Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Petr Medek

Organizace výuky Cílem workshopů je základní seznámení se procesy typické výrobní firmy a jejich podporou v rámci informačního systému SAP ERP Tým PREGIS – M.Koucký (ředitel ÚRAP), L.Kolkusová (konzultant FI/AM), P.Medek (konzultant MM), K.Čada (konzultant PP), A.Rossler (konzultant SD) Zápočet a zkouška

Agenda 23.2.2012 Materiálové hospodářství ve výrobní firmě Organizační struktura Kmenová data Procesy Rekapitulace

Procesy v typické výrobní firmě

Procesy v typické výrobní firmě Nákup Skladování a distribuce Správa dodavatelů Správa objednávek Správa cen Správa dodav. smluv Příjem polotovarů a zboží Skladování Distribuce zboží Doprava Fyzická inventura Správa řízených skladů

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Materiálové hospodářství Souhrn procesů sloužících k zajištění potřeb firmy v oblasti materiálu, produktů zboží a služeb, jejich evidence při současné minimalizaci nákladů a to i ve vztahu k vnější logistice.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Kmenová data Organizační struktura, dodavatelé, ceníky, materiály, ocenění, skladová místa, šarže, sériová čísla, čárové kódy Hlavní procesy Poptávka a nabídka, nákup, vedení a plánování zásob, strategie skladování, SCM Podpůrné procesy Vyhodnocení zásob, vyhodnocení dodavatelů

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Organizační struktura Klíčový aspekt pro utváření procesů a naopak procesy se zásadním způsobem podílejí na utváření organizační struktury. Respektuje výrobní, obchodní a controllingové potřeby společnosti, ale i geografické členění. Změny jsou obtížné a zásadně se promítají do firemních procesů na všech úrovních zejména při výrazné integraci procesů v informačním systému. Pro úspěšnou implementaci IS je nezbytné důkladně porozumět organizační struktuře společnosti

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Organizační struktura - MM Enterprise struktura Sdílení kmenových dat, procesy nad společnostmi, SCM, konsolidovaný controlling Holding Oddělené externí účetnictví, struktura HK Společnost Pobočka Oddělené ocenění, geografická struktura společnosti, výrobní závody, divize, controlling. Závod Oddělení zodpovědné za zajištění nákupu služeb, zboží, komponent. Nákup. odděl. Dovoluje vytvoření schvalovací hierarchie a zastupitelnost Nákupčí Nákupčí Účetní a fyzické oddělení zásob podle nejrůznějších kritérií. Sklad

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Organizační struktura - MM Enterprise struktura Holding Klient Společnost Pobočka Účetní okruh Závod Závod Nákup. odděl. Nákup. org. Nákupčí Nákupčí Skup. nákupu Sklad Sklad

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Kmenová data – materiál Podle organizační struktury a různých hledisek: Obecně Číslo Název MJ EAN Skupiny Dokumentace Rozměry a váhy Účetnictví Třída ocenění Cena Řízení ceny Kalkulace Atributy kalkulace ceny Nákup Nákupní doby Tolerance Data zahraničního obchodu Výroba Výrobní termíny a doby Kusovníky Postupy Výrobní sklad Odbyt Odbytové kanály Daně Balení a nakládka Řízení ceny Ocenění standardní nebo průměrnou cenou

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Kmenová data – dodavatel Evidování kontaktních údajů, účetních atributů, platebních podmínek, ceníků a identifikací materiálů, poptávek a nabídek… Atributy obecné, FI a MM Nejenom nákup, ale i kooperace, provize, služby Hodnocení dodavatelů podle různých kritérií: (Cena, kvalita, JIT = dodávka na čas, množství, flexibilita, vedlejší pořizovací náklady) ?

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Materiál bez šarže a sériových čísel Stáří materiálu nezajímavé nebo nepodstatné Vznik a historie materiálu není sledována Materiál nepodléhá změnám nebo je obrátkovost vysoká Není třeba sledovat žádné dodatečné skladové atributy

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Šarže 2011 2011 2012 Je třeba sledovat dodatečný skladový atribut Rozlišení zásoby podle stáří, původu nebo obsahu Lze zavést strategie, dělitelná evidence Někdy povinnost vedení šarží Zvyšuje se pracnost a narůstá množství skladových položek

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Sériová čísla S/N 01 S/N 02 S/N 03 Je třeba vysledovat původ každého jednotlivého produktu Rozlišení zásoby podle stáří, původu nebo obsahu, dohledatelnost složení… Nedělitelná evidence Zvyšuje se pracnost

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Čárový kód Na úrovni materiálu, šarže nebo sériového čísla Na úrovni obalové jednotky Na libovolné jiné úrovni Zrychlení procesu práce s fyzickým zbožím Různé formáty interní i externí a mezinárodně platné

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Řízení skladu Udělat pořádek v chaosu (usnadnit inventarizaci, zrychlit nalezení produktu) Zajistit podporu procesu příjmu a expedice Eliminace chybovosti dodávek Práce s expirací zásob (skladová místa bez obrátky) Možnost zavedení strategie skladových míst Často s implementací SCM Zvýšená náročnost na rutinní práci

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Klíčovou funkcí Materiálového hospodářství je Obstarání materiálu, zboží, komponent, služby… Procurement

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Zajištění potřeb v oblasti zboží, surovin, komponent a služeb je zprostředkováno procesem „Objednávka materiálu“. Nejdůležitější proces v rámci materiálového hospodářství. Je třeba rozhodnout, kde a jak materiál získám. Výroba Nákup Kombinace obou procesů

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Důvody pro Výrobu Snížení nákladů Nespolehlivý, nedůvěryhodný dodavatel Zajistit adekvátní množství Zajistit práci pro vlastní zaměstnance Dosáhnout požadované kvality Ochránit značku nebo kvalitu

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Důvody pro Nákup Snížení nákladů Neadekvátní kapacita vlastní výroby Snížení nákladů na skladování Zajištění alternativních zdrojů dodávek Položky jsou chráněné patentem nebo jiným druhem ochranné známky

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Volba mezi výrobou a nákupem materiálů nebo služeb je velmi závislá na vertikální integraci společnosti.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Vertikální integrace – v duchu nákupu jde o rozvíjení schopnosti vyrábět produkty, které byly dříve nakupovány. Může se jednat o dopřednou i zpětnou integraci Zpětná integrace Vlastní výroba Dopředná integrace

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Protože nákup tvoří značnou část nákladů, mnoho organizací shledává důvody pro širší vertikální integraci V průmyslových oblastech s rychlým vývojem může být zpětná vertikální integrace nebezpečná. vs.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Účelem Materiálového hospodářství je zajistit efektivnost operací v rámci: Získávání materiálů Pohybu materiálu Skladování materiálu Materiálové hospodářství má smysl zejména: Když náklady na transport nebo skladování jsou značné Když zaměření na MM je výhodné

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Některé základní funkce a procesy Materiálového hospodářství: Přeprava, expedice Nákup a vyřizování objednávky Skladování materiálu Kontrola a vyhodnocení stavu zásob

Vývojový diagram procesu Pořízení bez managementu jakosti Událost Dispozice - vygenerované potřeby pořízení Dispo-nent Vytvoření požadavku na objednávku Ano Vedoucí nákupu Ne Objedn. schválena? Ano Nákupčí Ne Ne Potřeba poptávky Objednávka Přesná? Změna objednávky Je nutno objedn. schválit? Tisk objednávky Ne Odeslání objednávky (dodavateli) Ano Nabídka pro pořízení (128) Ano Skladník Zásoba - PM/PF ONC Tisk příjemky materiálu Kontrola zboží (bez zazn. vad) Příjem materiálu od dodavatele podle objednávky Příjem materiálu do neuvolněné zásoby Účetnictví dodavatelů Odeslaná platba PM/PF ONC Malé rozdíly Použijte daň aktuální splatné částky Příjem faktury podle jednotlivé položky Supervizor ÚD Externí finanční účetnictví (102) Prac. nákl. účetnictví (konec měsíce) Uzávěrka období ve finančním účetnictví (159) PM/PF = příjem materiálu/příjem faktury, ONC = odchylka nákupní ceny

Vývojový diagram procesu Nabídka pro pořízení Událost Jsou potřeba nabídky od dodavatelů Nabídka pro pořízení Konec procesu Dodavatel Tisk poptávek k dodavateli Nabídky od dodavatele Odmítnutá nabídka Nákupčí Vytvoření poptávky Aktualizace nákupního informačního záznamu Zobrazení nabídek Údržba nabídek Výběr dodavatele Údržba pořadačů Vytvoření objednávky z nabídky Pořízení bez QM (130) Odmítnutí dodavatele Porovnání dodavatelů Vedoucí nákupu Ano Přijetí nabídky Ne w/o QM = bez QM

Vývojový diagram procesu Dodávka vrácená dodavateli Událost Potřeba vrátit položku objednávky Dodavatel přijme materiál Dodavatel Požadavek RMA Potvrzení objednávky vrácení Dodací list Nákupčí Vytvoření objednávky vrácení Kontrola požadavků Vedoucí nákupu Manuální kontrola splatných dobropisů Expedice Zásoba dodávek pro objednávky Vrácená dodávka Pohyb zásob Zásoba - PM/PF Zaúčtování výdeje materiálu Příprava materiálu k odběru Sezn. mat. k odb. pro dodávku Vygenerování skladového příkazu Autom. potvrzení skladového příkazu Účetnictví dodavatelů PM/PF ONC dodavatel Dobropis Konec procesu RMA = Returns Material Authorization, PM/PF = příjem materiálu/příjem faktury, ONC = odchylka nákupní ceny

Vývojový diagram procesu Fyzická inventura/ inventurní sčítání a korekce zásob Událost Je potřeba pravidelné inventurní sčítání Vedoucí skladu Akceptovat počet? Vytvoření inventurního dokladu Tisk inventurního dokladu Zobrazení seznamu rozdílů sčítání Ne Dodatečný přepočet Ano Skladník Inventurní doklad Počet Zadání sčítání Ved. závodu Korekce zásob Akceptovat počet? Konec procesu Zaúčtování inventurního rozdílu Ne Ano

Vývojový diagram procesu Přeskladnění bez dodávky Událost Potřeba materiálu Příjezd materiálu do závodu 2 Konec procesu Disponent Nákupčí přijímajícího závodu 2 Vytvoření objednávky přeskladnění (UB) (bez MRP) Skladník vydávajícího závodu 1 Výdejka materiálu Přeskladnění zásoby a standardní náklady Zisk/ztráta přeskladnění Zaúčtování výdeje materiálu Kontrola statusu přeskladnění Skladník přijímajícího závodu 2 Zaúčtování příjmu materiálu pro dodávku Zaúčtování příjmu materiálu (jednoduché přeskladnění) Příjemka materiálu MRP = plánování potřeb materiálu, PM = příjem materiálu

Vývojový diagram procesu Práce ve mzdě Událost Potřeba maeriálu práce ve mzdě Příjem materiálu na bráně Došlá faktura dodavatele Dodavatel Objednávka práce ve mzdě Dodací list Nákupčí Vytvoření objednávky práce ve mzdě Schválení objednávky Skladník Zaúčtování výdeje materiálu Příjem materiálu Tisk příjemky materiálu Vytvoření požadavku na dodávku Potvrzení skladového příkazu (volitelné) (Volitelné) Vygenerování skladového příkazu Zásoba PM/PF Práce ve mzdě Služby/spotřeba Sezn. mat. k odb. pro dodávku (volitelné) Potvrzení odběru Účetnictví dodavatelů PM/PF ONC dodavatel Příjem faktury RMA = Returns Material Authorization, PM/PF = příjem materiálu/příjem faktury, ONC = odchylka nákupní ceny

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Moderní postupy v této oblasti objednání zboží: Elektronické objednávání Nákup bez vlastního skladování Standardizace Nákup just-in-time

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Elektronická objednávka Odstraní nebo sníží potřebu papíru (objednávka, příjemka, schválení nákupu, potvrzení platby, faktura) Využívaným formátem je zejména EDI = Electronic Data Interchange EDI je standardizovaný počítačový formát pro komunikaci mezi společnostmi využívaný nejenom v nákupu Výrazně zrychluje komunikaci mezi subjekty, odstraňuje chyby při interpretaci údajů…

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě EDI Různé formáty (ANSI X, XML, CSV, EURITMO) Různé normy (EDIFURN, EDIFAKT, EDIFICE) Různé internetové protokoly (HTTP(S), POP, SMTP, SOAP)

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" standalone="no"?> <?xml-stylesheet href="edi-lite.xsl" type="text/xsl"> <!DOCTYPE Book-Order SYSTEM "edi-lite.dtd"> <Book-Order Supplier="4012345000951" Send-to="mailto:orders@pregis.cz"> <Title>EDItEUR lite-EDI Book Ordering </Title> <Order-No>967634 </Order-No> <Message-Date>19990308 </Message-Date> <Order-line Reference-No="0528835"> <ISBN>0201403943 </ISBN> <Author-Title>A.Agrawal/MM in SAP</Author-Title> <Quantity>1 </Quantity> </Order-line> </Book-Order>

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Nákup bez skladování Dodavatel udržuje zásobu pro nakupující subjekt Náklady na skladování jsou dočasně přesunuty na dodavatele Konsignace jsou možnou variantou Celkové náklady mohou vzrůst (náklady dodavatele jsou vyšší a ty jsou později přeneseny na odběratele v nákupní ceně) nebo být nižší (dodavatel sdruží zásoby pro více odběratelů)

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Standardizace Lépe než získávat řadu podobných komponent, je lépe mít tyto komponenty standardizované. Každá standardizovaná komponenta ušetří jednu fakturu, jednu položku inventury apod.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Nákup Just-in-Time (Právě v čas) J.I.T. nákup vede k nižšímu Plýtvání, Ztrátám a Zpoždění J.I.T.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Nákup Just-in-Time (Právě v čas) Ztráta a zpoždění ve všech firemních procesech, J.I.T. lze aplikovat všude Základní cíl J.I.T.: „V každém okamžiku by měl materiál nabývat na hodnotě“

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Nákup Just-in-Time (Právě v čas) J.I.T. redukuje aktivity bez přidané hodnoty (vyberte spolehlivého dodavatele, ušetříte za opakovanou kontrolu a počítání..) J.I.T redukuje zásoby (prostory, častější nákupy menšího množství, soustředění se na vlastní výrobu) Snížení zásoby v tranzitu (dodavatel blíže a menší objemy), Konsignace Zvýšení kvality a důraz na spolehlivost, okamžitá zpětná vazba

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Nákup Just-in-Time (Právě v čas) Je nutná vzájemná důvěra mezi dodavatelem a odběratelem obvykle podpořena dlouhodobou rámcovou smlouvou

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Materiálové hospodářství z pohledu dodávek a distribuce Produkty musí být nějak dopraveny od dodavatele k zákazníkům.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Materiálové hospodářství z pohledu dodávek a distribuce Multi-echelon – více vrstvá organizace skladování – produkty jsou skladovány v různých skladech, než se dostanou k zákazníkovi. Po dokončení výroby je produkt umístěn na centrálním skladě, odtud přesunut na regionální až do retailových skladů.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava V souvislosti se zajištěním zásobování vlastních jednotek organizační struktury, prodejem a nákupem je nutné uvažovat náklady na dopravu Kritéria produktů: Hmotnost, objem, konzistence, trvanlivost Atributy přepravy: Rychlost, náklady, flexibilnost, dostupnost Přímý vliv na další rozhodnutí firmy ve vztahu k ostatním procesům (lokalizace poboček, skladů, balení, pojištění)

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava Náklady, Cena Přepravovaný objem

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava Kupující se musí s prodávajícím domluvit, kdo bude hradit dopravu. Toto se stává zásadním zejména při nákupu (prodeji) z (do) cizích zemí. Incoterms (Contract terms) – klíčové zejména při přepravě letadlem a lodí.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava - incoterms - EXW = Ex-works kupující má plnou zodpovědnost za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do zdrojového přístavu (letiště) (A) Zajištění nakládky na přepravní prostředek (B) Zajištění transportu do cílového přístavu / letiště (C) Vyložení (D), proclení a transport (E) na místo určení A B C… …C… …C… …C D E

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava - incoterms - FAS = Free alongsite prodávající zodpovídá za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do zdrojového přístavu (letiště) (A) kupující zodpovídá za: Ostatní kroky přepravy a související aktivity zajišťuje kupující (B), (C), (D), (E) A B C… …C… …C… …C D E

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava - incoterms - FOB = Free on board prodávající zodpovídá za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do zdrojového přístavu (letiště) (A) a náklad zboží na přepravní prostředek (B) rovněž včetně pojištění kupující zodpovídá za: přepravu (C), vykládku (D) a přepravu do cíle (E) A B C… …C… …C… …C D E

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava - incoterms - CAF = Cost and freight prodávající zodpovídá za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do zdrojového přístavu (letiště) (A) a náklad zboží na přepravní prostředek (B) rovněž včetně pojištění, náklady přepravy bez pojištění (C) kupující zodpovídá za: Pojištění přepravy (C), vykládku (D) a přepravu do cíle (E) A B C… …C… …C… …C D E

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Doprava - incoterms - CIF = Cost, insurance, and freight prodávající zodpovídá za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do zdrojového přístavu (letiště) (A) a náklad zboží na přepravní prostředek (B) rovněž včetně pojištění, náklady přepravy vč. pojištění (C) kupující zodpovídá za: Vykládku (D) a přepravu do cíle (E) A B C… …C… …C… …C D E

Doprava - incoterms – DDP = Delivered duty Paid Nadpis Doprava - incoterms – DDP = Delivered duty Paid prodávající zodpovídá za: Zajištění dopravy, pojištění a potřebných dokumentů do přístavu (letiště) (A) a náklad (B), přeprava vč. pojištění (C), vykládku (D) a doprava na místo (E). Různé typy (DDP, DDU (duty unpaid), DES (exship), DAF (at frontier)) A B C… …C… …C… …C D E

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Materiálové hospodářství vs. Logistika Logistika zajišťuje tok zboží mezi závody a ze závodu k zákazníkovi – důraz na fyzickou distribuci zboží Logistika většinou nepokrývá oblast nákupu MM obvykle končí nákupem a skladováním MM Logistika

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě Kdo za to může? Co s tím? ? MM Logistika

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě MM vs. Logistika = Co s tím? Řízení dodavatelského řetězce (SCM) SCM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT MM Logistika

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě SCM – řízení dodavatelského řetězce Synchronizovat zásobování s požadavky – vybalancovat plánovací proces „push and pull“. Doplňovat zásoby a vyrábět podle aktuálních požadavků. Vnímat a reagovat s pomocí adaptabilní sítě dodavatelského řetězce – řídit procesy distribuce, dopravy a logistiky, které jsou integrovány s aktuálním plánovacím procesem. Poskytovat přehled, spolupráci a analýzy – umožňuje monitorovat a analyzovat váš dodavatelský řetězec.

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě SCM – řízení dodavatelského řetězce Distribuce v síti: dodavatelů, výrobních zařízení, distribučních center, skladů, překladišť a zákazníků. Distribuční strategie: otázky řízení provozu (centralizované, decentralizované, sdílené); dodavatelský systém (např. přímá doprava, cross docking, přímé dodání zboží do obchodu) Kompromisy v logistických činnostech: koordinace pro co nejnižší celkové logistické náklady. Citováno z wikipedie: http://cs.wikipedia.org

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě SCM – řízení dodavatelského řetězce Informace: Sdílení cenných informací, včetně signálů poptávky, prognóz, zásoby, dopravy, spolupráce, atd. Management inventáře: množství a umístění zásob, včetně surovin, pracovní-in-progress (WIP) a hotových výrobků. Cash-Flow: Uspořádání platebních podmínek a metodik pro výměnu finančních prostředků mezi subjekty v rámci dodavatelského řetězce. Citováno z wikipedie: http://cs.wikipedia.org

Procesy materiálového hospodářství v typické výrobní firmě SCM – řízení dodavatelského řetězce Někdy velmi komplikované zejména pokud se z řetězce stává síť (automobilový průmysl, auta a náhradní díly, aftermarket) Servis Distribuce Dodavatel 1 Centrála Dodavatel 2 Výrobní závod Spotřebitel

Mgr. Petr Medek Email: petr.medek@pregis.cz Tel: 737 220 116 SAP http://help.sap.com http://service.sap.com http://sdn.sap.com