Právní aspekty II. - Smlouvy Správa a řízení IS

Obsah 1. Druhy smluv 1. Aspekt právní formy 2. Aspekt ceny 3. Aspekt předmětu 2. SLA 3. ERP smlouvy 1. Způsob pořízení „On- Premise“ 1.Druhy smluv 2.Problémové aspekty jednotlivých smluv (Předmět, termín dodání, akceptace, ….) 2. Způsob pořízení „Cloud-SaaS“ 1.Problémové aspekty

1. Druhy smluv  Vztah mezi prodejcem (poskytovatelem) a zákazníkem (uživatelem), který představuje uspořádání dvou odlišných motivací???  Poskytovatel má za cíl dodat předmět včas a co s nejnižšími náklady, zákazník má dlouhodobější business cíle – zvýšit svůj zisk

Aspekt právní formy  Smlouva o dílo – upravená občanským právem  Smlouva na dodávku (Prodejní smlouva) – v případě, že součástí dodávky je HW  Inominátní (nepojmenované) smlouvy V případě, že není vhodné aplikovat předchozí – nejde o dílo ani dodávku. Příklady: licenční smlouvy, školení, údržba, podpora,… V případě, že není vhodné aplikovat předchozí – nejde o dílo ani dodávku. Příklady: licenční smlouvy, školení, údržba, podpora,…  Shrink wrap-smlouvy web-wrap, click-wrap and browse-wrap příbuzné formáty pro stažení systémů přes internet web-wrap, click-wrap and browse-wrap příbuzné formáty pro stažení systémů přes internet  Cloud computing smlouvy service delivery agreements service delivery agreements

Aspekt ceny  Co by smlouvy měly především řešit?  Rozsah předmětu, čas, cenu Smlouvy s pevnou cenou Smlouvy s pevnou cenou Smlouvy s výčtem činností Smlouvy s výčtem činností Smlouvy s nákladovou cenou Smlouvy s nákladovou cenou Smlouvy s cenou, které vychází z přidané hodnoty Smlouvy s cenou, které vychází z přidané hodnoty

Smlouvy s pevnou cenou (1)  Jasně popsaný předmět  Cena je předmětem jednání  Převzetí předmětu je podmínkou pro zaplacení  Důležité aspekty: Milníky pro realizaci plnění (dílčích plnění) Milníky pro realizaci plnění (dílčích plnění) Oznámení o splnění dodávky Oznámení o splnění dodávky Akceptační procedura Akceptační procedura Kritéria pro přijetí Kritéria pro přijetí Způsob aplikace kritérií Způsob aplikace kritérií Doba, během které musí zákazník potvrdit nebo odmítnout plnění Doba, během které musí zákazník potvrdit nebo odmítnout plnění Formální aspekty přijetí/odmítnuít Formální aspekty přijetí/odmítnuít

Smlouva s pevnou cenou (2)  Příklady: Popis pouze výsledku - dodávky Popis pouze výsledku - dodávky Detailní seznam činností/dodávek, které budou tvořit konečný výsledek Detailní seznam činností/dodávek, které budou tvořit konečný výsledek

Smlouvy s výčtem činností (1)  Pro opakující se dodávky/služby (údržba)  Objem může být určen jen přibližně, nebo vůbec  Obsahují cenu za určité jednotky (služby), např. cena jednoho kilometru, cena za hodinu konzultace, apod.  Ceny jsou platné pro určité období  Rámcová smlouva Určuje rámcové podmínky budoucího vztahu Určuje rámcové podmínky budoucího vztahu Dlouhodobá smlouva vyžadující kontrolu právníkem a podpisy obou stran Dlouhodobá smlouva vyžadující kontrolu právníkem a podpisy obou stran Pokrývá všechny společné právní i business aspekty budoucího vztahu Pokrývá všechny společné právní i business aspekty budoucího vztahu  Objednávky upřesňují specifické vlastnosti dané dodávky v daném rámci  Kombinace rámcové smlouvy a jednotlivých objednávek dává dohromady smlouvu

Smlouvy s nákladovou cenou (1)  Poskytovatel dostává zaplaceno za skutečně odvedené služby včetně podílu zisku  Základem ceny je objem odvedené práce (hodina, člověko/den) a přehled dodávek (licence, HW, operační systém, školení, cestovná náklady, …)  Placení probíhá obvykle pravidelně v měsíčních cyklech  Existuje lhůta (obvykle 5-10 pracovních dní), po kterou může zákazník podat námitky proti správnosti fakturace  Pro zákazníka nevýhodné  Nákladová cena s limitem

Smlouvy s nákladovou cenou (2)  Možnosti úprav nákladových cen: náklady-plus-procento (zisk) – nevýhodné!!! náklady-plus-procento (zisk) – nevýhodné!!! Náklady –plus-pevný poplatek (zisk) Náklady –plus-pevný poplatek (zisk) Náklad-plus-variabilní poplatek (účelové/cílové/motivační smlouvy) – výše zisku zhotovitel se odvíjí podle toho, jak se mu podaří splnit určené cíle (termín splnění, dodržení rozpočtu). Potřeba upřesnit: Náklad-plus-variabilní poplatek (účelové/cílové/motivační smlouvy) – výše zisku zhotovitel se odvíjí podle toho, jak se mu podaří splnit určené cíle (termín splnění, dodržení rozpočtu). Potřeba upřesnit: cílové náklady (rozpočet)cílové náklady (rozpočet) Cílový ziskCílový zisk Termín dodáníTermín dodání Vzorec určující závislost zisku (zvýšení/snížení) na poměru mezi skutečnou cenou a časem)Vzorec určující závislost zisku (zvýšení/snížení) na poměru mezi skutečnou cenou a časem)

Smlouvy se sdíleným ziskem (Value Based Contracts))  Příjem zhotovitele závisí na přínosech, které získá zákazník zavedením daného projektu/služby  Požadavky na smlouvu: Musí existovat jasně definované faktory úspěchu/metriky (úspora nákladů, zvýšení produktivity,..) Musí existovat jasně definované faktory úspěchu/metriky (úspora nákladů, zvýšení produktivity,..) Potenciální přínosy musí být definovány dopředu na začátku projektu Potenciální přínosy musí být definovány dopředu na začátku projektu Výsledky musí být odstíněny od externích faktorů, které by je mohly zkreslit Výsledky musí být odstíněny od externích faktorů, které by je mohly zkreslit  Omezené užití, nejvíce např. ve státní sféře

2. SLA – Service Level Agreement (1)  Vhodné pro Insourcing Insourcing Outsourcing Outsourcing  strany: poskytovatel/zhotovitel a zákazník/odběratel  Základní pro dodávku služeb  Popisují parametry dodávky/služby  Základním aspektem je definování parametrů kvality dodávané služby

Struktura smluv

SLA (2)  Obsah???  Popisuje podrobně: A - Poskytování služeb poskytovatelem A - Poskytování služeb poskytovatelem B - Transformace stávajícího stavu na poskytování služeb poskytovatelem B - Transformace stávajícího stavu na poskytování služeb poskytovatelem C - Ukončení poskytování služeb a převod na jiného poskytovatele nebo do interního provozu C - Ukončení poskytování služeb a převod na jiného poskytovatele nebo do interního provozu

Druhy SLA  Zákaznicky orientovaná SLA: smlouva mezi poskytovatelem služby a skupinou uživatelů, týkající se pokrytí jejich potřeb (např. smlouva mezi poskytovatelem IT služby a finančním útvarem velké organizace týkající se služeb aplikace zpracovávající finanční údaje)  Servisně orientovaná SLA: dohoda mezi poskytovatele a všemi uživateli, kteří danou službu využívají (např. poskytování služeb e- mailu pro celou organizaci)  Multiúrovňová SLA: definuje různé úrovně stejné služby určené různým skupinám uživatelů Korporátní SLA: pokrývám všechny obecné aspekty řízení služeb (service level management) vhodné pro všechny jednotlivé uživatele v rámci organizace Korporátní SLA: pokrývám všechny obecné aspekty řízení služeb (service level management) vhodné pro všechny jednotlivé uživatele v rámci organizace Zákaznická SLA: pokrývá všechny aspekty řízení služeb pro určitou skupinu uživatelů bez ohledu na to, zda služba bude využívána Zákaznická SLA: pokrývá všechny aspekty řízení služeb pro určitou skupinu uživatelů bez ohledu na to, zda služba bude využívána Servisní SLA: pokrývá všechny aspekty řízení služeb relevantní pro určitou službu a určitou skupinu uživatelů Servisní SLA: pokrývá všechny aspekty řízení služeb relevantní pro určitou službu a určitou skupinu uživatelů

3. ERP smlouvy 1. Způsob pořízení „On- Premise“ 1. Druhy smluv 2. Problémové aspekty jednotlivých smluv (Předmět, termín dodání, akceptace, ….) 2. Způsob pořízení „Cloud-SaaS“ 1. Problémové aspekty

Obsah smluv odráží charakteristiky řešení

Firma v zahraničí odpovědná za vývoj a údržbu systému Např. SAP-AG INFOR (USA) Zástupce zahraniční firmy v ČR, odpovědný za  lokalizaci produktu,  Help Desk,  Implementaci a systémovou integraci  „partnership“ smlouvy a programy (pro další firmy, které budou implementovat produkt)  udílení validačních klíčů Např. SAP ČR nebo GEMMA pro Infor ERP Baan SMLOUVA 1 Partnerská firma odpovědná za  Implementaci a systévou integraci produktu  „First point of contact“ pro zákazníky  Dodržování standardů a pravidel implementace produktu (plnění podmínek „partnership“ smluv) SMLOUVA 2 Firma zákazníka odpovědná za plnění svého strategického investičního záměru Smlouva o  licencích  údržbě  systémové integraci  implementaci produktu 3.1 DRUHY SMLUV (On-Premise)

Licenční smlouva  Smlouva licenční (smlouva pro postoupení počítačových programů) – předmětem je prodej uživatelských práv (licencí) k produktu.  Náležitosti smlouvy: Seznam zakoupených funkčních bloků a paketů Seznam zakoupených funkčních bloků a paketů Cena a způsob platby (jednorázové poplatky + udržovací roční poplatky) Cena a způsob platby (jednorázové poplatky + udržovací roční poplatky) Počet uživatelů/kmenových záznamů Počet uživatelů/kmenových záznamů Podmínky užívání práv (povinnosti uživatele) Podmínky užívání práv (povinnosti uživatele) Záruky dodavatele Záruky dodavatele Případné využívání validačních klíčů ve vazbě na platby údržby Případné využívání validačních klíčů ve vazbě na platby údržby

Licenční smlouva (2)  Důležité aspekty Inominátní smlouva Inominátní smlouva Výhradnost – nevýhradnost práv užití Výhradnost – nevýhradnost práv užití Převoditelnost- nepřevoditelnost práv užití (nutná specifikace podmínek převoditelnosti (sublicence) Převoditelnost- nepřevoditelnost práv užití (nutná specifikace podmínek převoditelnosti (sublicence) Časová omezenost – neomezenost Časová omezenost – neomezenost Dostupnost zdrojového kódu Dostupnost zdrojového kódu Možnost modifikace Možnost modifikace Způsoby ukončení smlouvy Způsoby ukončení smlouvy odstoupení od smlouvy (podle zákona nebo dohodou)odstoupení od smlouvy (podle zákona nebo dohodou) výpověď smlouvy- jednostranný akt:výpověď smlouvy- jednostranný akt: čas oznámení a faktické končení vztahu čas oznámení a faktické končení vztahu kompenzační poplatky straně, která neuplatňuje ukončení kompenzační poplatky straně, která neuplatňuje ukončení

Autorská práva – zdrojový kód  C:\Svatá\RPE\ZS14\autorská práva- příklad OK system.pdf C:\Svatá\RPE\ZS14\autorská práva- příklad OK system.pdf C:\Svatá\RPE\ZS14\autorská práva- příklad OK system.pdf

Druhy licencí (SAP)  Package licence (balíkové licence) – zmocňují zákazníka užívat přesně definovanou funkcionalitu produktu  Named user licence (licence na jméno uživatele) – zmocňují konkrétní uživatele využívat danou funkcionalitu

Balíkové licence  Cena vychází z klíčových business metrik, které se váží k dané funkcionalitě  SAP definuje tyto metriky ve spolupráci s uživateli tak, aby byla zajištěna vazba na reálné procesy  Příklady: počet zpracovaných objednávek, počet sledovaných kontraktů, objem hrubých příjmů, počet obsluhovaných pacientů  S růstem businessu - škálování licencí

Licence na jméno  Jména uživatelů - uživatelé, kteří jsou oprávněni k přímému nebo nepřímému přístupu k dané funkcionalitě  mohou platit pro několik balíkových licencí  určeny rolemi – kategorie licencí: SAP profesionál –uživatelé, kteří plní provozní úkoly podporované softwarem SAP profesionál –uživatelé, kteří plní provozní úkoly podporované softwarem SAP employee –uživatelé, kteří využívají funkcionalitu SW pro plnění business procesů SAP employee –uživatelé, kteří využívají funkcionalitu SW pro plnění business procesů

Smlouva o podpoře produktu  (údržbě programů) – předmětem smlouvy je definování pravidel údržby programů  Cena se odvíjí procentem z ceny licencí nebo ceny licencí plus implementace (??? 20% )  Služby údržby se rozlišují na: Záruční, pozáruční, dodatečné (někteří dodavatelé nerozlišují) – viz dále Záruční, pozáruční, dodatečné (někteří dodavatelé nerozlišují) – viz dále  Náležitosti smlouvy: Přehled nabízených služeb (např. u SAP Help Desk, GoingLive Check/Early Watch – nárok zákazníka na poskytnutí služeb týkajících se prověření provozních parametrů systému před nebo během produktivního provozu nebo po provedení upgrade, Early Watch Alert – nasazení automatického nástroje pro provádění analýz pro produktivní instalaci) Přehled nabízených služeb (např. u SAP Help Desk, GoingLive Check/Early Watch – nárok zákazníka na poskytnutí služeb týkajících se prověření provozních parametrů systému před nebo během produktivního provozu nebo po provedení upgrade, Early Watch Alert – nasazení automatického nástroje pro provádění analýz pro produktivní instalaci) Podmínky instalace nové verze produktu (viz dále) Podmínky instalace nové verze produktu (viz dále) Podmínky pro odstranění chyb v záruční době Podmínky pro odstranění chyb v záruční době Pomoc při poruchách Pomoc při poruchách Dokumentace a informace o plánovaném vývoji produktu Dokumentace a informace o plánovaném vývoji produktu Databáze chyb a poruch systému (u SAP databáze OSS) Databáze chyb a poruch systému (u SAP databáze OSS) Úhrada za údržbu Úhrada za údržbu Vypovězení a ukončení údržby Vypovězení a ukončení údržby  Smlouva licenční a smlouva na údržbu může být spojena v jednu smlouvu (např. Smlouva pro postoupení a údržbu počítačových programů).

Záruka jako hlavní servisní služba  Obsah: závisí na modelu dodávky (SW produkt, integrace)  Jeden i více partnerů  Forma: paušál nebo platba za čerpání podle ceníku  Rozsah: ½ roku – 3 roky, nejčastější varianta????

Garantovaná doba odstranění poruchy  4 – 72 hodin, průměr ????  Způsob hlášení problémů (hotline, help desk, zelené linky)  Vzdálená správa - populární

Aktualizace systému  Upgrade – update ?? Upgrade: inovace systému, nová verze Upgrade: inovace systému, nová verze Update: oprava chyb, soulad s legislativou Update: oprava chyb, soulad s legislativou  Aktualizace – možnosti: Vlastními silami Vlastními silami Poskytovatelem služeb za částku Poskytovatelem služeb za částku Přes internet Přes internet  Dodatečné úpravy systému Vazba na dostupnost zdrojového kódu Vazba na dostupnost zdrojového kódu Více než polovina dodavatelů neposkytuje tuto službu Více než polovina dodavatelů neposkytuje tuto službu Někteří Někteří zveřejňují datové modely zveřejňují datové modely umožňují tvorbu a úpravu vlastních sestavumožňují tvorbu a úpravu vlastních sestav dovolí zákazníkům vstupovat do určitých definovaných rozhranídovolí zákazníkům vstupovat do určitých definovaných rozhraní Důvody? Důvody? Bezpečnost, udržení celistvosti systému Bezpečnost, udržení celistvosti systému

Upgrady - politika

Důvody pro upgrade

Dodatečné služby

Smlouva na systémovou integraci  Předmětem systémová integrace???  Náležitosti smlouvy ( Smlouva o dílo): Standardní údaje o Objednateli a Zhotoviteli Standardní údaje o Objednateli a Zhotoviteli Předmět smlouvy Předmět smlouvy Způsob stanovení ceny a platební podmínky Způsob stanovení ceny a platební podmínky Zádržné Zádržné Účinnost smlouvy Účinnost smlouvy Postup uzavírání dílčích smluv a jejich vazba na smlouvu o systémové integraci Postup uzavírání dílčích smluv a jejich vazba na smlouvu o systémové integraci Čas plnění, platnost smlouvy Čas plnění, platnost smlouvy Povinnosti Objednatele Povinnosti Objednatele Povinnosti Zhotovitele Povinnosti Zhotovitele Záruky a odpovědnosti za vady Záruky a odpovědnosti za vady Právo vlastnické a právo šíření Právo vlastnické a právo šíření Sankční opatření Sankční opatření Místo a způsob plnění Místo a způsob plnění Závěrečná ustanovení (řešení sporů podle Obchodního zákoníku, zánik jedné z firem, záruky v zahraničí) Závěrečná ustanovení (řešení sporů podle Obchodního zákoníku, zánik jedné z firem, záruky v zahraničí) Slovník pojmů Slovník pojmů

Smlouva na implementaci  Jedna smlouva  Více smluv podle etap projektu: Základní dokument projektu Základní dokument projektu Cíl, rozsah, časový harmonogram, etapy, milníky, složení týmů, pravidla spolupráce, reporting, rozpočetCíl, rozsah, časový harmonogram, etapy, milníky, složení týmů, pravidla spolupráce, reporting, rozpočet Cílový koncept, specifikace řešení Cílový koncept, specifikace řešení Realizace, parametrizace, testování Realizace, parametrizace, testování Příprava produktivního provozu, přenos dat Příprava produktivního provozu, přenos dat Produktivní provoz a jeho optimalizace Produktivní provoz a jeho optimalizace

Smlouva na implementaci ERP (2)  Smlouva na implementaci produktu (na dodávku IS) – předmětem je zavedení a předání produktu do užívání v prostředí uživatelské organizace.  Smlouva o dílo nebo smlouva kupní, pokud je součástí dodávka HW  Náležitosti smlouvy Standardní údaje o Objednateli a Zhotoviteli Standardní údaje o Objednateli a Zhotoviteli Definice pojmů Definice pojmů Předmět smlouvy (předmět plnění, popis funkcionality celého IS, požadovaný stupeň integrace dodávaných komponent (HW,SW – vazba na případnou smlouvu o systémové integraci, popis architektury IS, poskytnutí služeb potřebných pro realizaci tohoto IS, využití stávající platformy, postup detailizace předmětu plnění během životního cyklu projektu, dokumentace k dílu, převoditelnost práv užití pro případ existence více společností – holding) Předmět smlouvy (předmět plnění, popis funkcionality celého IS, požadovaný stupeň integrace dodávaných komponent (HW,SW – vazba na případnou smlouvu o systémové integraci, popis architektury IS, poskytnutí služeb potřebných pro realizaci tohoto IS, využití stávající platformy, postup detailizace předmětu plnění během životního cyklu projektu, dokumentace k dílu, převoditelnost práv užití pro případ existence více společností – holding) Termín plnění (harmonogram – nejlépe v příloze, významné milníky, mechanismus upřesňování postupu realizace jednotlivých etap a termínů předání a akceptací, prodlení s plněním u Zhotovitele) Termín plnění (harmonogram – nejlépe v příloze, významné milníky, mechanismus upřesňování postupu realizace jednotlivých etap a termínů předání a akceptací, prodlení s plněním u Zhotovitele)

Smlouva na implementaci ERP (3) Místo plnění (maximální část plnění by měla být v místě Objednatele) Místo plnění (maximální část plnění by měla být v místě Objednatele) Předání a akceptace díla (popis předávací procedury, popis akceptační procedury, co se stane, pokud Objednatel odmítne akceptovat části díla, vady díla) Předání a akceptace díla (popis předávací procedury, popis akceptační procedury, co se stane, pokud Objednatel odmítne akceptovat části díla, vady díla) Cena (celková cena řešení, DPH, procedura změnového řízení, která ovlivní fixní cenu,vliv inflace na cenu, vliv změn měnových kurzů, dopravné, pojištění, celní poplatky) Cena (celková cena řešení, DPH, procedura změnového řízení, která ovlivní fixní cenu,vliv inflace na cenu, vliv změn měnových kurzů, dopravné, pojištění, celní poplatky) Platební podmínky (platební kalendář, zádržné (obvykle 10% z ceny) – je vyplaceno až po úspěšné finální akceptaci systému jako celku a ukončení zkušebního provozu např. po dobu 3 měsíců) Platební podmínky (platební kalendář, zádržné (obvykle 10% z ceny) – je vyplaceno až po úspěšné finální akceptaci systému jako celku a ukončení zkušebního provozu např. po dobu 3 měsíců) Práva a povinnosti Zhotovitele a Objednatele Práva a povinnosti Zhotovitele a Objednatele

Smlouva na implementaci ERP (4) Součinnost a vzájemná komunikace smluvních stran Součinnost a vzájemná komunikace smluvních stran Povinnosti mlčenlivosti Povinnosti mlčenlivosti Přechod vlastnických práv Přechod vlastnických práv Odpovědnost za škodu Odpovědnost za škodu Odpovědnost za vady Odpovědnost za vady Záruka Záruka Změnové řízení Změnové řízení Platnost a účinnost smlouvy Platnost a účinnost smlouvy Ukončení smlouvy Ukončení smlouvy Řešení sporů Řešení sporů Závěrečná ustanovení, zvláštní ujednání (upgrady, zda je možné Objednatele uvést v referenčních listinách Zhotovitele, ošetření „přetahování zaměstnanců“, u jakého soudu spory, počet vyhotovení smlouvy apod.) Závěrečná ustanovení, zvláštní ujednání (upgrady, zda je možné Objednatele uvést v referenčních listinách Zhotovitele, ošetření „přetahování zaměstnanců“, u jakého soudu spory, počet vyhotovení smlouvy apod.)  Smlouva o systémové integraci a smlouva o implementaci produktu mohou být sloučeny v jednu smlouvu, pokud systémový integrátor a implementátor jsou stejná organizace.

Předmět smlouvy  Užitečné upřesnit: Analýza a optimalizace podnikových procesů Analýza a optimalizace podnikových procesů Návrh organizační struktury Návrh organizační struktury Analýza a návrh architektury IS (HW, SW data, organizace provozu) Analýza a návrh architektury IS (HW, SW data, organizace provozu) Integrace stávajících systémů Integrace stávajících systémů Vývoj, dodávka, implementace, testování a zprovoznění funkčního řešení uvedeného ERP produktu Vývoj, dodávka, implementace, testování a zprovoznění funkčního řešení uvedeného ERP produktu Tvorba dokumentace (uživatelské?) Tvorba dokumentace (uživatelské?) Školení (v průběhu implementace, po) Školení (v průběhu implementace, po) Řízení projektu Řízení projektu Konverze dat Konverze dat Využití stávající platformy Využití stávající platformy Možnosti použití díla Možnosti použití díla  Kde je to možné, metriky  Pokud není možná podrobná specifikace předmětu, popis postupu jeho upřesňování (např. v 1. etapě vznik Koncepce nasazení produktu)

Termín plnění  Termín Harmonogram s významnými milníky Harmonogram s významnými milníky Vazba milníků na platební kalendář Vazba milníků na platební kalendář Prodlení zhotovitele s plněním Prodlení zhotovitele s plněním Často k 1.1. Často k 1.1. Potřebná rezerva Potřebná rezerva Cca 3 měsíce optimalizace Cca 3 měsíce optimalizace

Předání a akceptace  Akceptační procedury – dopředu neznámá kriteria, dlouhodobější proces Akceptační testy Akceptační testy Ověřovací provoz Ověřovací provoz  Testy – známá kriteria (zatíženost systému, funkcionalita),

Akceptační procedury  Způsob oznámení o ukončení části díla  Vypracování akceptačních kriterií  Časový plán akceptace  Dokumentace akceptace – akceptační protokol  Podepsání protokolu (třídění vad) Vada první úrovně A – způsobuje závažné problémy, není možné pokračovat v akceptačním testu Vada první úrovně A – způsobuje závažné problémy, není možné pokračovat v akceptačním testu Vada druhé úrovně – B – ohrožuje pokračování další akceptace pokud nebude odstraněna (nebudou podporiovány některé důleřžité části procesů) Vada druhé úrovně – B – ohrožuje pokračování další akceptace pokud nebude odstraněna (nebudou podporiovány některé důleřžité části procesů) Vada třetí úrovně – C – částečný neúspěch akceptačních testů, projeví se občas, nebude ztracena žádná závažná podpora nebo část systému Vada třetí úrovně – C – částečný neúspěch akceptačních testů, projeví se občas, nebude ztracena žádná závažná podpora nebo část systému Vada čtvrté úrovně D – drobné konstrukční nedostatky, obchodní provoz není narušen Vada čtvrté úrovně D – drobné konstrukční nedostatky, obchodní provoz není narušen  Postup při sporech

Ověřovací provoz  Konečná akceptace díla  Zpracování skutečných dat objednatele  Časový plán ověřovacího provozu  Třídění vad  Protokol

Testování  Testy se provádějí průběžně v rámci implementačního projektu za účelem prověřování správnosti nastavení systému podle cílového konceptu, výkonnosti nastavovaného systému.  Kategorie testů??? modulové testy nastavení systému modulové testy nastavení systému test základního nastavení systémutest základního nastavení systému testy finálního nastavení systému v cyklechtesty finálního nastavení systému v cyklech testy programů vyvinutých na projektu Zákazníka testy programů vyvinutých na projektu Zákazníka test konverzních programůtest konverzních programů test trvalých rozhranítest trvalých rozhraní test nestandardních reportůtest nestandardních reportů test rozšíření funkcionality systémutest rozšíření funkcionality systému test modifikací systémutest modifikací systému integrační testy integrační testy výkonové testy výkonové testy zátěžový testzátěžový test objemový testobjemový test  Testy se provádějí za maximální spolupráce smluvních stran. O průběhu testování, stejně tak o jeho výsledcích se sepíše protokol, jež podepíší zástupci obou stran

Průběh testu (příklad)  Test probíhá za účasti vedoucích projektů a vedoucích projektových týmů. Zákazník je povinen vytvořit vhodné prostředí pro provádění testu. Test probíhá max. 8 hodin za potřebné součinnosti zákazníka.  Výsledky testu jsou hodnoceny následujícím způsobem: test proveden bez závad test proveden bez závad test proveden s malým nedostatkem, který SAP odstraní do jednoho dne test proveden s malým nedostatkem, který SAP odstraní do jednoho dne test proveden se středním nedostatkem, který SAP odstraní do tří dnů test proveden se středním nedostatkem, který SAP odstraní do tří dnů test nedokončen pro hrubý nedostatek, jež znemožňuje činnost testované funkcionality. test nedokončen pro hrubý nedostatek, jež znemožňuje činnost testované funkcionality.  Zákazník akceptuje nastavovaný systém v prvních 3 případech. V případě nedokončení testu je SAP povinen odstranit hrubé nedostatky v nezbytně nutné lhůtě. SAP oznámí po tomto odstranění zákazníkovi připravenost k opakování testu. V takovém případě je zákazník povinen nejpozději do tří dnů od takového oznámení vytvořit podmínky pro opakování testu a poskytnout SAP potřebnou součinnost. SAP má možnost opakovat test třikrát. Pokud ani třetí opakování testu nevykazuje výsledky nutné pro akceptaci, bude rozhodnuto na společné schůzce sponzorů projektu zákazníka SAP nejpozději do tří dnů od posledního testu o dalším postupu projektu.

Průběh testu (příklad)  Pokud nedojde na společné schůzce sponzorů projektu zákazníka a SAP k dohodě o dalším postupu projektu bude přizvána nezávislá poradenská firma k posouzení sporu a k návrhu dalšího postupu.  Pokud nedojde k provedení testu z důvodu nepřipravenosti na straně zákazníka, bude za akceptaci příslušného testu považováno představení zákazníkovi odborníky SAP skutečnosti, že je systém schopen podporovat podnikové procesy specifikovaná předávacím protokolem.  Pokud zástupce zákazníka nepodepíše předávací protokol ani jinak písemně neoznámí, že neakceptuje předanou funkcionalitu do tří dnů od provedení testu SAP, rozumí se, že zákazník akceptoval předávanou funkcionalitu dané etapy projektu.

Platební podmínky  Platební kalendář  Zádržné, např. 10%, po ukončení zkušebního provozu  Náležitosti pro fakturaci  Smluvní pokuty pro případ prodlení Zhotovitele  Prodlení s placením

Ostatní – Práva a povinnosti smluvních stran (1)  Zhotovitel: Předat předmět plnění Předat předmět plnění Provádět činnosti na základě svých znalostí, schopností, svědomí a v souladu s dostupnými informacemi Provádět činnosti na základě svých znalostí, schopností, svědomí a v souladu s dostupnými informacemi Personální zabezpečení Personální zabezpečení Včas oznámit problémy Včas oznámit problémy Řízení projektu Řízení projektu Bezpečnostní prověrka zaměstnanců Bezpečnostní prověrka zaměstnanců Atd. Atd.

Práva a povinnosti smluvních stran (2)  Objednatel: Poskytnout součinnost Poskytnout součinnost Písemné vyjádření k předkládaným materiálům Písemné vyjádření k předkládaným materiálům Podmínky pro práci implementačních týmů Podmínky pro práci implementačních týmů Poskytnout veškeré informace a dokumenty Poskytnout veškeré informace a dokumenty Personální zabezpečení Personální zabezpečení

Součinnost a vzájemná komunikace smluvních stran  Rozsah součinnosti  Povinnost vzájemně se informovat  Rámcové standardy pro komunikaci  Zhotovitel - vedoucí pro týmy  Organizační struktura projektu  Odpovědnosti – role stran  Systém upřesňování požadavků na součinnost

Povinnost mlčenlivosti  Zásady ochrany informací na obou stranách  Definice důvěrné informace (vazba na obchodní tajemství)  Nutnost písemného souhlasu s poskytnutím informací třetím stranám (audit, konzultace)  Ustanovení pro případ porušení důvěrnosti

Přechod vlastnických práv  Kdy a za jakých podmínek přecházejí vlastnická práva na Objednatele  Práva duševního vlastnictví  Event. omezení Zhotovitele šířit opakovaný výsledek činnosti (SW, projekt, dokumentace)  Přechod rizika (odpovědnosti za škody na věci/díle)

Odpovědnost za škodu  Definice podmínek odpovědnosti za škodu Zhotovitele  Definice podmínek za škody Objednatele  Definice okolností vylučujících odpovědnost za škody (včetně vyšší moci)  Omezení celkové výše náhrady škody (nižší než cena celkového plnění)  Vztah smluvní pokuta a odpovědnost za škodu  Vztah úroky z prodlení a smluvní pokuta

Odpovědnost za vady  Odpovědnost zhotovitele za vady plnění  Záruka Z., že plněním smlouvy nepoškodí práva třetích stran  Záruka Z. že vlastnická práva k dílu budou prostá práv třetích osob  Odpovědnost za vady faktické  Odpovědnost za vady právní  Možnost a forma uplatnění reklamace  Reklamace vad prvků díla dodaných třetí stranou, nároky z vad  Pravidla pro odstraňování důsledků

Záruky  Záruka na SW, záruka na údržbu  Záruka na funkčnost celého díla a její vztah k zárukám jednotlivých komponent  Rozsah, počátek, délka reklamační řízení  Za jaké škody Z. v době záruky odpovídá/neodpovídá  Za jaké vady Z. v době záruky odpovídá/neodpovídá  Zkušební provoz, vázané zádržné  Případné právo Z. pověřit servisním zákrokem třetí strany  Atd.

Změnové řízení  Podmínky pro provedení změny  Popis procedury změnového řízení

Platnost a účinnost smlouvy  Kdy smlouva nabývá platnosti  Kdy smlouva nabývá účinnosti  Na jak dlouho se uzavírá  Kdy končí platnost smlouvy  Popis a forma procedury odstoupení od smlouvy

Ukončení smlouvy  Jakým způsobem lze smlouvu ukončit: Dohoda Dohoda Odstoupení – nemusí jít o porušení smlouvy, nutné určit časové a kompenzační údaje Odstoupení – nemusí jít o porušení smlouvy, nutné určit časové a kompenzační údaje Vypovězení smlouvy - zásadní porušení podmínek smlouvy Vypovězení smlouvy - zásadní porušení podmínek smlouvy Náležitosti dohody o ukončení Náležitosti dohody o ukončení Návaznost na časový harmonogram Návaznost na časový harmonogram Vypořádání vzájemných závazků plynoucích z částečného plnění smlouvy Vypořádání vzájemných závazků plynoucích z částečného plnění smlouvy

3.2 Smlouvy Cloud ERP  Obvykle standardní smlouva – nejsou možné úpravy (znehodnocení předností cloudu)  Podobné jako SLA + řešení specifických rizik

1. Úrovně služeb  Poskytovatelé mají tendenci vyjmout nebo omezit odpovědnost za služby  Někteří poskytovatelé ve zvláštní smlouvě (SLA) uvádějí Cílovou kvalitu služby, kterou se budou snažit plnit Cílovou kvalitu služby, kterou se budou snažit plnit Mechanismus pro kompenzaci případných odchylek od této kvality Mechanismus pro kompenzaci případných odchylek od této kvality Zákazníci by se měli ujistit o tom Zákazníci by se měli ujistit o tom 1. Jak bude poskytovatel určovat a měřit kvalitu služeb 2. Kdo je odpovědný za měření kvality 3. Jaké výjimky se vztahují na kvalitu služeb  Kompenzace se obvykle provádí formou slevy na budoucí čerpání služeb

2. Ochrana dat - bezpečnost  Nejproblematičtější: Bezpečnost dat Bezpečnost dat Geografická jurisdikce podle místa uložení dat Geografická jurisdikce podle místa uložení dat Bezpečnost dat:  Povinností uživatelů ERP cloud je ujištění, že poskytovatel služby má nastavené adekvátní kontroly pro ochranu osobních údajů (neautorizovaný přístup, protiprávní využívání/zpracování, ztrátu, zničení, poškození) Jak jsou data uživatele oddělena od dat jiných uživatelů Jak jsou data uživatele oddělena od dat jiných uživatelů Omezení týkající se využívání osobních dat Omezení týkající se využívání osobních dat Reakce na bezpečnostní události Reakce na bezpečnostní události _guide/the_principles _guide/the_principles _guide/the_principles _guide/the_principles Využívání bezpečnostních kontrol (např. šifrování) Využívání bezpečnostních kontrol (např. šifrování)

3. Ochrana dat – geografické umístění Přenos osobních dat mimo EEA (European Economic Area) není povolen pokud země nemá adekvátní úroveň ochrany zpracování osobních údajů Přenos osobních dat mimo EEA (European Economic Area) není povolen pokud země nemá adekvátní úroveň ochrany zpracování osobních údajů  Důsledky Uživatelé by měli přednostně vybírat poskytovatele v zemích, které byly Evropskou komisí označeny, že splňují tyto požadavky Uživatelé by měli přednostně vybírat poskytovatele v zemích, které byly Evropskou komisí označeny, že splňují tyto požadavky Nebo poskytovatele z USA, který podepsal dokument „Safe Harbor Regulations“ (možné ověřit na adrese: Nebo poskytovatele z USA, který podepsal dokument „Safe Harbor Regulations“ (možné ověřit na adrese: safeharbor.export.gov/list.aspx safeharbor.export.gov/list.aspx safeharbor.export.gov/list.aspx Nebo využít smlouvy formulované EU Nebo využít smlouvy formulované EU

4. Ochrana duševního vlastnictví  Poskytovatelé obvykle neuplatňují nárok na práva k duševnímu vlastnictví obsahu dat  Důležité je ve smlouvě uvést: Všechna data/databáze budou stále vlastnictvím uživatele Všechna data/databáze budou stále vlastnictvím uživatele Zachování autorských práv k literárním pracem (výukové, výzkumné materiály), databázím, softwaru,… Zachování autorských práv k literárním pracem (výukové, výzkumné materiály), databázím, softwaru,…

 Jednotlivci mají přístup k informacím zpracovávaným poskytovatelem  Potřeba určit dobu pro zpracování takového požadavku dobu pro zpracování takového požadavku zajistit, že výpadky a chyby poskytovatele tuto zákonnou lhůtu neohrozí (20 pracovních dní) zajistit, že výpadky a chyby poskytovatele tuto zákonnou lhůtu neohrozí (20 pracovních dní)  Česká republika: Zákon 106/1999, o svobodném přístupu k informacím 5. Svobodný přístup k informacím

6. Důvěrnost  Před podepsáním smlouvy by se uživatelé měli ujistit: Nabízený systém byl otestován (zpracování důvěrných dat nebude narušeno) Nabízený systém byl otestován (zpracování důvěrných dat nebude narušeno) Zvláštní požadavky v případě velmi důvěrných dat Zvláštní požadavky v případě velmi důvěrných dat Někteří poskytovatelé uvádějí, že důvěrnost dat je odpovědností zákazníka Někteří poskytovatelé uvádějí, že důvěrnost dat je odpovědností zákazníka Potřeba určit, jaké povinnosti jsou na obou stranách Potřeba určit, jaké povinnosti jsou na obou stranách

7. Monitoring poskytovatele  Různá politika poskytovatelů: monitoring čerpání kapacit monitoring čerpání kapacit monitoring kvality dodávaných služeb monitoring kvality dodávaných služeb monitoring za účelem statistických analýz monitoring za účelem statistických analýz monitoring dodržování tzv. „Acceptable Use Policy“ monitoring dodržování tzv. „Acceptable Use Policy“ (AUP – sada pravidel formulovaných vlastníkem nebo manažerem sítě, webových aplikací nebo systémů, která omezují jejich využívání)

8. Právo a jurisdikce  Obvykle více právních úprav platných pro určitou externí službu v cloudu  Poskytovatel zpravidla určuje, že ustanovení smlouvy spadají pod právo určité země a spory budou řešeny v této zemi: normálně – země, kde má poskytovatel hlavní sídlo normálně – země, kde má poskytovatel hlavní sídlo případně – kde poskytovatel skutečně podniká případně – kde poskytovatel skutečně podniká  Potřeby zvážit dodatečné náklady spojené s řešením sporů v jiné zemi, než je uživatel

Další  9. Řešení archivace a mazání dat  10. Subdodavatelé Musí být zajištěno, že dodržují stejná bezpečnostní pravidla jako poskytovatel Musí být zajištěno, že dodržují stejná bezpečnostní pravidla jako poskytovatel  11. Záruky Poskytovatelé obvykle vyjímají záruky ze svých smluv Poskytovatelé obvykle vyjímají záruky ze svých smluv Potřeba dojednat Potřeba dojednat

12. Náhrady škod  Způsobených Uživatelem  Jsou obvykle součástí smluv  Zavazují uživatelské organizace k náhradě škod způsobených poskytovateli využíváním služby, a to i v případě, že se služba poskytuje zdarma  Způsobených poskytovatelem  Někdy ano za určitých podmínek  Uživatelé by si měli zajistit náhradu škod především pro případ protiprávního nakládání s daty (včetně porušení bezpečnosti)

13. Výjimky a omezení odpovědnosti  Přímé škody EU cloud providers –není možné vyjmout EU cloud providers –není možné vyjmout US cloud providers – mají sklon k popírání této odpovědnosti US cloud providers – mají sklon k popírání této odpovědnosti  Nepřímé škody Standardně se neuznávají (např. ztráta zisku) Standardně se neuznávají (např. ztráta zisku) Uživatelé si měli ošetřit, zda poskytovatel nezahrnuje ztrátu dat do nepřímých škod Uživatelé si měli ošetřit, zda poskytovatel nezahrnuje ztrátu dat do nepřímých škod  Vyšší moc Je důvodem neuplatnění odpovědnosti (přírodní neštěstí, válka, terorismus, v případě cloudu – selhání internetu Je důvodem neuplatnění odpovědnosti (přírodní neštěstí, válka, terorismus, v případě cloudu – selhání internetu Potřeba ošetřit reakce poskytovatele pro případ „vyšší moci“ u subdodavatele Potřeba ošetřit reakce poskytovatele pro případ „vyšší moci“ u subdodavatele  Omezení přímých škod Odpovídá obvykle hodnotě kontraktu Odpovídá obvykle hodnotě kontraktu Ten může být roven Ten může být roven Celkové hodnotě po dobu platnosti kontraktuCelkové hodnotě po dobu platnosti kontraktu Hodnotě plateb po dobu 12 měsíců předcházejících události, která způsobila uplatnění odpovědnostiHodnotě plateb po dobu 12 měsíců předcházejících události, která způsobila uplatnění odpovědnosti

14. Změna systému  Tradičně Uživatel nemá povinnost upgradovat na novou verzi, pouze stará verze přestane být po určitou dobu podporována Uživatel nemá povinnost upgradovat na novou verzi, pouze stará verze přestane být po určitou dobu podporována  Cloud ERP Nutné, aby všichni uživatelé upgradovali na novou verzi Nutné, aby všichni uživatelé upgradovali na novou verzi Potřeba v kontraktu definovat změny, které musejí být projednány s uživateli Potřeba v kontraktu definovat změny, které musejí být projednány s uživateli

15. Ukončení  Kontrakt obvykle určuje počáteční dobu trvání kontraktu počáteční dobu trvání kontraktu dobu jeho obnovení dobu jeho obnovení kroky, které musejí strany učinit pro případ ukončení vztahu kroky, které musejí strany učinit pro případ ukončení vztahu kompenzační platby kompenzační platby Další údaje: Další údaje: Data se musejí vrátit uživateli po ukončení kontraktu, specifikovat formátData se musejí vrátit uživateli po ukončení kontraktu, specifikovat formát Popis procedury pro zničení datPopis procedury pro zničení dat

Otázky pro opakování 1. Popište druhy smluv z různých aspektů (aspekt právní formy, druhu ceny, předmětu) 2. Jaké druhy smluv připadají v úvahu při implementaci ERP systému? Diskutujte jejich obsah. 3. Diskutujte obsah smluv SLA 4. Popište specifická rizika smluv na dodávku cloudových služeb