Import dat Access (16)

Projekt: CZ.1.07/1.5.00/ OAJL - inovace výuky Příjemce: Obchodní akademie, odborná škola a praktická škola pro tělesně postižené, Janské Lázně, Obchodní 282 Tento projekt je financován Evropskou unií – Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR. Autor:Mgr. Josef Kulhavý Předmět:Informační technologie

Obsah Import dat1 Krok 1: Kontrola dat2 Krok 2: Importem vytváříme novou tabulku3 Krok 3: Oddělovač4 Oddělovač5 Krok 4: Umístění dat6 Upřesnění7 Krok 5: Určení typu dat8 Krok 6: Primární klíč9 Krok 7: Pojmenování tabulky10

Obsah Neúspěšný import11 Úspěšný import12 Import dat do existující tabulky13 Import dat do existující tabulky14

Při přípravě databází se často setkáme se situací, kdy data máme v externích datových strukturách (souborech). – V jiné databázi (mdb) – V tabulkách (xls), textových formátech (csv, txt) – Případně ve struktuře SQL (z jiné databáze) Data není nutné ručně přepisovat, lze je připojit do databáze pomocí importu. Importovat lze celé (nové) tabulky, ale i část dat do existující tabulky. Existují speciální programové skripty, které převod do databáze provádí sami. – Například v určitých časových intervalech. Import dat 1

Před samotným importem je vhodné vizuálně zkontrolovat data v původním programu. – Jsou data konzistentní (jeden řádek = jeden záznam)? – Jak jsou data na řádku oddělena? – Je součástí dat řádek s popisem? – Jaké je kódování dat (čeština)? Případně je možné data pro import v původním programu upravit. Krok 1: kontrola dat 2

Soubor  Načíst externí data  Import… Poté je třeba vyhledat datový soubor Je nutné vybrat správný typ souboru – nejčastější typy: – Microsoft Access (mdb) – Microsoft Excel (xls) – Textové soubory (csv, txt) Krok 2: Importem vytváříme novou tabulku 3

S nejčastěji jsou data oddělena nějakým znakem. Jestliže jsou v textu špatné znaky na místech písmen s diakritikou, je třeba upravit kódování přes tlačítko „Upřesnit“. – Toto tlačítko je přítomné i ve všech dalších krocích průvodce. Krok 3: Oddělovač 4

Zvolíme znak, který odděluje data do jednotlivých sloupců. Výsledkem by měla být tabulka naplněná smysluplnými daty. Jestliže první řádek obsahuje NÁZVY polí (sloupců), je třeba zaškrtnout příslušné tlačítko. Krok 3: Oddělovač 5

Zvolíme, zda budou data uložena do zcela nové tabulky, nebo do již dříve vytvořené – Existující tabulka musí mít stejnou strukturu, jako importovaná data (počet sloupců, typ dat v jednotlivých sloupcích) Krok 4: Umístění dat 6

V případě problémů s češtinou je třeba: – Zvolit vhodný jazyk Čeština – Zvolit znakovou stránku Středoevropské jazyky UTF-8 Případně další… – Nutno vyzkoušet metodou „pokus – omyl“ Zkontrolujte, zda v polích „Oddělovač polí“ a „Desetinný symbol“ nejsou stejné znaky. Upřesnění 7

Každému sloupci lze určit jeho název a datový typ Pokud není třeba sloupec importovat, je možné zaškrtnout pole „Neimportovat pole“ Krok 5: Určení typu dat 8

Pokud původní tabulka nemá data, která mohou být primárním klíčem, je možné je přidat. Pokud původní tabulka má data, která mohou být primárním klíčem, je možné ze sloupců tento primární klíč vybrat. Krok 6: Primární klíč 9

Tabulku je nutné pojmenovat… Pokud se po kliknutí na tlačítko „Dokončit“ objeví chybová hláška, je třeba odstranit problém… – V tomto případě kliknout na tlačítko „Upřesnit“ a zvolit jiný znak oddělovače desetinných míst Krok 7: Pojmenování tabulky 10

Jestliže se nepodařil import všech dat, zobrazí se následující hlášení: Vytvoří se dvě tabulky: – Jedna s daty, které jsou v pořádku – Druhá s daty, které se nepodařilo importovat Import je třeba zopakovat: – Smazat vytvořené tabulky – Zkontrolovat vstupní data Neúspěšný import 11

Po úspěšném importu bude pravděpodobně třeba nastavit vhodné relace, které propojí novou tabulku s ostatními daty v databázi Úspěšný import 12

Další možností, jak přenést data z cizí aplikace do Accessu je použití schránky. V původním programu data označíme a klávesovou zkratkou Ctrl+C je zkopírujeme do schránky Windows. Data musí mít správnou strukturu (počet sloupců, správný datový typ). Import dat do existující tabulky 13

V příslušné tabulce MS Access data označíme první volný řádek (kliknutím na šedé pole před řádkem). Data vložíme klávesovou zkratkou Ctrl+V. Před samotným vložením dat se program zeptá, zda chcete záznamy opravdu vložit. Import dat do existující tabulky 14

--- Použité zdroje