Martina Košíková, Adéla Kaschnerová Spisová služba Athena Martina Košíková, Adéla Kaschnerová

Do krabice je možno vložit pouze uzavřené spisy v SSL Athena   Do krabice je možno vložit pouze uzavřené spisy v SSL Athena. Uzavřené spisy naleznete v záložce „PŘEHLEDY“ (třetí ikona zleva).

Klik

Změnit nastavení na Rozmezí

Nastavit Datum uzavření spisu, doporučuji minimálně od roku 2004.

Nastavit filtr Číslo jednací spisu Nastavit filtr Číslo jednací spisu. Otevře se okénko, kam se vypisuje číslo jednací hledaného spisu. Pro urychlení vyhledávání doporučuji zapnout funkci INSERT na klávesnici (tato funkce přepisuje, nemusíte např. stále vypisovat zkratku odboru) .

U spisu změníme spisovnu z centrální spisovny na příslušnou spisovnu odboru nebo oddělení. Uzavřený spis – klik na záložku akce a změním spisovnu a OK.

Když se mi zobrazí hledaný spis, KLIK pravým tlačítkem na myši a rozbalí se mi tabulka, kde vyberu možnost: - Nová krabice - Vložit do krabice

U nové krabice vypsat konkrétně položku Agenda, je možné dát právo autora v záložce Práva pozic (do krabice může vložit spis i jiný zpracovatel)

Spis je založen v krabici, přes tuto záložku je možné se prokliknout na krabici.

Je nutné změnit spisovnu z centrální na konkrétní spisovnu.

Krabice najdete

Seznam krabic, pozor, pokud byla vytvořena dřív , na nastavení data pořízení

Tisk štítku a obsahu krabice – klik na a vyberu

Klik na „Otevřít v aplikaci“ a vytisknu.

V případě, že: - krabice je ve fyzické podobě je plná, aby se nezobrazovala při výběru, - krabici chci předat na spisovnu odboru pravým tlačítkem myši KLIK a zobrazí se tabulka, kde vyberu Označení k předání

nebo nastavíme v záložce Akce Označení k předání a vyberu položku, kterou chci označit k předání na spisovnu a KLIK na ikonu.

Při označení k předání se změní ikona pře názvem krabice Při označení k předání se změní ikona pře názvem krabice. Do této krabice již nelze vložit žádný spis.

Předání krabice do spisovny odboru nebo odebrání označení: - akce nebo klik pravé tlačítko myši

V záložce akce Předat na spisovnu k převzetí, vyberu konkrétní krabici a KLIK. Krabice je předána na spisovnu odboru. Spisy uložené v krabici, jsou uloženy v SSL Athena ve spisovně odboru.

Děkuji za pozornost.