dialektické odvozování, kontradikce, paradoxy Brainstorming Prototypování a modelování Rozhovory tváří v tvář a skupinová práce

Knowledge Management znamená hledání odpovědí na otázky Jak identifikovat naše znalosti (naší kompetenci) jinými slovy co opravdu umíme dělat (Jinými slovy abychom věděli co všechno víme)? Jak tyto znalosti zachycovat (uchovávat), samozřejmě v digitalizované podobě? Jak tyto znalosti zlepšovat či rozšiřovat? Jak se zbavovat starých (neúčelných) znalostí? Jak šířit tyto znalosti sdílet s našimi zaměstnanci? Jak tyto znalosti užívat pro zvýšení naší konkurenceschopnosti, např. vyšší schopnost koordinace či flexibility našich procesů, které jsou nutné pro úspěšné zvládnutí turbulentní změny(viz dále)? Jak hodnotit (měřit) naše znalosti?

Informační bariery orientační (nevím kde informaci hledat) technická (nemám potřebný HW a SW) psychologická (odmítám pracovat s počítačem) jazyková (nerozumím příslušnému jazyku) kognitivní (nevím, jaký má informace význam) politická (informace je embargována) finanční (nemám na informaci peníze)

Faktory kvality IS Přesnost t.j. systém se chová tak, jak bylo určeno při specifikaci jeho funkcí Spolehlivost tj. uživatel se může na IS spolehnout Robustnost t.j. IS se chová „rozumně“ i za podmínek, které nebyly uvažovány při jeho specifikaci Efektivnost t.j. užívá počítačové zdroje ekonomicky a má vyvážené náklady s průchodností a dobou odezvy Škálovatelnost t.j. schopnost programu „běžet“ na počítačích s různým výkonem „rozumnou“ dobu. .

Faktory kvality IS (pokračování) Přenositelnost t.j. program může „běžet“ na různých platformách (HW, SW), aniž by ztratil své funkce Propojitelnost t.j. schopnost systému existovat a spolupracovat spolu s jinými systémy. Udržovatelnost t.j. IS může být snadno měněn podle dodatečných požadavků uživatelů. Verifikovatelnost t.j. vlastnosti IS mohou být snadno ověřeny .

Pyramidální architektura ISP Roste - neurčitost - význam externích inf. - závažnost rozhodnutí Strategické řízení EIS Probíhá selekce a agregace dat Taktické řízení Manažerské informační systémy MIS Operativní řízení Transakční systémy - operační data

Vlastnosti TS a MIS Poskytují model stavu systému Požaduje se: Poskytují model chování systému tj. - práci s agregátními ukazateli - selektivní přístup k operačním datům - sledování trendů - analýzu struktur a jejich vývoj - analýzu souvislostí - kontrolu signálních hodnot - what-if analýzu Požaduje se: - flexibilita - universálnost - intuitivní ovládání - personalizace Požaduje se: - vysoká rychlost odezvy - velká kapacita - integrita a konsistence dat Poskytují model stavu systému

Transakční systémy (ERP) Postavení CI v architektuře IS organizace Probíhá selekce a agregace interních informací Roste - neurčitost - význam externích informací. - závažnost rozhodnutí CI (budoucí vývoj podniku) MIS (BI) (chování podniku) Transakční systémy (ERP) (stav podniku)

Principy vnitřní a vnější integrace podniku MIS OLAP Externí databáze Principy vnitřní a vnější integrace podniku Datová pumpa Multidimezionální databáze Datawarehouse CRM SCM Transakční systémy - ERP intranet Technická příprava zásobování výroba finance personalistika prodeje marketing Společná transakční databáze

Podnik a toky informací z jeho okolí majitelé legislativa banky PODNIK dodavatelé zákazníci konkurence majitelé trh práce

ERP (Enterprise Resource Planning) - jádro ISP integrující ekonomické, logistické a personální transakce podniku APS (Advanced Planning Systems) - systém pro dílenské plánování a řízení výroby SCM (Supply Chain Management) - systémy na řízení dodavatelsko-odběratelských řetězců PLM (Product Lifecycle Management) – systémy navazující na technickou přípravu výroby (CAD/CAM), které představují řízení informací o výrobku po celou dobu jeho života. CRM (Customer Relationship Management) - systém pro řízení vztahu se zákazníky SIS (Strategic Information Systems) - systémy na podporu strategického rozhodování KM (Knowledge Management) -systém na podporu řízení znalostí BI/DM (Business Intelligence/Data Mining) - systémy na podporu rozhodování DM/DH (Data Management/Handling) - systémy pro řízení toku dokumentů e- Business - systémy na podporu elektronického podnikání

ERP – Enterprise resource Planning Jádrem každého podnikového informačního systému je aplikace IS/IT označovaná jako ERP, která v sobě integruje - řízení nákupu (logistiku) - řízení výroby (logistiku) - řízení prodejů (logistiku) - řízení lidských zdrojů - řízení financí

Hlavní nedostatky současných MIS (BI) 1) mají tendenci spoléhat se ve značné míře na finanční ukazatele 2) zabývají se většinou historickými daty 3) vycházejí v drtivé míře z interních zdrojů podniku a ignorují vnější prostředí a konkurenci 4) pokud se zabývají budoucností, tak jenom na základě jednoduchých extrapolací minulosti 5) často slouží účelově jednotlivým organizačním útvarům podniku a ignorují průřezové integrující pohledy

Proto je třeba, aby IS pro strategické řízení zabezpečil především selektivní sběr, zpracování a komunikování informací 1) které jsou většinou nefinanční povahy 2) které jsou orientované na budoucnost 3) které pocházejí zejména z externích zdrojů 4) které jsou založené na prognózách budoucnosti a ne na jednoduché extrapolaci minulosti rozpoznání „špatných“ zpráv kdekoli se vyskytnou a rychle je předat tam, kam je třeba zpracování signálů o možné změně turbulence prostředí identifikaci změn v jejích tržních strategiích a technologiích

Následně musí IS pro strategické řízení zabezpečit především: rychle shromáždit potřebné informace vztahující se k vzniklému problému rychle identifikovat pracovníky či celé organizace mající potřebné kompetence (znalosti) k řešení vzniklého problému Generování scénářů alternativních strategií Analýzu proveditelnosti projektů alternativních strategií včetně analýzy kompetencí k provedení změny Sledování plnění strategie a hodnocení dosahovaných efektů

Základní funkce IS pro strategické řízení tedy jsou Realizuje Monitorovací analýzu prostředí zachycení a zpracování signálů o změně prostředí Rozhodovací a plánovací analýzu scénářů kapacitní analýzu analýzu proveditelnosti změn Řízení a kontroly sledování odchylek vyhodnocovat efektivnost projektu sledování postupu projektu

McFarlanova aplikační struktura ISP STRATEGICKÉ POTENCIÁLNÍ Aplikace,které jsou kritické pro dosažení cílů společnosti, např. marketingový IS, manažerské IS, finanční analýza, a pod. Aplikace,které mohou být důležité pro dosažení cílů společnosti, např.expertní systémy, elektronické prototypy, EDI a pod. budoucnost KLÍČOVÉ PODPURNÉ Aplikace, které jsou kritické pro chod společnosti, např. saldokonto,kalkulace, řízení výroby, řízení skladů a pod. Aplikace, kteréjsou důležité, ale ne kritické pro chod společnosti, např účetnictví, mzdy, elektronická pošta, zpracování textů a pod. současnost nutnost možnost

Členění aplikací IS/IT dle užití Pro řízení technologických procesů - process automation Pro jednotlivé funkční oblasti podniku (finance, logistika, výroba, marketing, konstrukce apod.) - departmental systems pro automatizaci kancelářských prací včetně interní a externí komunikace - office automation pro řízení informatiky v podniku - metainformation systems