Název projektuModerní škola Registrační číslo projektuCZ.1.07/1.5.00/ Název aktivity III/2 Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Název vzdělávacího materiáluRevize fondu Číslo vzdělávacího materiáluVY_32_INOVACE_34/13 Jméno autoraDana Kubátová Název školy Střední škola živnostenská Sokolov, příspěvková organizace „ EU pen í ze středn í m š kol á m “

REVIZE FONDU důvody revize průběh revize výsledek revize protokol o revizi vyřazování dokumentů úbytkový seznam

R EVIZE FONDU Revize = kontrola, jejímž cílem je zjistit skutečný rozdíl mezi skutečným a evidovaným stavem fondu provádí se formou inventarizace, nejprve se kontrolují dokumenty, které jsou v regálech, ty které tam nenajdeme, hledáme ve výpůjčkách zjišťují se rozdíly a nedostatky v evidenci revize fondu je dána zákonem č. 257/2001 Sb. O knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon)

D RUHY REVIZE provádí se podle počtů svazků: A) soustavná knihovny do jednotek – zde se revize provádí soustavně, nebo 1x za 3 roky do svazků 1x za 5 let do svazků 1x za 10 let do svazků 1x za 15 let nad svazků se provádí průběžně během provozu se musí každý rok zrevidovat 5% fondu tyto lhůty se mají dodržovat zejména ve fondech volně přístupných.

DRUHY REVIZE B) mimořádná revize provádí se mimo plán a to z nařízení nadřízeného orgánu po stěhování nebo před stěhováním změně pracovníků po násilném vniknutí do knihovny po živelné katastrofě při objevení označených knih na veřejnosti (např. antikvariáty, burzy…) C) namátková a zkrácená revize dle potřeby, vytipujeme určitou část fondu při zjištění, že chybí velké množství knih  následuje mimořádná revize

REVIZE SE PROVÁDÍ POMOCÍ : a) přírůstkového seznamu provádí se hlavně v menších knihovnách přírůstkový seznam se porovnává se seznamem úbytků a jeho dokladovou částí zjistí se, zda jsou všechny úbytky zachyceny odkazem v přírůstkovém seznamu v kladném případě se připojí záznam o revizi do rubriky Poznámka v přírůstkovém seznamu a do knihy b) místního seznamu je to katalog lístků řazených podle signatur podmínkou použití místního seznamu je jeho odsouhlasení s přírůstkovým seznamem nejprve se kontrolují z regálu knihy s místním seznamem pokud nám nějaký lístek či publikace nesouhlasí s daným stavem, musíme oboje porovnat z přírůstkovým seznamem

VÝSLEDEK REVIZE: revizi provádí nejméně dvoučlenná komise můžeme přijít na to, že část fondu není v přírůstkovém seznamu přírůstkový seznam je nesprávně vedený (nejsou všechny údaje) přírůstkový seznam nesouhlasí s katalogem zjistíme, že kniha je nezvěstná (není v regále, ani ve výpůjčkách) katalog je nepřehledný (především věcný a předmětový) knihy jsou opotřebované – ošoupané, zlomené desky, potrhané salátové vydání hygienické podmínky ve skladu nevyhovují – plíseň, prach najdou se knihy dávno ztracené některé AKS obsahují funkci „Revize“ pracovník čtečkou snímá čárové kódy dokumentů uložených na regále, druhý pracovník je u PC kontroluje, počítač ihned vyhodnotí, které dokumenty jsou půjčené a které jsou ztracené

VÝSLEDEK REVIZE 2 při revizi lze zjistit, že v přírůstkovém seznamu nejsou uvedeny dřívější odpisy nejčastějším výsledkem revize je zjištění ztrát dokumentů, nebo jejich zastarání a opotřebení - v tomto případě je nutné provést vyřazení těchto dokumentů z fondu kladným výsledkem revize může být naopak nález dokumentu, který jsme považovali za ztracený, ale byl pouze špatně zařazen

PROTOKOL O REVIZI MUSÍ OBSAHOVAT : dobu trvání revize rozsah revize (jaké sklady, signatury jsme revidovali) evidenční podklady, které byly použity  podle jakých podkladů jsme revidovali (úbytkový či přírůstkový seznam, katalogy, výpůjčky) jména pracovníků, kteří revidovali seznam ztracených dokumentů  zjištění skutečnosti, zvláště případný nesoulad mezi skutečným a evidovaným stavem seznam nalezených dokumentů návrhy či opatření na ochranu fondu před čtenáři na základě revize je třeba sepsat seznam vyřazených knih, který musí být schválen nadřízeným

S UPERVIZE následuje po revizi je prováděna pracovníky knihovny na základě protokolu revizní komise se zahájí pátrání po nezvěstných dokumentech při supervizi je využíván protokol předchozí revize po vyčerpání všech možností k nalezení nezvěstných dokumentů se pátrání uzavře vedoucí knihovny pak na základě protokolu o revizi a výsledku supervize rozhodne o odpisu ztrát

P RÁCE PO UKONČENÍ REVIZE zahajují se ihned po rozhodnutí vedoucího knihovny o odpisu ztrát a po provedeném účetním odpisu ztrát z majetku knihovny nejprve se ztracené dokumenty odepisují hromadně s odkazem na revizní protokol, na jehož základě byl odpis proveden dále je třeba označit odepsané publikace ve všech příslušných seznamech a katalozích knihovny: v přírůstkovém seznamu – u záznamu škrtneme přírůstkové číslo a v rubrice Poznámka se uvede Vyřazeno, viz. Seznam úbytků č…. (Kniha ztrát č….) v místním seznamu - se při odpisu postupuje stejně jako v přírůstkovém seznamu ze čtenářských katalogů - vyřadíme všechny záznamy odepsaných dokumentů

VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ : = vyčlenění knihovní jednotky z fondu je dáno knihovním zákonem důvodem k vyřazení knihovní jednotky může být: její zastaralý obsah poškození potvrzená ztráta knihy musíme vyřazovat, jinak bychom se o ně museli starat a to stojí peníze – náklady by stále rostly jádro fondu nikdy nevyřazujeme v Evropě se vyřadí běžně kniha, která se za rok ani jednou nepřečte

Ztráta knihy čtenářem: sepíše se protokol o ztrátě knihy čtenář se musí pokusit sehnat tu samou knihu stejného vydání, pokud nesežene tak stejnou knihu v jiném vydání nebo knihu s podobnou tematikou, pokud se mu to nepodaří musí knihu zaplatit knihovník může odepsat bez náhrady 0,5% knih z výpůjček za rok

DŮVODY VYŘAZENÍ : kniha je informačně zastaralá opotřebované knihy knihy napadené plísní nebo hmyzem málo půjčované nebo vůbec půjčované knihy obsah knihy nesouvisí s oborem knihovny multiplikáty (knihy v mnoha kusech stejného vydání, kdysi povinná četba)

POSTUP PŘI VYŘAZOVÁNÍ : knihy sepíšeme při revizi podáme návrh na vyřazení po schválení orazítkujeme razítkem Vyřazeno vyndáme jejich lístky z katalogů vymažeme všechny záznamy v počítači knihy červenou čarou škrtneme v přírůstkovém seznamu, napíšeme vyřazeno a úbytkové číslo zapíšeme knihu do úbytkového seznamu

JAK NAKLÁDAT S VYŘAZENOU KNIHOU : knihu musíme nabídnout ostatním knihovnám – připíšeme ji na seznam nabízených knih, který zašleme spolupracujícím knihovnám pokud není zájem, dáme knihy do antikvariátů nebo je nabídneme čtenářům zbytek dáme do sběru je důležité, absolvovat všechny tyto postupy a archivovat doklady s razítky a podpisy knihovní dokumenty z konzervačního a historického fondu se smí vyřazovat jen se souhlasem ministerstva – musíme je nejprve nabídnout NK

ÚBYTKOVÝ SEZNAM seznam dokumentů, které byly z knihovního fondu vyřazeny obsahuje : datum a číslo zápisu nezbytné bibliografické údaje o dokumentu – autor, název, přírůstkové číslo uvede se důvod odpisu cena knihy a případně číslo jednací povolení k vyřazení. zapisuje se čitelně, nesmí se přelepovat může být vytvářen hromadně může mít i lístkovou formu - místní seznam, doplněn důvodem vyřazení a datem

Z DROJE : Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Dana Kubátová