Datové schránky zkušenosti KrÚ JMK

Co je datová schránka Datová schránka (DS) je elektronické úložiště, které slouží k: doručování dokumentů orgány veřejné moci provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob – od od do doručeno JMK 535 DZ a odesláno 1125 DZ z celkem cca zásilek – 7,8 % Datovou schránku má od aktivovánu: fyzických osob, podnikajících fyzických osob orgánů veřejné moci právnických osob.

Kdy použít DS pokud to umožňuje povaha dokumentu pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě nutno každý případ posoudit individuálně Odbory KrÚ si tvoří seznam dokumentů, které lze/nelze posílat DS

Kdy nepoužít DS…..

Postup pro doručení do DS? rozhodnout, zda povaha věci umožňuje použít doručení do DS, pokud ano pak ověřit existenci a aktivitu DS adresáta, pokud je DS aktivní, pak vytvořit digitální dokument podepsat jej uznávaným elektronickým podpisem odeslat podepsaný dokument do DS prostřednictvím e-výpravny SSL Ginis

klíčový význam el. spisové služby komunikace s ISDS výhradně prostřednictvím SSL GINIS veškeré operace budou prováděny prostřednictvím SSL GINIS Co z toho vyplývá

Podatelna jako jediný vstupní bod do DS kraje pověření pracovníci ke vstupu do DS zpracování doručených DS, jejich evidence do SSL GINIS a distribuce datová zpráva je celá uložena v SSL GINIS v původním tvaru Příjem dokumentů z DS

zaručuje neměnnost a autenticitu dokumentu nyní v programu Print2PDF, posléze bude integrováno do GINIS Print2PDF je integrováno do aplikací MS Office současně s podpisem se dokument převede do formátu PDF/A Podepisování

el. zaručený podpis je bezpečně uložený na tzv. tokenu při podepisování musí být token zapojený do USB portu PC (notebooku) přístup k tokenu je chráněný heslem – PIN el. podpis nahrazuje vlastnoruční podpis osoby, které byl vydán, má právní váhu, dbát na bezpečnost PIN platnost el. podpisu je 12 měsíců

Odesílání maximální velikost datové zprávy 10 MB do DS neodesílá každý sám (protože nemá přístup), ale pouze podatelna/výpravna datové zprávy se připravují v SSL GINIS odesílání je realizováno hromadně za celý úřad

Doručení po úspěšném přijetí do ISDS je dokument „dodán.“ Od tohoto okamžiku začíná běžet 10ti denní lhůta pro doručení stav doručování je nutné sledovat v SSL GINIS průběžně dodejka (digitální) bude do SSL GINIS zapracována !

Fyzický spis v současnosti hybridní spis – digitální i analogové dokumenty originály digitálních dokumentů jsou uloženy v SSL GINIS dokumenty dle SpŘ: vyhotovují se jak v analogové podobě, tak v její elektronické verzi není ošetřena průkaznost digitálních dokumentů po vypršení platnosti elektronického podpisu, nutnost časového razítkování není dostatečně vyřešeno ukládání digitálních dokumentů (ve struktuře vhodné pro archivaci) proto je po přechodné období vhodné vyhotovovat paralelně i fyzické originály (průkaznost, možnost konverze) jakmile budou zmíněné problémy odstraněny, budou archivovány již pouze digitální dokumenty (nejpozději od )

Konverze dokumentů

Dokument - písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo původci doručena - se vznikem dokumentů vznikla i potřeba zajistit převod jejich obsahu, a to v identické podobě, aniž by došlo k zeslabení funkce dokumentu, coby důkazního prostředku

Autorizovaná konverze Úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky Úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl

Ověřovací doložka do dokumentu obsaženého v datové zprávě Ověřuji pod pořadovým číslem , že tento dokument, který vznikl převedením vstupu v listinné podobě do podoby elektronické, skládající se z 1 listu, se doslovně shoduje s obsahem vstupu. Zjišťovací prvek: bez zjišťovacího prvku Ověřují osoba: Jana Flochová Vystavil: Jihomoravský kraj Datum: Konverze z listinné podoby

Konverze z datové zprávy Ověřovací doložka do dokumentu v listinné podobě Ověřuji pod pořadovým číslem , že tento dokument, který vznikl převedením vstupu v elektronické podobě do podoby listinné, skládající se z 2 listu, se doslovně shoduje s obsahem vstupu. Údaje o elektronickém podpisu: číslo certifikátu 04 4F E1, obchodní firma PostSignumQualified CA, Česká pošta, sp.(IČ ) Údaje o časovém razítku: datum a čas :51, číslo certifikátu 03 CF 13, obchodní firma PostSignumQualified CA, Česká pošta, sp.(IČ ) Ověřující osoba: Jana Flochová Vystavil: Jihomoravský kraj V Brně, Jihomoravský kraj dne Podpis:…….

Konverze se neprovádí Je-li dokument v jiné než listinné podobě či v podobě datové zprávy Jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit – občanský průkaz, služební průkaz, cenný papír, geometrický plán Jsou-li v dokumentu doplňky, vsuvky,škrty, které by mohly zeslabit věrohodnost Ne-ní li z dokumentu zřejmé, zda jde o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii…. Je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka Jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, které nelze konvertovat do listinné podoby – zvukový záznam, audiovizuální záznam V případě konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou

Další informace: Děkuji za pozornost. Ing. Jan FORBELSKÝ vedoucí odboru informatiky Krajský úřad Jihomoravského kraje Žerotínovo nám. 3/5, Brno telefon: mobil: