1 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část projektu (seminář pro příjemce – 1. a 2. výzva) 13. 1. 2009.

Prezentace na téma: "1 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část projektu (seminář pro příjemce – 1. a 2. výzva) 13. 1. 2009."— Transkript prezentace:

1 1 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část projektu (seminář pro příjemce – 1. a 2. výzva) 13. 1. 2009

2 2 Obsah: A)Rozpočet projektu (snímky 3 – 14) B)Finanční část monitorovací zprávy (snímky 15 -20)

3 3 Část A Rozpočet projektu (snímky 3 – 14)

4 4 Kapitoly rozpočtu 1. Osobní výdaje 2. Cestovní náhrady 3. Nákup zařízení (limit 25 % na CZV projektu) 4. Místní kancelář (limit 8 % na CZV projektu) 5. Nákup služeb (limit 49 % na CZV projektu) 6. Stavební úpravy 7. Přímá podpora (limit 20 % na CZV projektu) 8. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy

5 5 Podstatné/nepodstatné změny rozpočtu Nepodstatné změny rozpočtu (bez souhlasu poskytovatele) přesun v rámci jedné kapitoly rozpočtu mezi kapitolami do výše 15 % (původního objemu kapitoly, z níž jsou finanční prostředky přesouvány) vytvoření nové položky, případně její zrušení (nesmí znamenat začátek nové klíčové aktivity nebo ukončení stávající klíčové aktivity) Popisují se v textu monitorovací zprávy + se dokládá přepracovaný rozpočet projektu. Podstatné změny (se souhlasem poskytovatele) přesun mezi kapitolami vyšší než 15 % původního objemu kapitoly, z níž jsou finanční prostředky přesouvány změna data ukončení projektu a změna bankovního účtu projektu Uzavírá se dodatek ke smlouvě a změny musí být odsouhlaseny partnery příjemce. Při přesouvání nesmí být porušeny limity stanovené pro jednotlivé kapitoly a nelze navyšovat položky, které byly kráceny výběrovou komisí. Přesun prostředků mezi kapitolami se vždy posuzuje podle rozpočtu projektu původně schváleného při uzavření smlouvy, případně podle rozpočtu upraveného v aktuálně platné úpravě (po schválení podstatné změny projektu se znovu nastavuje limit 15 %).

6 6 Kapitola č.1 OSOBNÍ VÝDAJE  v rozpočtu je nutné vykazovat odděleně hrubé mzdy a Soc. Zdrav.poj. hrazené zam-lem (netýká se DPP).  jednotkové mzdy stanovené ve schváleném rozpočtu jsou po celou dobu realizace závazné  odměny v přiměřené a odůvodnitelné výši (musí být nepravidelné!) – ANO  státní svátky a dovolené ve výši úvazku – ANO (ne u DPČ a DPP)  u DPP a DPČ musí být stanoveno, že zam-ec souhlasí s vysíláním na pracovní cesty (pokud bude čerpáno cestovné!)  jeden pracovník nemůže být v rámci projektu zaměstnán na více než 1,5 úvazku celkem (=příjemce+partneři)  není možné navyšovat mzdy pracovníků projektu – částky z přebývajících položek lze převést pouze na nové pracovníky Pracovní smlouvy a dohody musí obsahovat: oidentifikaci projektu opopis pracovní činnosti orozsah činnosti (tzn. úvazek nebo počet hodin za časovou jednotku) ovýše odměny opovinnost odevzdávat výkazy práce U MZ se povinně dokládají: 1)kopie uzavřených pracovních smluv v rámci projektu + pracovní náplně a platové výměry 2)rozpis mzdových nákladů 3)pracovní výkazy 4)přehled čerpání mzdových nákladů (dle požadavku poskytovatele není obsažen v příručkách) 5)výplatní listinu nebo výplatní pásku zapojených pracovníků (nebo mzdové listy) 6)výpisy z účtu organizace a výdajové pokladní doklady u mezd vyplácených hotově

7 7 Kapitola č.2 Cestovní náhrady Služební cesty tuzemské:  v rámci projektu nelze hradit cestovní náhrady osobám, které nemají v rámci projektu uzavřen pracovně právní vztah!  při užití soukromého vozidla pozor na výpočet spotřeby PHM z TP (upraveno v zákoníku práce). Hradí se základní náhrada vyjadřující míru opotřebení vozidla i náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Ten kdo si tyto náhrady účtuje by měl být vlastníkem vozidla.  cestovné: např. provoz služebního vozidla, jízdenky a výdaje při použití soukromého vozidla; ubytování; stravné; ostatní vedlejší výdaje  pravidla jsou dána zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce (příp. vyhláškou č. 451/2008) + interními předpisy organizace Služební cesty zahraniční:  čerpat lze pouze v případě, že jsou uvedeny a schváleny v projektové žádosti  schválené položky rozpočtu není možné navyšovat!! „Per diems“ cestovní náhrady zaměstnancům zahraničních subjektů (kryjí náklady na ubytování, stravné a cestovné v ČR). Nejsou hrazeny těm kteří uzavřeli s příjemcem pracovní smlouvu. Upozornění! cestovné se při administrativní kontrole křížově kontroluje na pracovní výkazy (tj. je-li v určitý den konaná služební cesta musí v ten den být na pracovních výkaze o tom záznam ) v rámci rozpočtu projektu je nutné samostatně sledovat a vykazovat: cestovné, stravné, ubytování, nutné vedlejší výdaje U MZ se povinně dokládá: 1)rozpis cestovních náhrad 2)kopie zpráv z pracovních cest 3)cestovní příkazy + doklady o úhradě Cenové limity:  ubytování v ČR max. 1 200,- Kč za osobu a noc  celodenní občerstvení max. 300,- Kč za osobu (není-li akce celodenní musí být kráceno)

8 8 Kapitola č.3 Zařízení, limit 25 % CZV Dlouhodobý nehmotný majetek do 60 tis. Kč Dlouhodobý nehmotný majetek nad 60 tis. Kč  upozornění! Jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků Drobný hmotný majetek do 40 tis. Kč  např. i nákup výukového a spotřebního materiálu, který je určen pro cílovou skupinu  typy nákladů jsou např.nákupy PC, notebooky, tiskárny, mobily Použitý drobný hmotný majetek  konkrétní pravidla uvedena v příručce pro příjemce - evidence majetku Nájem zařízení, leasing  finanční leasing – nezpůsobilý  operativní leasing vozidla pouze u opatření 1.2. za podmínky, že vozidlo slouží potřebám CS Odpisy:  majetek pořízený před zahájením realizace projektu - nesmí být pořízen z veřejných prostředků (do nákladů projektu lze zahrnout pouze daňové odpisy v alikvotní výši s ohledem na míru využití v rámci realizace projektu - viz PPP) a musí být i mimo projekt již dříve daňově odepisován  majetek pořízený v průběhu realizace projektu – pouze u příjemců kteří daňově odpisují (a pouze alikvotní část odpisů dle PPP) Výdaje na opravu a údržbu  pouze v souvislosti s majetkem pořízeným (hrazeným) z projektu a pro účely projektu Pozor na nákupy před koncem projektu. Nad 100 tis. Kč bez DPH je nutné dodržet Postup při pořizování zboží a služeb z prostředků finanční podpory OP VK.

9 9 1) Investiční část  nábytek, zařízení a vybavení s dobou použitelnosti nad 1 rok a cenou nad 40 tis. Kč za kus Pozn.: textilní doplňky, podlahové krytiny, koberce, záclony a závěsy – nejsou nábytkem lze zahrnout pouze do drobného hmot. majetku do 40 tis. Kč  dále obsahuje stavební úpravy, které v úhrnu převýší ve zdaňovacím období 40 tis. Kč Interaktivní tabule musí být soubor movitých věcí v případě, že interaktivní tabule + dataprojektor + PC přesahují 40 tis. Kč. Jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků. 2) Neinvestiční část  nábytek nebo vestavěné skříně do 40 tis. Kč Vybavení a nábytek lze financovat pouze v případě, že je pořízen pro potřebu CS. V rámci KF není možné hradit zařízení, vybavení a nábytek pro potřeby realizačního týmu. Úhrada nákladů v závislosti na typu příjemce: daňově neodepisuje – do způsobilých výdajů KF příjemce zahrne celkovou část pořizovací ceny majetku daňově odepisuje – nelze využít křížového financování. Uplatňuje daňové odpisy. Do způsobilých výdajů lze zahrnout poměrnou část daňových odpisů v jednotlivých letech!! (viz PPP str. 43-46) Křížové financování (KF) Maximální procentní podíl stanovený ve smlouvě nesmí být překročen s ohledem na objem způsobilých výdajů, které byly v rámci projektu skutečně vynaloženy (tj. VYÚČTOVÁNY).

10 10 Kapitola č.4 Místní kancelář, limit 8 % CZV Kapitola zahrnuje všechny výdaje související s provozem kanceláře projektu: nájem kanceláře, nákup vody, paliv, energie, internet, telefon, fax, poštovné, spotřební materiál, úklid a údržbu. Spotřební zboží a provozní materiál - např. papír do tiskáren, šanony, kancelářské potřeby, tonery, CD Telefon, poštovné, fax -včetně internetu -musí být umožněno provést položkovou kontrolu Spotřeba vody, paliv a energie - Ne PHM Nájemné -pouze nájem kanceláře, úklid a údržba kanceláře využívané pro projekt Do způsobilých výdajů je možné započítat pouze podíl výdajů na místní kancelář, které připadají na aktivity projektu. Metodika výpočtu musí být zachována po celou dobu projektu. Příjemce se řídí doporučením pro režijní náklady OP VK.

11 11 Kapitola č.5 Nákup služeb, limit 49 % CZV Publikace/školicí materiály/manuály -vytvořené dodavatelem na zakázku! tj. vývoj a vytváření nových publikací, školících materiálů nebo multimediálních pomůcek Odborné služby/Studie a výzkum -nákup duševního vlastnictví (zpracování analýz, sběr dat a výzkum) -zajištění účetnictví/mzdového účetnictví externím dodavatelem Náklady na konference/kurzy -zapojení CS, hostujících účastníků a širší veřejnosti -např. pronájem prostor a konferenční techniky Podpora účastníků (stravné, ubytování) -občerstvení a ubytování souvisí s položkou „náklady na konference/kurzy“ -stravné max. 300,- Kč na den a osobu (celodenní akce=8 běžných hodin) jinak je nutné stravné krátit!!! -ubytování max. 1 200,- Kč na den a osobu Jiné náklady -právní poradenství, znalecké posudky, administrace VZ nad 2 mil. Kč zajištěná externím dodavatelem Nad 100 tis. Kč bez DPH je nutné dodržet Postup při pořizování zboží a služeb z prostředků finanční podpory OP VK. Pozor na služby obdobného charakteru.

12 12 Kapitola č.6 Stavební úpravy Drobné stavební úpravy -nesmí přesáhnout 40 tis. Kč v jednom zdaň.období za každou jednotlivou účetní položku majetku Stavební úpravy v rámci křížového financování -nad 40 tis. Kč -=stavební úpravy, které jsou rekonstrukcí nebo modernizací (NE OPRAVY!) „Zásah do majetku, který má za následek změnu technických parametrů“, -pouze na majetku příjemce příp. partnerů (NE na majetku v pronájmu) -jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků Stavební úprava musí být provedena v souvislosti s úpravou pracovního místa nebo úpravou přístupu pro osoby se zdravotním postižením nebo úpravy výukových, tréninkových nebo pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou.

13 13 Kapitola č.7 Přímá podpora, limit 20 % CZV „ Pouze náklady týkající se cílové skupiny např. realizované praxe, stáže a jednorázové ubytování, cestovné a stravné.“ Mzdové příspěvky  pouze pro pedagogické pracovníky ve školství do výše 70 % mzdových náhrad (konkrétní viz PPP) Cestovné, ubytování a stravné  náklady (ubytování, cestovné a stravné) spojené s realizací praxí a stáží = hrazeno jednorázově!!!  cenové limity: (ubytování v ČR max. 1 200,- Kč za osobu a noc; celodenní občerstvení max. 300,- Kč za osobu) Účastníci kurzů -mající uzavřenou smlouvu o vzdělávání, kteří jsou vysílání na základě cestovního příkazu. Zaměstnavatel předloží příjemci rozpis cestovních náhrad za své zaměstnance a kopie příslušných dokladů Žáci a studenti -proplácí se na základě doložených jízdných výdajů a stravného. Např. v rámci odborné praxe dojíždění do jiného místa než je sídlo školy Doprovodné aktivity  např. asistentské a jiné podpůrné služby  vstupné

14 14 Kapitola č.8 Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy Audit  musí být proveden autorizovaným a vyškoleným auditorem (zapsaným v Komoře auditorů ČR)  audit se týká jak příjemce, tak partnerů s finančním příspěvkem  nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu je nutné uzavřít smlouvu s auditorem  rozpočet projektu je roven 3 000 000,- Kč nebo vyšší Publicita  např. propagační předměty s potisky (loga nebo info o projektu apod.) Ostatní  např. poplatky za vedení BÚ projektu nebo správní poplatky, notářské poplatky, právní poradenství a znalecké posudky, které jsou pro realizaci projektu nezbytné Všechny rozpočtované náklady je nutné zrealizovat!

15 15 Část B Finanční část monitorovací zprávy (snímky 15 -20)

16 16 Monitorovací zpráva „Nejméně jednou za 3 měsíce, vždy do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období.“ Typy MZ:  průběžná  mimořádná  závěrečná Části MZ: A.Věcná část MZ C. Čestné prohlášení příjemce B.Finanční část MZ (body 12,14,15 a 16) D. Přílohy monitorovací zprávy Způsob doložení: 1) v listinné podobě 2) elektronicky v benefitu 7+ a na CD Pozn.: po opravách MZ (dle připomínek poskytovatele) je nutné doložit opravy písemně podepsané + elektronicky (e-mail) a hlavně nezapomenout opravit (popř. vyměnit) U SEBE!! poskytovatel nemůže ŽoP navyšovat, může pouze krátit (příjemce musí obdržet informaci o tom, kde bylo kráceno = nutnost pro vykazování v dalších MZ tj. „prokázané výdaje“) V části C. „Čestné prohlášení příjemce“ je nutné zvolit mezi body 14 a 15. Neplatný bod zcela odstranit nebo přeškrtnou.

17 17 Přílohy Monitorovací zprávy 1)Monitorovací indikátory 2)Přehled uzavřených výběrových řízení (dokládejte kumulativně za celou dobu trvání projektu) 3)A) Přehled čerpání veřejných podpor dle blokových výjimek B) Přehled čerpaných veřejných podpor dle minimis 4) Žádost o platbu (zkratka „ŽoP“) 5) Soupiska účetních dokladů 6) Kopie účetních dokladů 7) Výpis z účtu projektu 8) Přehled čerpání způsobilých výdajů 9) Přepracovaný rozpočet projektu verze 3 v 1 (dokládá se vždy při každé nepodstatné změně v projektu) 10)Přepracovaný harmonogram projektu 11)Podpisové vzory (pouze k první průběžné monitorovací zprávě a při každé změně) 12)Pracovní výkazy 13) Mzdové náklady (dříve rozpis mzdových nákladů) 14) Cestovní náklady (dříve rozpis cestovních náhrad) 15)Odpisy 16)Žádost o schválení podstatných změn GP OP VK 18)Sestava z účetního programu 19)Přehled čerpání mzdových nákladů 20)Auditorská zpráva (pouze se závěrečnou MZ) 21)Souhrnné informace o realizaci projektu (pouze se závěrečnou MZ) Pozn.:  Výpis z hlavní knihy nebo účetního deníku (tzn. sestava z účetnictví – v každé MZ i za partnery s finanční účastí) s podpisem odpovědné osoby a razítkem organizace!!!!

18 18 K vybraným přílohám Žádost o platbu (ŽoP) -obsahuje výdaje vzniklé a uhrazené během monitorovacího období!! -dokládá se v listinné podobě podepsaná + se vyplňuje ŽoP v benefit7+ -typ žádosti u průběžných žádostí o platby vždy EX-ANTE Soupiska účetních dokladů -obsahuje účetní doklady, jejich kopie jsou přiloženy k MZ -je nutné doložit i verzi včetně partnerů tj. soupisku celkem -člení se dle jednotlivých položek (kapitol) rozpočtu. Dále členit na příjemce a partnery zvlášť -datum uskutečnění výdaje (uvádějte datum úhrady z projektového účtu nebo samostatné pokladny projektu) -na soupisku uvádějte přesná čísla dokladů z účetnictví příjemce a partnerů Kopie účetních dokladů -dokládají se kopie VŠECH dokladů uvedených na soupisce!!! Výpis z účtu projektu -nezapomenout doložit interní účetní doklady při souhrnných refundacích Přehled čerpání způsobilých výdajů -pouze konkrétní výdaje ne hodnoty ŽoP (ŽoP = výdaje – příjmy) -data do tabulky zadávejte s přesností na haléře (2 desetinná místa) -formulář je nutné upravit v členění dle smlouvy

19 19 Okruhy nejčastějších chyb a doporučení pro zpracování MZ  MZ zahrnuje pouze výdaje za monitorovací období  co a kam vyplnit do formuláře ŽoP (finalizace) a finanční části MZ  na naše připomínky očekáváme reakci (doporučujeme vyjádřit se ke každému bodu) – postačí e-mail  kopii MZ zakládejte do pákových pořadačů – ne eurodesky a ne kroužková vazba,  při odeslání MZ uvést na obálku „Neotvírat monitorovací zpráva“ adresa: Krajský úřad Ústeckého kraje, Odbor regionálního rozvoje, Oddělení grantů EU pro vzdělávání, Velká Hradební 3118/48, 400 02 Ústí nad Labem  popište kopii výpisu z projektového účtu (např. pořadové číslo dle soupisky)  mzdy doporučujeme refundovat (Pozn.: Úhradu mzdových nákladů přímo z projektového účtu nedoporučujeme.)

20 20 Okruhy nejčastějších chyb a doporučení pro zpracování MZ  nepodstatné změny rozpočtu – nutno popsat a zdůvodnit v textu MZ a doložit předpracovaný rozpočet projektu  rozpočet partnera - nelze čerpat z položky, kterou partner ve svém rozpočtu nemá  sledovat překročení limitů kapitol  právní služby na zadávání veřejných zakázek – nezpůsobilý náklad, pokud se jedná o zakázku malého rozsahu, jejichž zadání se neřídí zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ale postupy stanovenými Příručkou pro příjemce  bankovní poplatky  chyby v čerpání rozpočtu, např. tonery – kapitola 4.1, internet - kapitola 4.2, vedení účetnictví – kapitola 5.2

21 21 Děkuji za pozornost Karolína Pokorná Haramiová haramiova.k@kr-ustecky.cz 475 657 675, 731 642 376