KONVERZE DOKUMENTŮ

2 KONVERZE – LEGISLATIVA Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů č. 300/2008 Sb. (účinný od 1. července 2009) zavádí pojem Autorizovaná konverze dokumentů (§22 - §26), kterým se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů (účinná od 1. července 2009) upravuje technické náležitosti provádění autorizované konverze dokumentu („konverze“) technické náležitosti dokumentu, který provedením konverze vznikl („výstup“) technické náležitosti dokumentu, jehož provedením výstup při konverzi vznikl („vstup“) vzor osvědčení o vykonání zkoušky zaměstnance provádějícího konverzi na žádost výstupní datové formáty

3 Při konverzi dokumentů dochází k převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické (nebo naopak), ověření shody obsahu a připojení ověřovací doložky 2 TYPY KONVERZE: konverze na žádost na Czech POINTech konverze z moci úřední – OVM pro výkon své působnosti (Czech POINT office ) Proces konverze

4 Základní pojmy - DOKUMENT (dříve písemnost) každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce dokument NEMUSÍ BÝT POUZE NA PAPÍŘE je jakýkoliv objekt obsahující zaznamenané informace, které lze zpřístupnit jiné osobě (Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)

5 Základní pojmy - DOKUMENT Dokument Listina (= listinná podoba dokumentu) je písemnost zachycena na papírovém nosiči, tedy papírový dokument nebo doklad Datová zpráva (= elektronická podoba dokumentu) je písemnost zachycená na nosiči, který umožňuje provést záznam elektronicky, optoelektronicky nebo jiným obdobným způsobem; jde o elektronický dokument (dokument vznikne buď jako původní nebo převodem z listinné podoby)

6 Způsobilost k provádění konverze na žádost Způsobilost Pro zaměstnance územních samosprávných celků se nepožaduje prokázání odborné způsobilosti! Zákon č. 300/2008 Sb. požaduje prokázání odborné způsobilosti k provádění autorizované konverze dokumentů na žádost pouze po příslušných zaměstnancích Hospodářské komory České republiky a držitele poštovní licence. V případě pracovníků na ostatních kontaktních místech veřejné správy (Czech POINT), kteří budou autorizovanou konverzi dokumentů na žádost provádět - zaměstnanců státu, zaměstnanců územních samosprávných celků či notářů - zákon prokázání této způsobilosti nepožaduje a nečiní tak ani jiný právní předpis

7 Základní pojmy - ÚSCHOVNA Pro předání el. dokumentu slouží internetová služba: Úschovna

8 Ověření elektronického podpisu – podpis součástí dokumentu Obsahuje-li dokument platný elektronický podpis, vypadá formulář nyní tak, jak ukazuje následující obrázek. Je zde uvedena zpráva Výsledek ověření: dokument na vstupu je podepsán a platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) byla ověřena. Stiskněte tlačítko Otevřít dokument a přejděte na kapitolu Konverze, tisk a připojení doložky – zde dokument vytisknete a zkontrolujete shodu se vstupem

9 Ověření elektronického podpisu – podpis v externím souboru Pokud dokument, který jste vybrali ke konverzi, neobsahuje elektronický podpis (nebo podpis není platný), je možné načíst podpis z externího souboru (je-li k dispozici). Jestliže konvertujete dokument, načtený samostatně ze souboru, pak stiskem tlačítka Otevřít elektronický podpis z CD/DVD otevřete standardní systémový dialog pro volbu souborů. V něm můžete soubor s podpisem vyhledat a otevřít

10 Ověření elektronického podpisu – podpis v externím souboru datové zprávy Stejná možnost platí i pro konverzi dokumentů obsažených v datových zprávách, kde může být externí soubor s podpisem přímou součásti datové zprávy – vedle souboru, který chce žadatel zkonvertovat. Pak soubor s podpisem vyberete tlačítkem Vybrat externí elektronický podpis. V tom případě se vypíše zpráva – Výsledek ověření: dokument na vstupu je podepsán a platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) byla ověřena. Stiskněte tlačítko Otevřít dokument a přejděte na kapitolu Konverze, tisk a připojení doložky

11 Ověření elektronického podpisu platný X neplatný Elektronický podpis z externího souboru je platný V tom případě se vypíše zpráva – Výsledek ověření: dokument na vstupu je podepsán a platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) byla ověřena. Stiskněte tlačítko Otevřít dokument a přejděte na kapitolu Konverze, tisk a připojení doložky. Elektronický podpis z externího souboru není platný V případě, že elektronický podpis načtený z externího souboru nelze z jakýchkoliv důvodů k podpisu konvertovaného dokumentu použít, zobrazí se v rudém poli zpráva Autorizovanou konverzi na žádost nelze provést

12 Evidence provedených konverzí Povinnost dle § 26 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi Subjekt provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí Uchovává se po dobu 10 let Lze využít centrální evidence provedených autorizovaných konverzí v Czech POINT (dostupné správci skupiny) Eviduje se: pořadové číslo provedené konverze, datum provedení konverze, označení vstupu a datum jeho sepsání, údaj o uhrazení správního poplatku

13 Důležité Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Dokument, který provedením autorizované konverze dokumentů vznikl (výstup autorizované konverze dokumentů), není ověřenou kopií dokumentu, ze kterého byl pořízen, ale má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením vznikl (vstup autorizované konverze dokumentů). Kontaktní místo může přijímat vstupy nebo předávat výstupy v datové zprávě také na dalších obvyklých nosičích dat (USB flash disk, disketa atd.) ne pouze na CD a DVD

14