ZPŮSOBILÉ VÝDAJE, DOKLADOVÁNÍ A ARCHIVACE Seminář pro příjemce finanční podpory z OP VK, oblast podpory 3.2 Podpora nabídky dalšího vzdělávání Liberec Zuzana Antlová

Rozpočet  Financovat lze pouze způsobilé výdaje  Nelze překročit schválenou výši  Kvalifikovaný odhad  Možnost provádění změn v průběhu realizace  Limity kapitol musejí být dodrženy i při závěrečném vyúčtování projektu

Způsobilé výdaje  Charakter výdaje (hospodárnost, účelnost, efektivnost)  Účel výdaje  Prokazatelnost  Datum uskutečnění výdaje  V případě, že poskytovatel dotace dojde na základě kontrol k závěru, že prokázaný výdaj nesplňuje některé z kritérií, neuzná výdaj jako způsobilý, a to i tehdy, byl-li tento výdaj schválen v rozpočtu

Způsobilé výdaje - rozdělení Přímé náklady  Přímo přiřaditelné k určité konkrétní aktivitě projektu  Vyjmenovány v rozpočtu  Předmětem kontroly OP VK Nepřímé náklady  Spojené s administrací, nelze je jednoznačně přiřadit k aktivitám  Stanoveny procentem z celkových přímých nákladů snížených o křížové výdaje

Přímé náklady – – kapitoly rozpočtu

Osobní výdaje (kapitola 1)  Mzdové výdaje pracovníků, kteří mají v rámci projektu uzavřen pracovně právní vztah  Výdaje na odměnu zaměstnanců, kteří jsou v rámci projektu zaměstnáni na DPČ nebo DPP  Autorské honoráře  Zákonné odvody na SP a ŽP hrazené zaměstnavatelem  Další zákonná pojištění, FKSP, nemocenské dávky

Osobní výdaje (kapitola 1) Vykazování způsobilých výdajů:  Pracovní smlouvy (DPČ, DPP)  Výkazy práce za jednotlivé pracovníky (MZ)  Soupiska mzdových nákladů pracovníků projektu (MZ)  Výplatní listina nebo výplatní páska pracovníků  Výpis z projektového účtu

Osobní výdaje (kapitola 1) Náležitosti dokladů:  Vše musí být v souladu se zákoníkem práce (č. 262/2006)  § 34 - druh práce, den nástupu, místo výkonu + další náležitosti (OP VK):  Identifikace projektu  Popis pracovní činnosti  Rozsah činnosti  Výše odměny  Povinnost odevzdávat pracovní výkaz  Publicita

Osobní výdaje (kapitola 1) Náležitosti pracovního výkazu:  Identifikace projektu  Název subjektu (příjemce/partner)  Jednoznačná identifikace pracovníka, funkce, období  Údaje o úvazku  Časový rozvrh práce a popis činností (na dny)  Pozor na obecnost, nestačí „administrativní práce“

Osobní výdaje (kapitola 1) NEJČASTĚJŠÍ CHYBY  Předčasná refundace mezd  Nezakotvení odevzdávání výkazu práce do smlouvy

Cestovní náhrady (kapitola 2)  Tuzemské pracovní cesty patří do nepřímých nákladů  Způsobilé přímé náklady jsou jen zahraniční cesty, které ale musí být schváleny v rozpočtu.

Zařízení (25 %) (kapitola 3)  Nehmotný majetek do Kč  Dlouhodobý nehmotný majetek nad Kč  Drobný hmotný majetek do Kč  Použitý drobný hmotný majetek (prohlášení prodejce, znalecký posudek na cenu atd.)  Nájem zařízení, operativní leasing  Křížové financování (9 %) (nábytek a vybavení - dlouhodobý hmotný majetek nad )

Zařízení (25 %) (kapitola 3) Dokladování zařízení  Dle platné legislativy  Faktura (objednávka/smlouva)  Výběrové řízení  Inventární karta, publicita (inventarizace s logem)

Zařízení (25 %) (kapitola 3) NEJČASTĚJŠÍ CHYBY  Dělení zakázek  Křížové financování  Vazba na aktivity

Místní kancelář (8 %)  Patří do nepřímých nákladů  Spotřební zboží a provozní materiál  Telefon, poštovné, fax, internet  Spotřeba vody, paliv a energie  Nájemné

Služby (49 %) (kapitola 4)  Publikace/školící materiály/manuály  Odborné služby/Studie a výzkum  Výdaje na konference/kurzy  Podpora účastníků konference/kurzu (stravné, ubytování) – limity (300/1500 Kč), realizační tým je NN  Jiné výdaje  Dodavatelem služeb nemůže být v rámci projektu osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/ partnerem!

Stavební úpravy (kapitola 5)  Drobné stavební úpravy (do 40 tis. vč. DPH za všechny dokončené stavební úpravy jedné účetní položky majetku v rámci zdaňovacího období)  Stavební úpravy v rámci křížového financování

Přímá podpora (20 %) (kapitola 6)  Výdaje týkající se přímo cílové skupiny (výdaje placené přímo osobami z cílové skupiny)  Smlouva o vzdělávání (příjemce – zaměstnavatel)  Mzdové příspěvky (pedagogové, akademici a další pracovníci ve školství)  Ubytování, cestovné, stravování (limity)  Doprovodné aktivity

Náklady vyplývající ze smlouvy (kapitola 7)  Audit (6 měsíců před koncem projektu musí být uzavřena smlouva s vhodným auditorem)  Publicita (nepřímé náklady)  Ostatní (např. poplatky za vedení účtu – výdaje za vedení účtu jsou nepřímými náklady; náklady které vzniknou v době mezi podpisem smlouvy a zahájením realizace jsou nezpůsobilé)

Nepřímé náklady

NN - výčet  Odměňování pracovníků (kap. 1) – vedení účetnictví, mezd, rozpočtu, personalistika, úklid, opravy, publicita, PC správa, kopírování  Cestovné (kap. 2) – tuzemské cestovné  Zařízení (kap. 3) – kancelářské potřeby, zajištění občerstvení, odpisy budov, odpisy zařízení sloužící pro administraci, zařízení pro publicitu  Služby (kap. 4) – nájem pro administrativu, vodné…, internetové připojení, vedení účetnictví, daňové poradenství  OSTATNÍ: bankovní poplatky, publicita..

NN – dokladování a kontrola čerpání  Stanoveny procentem 16/18 % ze způsobilých přímých nákladů ponížených o křížové financování  Změna v křížovém financování, nebo nedočerpání PN = změna výše NN, nelze překročit výši NN ze smlouvy  Nepřímé náklady se pro OP VK neprokazují  Analytická evidence s vazbou na projekt, nejsou dotčeny účetní postupy organizace ani další povinnosti

Nepřímé náklady – čerpání  Prokázané a schválené účetní doklady za způsobilé výdaje  Povýšit o 16/18 % (procento nepřímých nákladů) = výše žádosti o platbu  nelze použít celou ŽOP na NN (nebyly by PN a tím žádná ŽOP)  Z hlediska plynulosti doporučujeme čerpání ve správném poměru Jak nato?  Převést částku NN z každé zálohové platby rovnou na provozní účet a z toho poté čerpat.  Nutné sledovat, konečná výše NN musí odpovídat prokázaným způsobilým PN

Nezpůsobilé výdaje  Pokud vzniknou, hradí je příjemce z vlastních prostředků  Podrobný výčet obsahuje Příručka pro Příjemce (např. neopodstatněný nákup zařízení nebo služeb před ukončením projektu)

Účetnictví a doklady  Povinnost vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví  Oddělené transparentní analytické účty související pouze s realizací projektu (rozdělit přímé a nepřímé náklady)  O projektových aktivitách musí být účtováno odděleně (samostatná číselná řada) od ostatních aktivit organizace, např. na zvláštním účetním středisku (příjemce je k výše uvedenému zavázat také partnery s finančním příspěvkem)  Účetnictví musí být vedeno elektronicky  Originály dokladů a soupisky účetních dokladů za celý projekt musejí být k dispozici u příjemce/partnera do roku 2025

Náležitosti účetních dokladů  Označení účetního dokladu  Popis a obsah účetního případu a označení jeho účastníků  Peněžní částka nebo údaj o množství a ceně  Datum vyhotovení účetního dokladu  Datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení  Podpis osoby odpovědné za účetní případ a podpis osoby zodpovědné za jeho zaúčtování a schválení(kopie shodná s originálem)  Označení projektu  Pozor na obecné formulace (např. občerstvení)!

Jeden špatný příklad za všechny

Jeden docela dobrý příklad za všechny

Faktury / Pokladna FAKTURY  Musí obsahovat všechny náležitosti (včetně identifikace projektu)  Zálohové faktury musí být vyúčtovány nejpozději do konce projektu POKLADNA  Samostatná (oddělená) pokladna projektu NEMUSÍ být vedena  Pokud vedena je, musí být vnitřním předpisem příjemce stanoven její limit

Evidence a prokazování uskutečněného výdaje  Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na účtech příjemce nebo jeho partnerů, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložitelný originály účetních dokladů  Pokladní doklady, výpisy z BÚ

DPH  není nárok na odpočet DPH (v rámci projektu se negenerují příjmy )  DPH je způsobilým výdajem

Příjmy projektu  Projekt negeneruje příjmy  V případě veřejné podpory 3.2 se příjmy neodečítají  Výjimka: úroky ze zvláštního účtu se odečítají od žádosti o platbu

Úhrada výdajů projektu - zálohování  Zálohové platby vychází z předložených Žádostí o platbu (ŽOP) se skutečně vynaloženými způsobilými výdaji  ŽOP - generuje se z Benefitu 7+  1. záloha 20 % způsobilých výdajů (dle Smlouvy)  Další průběžné platby - dle skutečně doložených způsobilých výdajů v intervalech stanovených smlouvou  Max. 90 % schválené částky (10 % „zádržné“)  Závěrečná platba - dle skutečně vynaložených a schválených způsobilých výdajů

Archivace Pravidla archivace:  Porovnávat zálohovaná data s originály - verifikace  Zajistit trvalost uložených dat s ohledem na použitá média v průběhu stanovené archivační doby  Každé médium po archivaci označit datem, názvem a popisem jeho obsahu  Dokumentace musí být vedena přehledně a zároveň musí být lehce dosažitelná Veškerá dokumentace projektu MUSÍ být archivována min. do konce roku 2025, pokud není legislativou ČR stanovena lhůta delší!

Děkuji Vám za pozornost  Kontaktní  Zuzana Antlová  Odbor regionálního rozvoje a evropských projektů  