Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Struktura zápisu porady. Pracovní porady jsou určitou formou týmové práce Jsou buď předem připraveny a termín jejich konání je znám dopředu, tzv. plánované,

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Struktura zápisu porady. Pracovní porady jsou určitou formou týmové práce Jsou buď předem připraveny a termín jejich konání je znám dopředu, tzv. plánované,"— Transkript prezentace:

1 Struktura zápisu porady

2 Pracovní porady jsou určitou formou týmové práce Jsou buď předem připraveny a termín jejich konání je znám dopředu, tzv. plánované, nebo se svolávají při řešení nějaké naléhavé situace, tzv. operativní. Dle okruhu účastníků dělíme porady na: porady vedení organizace, provozní porady, porady účetních apod.

3 Pozvánka na poradu Pozvánky na porady a zápisy jsou jedním z nástrojů, jak porady zefektivnit a zkrátit jejich trvání. Na běžné porady se posílají pozvánky zpravidla cca týden předem, na důležitější jednání a konference s měsíčním předstihem. U konferencí s mezinárodní účastí se pozvánky rozesílají ještě dříve, resp. se používá i dvoustupňová pozvání.

4 V pozvánce musí být uvedeno: pořádající organizace název akce a její účel den, datum a doba začátku (většinou se zvýrazňuje) místnost (při externích poradách přesná adresa budovy, poschodí, číslo dveří) program jednání (jména referentů – s uvedením připravených (zasílaných) materiálů, pokud jsou vypracovány, nejlépe s časovým limitem na jednotlivé projednávané body a s uvedením jména pracovníka, který bod předkládá nebo o něm bude referovat apod.) plánovaná doba trvání další informace (dopravní spojení, způsob stravování, zajištění ubytování, kdo hradí cestovné,… místo a datum vyhotovení pozvánky jméno a funkce pracovníka, který poradu svolává (za jméno se u rozmnožených pozvánek uvádí zkratka v. r. a podpis se již neuvádí, pokud nejde o osobní pozvánku)

5 Zápis z porady Je písemným dokladem o průběhu schůze, porady, konference. Údaje v něm uvedené jsou východiskem pro další jednání. Cílem zápisů z porad a jednání je objektivní a výstižné zaznamenání skutečnosti a vytvoření písemného dokladu, z kterého jednoznačně vyplývá kdy a kde k jednání došlo, kdo byl účastníkem, co bylo předmětem jednání a k jakým výsledkům nebo závěrům se dospělo.

6 Zápis musí obsahovat: záhlaví – označení organizace název písemnosti: Zápis z porady, číslo zápisu druh porady a datum jejího konání údaje o přítomných, omluvených a hostech (buď se vyjmenují – při malém počtu účastníků, nebo se k zápisu přikládá prezenční listina) program porady stručný obsah jednotlivých bodů jednání uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků a termíny splnění uložených úkolů, pokud je známo, vede se i termín příští porady datum a místo vyhotovení zápisu jméno zapisovatele jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl

7 Druhy zápisů Stručný zápis: jsou zde zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla, a úkoly z ní vyplývající. Podrobnější zápis: Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskusních příspěvků. Pokud účastníci porady požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její doslovné znění. Věcný zápis: obsahuje stručný záznam průběhu nebo obsahu jednání, závěry a myšlenky účastníků bez doslovného znění a bez uvedení jména osob, které je pronesly.

8 Doslovný zápis: – se zhotovuje při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. – zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají. – současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam. – používá se tam, kde je zápis důkazním materiálem a záleží na zaznamenání přesné formulace a zachycení každého slova řečníka, který na jednání vystoupil. – písemný přepis, zvláště je-li pořízen z magnetofonového záznamu, bývá ověřován účastníky jednání nebo vybranými zástupci, kteří jeho správnost potvrdí podpisem.

9 Schvalování, rozesílání a evidence zápisů Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den. Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady. Schválené zápisy, včetně prezenční listiny se rozmnoží a rozesílají účastníkům porady, případně dalším orgánům. Zápisy z porady se v organizacích pořadově číslují a zakládají do pořadače označeného Porady. Sledování zápisů umožňuje vedoucím pracovníkům kontrolovat plnění úkolů a udržovat si přehled o činnosti jednotlivých útvarů.

10 Prezenční listina obsahuje: záhlaví – označení pořádající organizace název písemnosti: Prezenční listina druh porady datum, místo konání porady jména účastníků, popř. organizace a místo pro podpisy, kontaktní adresu, telefon, předtištěná jména, popř. funkce pracovníků, místo pro podpis – jsou známa jména pracovníků názvy pozvaných oddělení, místo pro podpis – pokud nejsou známa jména pracovníků nejsou předtištěna jména pracovníků – při velkém počtu účastníků, kteří nejdříve hůlkovým písmen napíšou své jméno a poté se podepíšou

11 Prezenční listina Další uspořádání se liší podle povahy porad: – Zúčastňuje-li se jednání stálý okruh účastníků, bývají předtištěna jejich jména, popř. i funkce. Do rubriky se připojí jen podpis. – Někdy se na prezenční listině uvádějí pouze názvy pozvaných organizací nebo složek, protože není známo, kdo je bude zastupovat. – Pro schůze a jednání s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny bez předtištěných jmen nebo názvů organizací.

12 Prezenční listina může mít podobu: – tabulky – jednoduchého formuláře: při návrhu formuláře je třeba zvolit širší řádkování, např. 1,5 – 2 nebo vynechat prázdný řádek – vznikne dostatečné místo pro vlastnoruční podpis. Vhodné je také připravit linky pro podpis.

13

14

15

16

17

18 Použitá literatura: Obchodní korespondence (E. Fleischmannová, O. Kuldová, R. Šedý) Administrativní technika (Ing. J. Kříž, doc. Ing. R. Zuzák, Ph.D.)


Stáhnout ppt "Struktura zápisu porady. Pracovní porady jsou určitou formou týmové práce Jsou buď předem připraveny a termín jejich konání je znám dopředu, tzv. plánované,"

Podobné prezentace


Reklamy Google