Expertní pomoc konečným příjemcům podpory v rámci vybraných výzev IOP Seminář pro příjemce IOP MV ČR, Praha - Letná, Nad Štolou 3, Praha července 2010, 10:00-13:00

Obsah  Úvodní informace  Přehled základních povinností příjemců  Přehled nejčastějších chyb  Představení realizátora expertní pomoci  Představení pravidel pomoci  Dotazy/diskuze

Cíle semináře Poradenství poskytované příjemcům IOP z řad ústředních orgánů státní správy v oblastech: pravidel realizace projektů zpracování monitorovacích zpráv zpracování žádostí o platbu zajištění publicity projektů finančního řízení projektů naplňování monitorovacích indikátorů plnění závazků vyplývajících z projektů Sdílení poznatků z praxe (nejčastější chyby) a seznámení uživatelů s expertní pomocí

Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Naplnění cílů projektuPovinnost dodržovat řádnou realizaci projektu Naplňování monitorovacích indikátorů Průběžné sledování naplňování monitorovacích indikátorů a vykazování v monitorovacích zprávách UdržitelnostCíle projektu, výše monitorovacích indikátorů nutno udržet min po dobu 5 let od ukončení realizace Povinná archivace souvisejících dokumentů Předkládání zpráv o udržitelnosti projektu Bez předchozího souhlasu nesmí být majetek byť jen částečně získaný z dotace převeden, vypůjčen ani pronajmout jinému subjektu

Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Zpracování etapových a závěrečných monitorovacích zpráv a hlášení o pokroku Hlášení o pokroku každých 6 měsíců po podpisu právního aktu Etapová/závěrečná monitorovací zpráva do 20 pd po ukončení etapy/projektu Přílohy monitorovacích zpráv Soupiska účetních dokladů; Účetní doklady, Výpisy z účtu; Dokumentace k výběrovým řízení; Přehled čerpání apod. Součinnost při kontroláchZpřístupnění veškeré projektové dokumentace v průběhu kontroly Archivace dokumentů (po dobu 10 let od ukončení projektu, pokud možno v elektronické formě) Součinnost dodavatele v zadávací dokumentaci a smluvních vztazích

Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Oznamování změn, žádosti o změnu v projektu Podstatné změny - povinnost oznámit PŘED realizací (změny způsobené „vyšší mocí“-ihned) Nepodstatné změny - povinnost oznámit PŘED realizací Naplňování harmonogramu projektu (vč. termínů pro podávání monitorovacích zpráv) Včasné zasílání monitorovacích zpráv Neopožďování realizace jednotlivých aktivit Dodržování dalších ustanovení Podmínek Porušení rozpočtové kázně Neoprávněné využití prostředků Naplňování monitorovacích indikátorů Oddělené účtování projektu dle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví

Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Realizace výběrového řízení na dodavatele Zákon o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů Závazné postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pro aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Vnitřní předpisy příjemce pro zadávání zakázek (musí být obsahem dokumentace k výběrovému řízení při jeho odevzdávání ZS/ŘO)

Povinnosti příjemcePopis Realizace výběrového řízení na dodavatele Povinnost zaslat zadávací dokumentaci ke schválení ZS nejpozději 10 pd před vyhlášením VŘ Povinnost pozvat ZS jako pozorovatele na zasedání hodnotící komise nejpozději 7 pd předem V průběhu výběrového řízení je nutno dodržovat pravidla pro publicitu, toto platí až po vydání právního aktu Přehled základních povinností příjemců

Přehled základních povinností příjemců Povinnosti příjemcePopis Zajištění publicity projektů Adekvátní informování veřejnosti (např. prostřednictvím plakátů, internetových stránek, informačních a propagačních materiálů), že jejich projekt byl spolufinancován za pomoci SF EU. Nutno dodržovat předepsaný formát log a textu Povinné minimum publicity IOP: o Logo IOP o Logo Evropské Unie (vlajka s nápisem) o Text „Evropský fond pro regionální rozvoj“ o Prohlášení „Šance pro Váš rozvoj“

Změny v projektu I. Povinnosti příjemců Neprodleně oznamovat změny v projektu Změny nahlásit před jejich samotnou realizací Výjimka: nepředvídatelné situace způsobené force majeure Typy změn Podstatné změny – dopad na změnu právního aktu Nepodstatné změny – nemají dopad na vydání právního aktu

Změny v projektu II. Podstatné změny projektu Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Změna právního aktu Realizace změny

Změny v projektu III. Podstatné změny projektu změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení čerpání SR a SF v letech, přesun termínu podání žádosti o platbu v případě ex-post plateb, změny, které by ovlivnily hodnocení projektu, změny účtu projektu, sídla nebo názvu příjemce.

Změny v projektu IV. Nepodstatné změny projektu Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Dopis o akceptaci či zamítnutí změny Realizace změny

Změny v projektu V. Nepodstatné změny projektu Změna manažera projektu Změna kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce a pod. Nákladové a termínové změny etap projektu, pokud nezpůsobí přesun čerpání/vyúčtování nákladů mezi ročními alokacemi programu a neovlivní délku trvání projektu Přesun mezi rozpočtovými položkami do 20% výchozí hodnoty

Monitoring projektu Příjemci předkládají Monitorovací zprávy s přílohami – etapová, závěrečná Hlášení o pokroku Zjednodušené žádosti o provedení platby s přílohami Zprávy příjemce zadává elektronicky do webové žádosti Benefit7 a zároveň je odevzdává v tištěné podobě Odboru strukturálních fondů Vzor monitorovací zprávy a zjednodušené žádosti o platbu je součástí výzvy

Hlášení o pokroku I. Údaje o projektu a zhotoviteli hlášení o pokroku Plnění finančního plánu, odchylky Monitorovací indikátory a jejich naplňování, odchylky Výběrová řízení Změny v projektu Realizované výdaje a příjmy Plánované výdaje a příjmy

Hlášení o pokroku předkládá příjemce: 1x za 6 měsíců – slouží pro průběžné hlášení o postupu realizace projektu první hlášení o pokroku 6 měsíců po vydání právního aktu do 5. pracovního dne od ukončení sledovaného období Hlášení o pokroku se nepředkládá: pokud je k danému termínu předkládána Monitorovací zpráva Pokud by měla Monitorovací zpráva být vypracována 1 měsíc před/po hlášení o pokroku Hlášení o pokroku II.

Monitorovací zpráva I. Údaje o projektu a zhotoviteli monitorovací zprávy Plnění finančního plánu, odchylky Monitorovací indikátory a jejich naplňování, odchylky Výběrová řízení Změny v projektu Realizované výdaje a příjmy Plánované výdaje a příjmy Popis realizace projektu a problémy při realizaci Další plán realizace projektu Horizontální témata Publicita a informování o projektu

Monitorovací zprávu předkládá příjemce: po ukončení etapy projektu - etapovou monitorovací zprávu příjemce předkládá vždy do 20 pracovních dnů po ukončení etapy u etap ukončených před vydáním právního aktu do 20 pracovních dnů po vydání právního aktu po celkovém ukončení projektu - závěrečnou monitorovací zprávu příjemce předkládá do 20 pracovních dnů po ukončení realizace projektu Monitorovací zpráva II.

zpracovává příjemce nejpozději k roku, v němž byl projekt ukončen formulář Přehled o čerpání prostředků státního rozpočtu na financování programu – příloha vyhlášky MF č. 11/2010 Sb. předkládá se správci programu Závěrečné vyhodnocení akce

Přehled nejčastějších chyb – finanční část, tj. Žádost o platbu a problémové přílohy MZ A) Žádost o platbu B) Soupiska faktur C) Faktury D) Výpisy z účtů E) Dokladování mezd F) Seznam čísel účtů G) Doklad o odděleném účetnictví H) Doporučení na závěr

A) Chyby a nedostatky ŽoP I. ŽoP není dostatečně vyplněna – je důležité vyplnit: 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje: „Celkové výdaje“: součet způsobilých a nezpůsobilých výdajů. „Celkové způsobilé výdaje celkem“: částka celkových způsobilých výdajů ze Soupisky faktur (příp. zaokrouhlená).

A) Chyby a nedostatky ŽoP II. „Celkové způsobilé výdaje investiční/neinvestiční“: zde je nutné částku celkových způsobilých výdajů etapy rozdělit na investiční a neinvestiční – rozdělení musí být shodné s rozdělením v Soupisce v tabulce „Požadovaná dotace“. V kolonkách „Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ a „skutečné příjmy“ budou uvedeny nuly. Políčko „Zdůvodnění platby“ – není nutné vyplňovat.

A) Chyby a nedostatky ŽoP III. Částky se do Zjednodušené žádosti o platbu v IS Benefit7 zadávají v celých korunách, protože proplácení žádostí o platbu probíhá také v celých korunách. Příklad: pokud má příjemce skutečné celkové způsobilé výdaje ,60 Kč (ze soupisky faktur), tak do Žádosti o platbu do kolonky celkové způsobilé výdaje napíše částku Kč. Vždy zaokrouhlujeme celkové způsobilé výdaje dolů.

B) Soupiska faktur Soupiska faktur má nesprávný formát – doporučujeme vyplňovat formulář, který je uveden na webu mvcr.cz / Výzva 03 (07) / Další dokumenty pro příjemce. mvcr.cz Soupiska faktur není dostatečně vyplněna – je nutné vyplnit veškeré identifikační údaje. Soupiska faktur není doložena v elektronické formě (ve formátu.xls) – musí se shodovat s tištěnou verzí.

C) Faktury Na Odbor strukturálních fondů jsou dodávány pouze kopie faktur – originály zůstávají u příjemce. Faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví. Částky, jež jsou na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce. Na fakturách chybí označení, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx. Toto označení musí mít bezpodmínečně každá faktura.

D) Výpisy z účtů Výpisy z účtů se předkládají za období, za které je Monitorovací zpráva předkládána. Kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP, Výpis z elektronického bankovnictví. Obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“.

E) Dokladování mezd U dokladování mezd došlo ke změnám: Dosavadní formuláře – rekapitulace mezd a rozpis mzdových nákladů, jsou nahrazeny formulářem „Sestava rekapitulace mezd“. Tento formulář je zveřejněn na webu / Výzva 03 (07) / Další dokumenty pro příjemce a je doplněn celou řadou komentářů pro snadné vyplnění. Formulář je nutné dodat v tištěné i elektronické podobě – ve formátu.xls.

F) Seznam čísel účtů Na formuláři musí být uvedeno: –Název příjemce, –Název projektu, –Registrační číslo projektu, –Jméno a příjmení odpovědné osoby, –Místo, datum a podpis. Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF. Seznam výdajových účtů musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu.

G) Doklad o odděleném účetnictví Tento doklad je nutné doložit po ukončení každé etapy projektu. Na tomto výpisu musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů zaúčtované např. dle funkčních oblastí, prvku SPP či jiného znaku, který si příjemce zvolí. Tato účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem. Tento doklad musí být podepsán odpovědnou osobou ze strany příjemce.

H) Doporučení na závěr Dochází k vývoji způsobu dokladování – je nutné sledovat webové stránky OSF u příslušných výzev. V části „Další dokumenty pro příjemce“ budou zveřejňovány změnové formuláře, či dodávány nové dokumenty.

Představení realizátora expertní pomoci Zkušený tým expertů na strukturální fondy s dlouholetou praxí v oblasti přípravy, řízení a kontroly projektů financovaných ze SF EU Expertíza pokrývající všechny oblasti povinností příjemce podpory Tým je složen ze zástupců a spolupracovníků společností:

Představení expertní pomoci – principy využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci budou průběžně spolupracovat a koordinovat svoji činnost

Představení expertní pomoci – cíle cílem expertní pomoci je zajištění informovanosti příjemců, přenos know-how na příjemce a snížení jejich administrativní zátěže při realizaci projektů komplexní poradenství formou zodpovídání dotazů, metodické pomoci a poskytování zpětné vazby formou konzultací (nikoliv samotná příprava monitorovacích zpráv a dalších dokumentů) upozorňování na povinnosti příjemců dotace (zejména předkládání zpráv) v předstihu podpora je zaměřena na příjemce dotace z programu IOP z řad ústředních orgánů státní správy

Představení expertní pomoci – rozsah Poradenství – přenos znalostí na příjemce dotace v oblasti: koordinace pracovních činností projektu a realizace jednotlivých projektových aktivit zpracování hlášení o pokroku, etapových a závěrečných monitorovacích zpráv a příloh zpracování žádostí o platbu a příloh zajištění publicity projektů (plán, kontrola, doporučení) finančního řízení projektů (účetní doklady, způsobilost výdajů aj.) kontroly naplňování monitorovacích indikátorů

Představení expertní pomoci – rozsah Poradenství – přenos znalostí na příjemce dotace v oblasti: naplňování harmonogramu projektů vč. termínů podávání monitorovacích zpráv a žádostí o platbu předcházení a řešení vzniku rizik souvisejících s realizací projektu zpracování a předkládání žádostí o změny v projektech kontroly plnění závazků vyplývajících z realizace investic v rámci projektu (křížové financování, související dokumentace, udržitelnost apod.) upozorňování příjemců na blížící se povinnosti

Představení expertní pomoci – způsob dohodnutí způsobu konzultace či zasílání dotazů na v prvotní komunikaci prosím uveďte předmět konzultace, registrační číslo a název projektu, a Vaše kontaktní údaje (telefon, ) následně bude dohodnuta forma konzultace, termín zaslání odpovědi (příp. doplnění informací) a v případě osobní konzultace termín a místo schůzky Expertní pomoc příjemcům bude poskytována em, telefonicky nebo formou osobní konzultace:

Kontakty pro úvodní konzultace – tým Naviga4 JménoTelefon Radka Kotinská Eva Tomšejová Kontakty na OSF

Dotazy/diskuze Děkujeme za pozornost