12. Projekt – nástroj realizace změny Řízení změn, ad hoc přístup Proces řízení změn

Realizace změn Potřeba změn je vyvolána požadavky trhu obchodními potřebami podniku požadavky zákazníků technologickým pokrokem změnou legislativy sociálními potřebami požadavky vlastníků Vedení podniku musí rozhodnout, jak na tyto potřeby/požadavky/příležitosti bude reagovat

Řízení změn, ad hoc přístup - 1 Obchodní procesy Organizační útvar Divize 1 Divize 2 Divize 3 Divize N Řídící procesy rozhodnutí požadavek Vedení rozhodnutí Podpůrné procesy Útvar vývoje IT systému A Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X Organizační útvar Často stávající stav

Řízení změn, ad hoc přístup - 2 Nedostatky zadávání požadavků – ad hoc přístup Požadavky jdou často přímo na řešitele Zohledňují často pouze pohled a zájmy požadujícího útvaru (nejsou koordinovány s požadavky ostatních útvarů) Není dostatečně analyzován dopad realizace požadavku na provoz stávajících i připravovaných aplikací, poskytované produkty a služby, personál, technické a další vybavení Požadavek většinou neobsahuje odhad náročnosti jeho realizace Požadavky jsou někdy upřesňovány,resp. měněny až v průběhu realizace nebo dokonce v průběhu pilotního provozu Některé požadavky jsou na úrovni idejí, nejsou ekonomicky a obchodně podložené Příčina Neexistuje jednoznačný a průhledný proces (s definovanými odpovědnostmi) pro přebírání požadavků na IT, jejich posouzení, přijmutí či odmítnutí, vykazování a posouzení přínosů jejich realizace

Proces řízení změn - 1 Obchodní procesy Řídící procesy Organizační útvar Divize 1 Divize 2 Divize 3 Divize N Požadavek Řídící procesy strategie Vedení Change Management strategie Podpůrné procesy Útvar vývoje IT systému A Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X Organizační útvar

Proces řízení změn - 2 Přínosy Možnost efektivního provádění velkého množství změn bez kolizí, neúnosných rizik a event. předělávek Uplatnění celopodnikového přístupu při hodnocení oprávněnosti a efektivity jednotlivých požadavků, objektivní hodnocení vzájemných vazeb a dopadů mezi jednotlivými požadavky, probíhajícími i plánovanými projekty a okolím Zkrácení doby realizace změn a zvýšení kvality výstupů (zásadní zkvalitnění analytických fází, minimalizace nutnosti předělávek a dodatečných úprav) Vyhodnocování možných rizik, souvislostí a dopadů navrhovaných změn na klienty, kvalitu a dostupnost poskytovaných služeb a produktů Zlepšení interní komunikace (mezi útvary i obory) Jednoznačná zadání projektů a jejich efektivní koordinace

Návrh řešení a analýza dopadů Proces řízení změn - 3 RFC Change DB Request owner Přijetí, kontrola a monitorování Change manager TAT Change manager Návrh řešení a analýza dopadů Správa konfigurací Change manager realizovat po úpravě Request owner Evaluation & Decision Konfigurační DB odložit na … Rozhodovací subjekt RFC realizovat odmítnuto Change manager Řízení implementace změny Implementace změny Project Manager Request owner Protokol o předání Projekt

Proces řízení změn – 4 Základní činnosti Přijetí, kontrola a monitorování RFC (Request for change) Analýza dopadů a návrh řešení RFC vliv na IT infrastrukturu, obchodní aplikace, současné IT služby, dokončované i plánované projekty, obslužný personál, kvalitu a schopnosti konečných uživatelů, potřebné prostory aj. odhady rizik spojených s požadovanou změnou Schvalování změny Rozhodnutí o realizaci, odložení nebo zamítnutí RFC Řízení schválené implementace změny, včetně Monitorování klíčových kroků při vývoji a zavádění změny Koordinace obnovy (plány návratu do stavu před změnou v případě vyskytnutí se závažných problémů, např. v IT prostředí) Akceptace realizované změny, ukončení RFC a jeho archivace

Proces řízení změn – 5 Role Request Owner (oprávněný žadatel o změnu - vedoucí projektu, příslušný liniový vedoucí, správce produktu apod.) Předkládá a specifikuje požadavek na změnu Zdůvodňuje požadavek v celém procesu řízení změny Akceptuje realizovaný požadavek Je zodpovědný za veškerou komunikaci v oblasti své působnosti ohledně požadované změny, resp. dalších relevantních změn Change Manager (zodpovědný za řízení celého procesu řízení změn a koordinaci zdrojů v rámci procesu) Přijímá, kontroluje a eviduje relevantní požadavky na změny, spravuje databázi všech přijatých požadavků a průběžně monitoruje jejich stav Koordinuje přijaté požadavky co se týče rozsahu a časové posloupnosti Zajišťuje vypracování návrhů řešení požadavků (včetně analýzy dopadů) Předkládá technicky odsouhlasené návrhy k projednání a odsouhlasení příslušné autoritě (rozhodovací roli) Řídí postup realizace změny

Proces řízení změn - 6 Role – pokračování TAT (Technical Advisory Team) je složený ze specialistů z různých oblastí a provádí analýzu dopadů navrhované změny a způsobu její předpokládané realizace na okolí (na projekty, obchodní činnost, infrastrukturu apod.) Rozhodovací subjekt Change Manager – rozhoduje o realizaci změn lokálního působení Change Decision Commetee (výbor, složený z ředitelů a manažerů, do jejichž oblasti působení bude mít realizovaná změna dopad). Rozhoduje o realizaci průřezových (komplexních) změn do finančního objemu xy mil. Kč. Vrcholové vedení - bude rozhodovat o realizaci strategických změn a o změnách, eskalovaných z úrovně Change Decision Commetee. Project manager řídí implementaci odsouhlasené změny projektovým způsobem využívá interní i externí dodavatele

Proces řízení změn – 7 RFC Proces řízení podnikových změn = nástroj koordinace projektů Request owner Přijetí, kontrola a monitorování Zadání projektu je dílčím výstupem procesu řízení změn Návrh řešení a analýza dopadů Koordinace aktivit zajištění zdrojů Fáze I realizovat po úpravě Request owner Evaluation & Decision odložit na … Rozhodovací subjekt Sponzor RFC realizovat odmítnuto Change manager Řízení implementace změny Implementace změny Project Manager Request owner Protokol o předání Projekt