Dejte sbohem papírovým fakturám ve veřejném sektoru …… Dejte sbohem papírovým fakturám ve veřejném sektoru …… Vítejte ve světe elektronických faktur! Barbora Grohová Petr Hojný Česká spořitelna, a.s. Praha, 7. dubna 2008

ÚVOD: Představení služby PROČ: Přínosy elektronické fakturace Obsah ÚVOD: Představení služby PROČ: Přínosy elektronické fakturace CO: Popis služby JAK: Připojení ke službě Proud to be Erste

Úvod

Případové studie zavádění e-fakturace ve veřejném sektoru Dánsko: Od 1.2.2005 mají dodavatelé zákonnou povinnost posílat své faktury do sektoru veřejné správy výhradně v elektronické podobě Švédsko: Od 1.7.2009 bude veřejný sektor zasílat a přijímat faktury pouze v elektronické podobě Finsko: Během jara 2008 některé státní instituce budou zasílat svým zákazníkům faktury v elektronické podobě Finská vláda hodlá přijmout stejné opatření jako švédská vláda a během roku 2009 bude veřejný sektor přijímat faktury pouze elektronicky Proud to be Erste

Veřejný sektor přijímá ročně 30 mil. faktur Co je v sázce? Veřejný sektor přijímá ročně 30 mil. faktur (odhad) Úspory tak mohou být 300 mil. Kč ročně Proud to be Erste

Současná praxe Příjemce Výstavce Faktura Platba Banka Proud to be Erste

Proč banka? Příjemce Výstavce Faktura Faktura Platba Banka Banka bude vždy součástí platebního procesu Banky jsou standardně považovány za nejdůvěryhodnější instituce Obchodní partneři mohou komunikovat pouze prostřednictvím banky Proud to be Erste

Představení služby

Faktura jako první krok Odběratel Dodavatel Nákup Objednávka Prodej Dodací list Výroba Výroba FAKTURA Fakturace Závazky Pohledávky Cash & Treasury Management Cash & Treasury Management Platba Banka odběratele Banka dodavatele Proud to be Erste

Stávající situace: papírové faktury Dodavatel/výstavce faktury Odběratel/příjemce faktury 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 6. přijmutí faktury poštou a následné třídění 7. zadávání/skenování 8. ověření (validace) 9. zahájení schvalovacího procesu schvalovací proces 1-2 kroky 11. provedení platby 1. objednávka 2. vytvoření faktury 3. tisk 4. vkládání do obálek (poštovné včetně) 5. distribuce obálek poštou informační systém výstavce faktury kroky, které lze odstranit při využití elektronické fakturace Cíl: SNÍŽIT NÁKLADY jednotlivé kroky procesu zpracování a zaplacení faktury Proud to be Erste

Řešení: elektronická fakturace Česká spořitelna nabízí klientům i neklientům ČS službu elektronické fakturace, která umožňuje: Firmám a korporacím Vystavit, odeslat a přijmout fakturu elektronicky Přímo v účetním/ERP systému firmy Na internetovém portálu ČS Uživatelům internetového bankovnictví Servis 24 Přijmout a jednoduše zaplatit faktury přímo v internetovém bankovnictví Proud to be Erste

Řešení: elektronická fakturace Konsolidátor (provozovatel sítě pro elektronickou výměnu faktur) Česká spořitelna platforma TIX Výstavci faktur firmy Příjemci faktur soukromí klienti strukturovaná data + grafická podoba faktury Konsolidační přístup Proud to be Erste

Přínosy elektronické fakturace

Výhody elektronických faktur? Úspory úspora nákladů náklady na vystavení a zpracování faktury náklady na tisk a distribuci vystavených faktur náklady na poštovné zlepšení peněžního toku - elektronické faktury jsou zaplaceny rychleji Snížení operačního rizika zlepšení kvality zpracování faktur (zvýšení rychlosti a snížení chybovosti) možnost okamžité kontroly přijatých faktur s objednávkami snížení rizika podvodného zaslání faktury (výstavce faktury je identifikován provozovatelem sítě pro výměnu faktur) Proud to be Erste

Výhody elektronických faktur? Jednoduchost a spolehlivost služby velmi jednoduchá obsluha aplikace (obdoba internetového bankovnictví) uživatelská podpora prostřednictvím klientského centra banky bezpečnost (vysoká míra zabezpeční sítě pro výměnu faktur) velmi malý zásah do stávající IT struktury možnost využít aplikaci pro zaslání elektronické faktury firmě, privátnímu zákazníkovi i státním a veřejným institucím Ekologický přínos nižší zátěž životního prostředí Máte právo těchto výhod využít ….. Buďte moderní a efektivní! Proud to be Erste

Popis služby

Podporované komunikační protokoly Podporované komunikační protokoly Popis fungování služby 1/2 Výstavci Příjemci Konsolidátor Česká spořitelna účetní systém: X formát: Y Podporované komunikační protokoly Podporované komunikační protokoly účetní systém: X formát: Y např. SFTP/FTP Přenos Konverze dat Dělení souborů Monitorování Upozorňování Logování Potvrzení Podpora El. značka např. e-mail Přímé propojení do ERP Přímé propojení do ERP Internet portal HTTPS (SSL) HTTPS (SSL) Internet portal XML XML Internetový portál Internetový portál Elektronický podpis v tomto případě znamená podepsání uznávaným elektronickým podpisem nebo označení uznávanou elektronickou značkou. Zpracování grafická podoba Banka Internetbanking Internetové bankovnictví Proud to be Erste

Popis fungování služby 2/2 Připojíte se ke službě a můžete odesílat nebo přijímat faktury od jakéhokoli obchodního partnera – každý komunikuje pouze svým vybraným komunikačním protokolem Vyměňujete si fakturační data ve strukturované podobě a vždy je odesíláte nebo přijímáte pouze v jednom Vámi vybraném formátu Spolu se strukturovanými daty příjemce vždy obdrží grafickou podobu faktury (PDF), která je podepsána elektronickým podpisem výstavce nebo elektronickou značkou, tzn. splňuje všechny náležitosti daňového dokladu dle zákona o DPH. Elektronickou značku podepisuje sám výstavce faktury nebo ČS Grafickou podobu faktury vytváří sám výstavce faktury, případně ČS, pokud si to výstavce vyžádá. Proud to be Erste

Formy připojení ke službě automatizované propojení - přímo do ERP/účetního systému - zasílání/přijímání souboru faktur přímo z/do účetního systému www.faktura24.cz - využití internetového portálu služby - možnost vystavení/přijetí faktury přímo na portálu nebo možnost importu/exportu z/do účetního systému internetové bankovnictví SERVIS 24 – možnost přijetí faktury v PDF formátu a její zaplacení (pro domácnosti, drobné podnikatele a malé firmy) Proud to be Erste

Podepisování dokumentů Věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu dokladu je zajištěna prostřednictvím elektronické značky založené na kvalifikovaném systémovém certifikátu nebo elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu Klient má dvě možnosti: službu certifikace outsourcovat - služba @FAKTURA 24 označí v jeho zastoupení grafickou podobu faktury (pdf soubor) elektronickou značkou zajistit si certifikaci vlastními prostředky – grafickou podobu faktury podepíše elektronickým podpisem nebo označí elektronickou značkou Proud to be Erste

Konsolidační přístup a jeho výhody Point-to-Point Model konsolidátora konsolidace odesílatel faktury příjemce faktury jen jedno rozhraní pro zákazníka formátově a komunikačně nezávislé řešení jedna pro všechny účastníky zajištěna konsolidátorem propojení standardizace údržba bezpečnost každý zákazník zvlášť – velmi nákladné standardizace fakturace není možná s každým partnerem řešena zvlášť Proud to be Erste

Rychlá návratnost investice Ceny za službu Struktura poplatků (na poplatky se vztahuje DPH): poplatky za transakce (za odeslanou i přijatou fakturu v segmentu B2B a za odeslanou fakturu v B2C) poplatky za připojení ke službě přes internetový portál do účetního systému poplatky za správu připojení (pouze u výstavců komunikujících přes přímé propojení do účetního systému) Rychlá návratnost investice Proud to be Erste

Připojení ke službě

Postup zavedení elektronické fakturace: Připojení ke službě Postup zavedení elektronické fakturace: Technická specifikace připojení – výběr formátu strukturovaných dat, výběr komunikačního protokolu Předložení indikativní nabídky Podpis smluvní dokumentace s ČS Výběr pilotních klientů (podmínkou není klientství v ČS) Oslovení pilotních klientů: společně s ČS Připojení pilotních klientů, testování Rychlost připojení: připojení prostřednictvím internetového portálu do druhého dne po podpisu smluvní dokumentace připojení přímo do účetního systému cca. 6 týdnů dle stanovených požadavků na připojení Proud to be Erste

Kontakty: Barbora Grohová Petr Hojný Česká spořitelna, a.s. Odbor Corporate Cash Management Budějovická 1912 140 00 Praha 4 tel.: + 420 261 072 172 mob.: + 420 602 274 694 mailto: bagrohova@csas.cz Petr Hojný Česká spořitelna, a.s. Odbor Corporate Cash Management Budějovická 1912 140 00 Praha 4 tel.: + 420 261 072 712 mob.: + 420 723 867 309 mailto: phojny@csas.cz

Proud to be Erste