Stáhnout prezentaci
Prezentace se nahrává, počkejte prosím
1
PORADA FINANČNÍCH MANAŽERŮ Č. 2 NA TÉMA INTELIGENTNÍ ROZPOČET Ing. Michal JungwirthPetra Máchová Finanční manažer projektuÚčetní projektu
2
INTELIGENTNÍ ROZPOČET ÚVODEM Zjednodušený soubor inteligentní rozpočet (dále jen IR) je určen pro partnery projektu Soubor slouží k vykazování výdajů souvisejících s projektem v rámci jednotlivých monitorovacích období Automatizace v souboru je zaměřena na usnadnění často se opakujících operací a na udržení konzistence dat mezi jednotlivými monitorovacími obdobími
3
A KOMPATIBILITA Dříve než začnete pracovat se souborem IR, ujistěte se, zda máte v počítači nainstalované následující verze Windows a MS Office. Podporované verze pro správný chod souboru: Windows: MS Windows XP, VISTA, W7 Office: MS Office 2003, MS Office 2007, MS Office 2010 V případě novějších verzí Windows a MS Office by měl být partnerský soubor IR podporován automaticky, problém však může nastat u starších verzí
4
POSTUP EXTRAHOVÁNÍ IR PARTNERA Vzhledem k tomu, že partnerský IR je rozsáhlým souborem s velikostí 13,4 MB, bylo nutné tento soubor komprimovat v programu WinRAR, aby jej bylo možné zaslat jednotlivým partnerům projektu pomocí e-mailu. Postup pro extrahování souboru naleznete v níže uvedených krocích: Před samotnou úpravou doporučuji uložení partnerského IR z e- mailu do počítače Zjistěte, zda máte v počítači nainstalovanou minimálně bezplatnou verzi archivátoru WinRAR nebo podobného programu, kterým jste schopni extrahovat soubor. V případě, že tomu tak není, doporučuji stáhnout bezplatnou verzi WinRARu z internetu
5
POSTUP EXTRAHOVÁNÍ IR PARTNERA Po nainstalování programu WinRAR, levým dvojklikem myši na komprimovaný partnerský soubor otevřete nabídku WinRARu. Případný dotaz na zakoupení licence WinRARu přeskočte křížkem Klikněte na ikonu Extrahovat do Klikněte na OK (Soubor se uloží do přednastavené složky, tedy na místo, kde se nachází také Váš komprimovaný IR, v případě, že chcete soubor uložit jinam, musíte zadat konkrétní cílovou cestu) Po extrahování souboru otevřete Váš partnerský IR, tento soubor pracuje pod aplikací Microsoft Office Excel V případě, že se Vám ani pomocí těchto kroků nepodaří aplikaci IR otevřít, doporučuji kontaktovat Vašeho informatika, pro kterého extrahování souboru nebude žádným problémem
6
LIST HLAVIČKA Tento list obdržíte již od finančního manažera projektu vyplněný a sem tedy již nic nepíšete. List hlavička obsahuje základní informace o projektu, které Vám pomohou zodpovědět případné dotazy k projektu.
7
LIST ZAMĚSTNANCI Vyplňujte tento list v IR jako první Partner vyplňuje seznam zaměstnanců k tomu, aby si usnadnil vyplňování především mzdových výdajů Díky tomuto vyplněnému seznamu bude partner schopen následně vybírat ve mzdových výkazech ze seznamu zaměstnanců a nebude muset data znovu vypisovat, jak v souboru pro aktuální monitorovací období, tak ani v souborech pro následná monitorovací období
8
LIST ZAMĚSTNANCI Zaměstnanec Vyplňujete pouze příjmení a jméno zaměstnance do sloupce zaměstnanec (např. Novák Jan). V případě osoby se stejným příjmením a jménem musíte za jméno doplnit i pozici, tak, aby bylo možné v tomto sloupci konkrétního zaměstnance identifikovat. Duplicita jmen zaměstnanců způsobuje nefunkčnost vyhledávání. Pozice Vypíšete pozici pracovníka v projektu
9
LIST ZAMĚSTNANCI Druh pracovního poměru Vyberete s rozevíracího seznamu: DPČ – Dohoda o pracovní činnosti nebo DPP – Dohoda o provedení práce. PS – Pracovní smlouva a AH – Autorský honorář se partnerů v tomto projektu netýká, tudíž tyto dvě varianty nevybíráte.
10
LIST ZAMĚSTNANCI Položka rozpočtu Z rozevíracího seznamu vyberete konkrétní položku rozpočtu, do které zaměstnanec spadá. Číslo a název položky zjistíte z Vašeho aktuálního partnerského rozpočtu nebo přiloženého rozpočtu na listu A, který by měl být s Vaším aktuálním rozpočtem totožný. DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Z rozevíracího seznamu je třeba vybrat nesoučtovou položku. Toto pravidlo platí obecně i pro výběr jakýchkoliv položek rozpočtu. Věnujte výběru položky dostatečnou pozornost, je to jedna z nejčastějších chyb, kdy se do rozpočtu nepropíší všechny hodnoty. Příjemce / Partner Nevyplňujete, přetahuje se automaticky z listu hlavička.
11
LIST ZAMĚSTNANCI Při výpočtu sociálního a zdravotního pojištění může dojít k zaokrouhlovacím rozdílům mezi platbami zaměstnavatele a součtu odvodů připadajících na jednotlivé zaměstnance. Tuto problematiku lze řešit, že do seznamu zaměstnanců vložíme fiktivního zaměstnance s názvem ZAOKROUHLENÍ s přiřazenou položkou rozpočtu kapitoly 1 odpovídající některé z pracovních pozic. Do rozpisu mzdových výdajů pak použijeme účetní doklad, na kterém vznikl rozdíl a zaměstnance ZAOKROUHLENÍ. Sloupce počínaje číslem pracovní smlouvy jsou pouze evidenční, a pokud k tomu nebudete příjemcem podpory vyzváni, tak je vyplňovat nemusíte.
12
LIST SEZNAM DOKLADŮ Vypisují se veškeré účetní doklady, vyplňujte tento list jako druhý. Vyplňujete tato pole: Číslo dokladu v účetním systému Částka alokovaná na projekt Vypíšete částku zahrnutou do projektu, mezitím by se sloupce „Částka uvedená na primárním účetním dokladu“ a „Příjemce / Partner“ měly vyplnit automaticky Typ úhrady Vyberete z rozevíracího seznamu typ úhrady
13
LIST SEZNAM DOKLADŮ Číslo dokladu o provedené refundaci Vyplňujete pouze v případě refundace Datum úhrady z provozních prostředků Vyplňujete pouze v případě refundace Datum úhrady z projektových prostředků Datum, kdy peníze odešly z projektového účtu Datum vzniku dokladu Sloupec „Datum vzniku dokladu“ se vyplňuje jen v případě dokladů mzdových výdajů. Zde označuje nákladovou příslušnost k danému časovému období
14
LIST SEZNAM DOKLADŮ Text dokladu Dodavatel Pořadové číslo VZ/VŘ dle MONIT 7+ Týká se pouze výběrových řízení, pořadové číslo výběrového řízení se dozvíte od pana Pustaje Částka uskutečněná v rámci VZ/VŘ Týká se pouze výběrových řízení, částku uskutečněnou v rámci VZ/VŘ si prosím ověřte taktéž u pana Pustaje Ostatní pole nevypisujete, některá pole vyplnit nelze a některá se vyplňují automaticky. V seznamu dokladů nesmí být stejný doklad vícekrát než jednou. Případnou nežádoucí duplicitu si prosím zkontrolujte.
15
LIST ROZPOČET Do tohoto listu nezasahujete, má pro Vás pouze informativní charakter Můžete si zde prohlédnout strukturu rozpočtu, která je zde uvedena, aby soubor zobrazoval správně výběr položek ve sloupcích „Položka rozpočtu“. Konkrétní rozpočet naleznete na listu A.
16
LIST MZDOVÉ VÝDAJE U mzdových výdajů partner striktně vyplňuje pouze oranžová pole Vyplníte „Číslo dokladu v účetním systému“ nebo vyberete z rozevíracího seznamu, následně se Vám automaticky doplní data, která jsou k dispozici na seznamu dokladů Dále vyberete ve sloupci „Zaměstnanec“ konkrétního zaměstnance a následně se Vám přetáhnou data z listu Zaměstnanci Pak vyplníte sloupec „Hrubá mzda/plat v daném měsíci v Kč“ a sloupec „Počet odpracov. hodin“, následná data se doplní automaticky Nakonec vyplníte sloupec „Jiné povinné výdaje/FKSP“
17
LIST CESTOVNÍ NÁHRADY Cestovní náhrady řadíme do nepřímých nákladů, tento list tedy nevyplňujete Přeškrtnutý název tohoto listu je zde uveden jako informace partnerům, že tento list nevyplňuje
18
LIST OSTATNÍ VÝDAJE U ostatních výdajů partner striktně vyplňuje pouze oranžová pole Prvotně tedy zadáváte „Číslo dokladu v účetním systému“ Ostatní pole jsou doplněna pomocí vzorců nebo dotažena ze seznamu dokladů Dále pak vyplňujete vazbu na položku v rozpočtu, částka zahrnutá k proplacení pro projekt by se měla přetáhnout automaticky, při vložení „Čísla dokladu v účetním systému“
19
LIST OSTATNÍ VÝDAJE Pokud se Vám stane, že budete mít na jedné faktuře více položek, které patří na více položek rozpočtu, je možné postupovat tak, že zadáte fakturu pouze jednou, tedy v seznamu dokladů je uvedeno číslo pouze jednou. Následně na jednotlivých rozpisech pak vyberete toto číslo dokladu vícekrát a rozdělíte celkovou částku dokladu na jednotlivé položky rozpočtu. Doklad tedy bude uveden pouze jednou na „Seznamu dokladů“ a několikrát na rozpisech dle položek rozpočtu, kde každá položka bude mít svoji částku, jejichž součet bude dávat dohromady sumu původního dokladu.
20
LISTY ODPISY A MZDOVÉ PŘÍSPĚVKY Tyto listy nevyplňujete Přeškrtnuté názvy těchto listů jsou zde uvedeny jako informace partnerům, že tyto listy nevyplňují
21
LIST PŘÍJMY Na rozpise příjmů partner striktně vyplňuje pouze oranžové pole Vyplníte nebo vyberete ze seznamu „Číslo dokladu v účetním systému“, je to jediné oranžové pole, které vyplňujete Ostatní informace se doplní dle údajů uvedených v seznamu dokladů
22
LIST PŘEHLED PLATEB Slouží pouze k manuálnímu zápisu LIST KONTROLA DOKLADŮ Propočítává pouze souhrnná data LIST A Na tomto listu naleznete Váš aktuální rozpočet. V případě, že zažádáte o změnu rozpočtu, jste jako partneři povinni provést aktualizaci tohoto listu, tedy nakopírovat sem Váš aktuální rozpočet
23
POSTUP PRO KOMPRIMACI IR PARTNERA Tento postup znázorňuje komprimaci souboru v archivačním programu WinRAR, předpokládá se tedy, že tento archivační program máte již ve svém počítači nainstalovaný Pravým tlačítkem myši klikněte na partnerský soubor IR Zvolte add to archive Klikněte na OK Komprimovaný partnerský soubor se Vám automaticky uložil na místo, kde se vyskytuje Váš partnerský IR Pokud chcete změnit místo uložení, musíte před kliknutím na OK kliknout na browse a zadat cestu
24
zprávy uve´d ODESLÁNÍ KOMPRIMOVANÉHO IR Vyplněný a následně komprimovaný partnerský soubor (s příponou.rar) vložte jako přílohu e-mailu a do názvu zprávy uveďte IR PARTNER X, kde X je Vaše partnerské číslo (např. IR PARTNER 1) Tento soubor posíláte na e-mail finančního manažera projektu: m.jungwirth@kr-olomoucky.cz m.jungwirth@kr-olomoucky.cz Tento soubor má již svůj název (např. IR PARTNER 1. Střední průmyslová škola a Střední odborné učiliště Uničov), tento název nepřepisujte a ani nijak neměňte Termín do 11.12.2013 Budou zde započítány všechny přímé náklady včetně listopadových mezd
25
DĚKUJEME ZA POZORNOST
Podobné prezentace
