Písemnosti při organizaci a řízení podniku IV Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0265 Název školy Střední odborná škola stavební a Střední odborné učiliště stavební, Kolín II, Pražská 112 Označení materiálu 4/LI/PEK/3/14 Tematický okruh Písemnosti při organizaci a řízení podniku Cílová skupina Žáci nástavbového oboru Podnikání Předmět/ročník Písemná a elektronická komunikace/2. ročník Autor/ datum vytvoření Ing. Lindnerová Šárka/leden 2013 Anotace Učební materiál je zaměřen na písemnou komunikaci při řízení a organizaci podniku. Seznamuje žáky se základními písemnostmi a s nejčastěji používanou terminologií. Klíčová slova Pozvánka na poradu, prezenční listina, zápis z porady Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora

Písemnosti při organizaci a řízení podniku IV č. 1

- pořádající organizace A) Pozvánka na poradu Nutné údaje: - pořádající organizace - název akce - den, datum, doba začátku - místnost (poschodí, číslo dveří) - program jednání (jména referentů) - plánovaná doba trvání - další informace (např. dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování,…) Na běžné porady posíláme pozvánky týden předem, na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem.

Vzor pozvánky: Č.2

B) Prezenční listina V záhlaví: - pořádající organizace - název akce - datum a místo konání Zúčastní-li se jednání stálý okruh účastníků - prezenční listina je předtištěna (jména, funkce, datum narození) - doplní se jen podpis Někdy se uvádějí pouze názvy pozvaných organizací Proměnlivý okruh účastníků – bez předtištěných jmen nebo názvu organizace

Prezenční listina: č.3

C) Zápisy z porad Písemný doklad o průběhu schůze, konference, jednání apod. Druhy zápisů Stručný zápis - zachyceny body jednání, rozhodnutí, úkoly a odpovědné osoby za splnění úkolu Podrobnější zápis (důležitější porady) - uvádějí se jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskusních příspěvků Doslovné zápisy - jednání v parlamentu, významné konference, závažná jednání - zápis se stenografuje souběžně s jednáním, současně, zvuk. záznam

Náležitosti zápisu Záhlaví: - název organizace, druh porady, datum a místo konání - přítomní (jmenovité), omluvení a ostatní nepřítomní pracovníci - při velkém počtu účastníků – odkaz na prezenční listinu - kdo řídil poradu Záznam jednání: - program a průběh jednání - závěry a úkoly - jména pracovníků odpovědných za plnění úkolů - termíny plnění úkolů - datum zhotovení zápisu - jméno zapisovatele - podpis pracovníka, který odpovídá za správnost

Zápisy se v organizaci číslují a zakládají. Zápisy se pořizují co nejdříve, nejpozději následující den. Schválené zápisy se rozesílají všem účastníkům porady. Zápisy se v organizaci číslují a zakládají. Č. 4

Závěrečné procvičování Připravte pozvánku a prezenční listinu na poradu své třídy dle následujícího zadání: Vaše třída se chystá na pomaturitní výlet, proto se musí sejít a vše řádně naplánovat. Porady se budou účastnit všichni žáci, proto si můžete připravit předvyplněnou prezenční listinu (jméno a příjmení, datum narození žáka, podpis). Prezenční listina bude vypracována formou tabulky (MS – Word, MS – Excel). Po uskutečnění porady napište podrobnější zápis z porady. Všechny písemnosti odešlete na e-mail vyučujícího.

Použité zdroje Obrázek č.1 - AUTOR NEUVEDEN. google.com [online]. [cit. 12.7.2013]. Dostupný na WWW: http://www.lidovky.cz/karel-capek-obalka-ktera-nelepi-dzy-/nazory.aspx?c=A110617_152903_ln_nazory_glu Obrázek č.2 - AUTOR NEUVEDEN, Autor Neuveden. google.com [online]. [cit. 3.11.2013]. Dostupný na WWW: http://www.kravynakopci.wz.cz/uvod.htm Obrázek č. 3 -AUTOR NEUVEDEN, Autor Neuveden. google.com [online]. [cit. 3.11.2013]. Dostupný na WWW: http://www.chmi.cz/files/portal/docs/meteo/ok/nkp/informace.html Obrázek č.4. - AUTOR NEUVEDEN, Autor Neuveden. google.com [online]. [cit. 3.11.2013]. Dostupný na WWW: http://www.kvz.dobruska.cz/stary/kvz_news.htm Texty - FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost. 1. vyd. Praha: Fortuna, 2005, 151 s. ISBN 80-716-8924-6