Psychologické a štylistické aspekty tvorby listov/ACE

Prezentace na téma: "Psychologické a štylistické aspekty tvorby listov/ACE"— Transkript prezentace:

1 Psychologické a štylistické aspekty tvorby listov/ACE
PaedDr. Iveta Emödiová Obchodná akadémia, Akademika Hronca 8, Rožňava Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ OA Rožňava – moderná škola ITMS kód Projektu

2 O b s a h Psychológia obchodného listu Zásady pri tvorbe listu
Frázy v liste – úvod, jadro, záver Štylizácia a štylistika Štýly podľa funkcie prejavov Pokyny pre štylizáciu listu Zásady správnej štylizácie Štylizácia jednoduchých listov Štylizácia ponuky Úloha Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

3 Psychológia obchodného listu
Rozdelenie listov pre adresáta: 1. Informatívne - potvrdzujú isté skutočnosti a dohodnuté podmienky. 2. Psychologicky pôsobiace – ak potrebujeme adresáta presvedčiť, aby sa rozhodol podľa nášho návrhu. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

4 Psychológia obchodného listu 10 rád tvorby listu
1. Vytvorte vzťah založený na dôvere. Na začiatku môžete zaujať nielen sľubom vyriešenia nejakého problému, ale aj odkazom na spokojných existujúcich klientov. 2. Už od druhého odseku musíte adresáta presviedčať o výhodnosti vašej ponuky. V tomto odseku vysvetlite, kto ste a prečo je vaša ponuka taká príťažlivá, ako uvádzate. 3. List musí čitateľovi utkvieť v pamäti. Doplňte ho niečím, čo sa mu môže hodiť okrem samotnej ponuky. Napríklad nejaké triky, ktoré ste odhalili dlhodobým pôsobením v tejto oblasti. 4. Nepodceňujte estetickú stránku veci. Farby, logo spoločnosti, umiestenie na stránke – to všetko je dôležité. Vizuálna stránka má veľký vplyv. 5. Informujte čitateľa, čo bude nasledovať po tomto liste. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

5 Psychológia obchodného listu 10 rád tvorby listu
6. Podnet k akcii. To je možné prostredníctvom zľavy alebo špeciálnej ponuky, ktorú poskytujete v určitých situáciách, napr. pri objednávke do určitého dátumu. 7. Neposielajte rovnaký list všetkým klientom. Riaďte sa jeho preferenciami, ktoré u neho predpokladáte na základe informácií, ktoré o ňom máte. 8. Neformulujte správu ako jednoduchý pokus o predaj niečoho. Vaším cieľom je predsa vytvorenie dlhodobého vzťahu a nie presvedčiť klienta, aby teraz nakúpil len preto, že môže získať zľavu. 9. Váš štýl by mal odrážať spôsob, akým udržiavate obchodné vzťahy. Nemusí byť za každú cenu formálny. 10. Nezabúdajte na množstvo odpovedí, ktoré môžeš dostať. Pokiaľ budete sľubovať niečo, čo nakoniec nie ste schopní splniť, vytvoríte si veľmi zlú povesť. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

6 Zásady pri tvorbe listu
Začiatok listu – má vyvolať pozitívne pocity u adresáta. (vyjadríme pochvalu, uznáme kvalitu, pripomenieme doterajšie korektné vzťahy). Jadro listu – snažíme sa predstaviť si postoj partnera, vopred vyvracať jeho argumenty a uviesť dôvody, ktoré by mohli ovplyvniť jeho rozhodnutie. Každý list musí byť písaný zdvorilo, aj keď ide o nepríjemné informácie (reklamácie, urgencie, upomienky). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

7 Zásady pri tvorbe listu
V úradných listoch sa oznamujú úradné zistenia, rozhodnutia a opatrenia. V obchodných listoch sa ustálil zvyk zakončiť každý list pozdravnou formulkou v spojení s záverečnou vetou. Zakončenie listu: Obsahové zhrnutie alebo záverečná veta (ak na príjemcu chceme pôsobiť psychologicky) Pozdravná formulka Podpis Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

8 Záverečné vety- frázy Očakávame odpoveď na naše návrhy.
Upozorňujeme na našu ponuku. Tešíme sa na ďalšie správy. Za porozumenie ďakujeme. Prejavíme ľútosť, že vec nemôžeme kladne vybaviť. Vyjadríme presvedčenie o ďalšej korektnej spolupráci. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

9 Pozdravná formulka a zdvorilostná veta
S pozdravom So srdečným pozdravom S priateľským pozdravom Veríme, že Vás naša ponuka zaujala a sme s pozdravom Za pochopenie ďakujeme a sme s priateľským pozdravom S úctou Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

10 Štylizácia a štylistika
Štylizácia je slovo gréckeho pôvodu, kde stylos znamená písanie, sloh, štýl. Štylizácia – úprava textu do inej podoby. Štylistika – náuka o štýle, štýlovej výstavbe jazykových prejavov. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

11 Štýly podľa funkcie prejavov
Delia sa na: 1. Hovorový 2. Odborný – administratívny - náučný - publicistický 3. Umelecký V úradnom styku sa používa administratívny odborný štýl. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

12 Štylizácia listov Úradný alebo obchodný list nahrádza osobný rozhovor.
Vhodne zvolenou štylizáciou môžeme dosiahnuť účinnosť hovoreného slova. Štylizácia je umenie vyberať vhodné slová a usporiadať ich tak, aby jednoznačne a výstižne vyjadrovali naše myšlienky. Od slov závisí významová jasnosť, správnosť, presnosť, jednoznačnosť a úplnosť vyjadrenia myšlienky. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

13 Sloh úradných alebo obchodných listov
Je: vecný, triezvy, nevtieravo zdvorilý, bez citového zafarbenia, charakteristickým znakom je písanie v 1. a 2. osobe množného čísla (my, náš, nás, Vy, Váš, Vás). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

14 Pokyny pre štylizáciu listu
Píšte stručne Používajte krátke vety Píšte list z hľadiska príjemcu listu Štylizujte list v 1. osobe množného čísla (píšeme v mene organizácie, firmy spoločnosti Dodržiavajte normu STN Premyslite si obsah listu Píšte bez zbytočných fráz Rozdeľte list do odsekov Nepíšte list v tretej osobe Štylizujte zdvorilé listy Nepoužívajte prechodníky Využívajte bohatstvo spisovného jazyka Píšte listy bez pravopisných chýb Nepoužívajte pri štylizovaní veľa osobných zámen Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

15 Zásady správnej štylizácie listov
Zásada logickosti - každú myšlienku písať od nového odseku. Zásada správnej štylizácie - reč listu má byť prirodzená, pekná, čistá. Používať krátke vety. Text listu môže byť dôrazný, kritický, ale nie podráždený alebo urážlivý. Zásada jazykovej správnosti – písať list bez pravopisných, gramatických a štylistických chýb. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

16 Zásady správnej štylizácie listov
Zásada hospodárnosti – je možné používať šablón obchodných listov v PC, formuláre. 5. Zásada jednotnosti - uplatňovanie STN Zásada vzornej úpravy – list je vizitkou pisateľa, nesmie obsahovať prieklepy alebo viditeľné opravy chýb, má byť napísaný na čistom a nepoškodenom papieri alebo má byť kvalitne vyhotovenou kópiou. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

17 Zásada logickosti Pred štylizáciou každého listu si musíme obstarať všetky dôležité údaje, informácie, aby sme sa mohli sústrediť na vlastnú štylizáciu listu. Pri štylizácii sa musíme stále vžiť do situácie prijímateľa - komu je list určený. Starostlivo vyberáme slová, skôr ako ich napíšeme. Tvorba listu závisí aj od toho, či odpovedáme na list, ktorý prišiel alebo či list píšeme z vlastného podnetu. Problematiku toho, čo chceme napísať, musíme dokonale poznať, iba potom môžeme koncipovať jeho jednotlivé časti. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

18 Zásada logickosti List musí byť logicky správne napísaný, sloh listu musí byť jasný, zrozumiteľný, logický, tým sa list stáva prehľadnejší, ľahšie sa číta a lepšie sa naň odpovedá (ujasniť si cieľ písomnosti); List sa stáva čitateľnejší, prehľadnejší, ak sú údaje a myšlienky usporiadané  podľa stupňa dôležitosti a každá myšlienka je v novom odseku. Text listu musí obsahovať: úvod, podstatu, záver. Odporúča sa aj skúseným štylistom napísať si aspoň hlavné časti listu na koncept alebo aj celý list, potom ho prečítať a opraviť po stránke myšlienkovej, vecnej, jazykovej a pravopisnej. Takto upravený koncept prepíšeme načisto.  Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

19 Zásada štylizácie Formulácia je vecná, presná, výstižná. Reč listu má byť prirodzená, pekná, čistá. List štylizujeme v 1. osobe množného čísla (píšeme v mene organizácie, firmy spoločnosti (autorský plurál). Štylizovať bez zoslabujúcich výrazov (snáď, keby, asi, možno atď.). List štylizovať zdvorilo podľa možnosti bez rozkazovacieho spôsobu. Stručne a úsporne sa vyjadrovať v krátkych vetách, bez zložitých a komplikovaných súvetí. Nepoužívať cudzie slová tam, kde sú zaužívané slovenské výrazy. Text listu môže byť dôraz­ný, kritický, ale nikdy nie podráždený alebo urážlivý. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

20 Zásada jazykovej správnosti
Pri písaní listu musíme ovládať pravopis jazyka, v ktorom list píšeme. Dbáme na všetky pravidlá a predpisy, hlavne na interpunkčné znamienka, ktoré by mohli zmeniť zmysel vety. V písomnosti nesmú byť gramatické ani pravopisné chyby. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

21 Zásada hospodárnosti Úradný list píšeme len vtedy, keď je to naozaj nevyhnutné. Napísanie listu a odoslanie stojí veľa času a peňazí. Prax ukázala, že sa dá korešpondovať pomocou jednoduchšej formy písomného styku, napr. použitím formulárov. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

22 Zásada jednotnosti Dodržiavanie jednotnej úpravy upravujú už spomínané normy. Tvorca úradného a obchodného listu musí vedieť, kde a ako sa čo píše, t. j. musí ovládať normu STN. STN  Pravidlá písania a úpravy písomností. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

23 Zásada vzornej úpravy Úradný list je vizitkou nielen pracovníka, ktorý ho píše, ale reprezentuje organizáciu, spoločnosť, firmu, podnikateľa. Musí byť napísaný na čistom, nepoškodenom papieri kvalitnou tlačou, nemali by v ňom byť preklepy, opravy, prečiarknuté chybné údaje alebo gumovanie. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

24 Štylizácia jednoduchých listov
Obchodný list píšeme v 1.osobe množného čísla. Napr.: S potešením Vám oznamujeme, že ... Vyhýbame sa zložitým, neprehľadným súvetiam, ktoré sú často neprehľadné. Nepoužívame niekoľko slovesných podstatných mien po sebe. Napr.: Bol stanovený postup na zistenie a potvrdenie previnenia. Zisťovali sme, kto bol vinníkom. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

25 Štylizácia jednoduchých listov
Nepoužívame trpný rod, ale činný. Pr.: Pri našom poslednom stretnutí Vám bol predstavený náš najnovší produkt. Pri našom poslednom stretnutí sme Vám predstavili náš najnovší produkt. Vyhýbame sa používaniu podmieňovacieho spôsobu tam, kde sa máme vyjadriť presne a určito. Pr.: Mohli by ste nás, prosím, informovať, ak budete s naším návrhom súhlasiť. Informujte nás, prosím, ak súhlasíte s naším návrhom. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

26 Štylizácia jednoduchých listov
Na základe Vašej ponuky by sme si chceli u Vás objednať... Na základe Vašej ponuky objednávame ... Dúfame, že našej objednávke vyhoviete a budete s nami ďalej obchodovať. Za skoré vybavenie našej objednávky vopred ďakujeme a veríme, že sa naše obchodné vzťahy rozvinú do trvalej spolupráce. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

27 Štylizácia ponuky Úvodné frázy: Na základe dopytu Vám ponúkame...
Sme radi, že máte záujem o spoluprácu. Podľa želania uvedeného v liste z ... dovoľujeme si ponúknuť Vám... Radi vyhovujeme Vášmu želaniu a ponúkame... Vážení klienti, dovoľte, aby sme Vám ako nášmu dlhoročnému obchodnému partnerovi ponúkli... Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

28 Štylizácia ponuky Jadro – frázy:
Využitie našej najnovšej ponuky Vám umožní ušetriť 20 % nákladov, tým, že... Prikladáme katalóg a cenník. Na uľahčenie Vášho rozhodovania prikladáme aj tabuľku s uvedením cien... Podrobnejšie informácie nájdete na internetovej stránke... Na našu ponuku môžete reagovať 24 hodín denne zaslaním vyplnenej objednávky elektronickou poštou. V prípade ďalších otázok sme Vám k dispozícii na telefónnom čísle... Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

29 Štylizácia ponuky Záver – frázy:
Dúfame, že takéto nedostatky sa nebudú opakovať. Očakávame Vašu objednávku a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu. Prikladáme aj katalóg, ktorý Vás presvedčí, že ide o skutočne mimoriadnu ponuku. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

30 Úloha - preštylizujte vety
Naša spoločnosť upozorňuje Vašu spoločnosť, že ... Upozorňujeme Vás, že ... Z inzerátnych novín sme sa dozvedeli o Vašej ponuke ... Zaujala nás Vaša ponuka na víkendový pobyt v inzertných novinách. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ

31 Zdroje 1. Ďurišová,H. a kol.: Administratíva a korešpondencia pre 3. roč. OA. EXPOL PEDAGOGIKA, Bratislava :2009, s. 40 – 70, ISBN Jana Vargová - Tvorba obchodných listov 4. napisat-ucinny-obchodny-list/ Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ