Studijní pobyt ERASMUS+ Informace pro studenty vyjíždějící v letním semestru 2014/ Brno Mgr. Hana Kuzdasová

Nominace Vaše nominace na studijní pobyt Erasmus je závazná (už proběhla) Zrušení pobytu pouze ze závažných důvodů, musíte udělat: 1.Vyplnit formulář Oznámení o zrušení pobytu, dodáte zahr. referentu vaší fakulty (Evě Březinové), která ho předá na ZOR 2. Zaslat omluvný zahraničnímu koordinátorovi (v kopii také na s vysvětlením důvodu zrušení pobytu Odstoupení od nominace – může mít vliv na budoucí možnost zařazení strana 2

Po nominaci Pokud zahraniční univerzita s nominací souhlasí, zašle Letter of acceptance (instit.koordinátorovi nebo studentovi) nebo potvrzovací o přijetí nutné dokumenty dodat Evě Březinové Obojí musí obsahovat přesná data pobytu od kdy do kdy, nestačí napsat měsíc Po obdržení zařizujete další náležitosti spojené s pobytem strana 3

Před odjezdem Vyplníte a odešlete přihlášku (Application form) Je třeba: 1) zjistit si deadline pro podání přihlášky na webu zahr.univerzity 2) ověřit, zda univerzita nemá svou VLASTNÍ přihlášku (v tomto případě neposíláte přihlášku MENDELU) 3) Ověřit jazykové požadavky, které má zahr. univerzita 4) vyplnit a odeslat přihlášku : A - MENDELU, B - zahraniční univerzity strana 4

A - přihláška MENDELU Vyplněnou přihlášku (někdy včetně LA) potvrzuje nejprve zahraniční oddělení fakulty (dáte Evě Březinové, ta to nechá potvrdit) Departmental coordinator je proděkan pro zahr. záležitosti vaší fakulty – Ing. Ondrášek, Ph.D., Institutional coordinator (IK) : Mgr.Hana Kuzdasová Přihlášku s přílohami posílá na zahraniční instituci sám STUDENT (na adresu instit. nebo obor. koordinátora - dle pokynů zahr. univerzity) strana 5

B - přihláška zahraniční univerzity 1. Zahr.instituce vyžaduje pouze on-line přihlášku 2. Zahr.instituce vyžaduje on-line i papírovou verzi 3. Zahr. instituce vyžaduje pouze papírovou přihlášku Pokud zahr. instituce vyžaduje k přihlášce i tzv. "Transcript of Records (průchod studiem), jedná se o výpis předmětů absolvovaných na MENDELU, který získáte na studijním oddělení své fakulty. Přihlášku vyplnit na počítači a před odesláním do zahraničí vyhotovit KOPII !!! strana 6

Zdokonalení v cizím jazyce Možnost přípravného konverzačního jazykového kurzu před vaším výjezdem (angl, něm) intenzívní 1-2 týdny na MENDELU Zájemci přihlaste se mailem, uveďte vyhovující termín Informujte se na strana 7

Learning agreement - LA Informace o studijní nabídce naleznete na: – webových stránkách zahraniční instituce – některé univerzity zasílají přímo vám Předměty - svou náplní a obsahem musí odpovídat vašemu studijnímu zaměření (tj. architekti si nevybírají předměty zahradníků!), vybíráte 3 odborné předměty nejméně ve výši 18 ECTS (nově se vyplňují v LA předem, jak budou schváleny, tabulka B) za 1 semestr Doktorandi práce na disertaci (nebo dle domluvy a požadavků fakulty) Nutno dodržet podmínky fakulty : za 2 po sobě jdoucí semestry musíte získat 40 kreditů strana 8

Předměty, které si chci nechat uznat Uznávané povinné či povinně volitelné předměty: nutné zaslat Evě Březinové sylabus zahraničního předmětu i předmětu ze stud. plánu (vč. počtu kreditů) k porovnání jejich náplní. Počet kreditů vybraného předmětu ze zahraničí, který má nahradit povinný či pv předmět ze stud. plánu, musí být vyšší nebo roven počtu kreditů uznávaného předmětu ze stud. plánu (pokud je počet kreditů zahr. předmětu nižší, lze za jeden předmět ze stud. plánu odstudovat a uznat více zahraničních) Náplň zahr.předmětu i předmětu ze stud. plánu musí být podobná! strana 9

Předměty, které si chci nechat uznat Pokud je uznání povinných či pv předmětů odsouhlaseno, zapíšete si předměty ze stud. plánu, které Vám budou uznány, do tab. B v learning agreementu Předměty, které odstudujete v zahraničí a nebudete je chtít uznat za povinné či pv předměty ze stud. plánu, Vám budou uznány jako volitelné (v LA v tab. B část ostatní předměty) – je však třeba si pak o uznání požádat na studijním oddělení (přiložit výpis známek ze zahraničí – transcript of records) Zahraniční předměty se vyplňují do tab. A strana 10

strana 11 Co je v LA nově?

strana 12

strana 13

strana 14

Postup - Learning agreement 1.Necháte Learning agreement schválit na ZO své fakulty (Eva Březinová) 2.SAMI zašlete svůj LA k potvrzení na zahr. instituci (opět ve většině případů na adresu instit. koordinátora) 3.Oboustranně potvrzený přinesete k podpisu Finanční dohody Musíte použít formulář MENDELU ! strana 15

Jak zařídit ubytování? Ne všechny instituce vám nabízejí ubytování, někdy musíte zajistit ubytování v soukromí Informace o ubytování najdete na web. stránkách zahraniční univerzity Náklady na ubytování se v každé zemi liší, v dražších zemích - výdaje na ubytování dosahují až výši grantu na měsíc Cenným zdrojem prakt. informací o ubytování a výdajích je DATABÁZE ZÁVÉREĆNÝCH ZPRÁV MENDELU DATABÁZE ZÁVÉREĆNÝCH ZPRÁV MENDELU strana 16

Před podpisem Finanční dohody 3 týdny před plánovaným odjezdem : 1. necháte pobyt zapsat do UISu zahr.referentem své fakulty (Eva Březinová)(na základě dat v Letter of Acceptance –objeví se ikonka bankovní spojení pro zahr.pobyt) 2. zadáte svůj EUROúčet do UISu (Portál studenta) 3. v uisu si vyplníte návrh na vyslání (2 x vytištěný necháte potvrdit na fakultě, 1 tam necháte a druhý ukážete na pokladně) a uhradíte pojistné (pokladna – budova A, 2.patro, 8-13 hod, nebo pokladna pí. Čapková, děkanát, Lednice) 4. Objednáte se k podpisu FD na ZOR, nejpozději 2 týdny před odjezdem, nutno podepsat osobně u Mgr. Kuzdasová – dohodnout se s ní na termínu. strana 17

Návrh na vyslání - postup e-Agenda →Zahraniční cesty→Nová cesta Uživatel, Výjezd jako a Pracoviště naskočí přihlášenému uživateli automaticky Dále pokračujte ve vyplňování: Stát: z rolovacího menu vyberte zemi, do které jedete (např. Dánské království) Přijímající organizace: ručně vypište jméno organizace na kterou jedete (např. University of Copenhagen) strana 18

Druh cesty: z rolovacího menu vyberte odpovídající druh pobytu (v případě studujního pobytu i pracovní stáže vyplňte „výukový pobyt“) Účel: ručně vypište účel pobytu (např. studijní pobyt, pracovní stáž, atd.) Odkdy: vyplňte počáteční datum pobytu (včetně cesty) Dokdy: vyplňte konečné datum pobytu (včetně cesty) Program mobility: z rolovacího menu vyberte program, přes který vyjíždíte (např. CEEPUS, ERASMUS atd… ) Specifikace: z rolovacího menu vyberte typ mobility (např. studijní pobyt, pracovní stáž) Projekt: žádný (nevyplňujte) strana 19

strana 20

Klikněte na „Založit a přejít dál na financování cesty“ Zde je nutné znovu vyplnit data cesty a destinaci Od: znovu zadejte počáteční datum (včetně cesty) Do: znovu zadejte konečné datum (včetně cesty) Stát: znovu z rolovacího menu vyberte zemi, do které jedete (např. Dánské království) Místo pobytu: není nutné vyplňovat Jízdní výdaje: není nutné vyplňovat Ostatní: není nutné vyplňovat Stravné: není nutné vyplňovat Ubytování: není nutné vyplňovat strana 21

Klikněte na „Přidat pobyt“ V horní části se pobyt objeví v tabulce „Pobyty ve státech a náklady“ strana 22

Klikněte na „Přejít na zadání financování cesty“ strana 23

Druh zdroje: z rolovacího menu vyberte „Vlastní prostředky“ strana 24

Klikněte na „Přidat nový zdroj“ strana 25

V Tabulce zdrojů financování vyplňte: Ubytování – 0 Kč Jízdní výdaje – 0 Kč Stravné – 0 Kč Pojistné – opište částku, která byla vypočítána, např Kč Ostatní – 0 Kč strana 26

Klikněte na „Uložit financování cesty a přejít dál“ strana 27

Zde vyplňte: Ubytování – nepožadováno Jízdní výdaje - nepožadováno Stravné – nepožadováno Ostatní – nepožadováno strana 28

Klikněte na „Uložit zdůvodnění výdajů a přejít dál“ strana 29

Před podáním návrh cesty 2x vytiskněte - klikněte na „Vytisknout návrh cesty strana 30

Nyní můžete návrh cesty podat - klikněte na „Podat návrh cesty“ strana 31

K podpisu Finanční dohody: 1. Potvrzení o přijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance KOPIE (originálem se prokazujete v zahraničí) 2. Oboustranně potvrzený Learning agreement -- ORIGINÁL, příp. KOPIE, 1 kopii si ponecháte! (v případě, že nemáte ještě vyřízený LA, můžete i tak FD podepsat, stipendium bude ale vyplaceno poté, co budete mít dokumenty kompletní) 3. Doklad o úhradě pojištění (dostanete na pokladně na základě předložení návrhu na vyslání) 4. Čestné prohlášení o délce mobility strana 32

Povinnosti na fakultě před odjezdem informovat se u zahraničního referenta o požadavcích fakulty (Eva Březinová) ZAPSAT SE DO SEMESTRU, ve kterém vyjíždíte strana 33

Jak peníze dostanete Euroúčet u KB a.s. / nejbližší Merhautova 1, Brno NELZE POUŽÍT ÚČET V Kč ANI ÚČET U JINÉ BANKY 2-3 týdny před odjezdem se dostavíte na k pí. Kuzdasové na ZOR k podpisu Finanční dohody (nutno mít již zadaný zahr. pobyt a údaje o EUR účtu v UIS + požadované doklady) osobní schůzka nutná podle vypsaného termínu vyplacení nejpozději 1.den zahájení pobytu splátky po pololetích kalendářního roku Nově - bez kauce 50 EUR, ale povinnost odstudovat 3 odb.předměty ve výši 18 ECTS v LA nebo Changes, pokud ne, vrací se poměrná část grantu strana 34

Výpočet grantu do Finanční dohody se uvádí přesná délka pobytu – podle ní se vypočítává celková výše grantu pokud délka pobytu není stanovena přesně na celý měsíc, je grant přidělován dle počtu dnů posledního měsíce následovně:  1 měsíc = 30 dní  výjezd od  = 3 měsíce × měsíční grant + 14 × 1/30 strana 35

Výše stipendia 2014/15 strana 36

Speciální stipendium vysokoskolske-vzdelavani/informace-pro-studenty-s-tezkym- handicapem-nebo-specifickymi-potrebami / vysokoskolske-vzdelavani/informace-pro-studenty-s-tezkym- handicapem-nebo-specifickymi-potrebami / vysokoskolske-vzdelavani/studenti-ze- znevyhodneneho- socio-ekonomickeho-prostredi/ vysokoskolske-vzdelavani/studenti-ze- znevyhodneneho- socio-ekonomickeho-prostredi/ strana 37

Po příjezdu do zahraničí Změna Learning agreementu ( Changes to LA ) formulář : Changes to original LA strana 38

Změny Learning agreementu Learning agreement - předběžný studijní plán, možno ho po příjezdu změnit, nový studijní plán tzv. Changes to original Learning Agreement (s ohledem na stud. zaměření svého oboru, ev. konzultaci se svým fakultním koordinátorem ).Changes to original Learning Agreement Změny schvaluje: 1.nejdříve zahraniční instituce ( formulář Changes to LA )Changes to LA 2.poté je zašlete ke schválení na zahr. oddělení své fakulty (Eva Březinová), která pokud změny schváleny, zašle vám zpět a dodá na ZOR MENDELU 3.Changes nutno vyřídit do 30 dnů po zahájení pobytu. strana 39

Změna doby pobytu Nutno oznámit ZO fakulty a mně pokud se pobyt liší o více jak 2 týdny Rozdíl v grantu řešíme Dodatkem k Finanční dohodě Pokud je pobyt delší, nevzniká automaticky nárok na dofinancování pobytu Ten podepíšete po návratu ze zahr.pobytu - Mgr.Kuzdasová (ZOR) na základě předloženého Confirmation of Study period (originál) strana 40

Po návratu Odevzdáte doklady na ZOR k rukám Mgr.Hany Kuzdasové (kopie zašlete Evě Březinové) V případě potřeby podepíšete Dodatek k FD Vložíte Závěrečnou zprávu do UISu a databáze EK (heslo na váš mail) Na fakultě požádáte o uznání předmětů strana 41

Doklady po návratu 1. Confirmation of Study Period na ZO rektorátu- potvrzení o délce studia (ORIGINÁL, potvrzený zahraničním koordinátorem ne dříve jak týden před ukončením pobytu), do 14 dnů od ukončení studijního pobytu V případě, že se délka pobytu liší oproti době uvedené ve FD, je nutné provést vyúčtování stipendia a objednat se k podpisu Dodatku k Finanční dohodě(Mgr.Hana Kuzdasová, tel ) 2. Dodání Transcriptu of Records na ZO rektorátu- výpisu absolvovaných předmětů a získaných kreditů na zahraniční instituci (KOPIE), nejpozději do 1 měsíce od návratu 3. Vyplnění Závěrečné zprávy v UISu a evropské databázi dostupné na (login a heslo k přihlášení do databáze obdrží student em ihned po zaevidování do databáze -- zpravidla po podpisu FD). Nutno vyplnit závěrečnou zprávu do 14 dnů od ukončení pobytu. strana 42

Na co si dát pozor Ne všechny univerzity vystaví oba dokumenty bez problémů. Je celkem možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení. Vyřizujte včas. Zkontrolujte, zda jste dodali kompletní doklady. Pokud doklady (LA – nejpozději do 2 týdnů po začátku pobytu, Changes – nejpozději do 30 dní po zahájení pobytu, TR – do 6 týdnů po ukončení pobytu, Confirmation do 2 týdnů po ukončení pobytu) nebudou dodány včas, student vrátí celé stipendium !!! LA se musí rovnat Transcriptu of Records!!! Od všech dokladů si pořiďte kopie! Vše musíte mít vyřízené do 6 týdnů po návratu. strana 43

Koordinátoři na fakultách ZF: Ing. Ivo Ondrášek, Ph.D., proděkan pro zahr.styky, tel: mendelu.cz (zároveň je departmental coordinator v LA) mendelu.cz Referentka: Ing. Eva Březinová, tel: (zároveň je contact person v LA) strana 44

Zkratky, nejasnosti Institucionální koordinátor – Mgr.Hana Kuzdasová Fakultní koordinátor – proděkan(ka) pro zahr.styky vaší fakulty ZOR – zahraniční oddělení rektorátu LA – Learning agreement (studijní smlouva) Changes to LA (změny ve studijní smlouvě) Confirmation of Study period – Potvrzení o délce studijního pobytu FD Finanční dohoda strana 45

Nejčastější nedostatky Špatně uvedený akademický rok Chybí vaše podpisy na dokumentech Sending institution je MENDELU Škrty v LA, Changes Více Changes Nesedí LA (Changes) s TR Datum podpisu zahr.koordinátora na Confirmation je starší než datum ukončení pobytu Pozdní dodání dokumentů strana 46

Podrobné informace strana 47

Kde najdete tuto prezentaci? uality strana 48

Kontakt ZO rektorátu Mgr. Hana Kuzdasová Tel: Fax: strana 49

Děkuji za pozornost. Mgr.Hana Kuzdasová Institucionální koordinátorka Erasmus+ strana 50