1 Seminář pro příjemce 2. výzvy oblasti podpory 3.2 (finanční část) Ing. Petr Franěk Odbor regionálního rozvoje oddělení grantů Tento seminář je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky

2 Osnova Způsob financování, samostatný účet projektu Způsobilé, nezpůsobilé výdaje projektu Rozpočet projektu, změny rozpočtu Účetnictví, účetní doklady Ukončování projektů

3 Financování ex-ante Úhrady způsobilých výdajů probíhají formou zálohových plateb na základě předkládaných žádostí o platbu (ŽoP) První zálohová platba ve výši 15% způsobilých výdajů Další zálohové platby jsou poskytovány v návaznosti na předložení ŽoP v intervalu 6 měsíců Kumulovaná výše zálohových plateb nesmí přesáhnout 90% schválené částky podpory Závěrečná platba bude proplacena do 30 pracovních dnů od data schválení závěrečné monitorovací zprávy (bude vypočítána na základě skutečně vynaložených výdajů)

4 Žádost o platbu

5 Samostatný účet projektu Povinnost založit samostatný bankovní účet / podúčet před uzavřením právního aktu o poskytnutí podpory Výhradně platební operace související s projektem Dispoziční právo k účtu – pouze pracovníci pověření příjemcem podpory Dokladem pro kontrolu – bankovní výpis (nutnost označování plateb kvůli dohledání a identifikování plateb) Zrušení účtu až po finančním vypořádání projektu

6 Samostatný účet projektu Způsobilé výdaje projektového účtu: Výdaje za vedení projektového účtu (bankovní poplatky – NN) Výdaje za finanční transakce Nezpůsobilé výdaje projektového účtu: Počáteční vklad Výdaje za vedení účtu před zahájením projektu

7 Obecná pravidla způsobilosti výdajů ZV jsou výdaje, které byly uskutečněné v souladu s podmínkami stanovenými v právním aktu, a které jsou v souladu s příslušnými předpisy EU a ČR Tyto výdaje lze hradit s prostředků OP VK Charakter výdaje Přiměřené Hospodárné Účelné Efektivní Prokazatelnost výdaje, časová způsobilost výdaje

8 Nepřímé náklady Zejména náklady související s administrací projektu, případně náklady související s prací s CS, avšak jsou vykonávány v rámci běžných činností NN se nedokladují a neprokazují jednotlivými účetními doklady Předmětem kontroly na místě ze strany poskytovatele dotace nebude kontrola jednotlivých účetních dokladů vztahujících se k NN (přesto musí být NN využity pro projekt)

9 Nepřímé náklady Doporučený postup pro čerpání NN: Zajištění plynulosti a proporcionality čerpání NN – příjemce si vždy po obdržení zálohové platby stáhne částku připadající na NN v příslušné záloze (vypočítanou dle % NN ve vztahu k přímým nákladům bez KF stanovených v právním aktu) na provozní účet organizace. Konečná výše NN musí na konci projektu procentuálně odpovídat skutečně vyčerpaným a prokázaným způsobilým přímým výdajům projektu.

10 Kapitola 1 – Osobní náklady Způsobilé výdaje Mzdové výdaje pracovníků, kteří mají v rámci projektu uzavřen pracovněprávní vztah a jsou zaměstnáni výhradně pro projekt Příslušná část mezd nebo platů zaměstnanců, kteří se na realizaci podílejí pouze částí svého úvazku Výdaje na odměnu zaměstnanců, kteří jsou v rámci projektu zaměstnáni na DPČ nebo DPP Autorské honoráře Zákonné odvody na sociálním a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem Jiná zákonná pojištění a zákonné odvody a náhrady

11 Kapitola 1 – Osobní náklady Dokladování: Rozpis mzdových výdajů pracovníků projektu Pracovní smlouva, DPČ, DPP, autorské honoráře a jejich náležitosti Výkazy práce za jednotlivé pracovníky Výplatní páska Mzdový list Výpis z účtu o úhradě mzdy, případně VPD Zápisy z porad

12 Kapitola 1 – Osobní náklady Pracovní smlouvy, DPČ a DPP musí být uzavřeny v souladu se Zákoníkem práce 262/2006 Sb. Musí obsahovat: identifikaci projektu, tj.název a registrační číslo projektu, popis pracovní činnosti pro projekt, úvazek nebo počet hodin, výši odměny, povinnost odevzdávat měsíční výkazy práce, případně další zákonem stanovené náležitosti.

13 Kapitola 1 – Osobní náklady Pracovní výkaz musí obsahovat: Identifikaci projektu Název subjektu (příjemce/partner) Jednoznačnou identifikaci pracovníka a zastávané funkce (odkaz na položku rozpočtu, ze které jsou osobní náklady hrazeny); časové vymezení (měsíc a rok, ve kterém byla činnost prováděna) Údaje o úvazku v projektu, případně o zapojení do dalších projektů a dalších činností pro příjemce a partnery; Časový rozsah práce dle smlouvy a popis činností, které jsou vykonávány v rámci projektu v jednotlivých dnech konkrétního měsíce Popis činností musí být podrobně zpracován vzhledem ke konkrétním prováděným činnostem, nestačí obecné formulace typu „administrativní práce“ nebo „vedení projektu“, a činnosti musí být vykazovány ve dnech, které odpovídají jejich skutečnému provádění Činnosti a objem práce v pracovním výkazu musí odpovídat skutečně odvedené práci

14 Kapitola 1 – Osobní náklady Autorské honoráře Uzavření autorské smlouvy se řídí zákonem č. 121/2000 Sb. (autorský zákon) Pracovníci nevykazují pracovní výkazy

15 Kapitola 1 – Osobní náklady Výše mzdových výdajů musí respektovat výši v místě realizace projektu, oboru a čase obvyklou Jeden pracovník nesmí být zaměstnán na více než 1,5 úvazku

16 Kapitola 1 – Osobní náklady Nepřímé náklady: vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků; vedení rozpočtu (netýká se činností zahrnutých pod pozici finančního manažera); personalistika; zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v režimu stanoveném právními předpisy ČR; zajištění ostrahy; zajištění úklidu a čištění; zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí; zajištění publicity pomoci z ESF (zejména dle článku 8 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006), včetně monitoringu tisku, (např. inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci, občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů, letáků apod.), s výjimkou případů, kdy jsou opatření publicity hlavní činností projektu (zejména u projektů zaměřených na změnu povědomí cílové skupiny apod.); správa počítačových sítí a internetových stránek, včetně jejich aktualizace; kopírování; tisk pro administraci projektu a pro publicitu; náklady na tvorbu FKSP za pracovníky, kteří jsou v rámci projektu hrazeni podle metodiky nepřímých nákladů.

17 Kapitola 2 - Cestovní náhrady související s realizací projektu Jedná se o cesty zaměstnanců příjemce nebo partnera projektu zapojených do realizace projektu Nutno doložit: Rozpis cestovních náhrad Kopii dokladu o úhradách cestovních náhrad pracovníkovi projektu Dále je nutné uchovávat další doklady viz PpP Služební cesty zahraniční Pouze v odůvodněných případech a pouze v případech, že jsou obsaženy ve schválené projektové žádosti Navyšovat položky rozpočtu související se zahraniční služební cestou není možné Tuzemské služební cesty spadají do NN

18 Kapitola 3 - Zařízení související s realizací projektu Omezující limit 25 % z celkových způsobilých výdajů Příjemce musí před zahájením čerpání z této kapitoly posoudit, jaká je předpokládaná cena pořizovaných dodávek obdobného charakteru a zda zakládá povinnost realizovat zadávací řízení podle pravidel OP VK uvedených v příručce či podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

19 Kapitola 3 - Zařízení související s realizací projektu Nehmotný majetek do Kč včetně Dlouhodobý nehmotný majetek (nebude zahrnut do křížového financování) Drobný hmotný majetek do Kč včetně Nelze zahrnout nábytek Použitý drobný hmotný majetek Nájem zařízení, operativní leasing Výdaje na opravy a údržbu

20 Kapitola 3 - Zařízení související s realizací projektu Křížové financování Lze zahrnout jen v případě, že bylo schváleno v žádosti o dotaci a potvrzeno v právním aktu Neinvestiční část – nábytek či vestavěné skříně v pořizovací ceně do Kč Investiční část – nábytek a vybavení v pořizovací ceně nad Kč

21 Kapitola 3 - Zařízení související s realizací projektu Nepřímé náklady: náklady na nákup papírů (včetně bloků), materiálu na laminování, psacích potřeb, kancelářských sponek, šanonů, desek na dokumenty, CD, DVD, audiokazet, videokazet a disket, jakožto nosičů dat (bez ohledu na jejich využití v projektu, tj. zda jsou nezbytné pro administraci projektu či pro cílovou skupinu).

22 Kapitola 4 – Místní kancelář Výdaje z této kapitoly jsou zahrnuty do nepřímých nákladů

23 Kapitola 5 - Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Omezující limit 49 % z celkových způsobilých výdajů Dodávky veškerých služeb musí být v souladu s cíli projektu a musí přispívat k jejich plnění. Dodávky služeb musí bezprostředně souviset s realizací projektu (časově a místně). Výběr dodavatelů pro dodávky zboží, služeb a drobných stavebních prací musí být proveden v souladu s Postupy pro zadávání zakázek při pořizování zboží, služeb či stavebních prací z prostředků finanční podpory OP VK

24 Kapitola 5 - Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Publikace/školící materiály/manuály Odborné služby/Studie a výzkum Výdaje na konference/kurzy Podpora účastníků (stravování, ubytování) Cenový limit pro stravování – 300Kč osoba/den, případně 400 Kč osoba/den v případě o výjezdní akci spojenou s ubytováním účastníků Cenový limit pro ubytování v ČR – Kč osoba/noc, případně Kč pro Prahu Jiné výdaje

25 Kapitola 5 - Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Dokladování Objednávka (musí obsahovat reg. č. projektu) Smlouva Faktura (musí obsahovat reg. č. projektu) / paragon (paragon a VPD se dokládá při nákupu drobných položek do Kč bez DPH) Dodací list (pokud není uveden předmět zdaň. plnění na faktuře) Doklad o zaplacení – výpis z projektového účtu / VPD Doklad o zaúčtování – výpis ze samostatné účetní evidence Účetní doklady je nutné archivovat do roku 2025 Příjemce zaváže k povinnosti archivace dokladů i své partnery a dodavatele

26 Kapitola 5 - Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Nepřímé náklady nájemné kanceláře a dalších prostor využívaných realizačním týmem projektu (včetně publicity projektu), pronájem prostor pro práci s cílovou skupinou projektu patří mezi přímé náklady (např. pronájem učebny, pronájem prostor pro chráněnou dílnu apod.); nákup vody (vodné, stočné), paliv a energie (elektřina, topení apod.), v prostorech využívaných k realizaci projektu; internetové a telefonické připojení, fax, poštovné, dopravné, balné; vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků; vedení rozpočtu; daňové a právní poradenství a konzultace; zajištění personalistiky (včetně nákladů spojených s posuzováním zdravotní způsobilosti k práci na základě vstupní lékařské prohlídky v souladu se zákonem č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách); zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v reţimu stanoveném právními předpisy ČR;

27 Kapitola 5 - Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Nepřímé náklady nájem či operativní leasing zařízení či vybavení, které slouží k administraci projektu (tj. nepoužívá ho pro své zapojení do projektu cílová skupina); zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí; zajištění publicity pomoci z ESF (zejména dle článku 8 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006), včetně monitoringu tisku, (např. inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci, občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů, letáků apod.), s výjimkou případů, kdy jsou opatření publicity hlavní činností projektu (zejména u projektů zaměřených na změnu povědomí cílové skupiny apod.); správa počítačových sítí a internetových stránek, včetně jejich aktualizace; kopírování; tisk pro administraci projektu a pro publicitu; bankovní poplatky včetně bankovních poplatků za mezinárodní finanční transakce (zahraniční platby, výběry hotovosti v zahraničí, konverzní poplatky atd.); administrace výběrových/zadávacích řízení nezbytných pro projekt a další sluţby spojené se zadáváním zakázek (inzerce, poradenství atd.). notářské a správní poplatky nutné pro realizaci projektu (např. ověřování dokumentů atd.); úklidové a čisticí sluţby; zajištění ostrahy; pojištění majetku vyuţívaného k realizaci projektu.

28 Kapitola 6 - Stavební úpravy související s realizací projektu Drobné stavební úpravy Nesmějí přesáhnout částku za všechny dokončené stavební úpravy v jednom zdaňovacím období v úhrnu Kč na každou jednotlivou účetní položku majetku Stavební úpravy v rámci křížového financování Jsou rekonstrukcí či modernizací Převýšily u jednotlivého majetku ve zdaňovacím období částku Kč Jsou prováděny za účelem usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým, nebo úpravy výukových, vzdělávacích či pracovních prostor používaných bezprostředně na realizaci aktivit s CS

29 Kapitola 6 - Stavební úpravy související s realizací projektu Úpravy lze provádět pouze na majetku příjemce / partnera U škol a školských zařízení lze úpravy provádět na majetku zřizovatele Doklady: faktury, dodací listy, předávací protokoly, doklad o zaplacení, objednávky, smlouvy s dodavateli, fotodokumentace

30 Kapitola 7 - Přímá podpora Omezující limit 20% z celkových způsobilých výdajů Výdaje spojené se zapojením přímo cílové skupiny do projektových aktivit za ceny v místě obvyklé Mzdové příspěvky Cestovné, ubytování, stravné Při proplácení přímé podpory je třeba dokládat jednotlivé částky výdajovými doklady s podpisy podpořených osob, soupisku výdajů, prezenční listiny, pozvánky / popis akce

31 Kapitola 8 - Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy/Opatření/Rozhodnutí Hrazeny výdaje, které souvisí s povinnostmi příjemce stanovenými ve smlouvě Audit projektu: Rozpočet > Kč včetně DPH Publicita a ostatní výdaje v rámci této kapitoly spadají do nepřímých nákladů

32 Nezpůsobilé výdaje Takové výdaje, které nelze hradit z prostředků poskytnutých příjemci na projekt OP VK Příjemce hradí z vlastních prostředků Nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a současně nejsou pro jejich dosažení nezbytné Nejsou přiměřené, nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti a efektivnosti nebo v souladu s evropskou nebo českou legislativou

33 Rozpočet projektu V průběhu realizace projektu je nutné vždy vycházet ze schváleného rozpočtu Celkový rozpočet projektu je závazný a nelze jej překročit Pokud nebude vyčerpána schválená částka podpory, nemá příjemce na tuto nevyčerpanou částku nárok a nemůže ji vůči poskytovateli podpory uplatňovat ve vyúčtování projektu

34 Změny rozpočtu Změny mohou být realizovány jen v případě, že nebudou porušeny podmínky finančního řízení stanovené v právním aktu Změny nesmějí narušit charakter a hlavní záměr projektu Při sestavování rozpočtu a provádění změn rozpočtu musejí být dodrženy omezující limity jednotlivých kapitol Změny musejí být nezbytné a efektivní pro projekt

35 Nepodstatné změny rozpočtu Příjemce oznamuje v nejbližší následující MZ Přesun prostředků mezi položkami uvnitř jednotlivých kapitol rozpočtu Prováděny bez omezení s výjimkou přesunů prostředků v rámci kapitoly 1 – Osobní náklady a položek křížového financování Přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami Lze přesouvat prostředky do výše 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly Kapitola 1 může být navýšena pouze do výše 15 % stávajícího objemu způsobilých výdajů této kapitoly Vytvoření nové položky nebo zrušení položky rozpočtu Toto nesmí znamenat začátek nové KA nebo ukončení stávající KA

36 Podstatné změny rozpočtu Zakládají povinnost příjemce předložit žádost o schválení poskytovateli podpory Je třeba uvést a patřičně objasnit důvod změn Žádost je třeba poskytovateli předložit nejpozději 60 kalendářních dnů před ukončením projektu Podstatné změny rozpočtu se zpravidla neschvalují ani neprovádějí se zpětnou platností Realizace podstatné změny rozpočtu před souhlasem poskytovatele nebo bez jeho souhlasu je porušením rozpočtové kázně

37 Podstatné změny rozpočtu Podstatnou změnou rozpočtu se rozumí zejména: přesun mezi kapitolami rozpočtu přesahující 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly dle platného rozpočtu, ze které jsou prostředky přesouvány; navýšení objemu způsobilých výdajů Kapitoly 1. Osobní výdaje dle platného rozpočtu, o více než 15 %; navýšení položek Křížového financování, pokud tato změna bude mí vliv na výši investičních a neinvestičních prostředků rozpočtu či bude znamenat celkové navýšení částky křížového financování v rámci projektu; změny rozpočtu, které mají za důsledek vzájemnou změnu celkové výše investičních a neinvestičních prostředků; služební cesty zahraniční – tuto poloţku rozpočtu nelze navyšovat v rámci provádění podstatných změn, pokud se nejedná o případy, kdy se hodnota původních plánovaných výdajů změnila v důsledku neočekávané události. Dále lze tuto poloţku celkově navýšit v rámci podstatných změn o výdaje týkající se cestovních náhrad zahraničních expertů (tzv. per diems) u organizací se stanovenými ukazateli/limity mzdové regulace jakékoliv změny rozpočtu v Kapitole 1 – Osobní náklady, které způsobí přesun mezi limitními hodnotami.

38 Účetnictví a dokladování projektu Vedení účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Účetnictví musí být vedeno v elektronické podobě Transakce související s projektem musejí být účtovány odděleně od ostatních aktivit organizace (zvl. účetní středisko) – platí i pro partnery s finančním příspěvkem

39 Účetnictví a dokladování projektu Účetní doklady musejí být vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví a musejí obsahovat všechny požadované náležitosti (specifikace pořizovaného zboží, služeb nebo prací a specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil) Každý originál relevantního účetního dokladu je příjemce povinen označit identifikací projektu Doklady typu „občerstvení“, „kancelářské potřeby“, „fakturuji za administrativní činnost“ apod. nejsou vyhovující (třeba rozepsat podrobněji)

40 Účetnictví a dokladování projektu Příjemce i jeho partneři musejí při podávání ŽoP předložit: Soupisky všech účetních dokladů souvisejících s projektem seřazené podle kapitol rozpočtu Účetní doklady: faktury, VPD, interní doklady, bankovní výpisy z projektového / provozního účtu, kopie všech účetních dokladů na soupisce musejí být přílohou atd. Příjemce zajistí zasílání měsíčních výpisů z projektového účtu vždy k poslednímu dni každého měsíce nebo ke dni, ke kterému bude vykazovat vyúčtování projektu (předkládat MZ); služby el. bankovnictví

41 Účetnictví a dokladování projektu V rámci projektu nemusí být vedena samostatná pokladna projektu na drobné výdaje Semináře, školení atd. – dodávat dokumentaci, která dokládá přítomnost účastníku na akci; fotodokumentace atd. Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na účtech příjemce nebo partnerů, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložitelný originály účetních dokladů ve smyslu §11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.,ve znění pozdějších předpisů

42 DPH Plátce DPH Pro příjemce, kteří jsou plátci DPH, je způsobilým výdajem ta část DPH, na kterou není u daného přijatého plnění nárok na odpočet v souladu se zákonem o DPH Neplátce DPH Pro osoby neregistrované k DPH je daň z přidané hodnoty způsobilým výdajem, neboť tyto osoby si nemohou nárokovat odpočet DPH na vstupu

43 Příjmy projektu Povinnost odečítání příjmů se vztahuje na příjmy generované v období realizace projektu, nikoliv na příjmy generované v období udržitelnosti projektu Všechny úroky připsané na projektovém účtu a úroky připsané na bankovních – projektových účtech partnerů se vykazují zvlášť mimo ostatní příjmy v monitorovací zprávě a tyto kladné úroky se zohlední při zasílání finančních prostředků na základě žádosti o platbu Dosažené příjmy projektu musejí být průběžně vykazovány v monitorovacích zprávách a podílejí se na krytí způsobilých nákladů projektu.

44 Podpora de minimis Podpora de minimis = podpora malého rozsahu Není považována za veřejnou podporu podle definice. Předpisy EU vymezují, že tyto prostředky, které sice splňují znaky veřejné podpory, avšak nedosahují stanovené maximální částky, nejsou s to, vzhledem ke své nízké hodnotě, narušit hospodářskou soutěž ani ovlivnit obchod mezi členskými státy Celková výše podpory de minimis poskytnuté jednomu podniku nesmí v kterémkoli období tří po sobě jdoucích ročních účetních období přesáhnout částku EUR Pro přepočet hodnoty podpory z EUR na Kč se využívá měnový kurz Evropské centrální banky, který je platný v den nabytí účinnosti právního aktu o poskytnutí podpory

45 Ukončování projektu Metodika ukončování projektů OP VK je podrobně popsána v Metodickém dopise č. 18 Závěrečná MZ se předkládá do dvou měsíců od data ukončení realizace projektu. Souhrnná zpráva o realizaci projektu Zdůvodnění nedočerpání dotace (možno připsat do jednotlivých řádků v Přehledu čerpání zp. výdajů, kde také je vidět procento vyčerpání jednotlivých položek rozpočtu) Přehled proplacených výdajů projektu (tabulka viz níže)

46 Ukončování projektu – tabulka „přehled proplacených výdajů projektu“ 1. platbaŽoP č. 1ŽoP č. 2ŽoP č. 3ŽoP č. 4ŽoP č. 5 4) z á věrečn á ŽoP 5) celkem prok á zan á vý š e vynaložených prostředků 1) x100,00 600,00 z toho KF0,00 investice mimo KF0,00 př í jmy 2) x5,00 30,00 přijat á platba 3) 100,0095,00 60,00*x540,00 neproplacen é způsobil é výdaje - z á držn é 0,00 x způsobil é výdajex0,00 nezpůsobil é výdaje 6) x0,00 zbýv á k proplacen í 6) 30,00 *nebylo vyplaceno 95,00 z důvodu 10% zádržného

47 Ing. Petr Franěk Projektový a finanční manažer OP tel: Děkuji Vám za pozornost