[ 1 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv

[ 2 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Výměna elektronických hlášení NÚ se SÚKL Ing. Kristina Vavrušková oddělení farmakovigilance Státní ústav pro kontrolu léčiv

[ 3 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Obsah prezentace Základní popis procesu výměny el. hlášení se SÚKL Otázky a odpovědi k jednotlivým krokům procesu – nejčastější a nové dotazy Spuštění produkční fáze – konečně !

[ 4 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Zakotvení povinnosti elektronického hlášení NÚ léčivých přípravků v české a evropské legislativě:  Zákon č. 378/2007 o léčivech (§ 92 pro oblast farmakovigilance a § 58 pro oblast hlášení z KH odkazují na pokyny pro hlášení vydané Komisí a agenturou EMEA)  Vyhláška č.226/2008 Sb. a vyhláška č.228/2008 Sb.  Volume 9A – svazek pravidel pro léčivé přípravky v Evropském společenství  Pokyn SÚKL PHV-4, aktualizovaný v září 2008 Výměna elektronických hlášení - legislativa

[ 5 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Proces výměny elektronických hlášení se SÚKL: Registrace partnera pro výměnu na SÚKL Testovací provoz Pilotní provoz Produkční provoz

[ 6 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Registrace partnera Registrační formulář - na ve formátu MS Excelwww.sukl.cz Cesta: HomeHome » Činnost SÚKL » Farmakovigilance » Farmaceutický průmysl » Pokyny a formulářeČinnost SÚKLFarmakovigilance Farmaceutický průmysl - česká i anglická verze pokynu SÚKL PHV 4, registrační formulář jako příloha k pokynu - anglická verze doplněna o registrační formulář v příloze v excelu

[ 7 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Registrační formulář poslat : -elektronicky v xls formě na (načítá se přímo do DB a propojí Vaše přípravky s Vaším ID) a - podepsaný v papírové formě poštou, případně faxem prohlášení o zasílání hlášení ze 3. zemí do databáze EMEA elektronicky (všechny uskutečněné ne CZ případy – od kdy ) Registrace partnera

[ 8 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Legislativa ČR

[ 9 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv xls formulář obsahuje nově 5 listů – přidaný list Registrované přípravky 2 Jméno a adresa žadatele - odpovídají stavu v registrační dokumentaci, případně protokolu KH Žadatel je - držitelem - registrované přípravky zadavatelem - neukončená klinická hodnocení - ID - ID přidělené v systému EudraVigilance Datum : datum přidělení ID v EV Typ registrace: WebTrader / Estri K registračnímu formuláři

[ 10 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Odpovědné osoby a jejich funkce pro EV (kontaktní údaje na všechny osoby, které bychom mohli v případě potřeby kontaktovat): farmakovigilanční osoba osoby odpovědné za zasílání a příjem hlášení z ČR osoby odpovědné za řešení technických potíží, včetně testování specifikace jednotlivých kroků, zejm. data zahájení zasílání a příjmu hlášení K registračnímu formuláři

[ 11 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Technické detaily : - důkladně číst připojené komentáře – obsahují důležité informace - nenechávat prázdné řádky ve formuláři, nedělat mezery mezi čísly (PSČ, telefon) Zaslání i papírové formy formuláře – pouze při registraci Jakékoliv změny údajů – zaslat na SÚKL aktualizovaný formulář em (elektronicky), není nutné posílat poštou K registračnímu formuláři

[ 12 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv V jakém formátu uvést při registraci partnera Registrační čísla přípravků? databáze léčivých přípravků SÚKL užívá formát ve tvaru NN/NNN/NN-X (bez mezer!), kde N je číslice, X je EU1 pro registraci centralizovanou procedurou, pro ostatní typy registrace je C, příp. S/C pro centralizovanou proceduru prosíme zadávat ve tvaru 99/047/008-EU1 (ne: EU1-99/047/ ) aby se Váš přípravek propojil s Vaším ID, prosíme uvést čísla přípravků na každý řádek jedno, bez vynechávání řádků a psaní komentářů Nejčastější dotazy - registrace

[ 13 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Kdo podepisuje registrační formulář? - osoba se statutem zástupce držitele nebo zadavatele se zodpovědností za zajištění výměny hlášení NÚ - nemusí nutně FV osoba z centrály, může i jí delegovaná kontaktní a odpovědná osoba za zasílání NÚ v ČR - konečnou odpovědnost nese osoba odpovědná za FV dle par. 91 Zákona č. 378/2007 (a to i v případě zabezpečení zasílání hlášení 3. stranou) Nejčastější dotazy - registrace

[ 14 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Naše společnost má více poboček a dceřiných společností, ale jedno ID, kolik máme zaslat registračních formulářů? vždy záleží na názvu společnosti, jak figuruje v rozhodnutí o registraci, případně protokolu KH 1 název = 1 formulář (společně držitel a zadavatel) Naše společnost používá více ID, kolik máme zaslat registračních formulářů? opět platí 1 ID = 1 formulář Nejčastější dotazy - registrace

[ 15 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Došlo k převedení registrace přípravku na jiného držitele, jak postupovat? - v okamžiku převedení farmakovigilančních povinností na nového držitele je nutno zajistit, aby hlášení ze SÚKL byla adresována novému a ne původnímu držiteli. - proto musí být zaslány aktualizované registrační formuláře jak původního, tak nového držitele s novým úplným seznamem všech svých registrovaných přípravků Nejčastější dotazy - registrace

[ 16 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Máme dohodu se 3. stranou o zasílání elektronickém hlášení, kdo má zaslat registrační formulář partnera? registraci partnera provádí vždy držitel nebo zadavatel, je podepsaný jeho zmocněnou osobou 3. strana je uvedena v části Odpovědné osoby, včetně jejích kontaktních údajů a funkce pro EV za nahlášení změn ve formuláři vždy zodpovídá držitel nebo zadavatel, stačí poslat elektronicky 3. strana může hlásit změny kromě změny 3. strany Nejčastější dotazy - registrace

[ 17 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Je možná výjimka z povinnosti elektronického hlášení NÚ na SÚKL? SÚKL může umožnit hlášení NÚ neelektronicky na základě žádosti držitele. Podmínky pro udělení výjimky: všechny registrované přípravky jsou registrovány pouze v ČR (pokud registrace i v jiném státě EEA, nutná obdobná výjimka i v tomto státě) počet hlášení NÚ na všechny registrované přípravky za předchozí období nepřesáhl v průměru 2 hlášení ročně Výrazný nárůst počtu hlášení NÚ = ukončení platnosti výjimky Nejčastější dotazy - registrace

[ 18 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Testovací fáze Cílem testování je prověřit technickou kompatibilitu používaných systémů a jejich správného nastavení. SÚKL jako Gateway uživatel s ID: CZSUKLT pro testovací prostředí CZSUKL pro reálné prostředí Testovací fáze – elektronická výměna vzorových hlášení v testovacím prosředí – mezi testovacím ID partnera a CZSUKLT

[ 19 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Testovací fáze V rámci testovací fáze od nás obdržíte: - s instrukcemi od SÚKL (komunikace stále přes adresu ) - 2 testovací hlášení od SÚKL na testovací ID partnera: na registrovaný přípravek na substanci v přípravku obsaženou na CZSUKLT zaslat 9 testovacích hlášení – podle standardních situací uvedených v příloze info e- mailu

[ 20 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Testovací fáze Úspěšné ukončení testování : Oboustranné potvrzení přijetí a načtení testovacích hlášení - acknowledgement message s kódem 01 Při ack s kódy 02 nebo 03 - nezbytné provést opravu v testovacím xml souboru a zaslat znovu na CZSUKLT Během testovací fáze zasílat reálné případy v pdf na

[ 21 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Nejčastější dotazy – testovací fáze Je nutné testovat každé ID, které společnost používá? Ano, testování se všemi ID (prověření nastavení a navázání ID v systému) Musí se testovat i případě, že nemáme zaregistrovaný přípravek, ale jsme jen zadavateli klinické studie? Ano, základní testování jen pro standardní situace v KH. Jaké kódování používá systém v SÚKL? UTF-16 (stejně jako EMEA) problémy při načítání zpráv s UTF-8 – již méně často, ze strany SÚKL úprava filtrů pro přechod zprávy

[ 22 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Nejčastější dotazy – testovací fáze Jsme WebTrader uživatelem, pro které již v systému EudraVigilance není požadováno testování (a nemáme přidělené testovací ID). SÚKL testování vyžaduje, jak postupovat? - prozatím trváme na testování i pro uživatele WebTraderu. - o testovací ID je možné si zažádat v EV - snaha o vyloučení technických problémů v reálnem provozu (UTF apod.)

[ 23 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Cílem je zajistit kvalitní data pro generaci signálů – v přechodném období se sleduje a prověřuje obsahová kvalita již reálních hlášení Principy pilotu - po ukončení testování v informačním dopise 1. zasílaní hlášení na SÚKL elektronicky i papírově 2. vypořádání backlogu 3. vysoká kvalita zadávaných dat v hlášení podle standardů ve Vol 9A 4. schopnost přijímat i odesílat elektronická hlášení Pilotní fáze – přechodné období

[ 24 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Zasílaní hlášení na SÚKL: Nová hlášení – poslat elektronicky v xml (CZSUKL) i „papírově“ v pdf) v rozmezí 2 pracovných - hlášení z literatury též článek (v pdf), název souboru dle Vol 9A Part III - hlášení NÚ ne z ČR pro LP, kde jsme RMS nebo Rapporteur v MCP – stačí jenom elektronicky Pilotní fáze – přechodné období

[ 25 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Vypořádání backlogu: zaslat seznam backlog hlášení (datum zaslání papírové verze na SÚKL, Worldwide unique číslo, příp. přípravek) počkat na odpověď od nás! (vytvoření „místa“ pro hlášení v CDNÚ) a zaslání potvrzujícího seznamu odeslání hlášení v dohodnutém termínu potvrzení o vypořádání backlogu od SÚKL po jeho zpracování Pilotní fáze – přechodné období

[ 26 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Vyhodnocení kvality zadávaných dat - připraveno SÚKL ( ), očekávání zlepšení kvality jako reakce na zaslané připomínky - dle nových EV Business Rules v. se zodpovědnost za kvalitu dat posouvá víc z reg. autorit na původního odesílatele hlášení (dle WWU ID hlášení) Schopnost přijímat i odesílat elektronická hlášení – oboustranná výměna elektronických hlášení nutnou podmínkou pro přechod do produkční fáze často hlavně IT problém, související s kódóvaním zprávy Pilotní fáze – přechodné období

[ 27 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Jak dlouho může tato fáze probíhat? Délka pilotu – podle množství a kvality zaslaných hlášení, nutnost splnění všech ostatních podmínek Prošli jsme registrací i testováním, ale nemáme žádné CZ případy ani pro backlog a v současné době ani hlášení nová. Jak dlouho budeme v pilotní fázi? Pro ověření kvality dat v hlášení čekáme alespoň na 5 hlášení (individuální přístup). Nejčastější dotazy - pilotní fáze

[ 28 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Stav oboustranné elektronické výměny hlášení NÚ za předpokladu kvality dat dle EU standardů: - hlášení zasílána jen v elektronické podobě - ukončení pilotu oznámeno em osobě odpovědné za FV V současné době (konečně) - úprava algoritmů v systému SÚKL pro produkční fázi (nový způsob evidence příchozích hlášení) – přechod do produkční fáze pro společnosti, které splňují podmínky pro produkci Produkční fáze

[ 29 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Požadavky pro uživatelsky přívětivé soužití:  dodržení kvality zadaných dat v hlášeních  dodržení dohodnutých pravidel pro elektronickou výměnu hlášení dle Vol. 9A Part III, především: neposílat na SÚKL hlášení, která k nám nepatří - správné nastavení v centrále co odesílat dle Annex 6.1 neposílat zpátky původně SUKL hlášení jako firemní – vytvoření duplikátů, prostor v DB, zbytečná práce Produkční fáze

[ 30 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv v případě follow-upu k původně SUKL hlášení zachovat původní WWU ID hlášení a nezadávat nové číslo (položka A.1.10 se pro dané hlášení nesmí měnit, je celosvětově jednoznačná). Firemní číslo uvést do Company number A.1. Po ukončení pilotu může být kdokoliv vrácen zpět z produkční fáze, pokud významně poklesne kvalita hlášení, resp. při nedodržení pravidel Za informativní o zaslání hlášení na CZSUKL budeme rádi ! ( ) Produkční fáze

[ 31 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Specifikace léčivého přípravku (B.4.k...) Název přípravku (položka B.4.k.2.1) – pouze registrovaný název přípravku – ne substance, resp. substance+síla+forma Název substance - pouze položka B.4.k.2.2, pokud není součást názvu, uvést oficiální název V případě, že je znám název LP, zadá se pro specifikaci přednostně – ne substance! Další informace o přípravku (např. síla, forma), která není přímo obsažena v názvu, do příslušných položek Pilotní provoz – kvalita dat v E2B

[ 32 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Všechny údaje obsažené v Case narrative, které je možno zadat strukturovaně do položek v E2B formuláři, zadat! - všechny reakce popisující nežádoucí účinek - všechny souběžně podávané léky - výsledky lékařských vyšetření – i s jednotkami! - anamnesa pacienta (zakódovat v MedDRA) a nezaměňovat s reakcí (NÚ) - dávkování, správně zadat i Akce s přípravkem dle dávkování a popisu Pilotní provoz – kvalita dat v E2B

[ 33 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Údaje o pacientovi Iniciály pacienta – velké písmena bez teček a mezer - UNKNOWN nebo PRIVACY - neuvádět zde číslo pacienta ve studii! Popis reakce - nedopočítavat dny u položek - časové údaje typu délka trvání reakce uvádět ve smysluplných jednotkách (ne s) Pilotní provoz – kvalita dat v E2B

[ 34 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Data zadávat z hlediska odesílatele: Datum odeslání hlášení (položka A.1.3) Datum získání první informace (položka A.1.6) Datum poslední informace (položka A.1.7) Primární zdroj hlášení (položky A.2...) uvést typ studie (A.2.3.3), když v A.1.4 je uvedeno, že hlášení je studie (hodnota 2) Správně zadat typ hlášení (A.1.4) i u hlášení z literatury (Vol 9A) Pilotní provoz – kvalita dat v E2B

[ 35 ] Ing Kristina Vavrušková Seminář oddělení farmakovigilance, Praha, © 2010 Státní ústav kontrolu léčiv Volume 9A (aktualizace v 09/2008, vydán ke konci roku 2008) nové vydání Questions and Answers (Q&A) verze 3.2 pro Volume 9 New Business Rules (best practise guide) od Zdroje informací