Administrativní procesy u původce a manipulace s dokumenty N_SD, Přednáška č. 6

1.1 Procesní řízení Procesní řízení = maximální snaha o integraci činností mezi jednotlivými řídícími jednotkami, při optimální struktuře a vazbách činností Proces → definované vstupní a výstupní veličiny → posloupnost činností → zřetězení s předcházejícími a následujícími procesy → závislost na vnějších a vnitřních faktorech → možnost ovládání průběhu procesu Procesy → klíčové (výroba, technologie, marketing …) → podpůrné (vč. administrativních) Administrativní činnosti = strukturované procesy + většinou používají standardizované formuláře a dokumenty

2.1 Administrativní procesy 2.1.1 Struktura administrativních procesů: - informační monitoring + reporting vybraných procesů - rozhodovací plánování porad - personální pracovně právní dokumenty, agenda zaměstnanců - obchodní obchodní korespondence, smlouvy … - platební platební styk tuzemský, zahraniční, hotovostní … - právní podnikové právní dokumenty - kontrolní kontrolní činnost, škodní komise …

2.1 Administrativní procesy 2.1.2 Řízení administrativních procesů Organizační normy jako nástroj řízení: → s delší platností (řády, směrnice …) → operativní (pokyny, příkazy, postupy, sdělení …) Hlavní organizační normy související se správou dokumentů: - spisový řád + spisový a skartační plán - statut - organizační řád - podpisový řád - oběh účetních dokumentů - manipulace s dokumenty obsahujícími utajované informace - manipulace s dokumenty obsahujícími osobní a citlivé informace

2.1 Administrativní procesy 2.1.3 Řízení kvality administrativních procesů Management kvality → normy ISO 9000 → Evropský výbor pro normalizaci (CEN) Audit administrativních procesů ● integrovat v rámci systému organizace ● udržovat kontinuální péči o kvalitu procesů ● analyzovat a zjišťovat neefektivní činnosti ● eliminovat neúčelné a duplicitní činnosti ● doplňovat chybějící dokumentaci o řízení kvality

2.1 Administrativní procesy 2.1.4 Spisový řád původce Popis způsobu manipulace s dokumenty u původce: odpovědnost, kompetence → podrobnosti viz VoSSL - evidence - označování - vyřizování - ukládání → skartační znaky (A,V,S) + skartační lhůty - skartační řízení → výběr archiválií → A - předání archiválií do archivu 2.1.5 Zápisy z porad a jednání Rozlišení podle významu: statutární X ostatní

2.2 Administrativní procesy 2.2.1 Dokumentace při zahájení podnikatelské činnosti 2.2.1.1 Živnost (živnostenské podnikání) – FO nebo PO Novela ZoŽP (č. 214/2006 Sb.) → centrální registrační místa (CRM) → jednotné registrační formuláře (JRF) Od 1. 10. 2008 → e-JRF: prostřednictvím EPO → EP Živnostenské podnikání = soustavná činnost, samostatně, pod vlastním jménem, na vlastní odpovědnost, za účelem dosažení zisku, podle ZoŽP Živnosti → ohlašovací ↗ volné ↗ vázané: zvl. podmínky provozování ↗ řemeslné: odborná způsobilost → koncesované: odborná způsobilost + podmínky provozování

2.2 Administrativní procesy 2.2.1.2 Podnikání FO (OSVČ) a PO - společenská (zakladatelská) smlouva: úředně ověřené podpisy, forma notářského zápisu - návrh zápisu do OR (zejména): ↗ doklady o založení, ↗ doklady o předmětu podnikání ↗ doklady o sídle ↗ doklady o společnících ↗ doklady o vkladu (základním kapitálu), jeho splacení … ↗ doklady do veřejné sbírky listin Specifika družstva: ustavující schůze (základní kapitál, stanovy, orgány)

2.3 Administrativní procesy 2.3.1 Dokumenty informačního procesu 1/úroveň operační: analytické → operativní → př. interní 2/úroveň taktická: kombinované → o. s prognózou → př. interní 3/úroveň strategická: syntetické → souhrnné s progn. → interní + externí Management → manažerské informace Datová úložiště → subsystémy → dokumenty → klienti ↕ transformace dat Informační systémy → ekonomika → účetnictví a mzdy → majetek

2.3 Administrativní procesy 2.3.2 Tvorba zpráv (reporting) → strukturovaný dokument obsahující informace o vybraném procesu nebo procesech probíhajících v organizaci Ředitel organizace ↗ Zpracování a předání souhrnného reportingu Ředitel odboru Zpracování podkladových informací dle zadání Zpracovatel