CAF znovu a lépe Eliška Olšáková, Městský úřad Valašské Klobouky

Městský úřad Valašské Klobouky Je úřadem s rozšířenou působností Sídlí ve třech budovách na Masarykově náměstí v centru města Člení se na kancelář úřadu, 10 odborů, 1 oddělení 67 zaměstnanců Do správního obvodu spadá 20 obcí, z toho 5 matričních úřadů s počtem obyvatel asi Ve městě Valašské Klobouky žije asi 5100 obyvatel Implementujeme management kvality

Přispívá k rozvoji organizace, k rozvoji kvality poskytovaných služeb, ke zlepšení vztahů mezi zaměstnanci, ke zlepšení celkové atmosféry Hodnocení je založeno na důkazech Dopad implementace musí být jak na občana, který je klíčovým zákazníkem/klientem, tak na zaměstnance, který se podílí na plnění poslání a vize organizace Sledovat nové možnosti - zapojit se, přinášet inovace – BÝT JINÍ, být blíže svým zákazníkům Proč městský úřad a model CAF

V souvislosti v modelem CAF jsme často slýchali dotazy Musíme nebo chceme? Je správný námi zvolený postup implementace? Jak přesvědčit nedůvěřivé kolegy? Jak získat nový impuls? Jak získat větší podporu vedení? Proč se nemůžeme posunout dál?

A jaké bylo naše řešení? Začali jsme znovu pod odborným vedením Co je při implementaci modelu CAF stěžejní? trvalá podpora vrcholového managementu vzdělaný a motivovaný tým Podmínky se nám podařilo splnit za přispění Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR – koordinátorem státní politiky kvality a národním korespondentem modelu CAF v SR. Spolupráce byla ošetřena smluvně a to smlouvou o spolupráci, jejímž předmětem je metodická, školící, poradenská a posuzovatelská podpora při trvalém zlepšování prostřednictvím modelu CAF.

Tak tedy ještě jednou, jen jinak Přijetí Závazného dokumentu o implementaci modelu CAF v organizaci a harmonogramu, obsahující časový horizont a zodpovědnost Garant jmenoval CAF tým a metodika Proběhlo odborné školení pro vrcholový management, vedoucí odborů a nezbytné dvoudenní školení pro CAF tým, mimo budovu úřadu

Vytvoření komunikačního plánu, který zahrnuje komunikační aktivity, kterými jsou a budou informovány o postupu implementace interní a externí cílové skupiny vhodnými komunikačními nástroji (osobní setkání zaměstnanců se starostou, nástěnka, intranet….) Stanovení vlastníků kritérií, shromažďování a sumarizování dat pro sebehodnocení, stanovení silných stránek a oblastí na zlepšování sepsání sebehodnotící zprávy Dosažení konsensu při bodovém hodnocení sebehodnotící zprávy týmem za odborné pomoci (1denní setkání mimo pracoviště)

V červnu byla odeslána sebehodnotící zpráva, spolu se žádostí o posouzení na místě – velká úleva pro všechny v týmu a radost z práce, která se zdařila

Komunikační nástroje

Příprava aktivit akčního plánu Ze sebehodnotící zprávy a ze zprávy z posouzení na místě stanovit priority zlepšování. Naformulovat akční plán zlepšování (PDCA) a stanovit způsob měření, který obsahuje názvy aktivit, kritéria/subkritéria sebehodnocení, zodpovědnost, součinnost, termíny plnění, výstupy a dopady. Komunikovat o tvorbě akčního plánu se zainteresovanými stranami a po připomínkovém řízení schválit na poradě vedení. Schválený akční plán je přístupný, jako všechny závazné dokumenty včetně zápisů z porad na intranetu

Akční plán na období dvou let Připravit novou strategii městského úřadu vycházející ze Strategie města Valašské Klobouky Implementovat procesní řízení do organizace Zavést pravidelné „Dny otevřených dveří“ – s doprovodným programem – prezentace jednotlivých odborů Zapojit občana do rozhodování o dění ve městě (např. výběr barevného řešení fasády u rekonstruovaných domů v majetku města, realizace akce dle výběru občanů z rozpočtu města v hodnotě Kč, apod…) Pravidelně měřit spokojenost občanů a zaměstnanců úřadu

Co se nám podařilo v roce 2012 Oslovit mladou generaci zřízením nového komunikačního nástroje a to založením profilu města na sociální síti Facebook (diskuze, ankety, soutěže o ceny… apod.)

Co se nám podařilo v roce 2012 Zrealizovat pod odborným vedením SWOT analýzu s vedením úřadu, zaměstnanci MěÚ Valašské Klobouky jako nástroj získávání zpětné vazby Přijmout Etický kodex zaměstnanců úřadu Připravit a komunikovat plán vzdělávání zaměstnanců Zavést evidenci inovačních návrhů Stanovit jednotná pravidla pro odměňování Zavést jednotnou evidenci externích kontrol výkonu na úseku státní správy včetně výsledku Uskutečnit anketu zaměstnanců Realizovat pracovní setkání na úrovni vedení a vlastníků kritérií u MěÚ městské části Bratislava-Petržalka

Co ocenili členové CAF týmu při tvorbě sebehodnotící zprávy? Vzájemnou spolupráci a sílu týmu Schopnost podívat se na organizaci komplexně s nadhledem Možnost podívat se na organizaci jinak, než doposud Sebeuvědomění Vědomí poctivého přístupu při tvorbě a bodování sebehodnotící zprávy

Jakým chceme být úřadem? Snažíme se správným používáním modelu CAF být úřadem transparentním, moderním, profesionálním, vstřícným a otevřeným k občanům. (Již v roce 2011 jsme získali ocenění v soutěži Město pro byznys za počet úředních hodin v týdnu 1. místo „otevřenost úřadu“). Snažíme se být spolehlivým partnerem pro interní a externí zainteresované strany.

CAF není jen práce Výlet na Pulčínské Ledopády Výsadba stromů na sídlišti Luční Odpoledne plné soutěží a her

Závěr Jsme jedním ze 70 uživatelů modelu CAF v ČR. Máme k dispozice uživatelské příručky přizpůsobené pro veřejnou správu, co nám chybí je školící, metodická a poradenská podpora, což je podle mého i důvod proč nepřibývá počet nových uživatelů modelu CAF. Úřady menší velikosti, které nemají pracovní pozici managera jakosti, se mohou setkat se stejnou otázkou, jak tomu bylo u nás – jak dál?

Poděkování -Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR, jmenovitě Mgr. Monice Jurkovičové, MBA -Pořadatelům 9. Národní konference kvality ve veřejné správě za pozvání a možnost odprezentovat naši zkušenost.

9. Národní konference kvality ve veřejné správě v Brně, 19. a 21. února 2013 DĚKUJI ZA POZORNOST Kontakt Mgr. Eliška Olšáková Městský úřad Valašské Klobouky Tel.č