Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Expertní pomoc konečným příjemcům podpory v rámci vybraných výzev OP LZZ Seminář pro příjemce OP LZZ MV ČR, Praha - Letná, Nad Štolou 3, Praha června 2010, 10:00-13:00

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Obsah  Úvodní informace  Přehled základních povinností příjemců  Přehled nejčastějších chyb  Představení realizátora expertní pomoci  Představení pravidel pomoci  Dotazy/diskuze

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Cíle semináře Poradenství poskytované příjemcům OP LZZ z řad ústředních orgánů státní správy v oblastech: pravidel realizace projektů zpracování monitorovacích zpráv zpracování žádostí o platbu zajištění publicity projektů finančního řízení projektů naplňování monitorovacích indikátorů plnění závazků vyplývajících z projektů Sdílení poznatků z praxe (nejčastější chyby) a seznámení uživatelů s expertní pomocí

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Naplnění cílů projektuPovinnost splnit jednotlivé aktivity uvedené v projektové žádosti Naplňování monitorovacích indikátorů Průběžné sledování naplňování monitorovacích indikátorů a vykazování v monitorovacích zprávách Změna MI pouze formou podstatné změny Vykazované hodnoty MI jsou prokazatelné a ověřitelné pro případnou kontrolu UdržitelnostInvestice financované v rámci křížového financování o Závazek specifikován speciálním ustanovením v Podmínkách poskytnutí dotace Vytvořená pracovní místa (čistý nárůst pracovních míst v organizaci + jsou čerpány mzdové příspěvky) o Netýká se míst, které vzniknou v rámci projektového týmu o 6 měsíců od vzniku pracovního místa

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Zpracování průběžných, mimořádných a závěrečných monitorovacích zpráv a příloh Průběžné monitorovací zprávy předkládají se v průběhu realizace projektu, Závěrečná monitorovací zpráva předkládá se po ukončení realizace projektu. Přílohy monitorovacích zpráv Podpisové vzory; Soupiska účetních dokladů; Účetní doklady, výpisy z účtu; Pracovní výkazy; Rozpisy mzdových nákladů; Rozpisy cestovních náhrad; Odpisy; Přehled čerpání Součinnost při kontroláchZpřístupnění veškeré projektové dokumentace v průběhu kontroly Archivace dokumentů (po dobu 10 let od ukončení projektu) Ošetření součinnosti dodavatele v rámci zadávací dokumentace a veškerých smluvních vztahů

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Oznamování změn, žádosti o změnu v projektu Podstatné a nepodstatné změny Změny jsou prováděny prostřednictvím standardizovaných formulářů o Žádost o provedení změny v projektu o Oznámení změn v projektu dle charakteru změny Naplňování harmonogramu projektu (vč. termínů pro podávání monitorovacích zpráv) Včasné zasílání monitorovacích zpráv Neopožďování realizace jednotlivých aktivit Hlášení změny data ukončení projektu jako podstatné změny Dodržování dalších ustanovení Podmínek Porušení rozpočtové kázně o Neoprávněné využití prostředků Naplňování monitorovacích indikátorů Oddělené účtování projektu dle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Realizace výběrového řízení na dodavatele služeb Dodržování Zákona č. 137/2006 Sb. a Metodického pokynu č. 9 pro zadávání zakázek OPLZZ Odlišná pravidla pro zakázky s předpokládanou hodnotou: o do 200 tis. Kč (Metodický pokyn) o 200 až 800 tis. Kč (Metodický pokyn) o 800 tis. až 2 mil. Kč (Metodický pokyn) o nad 2 mil. Kč (Zákon č. 137/2006 Sb., Metodický pokyn)

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Zajištění publicity projektů Informování veřejnosti (např. prostřednictvím plakátů, internetových stránek, informačních a propagačních materiálů a předmětů), že jejich projekt byl spolufinancován za pomoci SF EU. Povinné minimum publicity OP LZZ: o logo Evropského sociálního fondu o text „Evropský sociální fond“, text může být součástí loga nebo může být umístěn samostatně o logo Evropské unie a textu „Evropská unie“ o logo OPLZZ o prohlášením „Podporujeme vaši budoucnost“ o odkazu na oficiální webové stránky ESF:

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled základních povinností příjemců

Přehled nejčastějších chyb – projektová část A.Před vydáním právního aktu (PA) B.Po vydání právního aktu 1.Monitorovací zpráva (MZ) 2.Změny nepodstatné 3.Změny podstatné 4.Výběrové řízení 5.Audit 6.Publicita Podporujeme Vaši budoucnost

A) Před vydáním PA Budete vyzváni k zaslání: Prohlášení příjemce o spolufinancování 3x Přílohy (indikátory, rozpočet) – spojené, v levém horním rohu přelepené a podepsané statutárním zástupcem 1x prázdné CD Zahájení a ukončení realizace projektu (př. Změna formou žádosti) Finanční plán (narozpočtované finance na každý rok projektu) Podporujeme Vaši budoucnost

B) Po vydání PA Nepředkládáte Zprávu o zahájení realizace Jen PMZ (2 měsíců po podepsání PA, dále pak každých 6 měsíců), MMZ a ZMZ Podporujeme Vaši budoucnost

1) Monitorovací zpráva I. 1. (v Benefit7) a 2. (ve Wordu) část MZ musí být spojená dohromady, přelepená a podepsaná statutárním zástupcem Po zfinalizování MZ již nelze přepracovat, stornovat finalizaci nelze! Podporujeme Vaši budoucnost

1) Monitorovací zpráva II. Důkladný popis KA, všechny změny a jejich odůvodnění Podpisové vzory Naskenované a vložené v Benefitu S 1.MZ, nebo vždy v případě změny Indikátory Vyplňovat Popis dosažení Sčítáno kumulativně Relevantní x nerelevantní indikátory (závazné jsou ty, které jsou uvedeny v PA)

1) Monitorovací zpráva III. Přílohy Spojené, přelepené a podepsané st. zástupcem Prezenční listiny Naskenované Součástí Přílohy v Benefitu (možné i ve formě CD) Prodloužení MO x lhůty pro předkládání MZ (nutná žádost – příslušné formuláře) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

2) Nepodstatné změny projektu I. Pokud není ohroženo naplnění cílů, resp. Nezakládají změnu Podmínek Písemně informovat v nejbližší monitorovací zprávě Datum platnosti změny, zdůvodnění, případně další dokumentace Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

2) Nepodstatné změny projektu II. Příklady: –Změny v kontaktních údajích ( změna adresy, telefonického spojení příjemce podpory, změna kontaktní osoby, statut. zástupce ) - je třeba nahlásit bez prodlení –Změna auditora –Změny rozpočtu (přesun prostředků v jedné kapitole; mezi jednotlivými kapitolami do výše 15% objemu původního rozpočtu kapitoly; vytvoření nové položky rozpočtu; zvýšení jednotkové ceny ve výši max.10%) –Změna harmonogramu realizace (v případě, že neovlivní naplnění cílů) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

3) Podstatné změny projektu I. Mají dopad na plnění povinností vyplývajících z PA Nutnost úpravy PA Formulář ke stažení na webových stránkách mvcr.cz, v sekci Pro příjemce – Žádost o podstatnou změnuwww.osf- mvcr.cz Zaslat v listinné i elektronické podobě Poskytovatel podpory návrh zváží a případně jej po diskusi s navrhovatelem upraví Případné zamítnutí do 21 kalendářních dnů od doručení žádosti Návrh na změnu předložit nejpozději 30 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu Nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem, nelze odsouhlasit se zpětnou platností Na přijetí změny není právní nárok Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

3) Podstatné změny projektu II. Příklady: –Změna data ukončení projektu –Změny monitorovacích indikátorů –Změna bankovního účtu –Změny rozpočtu (přesun prostředků mezi jednotl.kapitolami ve výši větší než 15%; navýšení jednotkové sazby ve výši větší než 10%) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

4) Výběrové řízení Zveřejňovat na Zadávání dle Metodických pokynů pro zadávání zakázek a příp. I interních směrnic Dodávat kompletní dokumentaci Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

. 5) Audit Smlouva 7 měsíců před ukončením projektu 6) Publicita Dodržování na všech dokumentech od začátku realizace až do konce! Zveřejnit prezentaci svého projektu na v sekci Realizované projekty Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přehled nejčastějších chyb – finanční část, tj. žádost o platbu a její přílohy Rozdělení chyb a nedostatků dle jednotlivých dokumentů, které příjemce předkládá: A)ŽOP B)Soupiska účetních dokladů C)Pracovní výkaz D)Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu E)Přehled čerpání způsobilých výdajů F)ostatní…

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Chyby a nedostatky – ŽoP I. Špatně vyplněné částky – přenáší se údaje ze Soupisky účetních dokladů Údaje do ŽoP ve vazbě na způsob financování projektu (viz příloha) se vyplňují odlišně: Ex-post – bez zálohy, 1. finanční prostředky až po kontrole ŽoP a MZ Vyplňuje se na 100% hodnoty výdajů (nikoliv na 85%, jako je výše dotace apod.) – pol. „Způsobilé výdaje celkem“ Vyplnit identifikace projektu, příjemce, osob v projektu aj.

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Chyby a nedostatky – ŽoP II. Vyplnění částek do ŽoP viz Příloha prezentace Celkové výdaje: uvádí se částka ze Soupisky účetních dokladů – řádek celkem, sloupec částka zahrnuta k proplacení (tzn. včetně nezpůsobilých výdajů, pokud s nimi projekt počítal) Celkové způsobilé výdaje – celkem: pouze způsobilé výdaje Požadovaná částka dotace – celkem: pouze způsobilé výdaje, které se uvádí ve výši 100% (nikoliv 85%) Nutno rozlišit investiční a neinvestiční výdaje

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Soupiska účetních dokladů – I. Vyplnění částek viz Příloha prezentace Sloupec Částka uvedená na dokladu v Kč – uvádí se 100% Sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje - částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje Sloupec Částka zahrnutá k proplacení - veřejné zdroje (je to částka, která je určena k proplacení). Vzhledem k tomu, že OSS soukromé financování nemají, je tato částka stejná, jako sloupec částka připadající na způsobilé výdaje)

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Soupiska účetních dokladů – II. Období = dle Monitorovací zprávy nebo právního aktu (tj. Podmínky, Rozhodnutí apod.), nikoliv období, kdy např. skutečně vyplňuji Soupisku Způsob vyplňování (komentáře) viz příloha prezentace + odkaz na webu nebo / Dokumenty / Výzvy / OPLZZhttp://

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Soupiska účetních dokladů - III. Na fakturách chybí označení, že výdaj patří k projektu Příklad textu: „Tento projektu je financování z OPLZZ, registrační číslo projektu CZ.xxxxx.“ apod. Položky rozpočtu – vyplňovat přesně dle schváleného rozpočtu, např. Položky ) Doporučení nechat si podepsat souhlas zaměstnance o informování OSF MVČR se mzdovými a osobními údaji, jinak hrozí nezpůsobilost nedoložených mzdových výdajů.

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Soupiska účetních dokladů – IV. Dodávat bankovní výpisy ke mzdám, odvodu SP a ZP (nutné označit, čeho se tento výpis týká – např. stručný výstižný slovní komentář). Doplnit na bankovní výpis jméno osob/-y, ke které patří mzdy či jiné platby– např. Novák, mzda 12/09 Stačí jen údaje, které se týkají konkrétního projektu a jeho výdajů, ostatní je možno začernit (např. rodná čísla, čísla bank.účtů zaměstnanců apod.). Musí však zůstat patrné, že je to bankovní účet projektu – příjemce).

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Pracovní výkaz – I. V.xls formátu jako příloha V Benefit7 všechny přiložit pod Přílohou č. 4 Hodiny musí odpovídat rozpočtu Je možné vykazovat pouze aktivity vztahující se k danému projektu Výkaz musí být podepsaný dotyčnou osobou a dále oprávněnou osobou (např. vedoucí)

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Pracovní výkaz – II. Příjemce neuvádí skutečnou výši úvazku dle Smlouvy či Dohody (např. 0,7 úvazku na rok nebo 0,7 na projekt) Výše úvazku - dle smlouvy na daný měsíc. U PS - napište dle smlouvy např. 1,0 úvazku na projektu, u dohod - kolik hodin je na dohodu měsíčně či ročně dle konkrétní dohody Nutno uvádět i zda je úvazek roční či měsíční – má význam pro počítání způsobilých hodin

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Pracovní výkaz – III. Uvádět vazbu na konkrétní monitorovací zprávu Dokládat kopie pracovních smluv, dohod, náplně práce aj., kde je popisován vztah k projektu, úvazek atp., osobní údaje pracovníků mohou být začerněny Údaje z Pracovního výkazu pro jednotlivé zaměstnance přenášet do Rozpisu mzdových výdajů (po vyplnění obou dokumentů musí být tedy údaje v nich stejné).

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D) Rozpis mzdových výdajů – I. U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – uvést celou měsíční hrubou mzdu zaměstnance, teprve následně se krátí dle daného úvazku (dle položky „Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce“) „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ – uvádí se celkový měsíční fond pracovní doby dle kalendáře (např. pro červen je 176 hod.) Rozpis musí být dle Rozhodnutí (např. maximální částky pro pozici či pracovníka) – viz dále

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D) Rozpis mzdových výdajů – II. Příklad: Pan Potměšil překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např.. max ,- Kč: 1) v daném měsíci měl odměnu nebo dovolenou, do rozpisu mzdových nákladů (Příloha č. 5) se uvádí položku na mzdu 6.199,- Kč. Vše, co je navíc se do tohoto řádku neuvádí. Vytvoří se další řádek - položku 1.4 „Jiné osobní náklady“ a tam se uvede do sloupce „Jiné v Kč (odvádí se z nich odvody)“ tato část navíc jako odměna ve výše 301,-. To platí, i kdyby se jednalo o korunové rozdíly. Max. limit se nesmí překročit. Položka 1.4 se vytváří z ušetřených prostředků z předchozích měsíců (je-li).

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D) Rozpis mzdových výdajů – III. Příklad: Pavel Votápka překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč, se postupuje následovně: 2) nedostal odměnu nebo neměl dovolenou, tak je nutné odečíst ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ částku, která překročí schválený rozpočet. (tedy vyplácená odměna např ,- překračuje od 200,- Kč limit 5.000,-). „Způsobilé osobní náklady v Kč“ se dopočtou jako rozdíl (resp. součet) sloupců „Mzdový výdaj“ = 5.200,- a „Jiné v Kč“ (neodvádí se z nich odvody)“ = 200,- (pozor!!! - uvádí se znaménkem minus). Součet „Způsobilé osobní náklady v Kč“ jsou maximálních 5.000,-.

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz E) Přehled čerpání způsobilých výdajů Do soupisky se uvádí superhrubá mzda z přílohy Rozpis mzdových nákladů (předposlední sloupec „Způsobilé osobní náklady v Kč“) Má vazbu přes „Kód řádku výdajů“ na další Přílohy – např. Rozpis mzdových nákladů či Soupisku účetních dokladů

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Chyby a nedostatky monitorovacích zpráv a žádostí o platbu - závěr Dokumenty bez chyb výrazně urychlují zpracování ŽoP a MZ a mohou být rychleji odeslány finanční prostředky Jestliže se ve vyplněných dokumentech a přílohách „vyzná“ Váš kolega či kolegyně, který je nevyplňoval/-a, tak bude vše v pořádku, pochopitelné a srozumitelné i pro nás – poskytovatele dotace.

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení realizátora expertní pomoci Zkušený tým expertů na strukturální fondy s dlouholetou praxí v oblasti přípravy a řízení projektů financovaných ze SF EU Expertíza pokrývající všechny oblasti povinností příjemce podpory Tým je složen ze zástupců a spolupracovníků společností:

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení expertní pomoci – principy využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci budou průběžně spolupracovat a koordinovat svoji činnost

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení expertní pomoci – cíle cílem expertní pomoci je zajištění informovanosti příjemců, přenos know-how na příjemce a snížení jejich administrativní zátěže při realizaci projektů komplexní poradenství formou zodpovídání dotazů, metodické pomoci a poskytování zpětné vazby formou konzultací (nikoliv samotná příprava monitorovacích zpráv a dalších dokumentů) upozorňování na povinnosti příjemců dotace (zejména předkládání zpráv) v předstihu podpora je zaměřena na příjemce dotace z programu OPLZZ z řad ústředních orgánů státní správy

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení expertní pomoci – rozsah Poradenství – přenos znalostí na příjemce dotace v oblasti: koordinace pracovních činností projektu a realizace jednotlivých projektových aktivit zpracování průběžných, mimořádných a závěrečných monitorovacích zpráv a příloh zpracování žádostí o platbu a příloh zajištění publicity projektů (plán, kontrola, doporučení) finančního řízení projektů (účetní doklady, způsobilost výdajů aj.) kontroly naplňování monitorovacích indikátorů

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení expertní pomoci – rozsah Poradenství – přenos znalostí na příjemce dotace v oblasti: naplňování harmonogramu projektů vč. termínů podávání monitorovacích zpráv a žádostí o platbu předcházení a řešení vzniku rizik souvisejících s realizací projektu zpracování a předkládání žádostí o změny v projektech kontroly plnění závazků vyplývajících z realizace investic v rámci projektu (křížové financování, související dokumentace, udržitelnost apod.) upozorňování příjemců na blížící se povinnosti

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Představení expertní pomoci – způsob dohodnutí způsobu konzultace či zasílání dotazů na v prvotní komunikaci prosím uveďte předmět konzultace, registrační číslo a název projektu, a Vaše kontaktní údaje (telefon, ) následně bude dohodnuta forma konzultace, termín zaslání odpovědi (příp. doplnění informací) a v případě osobní konzultace termín a místo schůzky Expertní pomoc příjemcům bude poskytována em, telefonicky nebo formou osobní konzultace:

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Kontakty pro úvodní konzultace – tým Naviga4 JménoTelefon Eva Tomšejová Radka Kotinská Kontakty na OSF

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Dotazy/diskuze Děkujeme za pozornost