Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

Prezentace na téma: "Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu"— Transkript prezentace:

1 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Objednávky

2 Cíle zavedení objednávek
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Cíle zavedení objednávek Zabezpečení předběžné řídící kontroly Zlepšení sledování čerpání rozpočtu v systému iFIS Zabezpečení předběžné řídící kontroly Předběžná řídící kontrola je jednou ze součástí systému finanční kontroly. Systém finanční kontroly na Univerzitě Pardubice se řídí samostatnou směrnicí Upa. Tento stupeň vnitřního kontrolního systému má za úkol zabezpečit průkaznou kontrolu při používání veřejných finančních prostředků, zejména při operacích výdajového charakteru. Zlepšení sledování čerpání rozpočtu v ekonomickém systému iFIS Zodpovědní pracovníci (vedoucí útvarů, řešitelé grantů, atp.) budou mít přesnější informaci o aktuálním stavu jim svěřeného rozpočtu. Prostřednictvím objednávek je rozpočet čerpán již v okamžiku vystavení této objednávky a nikoli až v okamžiku zaúčtování faktury či jiného obdobného účetního dokladu.

3 Kontrola před vznikem závazku
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

4 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Technické řešení Informační systém VERSO Ekonomický systém iFIS VERSO Na úrovni systému VERSO je zabezpečeno vystavení objednávky a provedení procesu předběžné řídící kontroly (schvalování objednávky). Po schválení příkazcem i správcem rozpočtu je objednávka předána ke zpracování ekonomickému systému iFIS. Systém VERSO je k dispozici prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče. iFIS V rámci ekonomického informačního systému iFIS jsou objednávky (kromě jiného) nástrojem, kterým je možné až do doby zaúčtování příslušného dokladu (faktury či jiného obdobného dokladu) blokovat rozpočet určeného finančního zdroje. Proč dva samostatné systémy? V současné době ekonomický informační systém iFIS nepodporuje vícestupňový kontrolní systém, jak jej vyžaduje současná legislativa (zákon o finanční kontrole).

5 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Objednávky VERSO Jsou určeny pro všechny zaměstnance Způsob použití objednávek ve VERSO Přístup přes internetový prohlížeč Zadávání objednávky (požadavku na objednávku) může provést kterýkoli zaměstnanec s přístupem do systému VERSO. V systému VERSO rovněž probíhá veškeré schvalování. Po schválení objednávky správcem rozpočtu a přenosem objednávky do ekonomického systému iFIS není možné v systému VERSO jakýmkoli způsobem objednávku měnit či rušit. Rušení objednávky je možné pouze prostřednictvím systému iFIS. Kde se systém objednávek nachází? Systém VERSO je k dispozici prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče a to na internetové adrese Modul objednávek je k dispozici přímo v hlavní nabídce. Přístupová práva k modulu objednávek má k dispozici každý zaměstnanec, mající přístup do systému VERSO. Přístupová práva k operacím správce rozpočtu a příkazce jsou řízena operativně podle použitého finančního zdroje.

6 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

7 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Objednávky iFIS Přístup pouze pro tajemníky a správce rozpočtu Způsob použití objednávek v iFIS Nabídka „Režijní objednávky“ Pravidelná kontrola nevyúčtovaných objednávek Pro přístup k modulu použijte nabídku „Finančně ekonomické řízení / Režijní objednávky / Objednávky / Objednávky – vstup“. Způsob použití objednávek v systému iFIS Prostřednictvím systému iFIS nebudou objednávky v žádném případě zadávány ani měněny. Pokud je nutné již schválenou objednávku změnit, je možné ji pouze zrušit (prostřednictvím systému iFIS) a poté zadat prostřednictvím systému VERSO znovu. Zrušená objednávka však v systému iFIS zůstává včetně všech souvisejících informací. V systém iFIS je možné sledovat vývoj salda objednávky (postupné párování s jednotlivými fakturami). Pravidelná kontrola nevyúčtovaných objednávek Pokud je některá objednávka zavedena v systému iFIS jako nevyúčtovaná či částečně vyúčtovaná, blokuje příslušný rozpočet. Pokud se však tato objednávka již nebude realizovat (je již uskutečněna, od realizace je upuštěno, je chybně spárována, atp.) blokovala by rozpočet zbytečně a ke konci roku by pak nebyl daný rozpočet vyčerpán zcela. Proto je nutné provádět pravidelnou kontrolu stavu nevyúčtovaných objednávek. Tuto kontrolu bude provádět zejména správce rozpočtu.

8 Propojení systémů iFIS a VERSO
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Propojení systémů iFIS a VERSO Zadávání objednávek – VERSO Schválení příkazcem – VERSO Schválení správcem rozpočtu – VERSO Zrušení schválené a přenesené objednávky – iFIS Zadávání objednávky (požadavku na objednávku) může provést kterýkoli zaměstnanec s přístupem do systému VERSO. Schválení objednávky příkazcem je prováděno opět prostřednictvím systému VERSO a to pouze oprávněným uživatelem (uživatel, který má dispoziční práva k danému finančnímu zdroji – rozpočtu). Schválení objednávky správcem rozpočtu se provádí rovněž v systému VERSO. Současně se schválením objednávky dochází k automatickému přesunu objednávky do systému iFIS. Od tohoto okamžiku není možné v systému VERSO jakýmkoli způsobem objednávku měnit či rušit. Rušení objednávky je možné pouze prostřednictvím systému iFIS. Jakékoli změny již pořízené a schválené objednávky jsou zakázány.

9 Používání systému VERSO
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Používání systému VERSO Návod k používání systému Přihlášení: Ovládání VERSA Filtrování seznamů Použití číselníků Návod pro používání systému objednávek je uložen na adrese Internetová adresa systému VERSO je Přehled pořízených objednávek je v systému VERSO zobrazen prostřednictvím seznamu. Aby bylo možné se seznamem lépe pracovat, umožňuje systém jeho filtrování podle různých kritérií. Například podle stavu objednávky, dodavatele, nákladového střediska či použitého finančního zdroje. Některé údaje, které je nutné do objednávky zadat je nutné vybírat prostřednictvím číselníků. Číselník obsahuje seznam všech dostupných a použitelných hodnot.

10 Přihlášení k systému VERSO
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Přihlášení k systému VERSO

11 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

12 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Filtrování Ikona číselníku

13 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Seznam objednávek Různé pohledy Rozpracované a neschválené objednávky Objednávky čekající na schválení příkazcem Objednávky čekající na schválení správcem Schválené objednávky Detail objednávky Stavy objednávek Rozpracovaná: objednávka je vytvořena uživatelem a ještě není předána ke schválení Požadavek: objednávka je předána příkazci a čeká na jeho schválení Uzavřená: objednávka je schválena příkazcem a čeká na schválení správcem rozpočtu Schválená: objednávka je schválená příkazcem i správce rozpočtu a je zapsána do systému iFIS Zrušená: objednávka je zrušená

14 Stavy objednávek Rozpracovaná Požadavek Uzavřená Schválená Zrušená
A – autor P – příkazce S - správce Požadavek Rozpracovaná Zrušená Schválená Uzavřená A: zrušit objednávku P: vrátit k přepracování P: zrušit objednávku P: schválit a předat správci A: předat příkazci S: neschválit S: schválit a přenést do iFISu A: uložit změny Rozpracovaná Požadavek Uzavřená Schválená Zrušená

15 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Detail objednávky

16 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Vytvoření objednávky Kdo vystavuje objednávku Vystavení v stavu „Rozpracovaná“ Dokončení požadavku a předání příkazci Požadavek na objednávku vystaví v systému VERSO referent. V požadavku na objednávku musí být vyplněny veškeré formální náležitosti (viz. článek 5). Dokončený požadavek na objednávku je systémem VERSO automaticky předán příslušnému příkazci (dle použitého finančního zdroje) ke schválení. Rozpracovaný požadavek na objednávku může referent možné upravovat do okamžiku předání objednávky ke schválení příkazci.

17

18 Formální náležitosti objednávky
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Formální náležitosti objednávky Deník objednávek Předmět objednávky Zdroj financování Předpokládaný dodavatel Datum vystavení a datum dodání Položky objednávky s cenou Povinné údaje: deník objednávek, předmět objednávky (stručný popis pro interní použití), rozpočtové informace (nákladové středisko, typ akce, zakázka, komplexní položka, typ účtu), předpokládaný dodavatel, datum dodání, datum vystavení, alespoň jeden řádek s uvedením předmětu dodávky a předpokládané ceny Nepovinné údaje: textové sdělení dodavateli požadovaný způsob dopravy požadované místo dodání datum platnosti objednávky navrhovaný způsob úhrady

19 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Schválení příkazcem Kontrola navrženého finančního zdroje Kontrola účelnosti a hospodárnosti Předání správci rozpočtu Příkazce zkontroluje správnost přiřazeného finančního zdroje a provede kontrolu dokončeného požadavku na objednávku ve smyslu směrnice Upa č. ………/2005 o vnitřním kontrolním systému. Zejména posoudí zda plánované operace odpovídají stanoveným úkolům, záměrům a cílům, zda jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty a zda jsou finanční prostředky vynakládány hospodárně. Pokud shledá v požadavku na objednávku nějaké nedostatky, vrátí požadavek k dopracování zpět referentovi. Pokud je požadavek na objednávku příkazcem schválen, je tento požadavek uzavřen. Uzavřený požadavek na objednávku je systémem VERSO automaticky postoupen ke schvální příslušnému správci rozpočtu.

20 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

21 Schválení správcem rozpočtu
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Schválení správcem rozpočtu Kontrola oprávnění příkazce Kontrola zůstatku rozpočtu Kontrola grantových pravidel Převedení do iFISu Správce rozpočtu provede kontrolu uzavřeného požadavku na objednávku ve smyslu směrnice Upa č. ………/2005 o vnitřním kontrolním systému. Zejména posoudí, zda příkazce, který požadavek na objednávku schválil a uzavřel má oprávnění disponovat s uvedeným finančním zdrojem, zda je požadavek na objednávku v souladu se schváleným rozpočtem a zda je v souladu s právními předpisy (např. zákon o rozpočtových pravidlech). Pokud správce rozpočtu shledá v požadavku na objednávku nějaké nedostatky, vrátí požadavek zpět příkazci. Pokud je požadavek na objednávku správcem rozpočtu schválen, dojde automaticky k přenosu schválené objednávky do ekonomického systému iFIS. Systémem iFIS je objednávce přiděleno jedinečné evidenční číslo.

22 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu

23 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Tisk objednávky Platnost objednávky pouze s číslem iFIS Způsob odeslání objednávky dodavateli Používání čísla objednávky v dodavatelském styku Po schválení požadavku na objednávku příkazcem a správcem rozpočtu je referent oprávněn schválenou objednávku realizovat. Objednávka je platná pouze tehdy pokud je opatřena evidenčním číslem objednávky. Objednávku je možné provést ústní, písemnou či elektronickou formou. Je však nezbytně nutné předat dodavateli evidenční číslo objednávky a toto číslo používat v další komunikaci s dodavatelem a ekonomickým odborem Upa.

24 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu
Tisk objednávky se spouští ze seznamu objednávek pomocí ikonky tiskárny. Nově zobrazené okno představuje objednávku téměř v té podobě, ve které bude vytištěna na papír. Na konci tohoto okna jsou dvě tlačítka. První tlačítko slouží pro tisk objednávky pro odeslání k dodavateli. Druhé tlačítko slouží k tisku pro vnitřní potřebu univerzity. Evidenční údaje obsahují zejména informaci o použitém zdroji financování a datech jednotlivých schvalovacích kroků.

25 Promítnutí změn do systému iFIS
Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu Promítnutí změn do systému iFIS Zařazení objednávky do systému iFIS Vliv na čerpání rozpočtu Použití WebMaileru Objednávka se zařadí do systému ihned po jejím schválení správcem rozpočtu a od tohoto okamžiku začíná blokovat rozpočet. Informaci o rozpočtu včetně stavu objednávek je pak možné získat i pomocí systému WebMailer (sestava rozpočet nebo sestava přehled objednávek)

26 Školení - objednávky pro tajemníky a správce rozpočtu