ŘÍDÍME PROJEKTOVĚ - podpora při implementaci projektového řízení v organizacích veřejného sektoru AQE advisors, a.s – Benešov, Brno

Obsah prezentace  Cíl workshopu.  Projektové řízení, projekt.  Teoretická východiska a standardy projektového řízení.  Obecná metodika projektového řízení pro organizace ve veřejné správě (VS).  Implementace podpůrných technologií pro potřeby projektového řízení.  Diskuze, praktická část workshopu.

Řídíme projektově Cíle workshopu –pomoci řešitelům při implementaci projektového řízení v organizacích VS prostřednictvím tvorby metodiky zaměřené na projektové řízení –síťování řešitelů s metodiky z řad zaměstnanců a smluvních partnerů OPŘ MV, praktické prezentace stávajících systémů ve vybraných organizacích Zaměření workshopu –seznámení zástupců veřejné správy s projektem Ministerstva vnitra „Koordinace a zavedení Smart Administration ve veřejném sektoru“ –seznámení zástupců VS s principy projektového řízení –prezentace příkladů dobré praxe v oblasti zefektivnění fungování VS –výměna zkušeností a síťování organizací VS se zástupci OPŘ MV

Projektové řízení, projekt Projektové řízení –způsob rozplánování a realizace aktivit, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů –účinné a efektivní dosahování významných změn Projekt –proces koordinovaných činností s jasně ohraničeným začátkem a koncem, prováděný pro dosažení cíle, vyhovující specifikovaným omezením v nákladech a zdrojích Příklady projektů –zateplení budovy úřadu včetně výměny oken –implementace nových IS –vytvoření a implementace strategického plánu města –komplexní regenerace městského jádra

Teoretická východiska a obecná metodika projektového řízení V rámci standardů projektového řízení existuje celá řada metodických přístupů: 1.Metodika PRINCE2 2.Norma ISO 10006:2004 (nejčastěji implementovaná metodika v organizacích VS) 3.IPMA (International Project Management Association) 4.PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) 5.Metodika řízení ICT projektů MV ČR PRINCeGON

Obecné postupy a nástroje zavádění projektového řízení v organizacích veřejné správy

Popis a identifikace souvisejících procesů s projektovým řízením ve VS Strategické řízení a plánování - identifikace projektových záměrů – příležitostí (analýza strategické dokumentace). Schvalovací procesy - výběr kvalitních projektových záměrů včetně jejich schválení. Kontrola – procesy související s interními kontrolními procesy, kdy projektový proces nemusí zohledňovat všechny její části. Finanční řízení – zajištění případných vstupů ve formě dodávky zdrojů. PR – propagace – nutnost prezentovat záměr, postup realizace i výstupy. Komunikační a informační toky – komunikační matice, strategie komunikace. Nastavení řízení kvality a efektivity procesů.

Identifikace stávající situace v oblasti projektového řízení – analýza procesů Cílem kapitoly je prezentace hlavních východisek pro potřeby realizace analýz zaměřených na implementaci projektového řízení, kdy se jedná o kombinaci celé řady klíčových faktorů. Všechny níže definované prvky musí jít ruku v ruce s procesní analýzou, která však u mnoha subjektů VS bude velmi podobná. Vždy musí být provedena analýza stávajícího stavu, SWOT analýza a analýza procesů, včetně související dokumentace. Struktura oblastí realizace analýz: –vzdělávání –implementace podpůrných technologií – zvyšování účinnosti IS –komunikace –systémy řízení kvality –systémy měření efektivity –strategické řízení a plánování –finanční řízení –outsourcing

Metodika analýzy projektového řízení

Vymezení základních rolí v projektovém procesu – kompetenční model Struktura projektové kanceláře a vymezení jednotlivých rolí závisí na velikosti organizace a zaměření projektů řešených organizací. Jednotliví členové projektové kanceláře a následně pak i realizačních týmů mohou být v případě volných kapacit zaměstnanci dané organizace nebo mohou být externími zaměstnanci. Kompetenční model tedy vymezuje: –složení projektového týmu –odpovědnosti projektového týmu –kompetence členů projektového týmu –pracovní náplně jednotlivých členů –povinnosti členů týmu

Požadavky na nastavení procesů – procesní mapa Stanovuje a ukazuje postupy, jednotlivé kroky a harmonogram dílčích činností, jež jsou stěžejní pro bezchybnou realizaci projektu. Základní struktura procesu: –iniciace projektu –investiční fáze realizace projektu –provozní fáze realizace projektu –ukončení realizace projektu Standardy projektu –Standardy projektové dokumentace –Úložiště projektové dokumentace –Archivace projektové dokumentace

Vzor karty procesu

Proces investiční fáze realizace projektu 2/1

Proces investiční fáze realizace projektu 2/2

Monitoring efektivity a kvality procesů Plán kvality procesu (porovnání reálného stavu s nastavenými procesy): –nastavení ukazatelů výkonnosti procesu (dodržení harmonogramu, rozpočtu, stanovených indikátorů) –zhodnocení – evaluace procesů (stěžejní je analýza rizik a návrhy na jejich odstranění či eliminaci, jež zajistí správnou a bezchybnou administraci projektu)

Implementace podpůrných technologií pro potřeby projektového řízení 1.Podpora vedení jednotlivých projektů v souladu se stanovenou metodikou. 2.Jednotné a bezpečné úložiště dokumentů pro veškerou podstatnou dokumentaci –šablony dokumentů –zálohování –verzování –sledování změn. 3.Snadný a rychlý přístup pro každého člena týmu. 4.Rozsah pravomocí, funkčnosti a přístupů v rámci projektového portálu řízený dle role uživatele v rámci projektu (člen týmu / projektový vedoucí / správce projektového portfolia…). 5.Klasifikace projektů dle určených kriterií do skupin projektů (malé, střední, velké...), ALE jednotná základní struktura pro všechny projekty.

Architektura IS pro potřeby projektového řízení

Praktické cvičení 30 min.

Podklady pro popis procesu iniciace a realizace projektu Cílem praktického cvičení je popis procesu projektového řízení od fáze iniciace projektového záměru až po ukončení realizace projektu. Vodítko pro potřeby popisu posloupnosti procesu: -Identifikace priorit -Formulace záměru -Identifikace zdrojů -Schválení záměru -Zpracování projektu, projektové dokumentace -Iniciace projektu -Monitoring projektu -Řízení a kontrola realizace projektu -Vyhodnocení realizace projektu

Podklady pro stanovení vstupů a odpovědnosti za část procesu Možné vstupy: -Strategické plán -Rozpočet, rozpočtový výhled -Schválený projektový záměr -Zpracovaný projekt -Schválený projektový plán -Sestavený projektový tým -Realizovaný projekt Obecné pravomoci a odpovědnosti: R - zodpovědnost A - vlastník procesu S - spolupracuje / vyrábí C - odborné konzultace, I - je informován

Podklady pro stanovení role v procesu Identifikace vybraných rolí v projektu: Nositel projektu – sponzor projektu - NP Ředitel programové kanceláře - ŘPK Projektový manažer - PM Vedoucí projektu za dodavatele - VPD Administrátor projektu - AP EU administrátor - EU Technický gestor projektu - TGP Věcný gestor projektu - VGP Manažer kvality - MK Právník projektu - PP Manažer publicity projektu (PR manažer)- MPP Ekonom projektu - EP

Metodika implementace navrženého systému Obecně lze postup charakterizovat těmito kroky (dle úrovně zkušeností s projektovým řízením): 1)Projekce zapojení projektového řízení do procesů organizace 2)Proškolení relevantních zaměstnanců v oblasti projektového řízení a fungování projektové kanceláře (workshop, v simulovaných podmínkách reálného projektu) –implementace projektového řízení do celého systému organizace (prostřednictvím dokumentace, interních předpisů) –integrace IS do organizace (včetně tvorby příruček a uživatelských manuálů) 2) Spuštění pilotního provozu PK (doladění systému, metodická podpora ze strany zkušeného koordinátora) 3) Spuštění ostrého provozu PK (fungování bez zapojení externích subjektů) 4) Evaluace systému

Děkuji za pozornost Martin Havlík AQE advisors, a.s. Tel: