Jak na to na VŠCHT Praha Obsah Jak začít a proč Oddělení pro vědu a výzkum Další rektorátní oddělení Oddělení plánu a rozpočtu EO (PaR) Personální oddělení (PO) Pedagogické oddělení Oddělení pro strategie a rozvoj Zahraniční oddělení Granty a projekty (GaP) Podávání návrhů Řešení a ukončení projektů 20.5.2015

Jak začít a proč Mít projekty je důležité. Motivace - peníze, úspěch, prestiž, svoboda, zábava Příležitosti: Strážce výzev (zejména ZAHRANIČNÍ ,moře výzev!) Newsletter MŠMT http://www.msmt.cz/o-webu-msmt/nove-clanky-emailem lze nadefinovat cílově orientované informace Novinky přímo z Rady vlády http://www.vyzkum.cz/ - lze zaregistrovat zasílání novinek emailem Nadační fondy např. Neuron na podporu vědy http://www.nfneuron.cz/cs/neuron-impuls/ (Cena pro mladé vědce; podpora projektů v oboru FY, CHem, Mat, Med, Spol. vědy.); Baťa http://batova-vila.cz/nadace-poskytuje/nadacni-prispevky-z-prostredku-nif/ 20.5.2015

Příležitost v hlavě a co dál? Jak začít a proč Příležitosti: Stránky oddělení VaV http://www.vscht.cz/veda-a-vyzkum Projektové centrum, projekty řešené na VŠCHT, aplikace Pokyny k výzvám http://intranet.vscht.cz/vav/pokyny-ceske-projekty Ceny a soutěže http://intranet.vscht.cz/vav/souteze-pokyny Nebo Vás někdo vyzve ke spolupráci, k účasti na jeho projektu…. Příležitost v hlavě a co dál? 20.5.2015

Mám myšlenku a co dál Přečetli jste si ZD a možná jste zděšeni. Kromě vědeckého plánu a rozpočtu, potřebujete tucet prohlášení, příloh, ekonomických ukazatelů, trestních rejstříků, katastrální mapy, přehledy aktivit školy, fakulty, pojistnou smlouvu, počty studentů, zaměstnanců, studie proveditelnosti... atd. Nejste na to sami! Dejte najevo svůj záměr podat žádost o projekt! Kontaktujte odd. VaV! Na VaV vše začíná a končí.   20.5.2015

Oddělení VaV VaV plní na škole funkci „PROJEKTOVÉHO CENTRA“, odpovídá za evidenci a administraci všech projektových žádostí, běžících projektů, koordinuje proces plánování a podávání projektů, uzavírání smluv s poskytovateli i partnery, eviduje originály všech relevantních dokumentů. http://intranet.vscht.cz/vav ; Oddělení VaV telefony a kontakty Finance – Rozpočet – Oddělení Plánu a rozpočtu EO http://intranet.vscht.cz/ekonomika/rozpocet Osobní náklady – Personální oddělení http://intranet.vscht.cz/personalistika 20.5.2015

Další rektorátní oddělení Výjimka: Čistě vzdělávací projekty financované z programu OPPA, jako např. projekty na inovaci studijních programů, administruje Pedagogické oddělení http://intranet.vscht.cz/pedagogika-ucitel ; Telefony OP VaVpI, investiční a rozvojové projekty, IRP, CRP, administruje Oddělení pro strategie a rozvoj Telefony Studentské stáže, stipendia a spolupráce se zahraničními univerzitami zajišťuje Zahraniční oddělení http://www.vscht.cz/studium/studium-v-zahranici/kontakty Při realizaci projektů, při čerpání financí, nákupu materiálu, investic, kontrolách, přijímání pracovníků a studentů, mobilitách je nutná součinnost všech rektorátních oddělení s řešiteli projektů a vedením ústavů a fakult. 20.5.2015

Dát svůj zájem najevo Vždy bylo povinností řešitele oznámit včas, že se hodlá účastnit vyhlášené soutěže.  Nikdy to nebylo tak reciproční a „výhodné“ pro obě strany: Škola projekty potřebuje a podporuje, potřebuje plánovat finanční prostředky ze zdrojů projektů, potřebuje vše řádně vykazovat, splnit zákony, obstát při kontrolách, vykázat na MŠMT, do RIV, obstát v konkurenci a naplnit strategické cíle…. Řešitel musí začlenit a následně řešit svůj projekt v rámci struktury školy, používá její infrastrukturu, IS, přístroje… Musí mít projekt, KTERÝ ZDE ŘEŠIT LZE!! Dostane kvalifikovanou administrativní podporu. To nikdy nebylo jednodušší než dnes – GaP 20.5.2015

Nezbytné je správné vedení, aktualizace a používání. Granty a Projekty Granty a Projekty GaP - aplikace v rámci Manažerského informačního systému (MIS) zabezpečený přístup z intranetu http://intranet.vscht.cz/ pro evidenci, schvalování a řešení/sledování grantových projektů VŠCHT Praha efektivní zpracovávání záznamů a dokumentace grantových projektů avizování potencionálních řešitelů grantů, evidence grantů, úložiště souborů, agenda emailů a agenda událostí, přehled řešitelů, plánování financí, přehled zakázek, partnerů, správa kontaktů….. Nezbytné je správné vedení, aktualizace a používání.   20.5.2015

GaP – jak to funguje Podávání návrhů a žádostí o projekty Řešitel vytvoří ZÁZNAM - zadá svůj projekt do Evidence grantů. Nevadí, že ještě nemá definitivní název, stačí AKRONYM, lze v budoucnu kdykoli opravit. Poskytovatel a program – vybere z číselníku, povinná a v budoucnu nezměnitelná položka! Tím se projekt začlení k dané soutěži, proto je nutné dobře zadat. Všechny ostatní položky lze v budoucnu lehce opravit, přepsat, prodloužit…. 20.5.2015

GaP – jak to funguje Podávání návrhů a žádostí o projekty ZÁZNAM obsahuje vše důležité o zamýšleném projektu a slouží pro informaci VaV, že daný řešitel hodlá v soutěži podávat tento projekt. Řešitel si to může si to rozmyslet a záznam zrušit, ale pokud to neudělá, pokračuje v plánování projektu a má veškerou podporu. Dostane: - informace o všech přílohách, které škola odesílá hromadně (1x za žadatele), - vyplněné požadované přílohy a čestná prohlášení - informace z eventuálních schůzek a seminářů, pokud je poskytovatel pořádá, - informace o termínech podepisování - specifické požadavky školy k dané soutěži, vzory smluv, - podklady k vyplnění žádosti, ekonomické statistiky, data o statutárních zástupcích… Víme o něm a můžeme vzájemně komunikovat, reagovat na změny! 20.5.2015

GaP – jak to funguje Podávání návrhů a žádostí o projekty Řešitel zadá do evidence plánované ON členů týmu a rozpočet elektronické schvalovací WF umožní komunikaci s PO a EO, odpadá pobíhaní po škole Vytiskne požadované formuláře - podpis vedoucího ústavu Může vložit příslušné dokumenty – projektovou žádost, komentář k nákladům, smlouvy… 5. VaV projekt schválí, zajistí potřebné podpisy.   Řešitel může v klidu pracovat dál na vědecké části projektu, promýšlet cíle, výsledky a ladit styl. Není třeba se stresovat, nést riziko, že nebude k dispozici rektor nebo prorektor k podpisům, riziko nesplnění termínu, chybějících částí a příloh. 6. VaV zajistí odeslání žádostí v terminu soutěže po kompletaci projektu. 20.5.2015

GaP – jak to funguje Průběh řešení a ukončení projektů 1. Rozhodnutí o poskytnutí/neposkytnutí projektu obvykle přijde přímo na řešitele, povinnost informovat VaV a doručit originál VaV uchovává a archivuje všechny originály dokumentů projektů VaV změní stav projektu v GaP na PŘIJATÝ/NEPŘIJATÝ. 2. Součinnost při jednání o smlouvách všechny projektové smlouvy, smlouvy o využití výsledků pozor na duševní vlastnictví, řešíme ve spolupráci s Oddělením Transferu technologie, 3. Přidělení zakázky iFIS přidělí VaV po podpisu smlouvy úprava rozpočtu, pokud byl krácen řešitel čerpá prostředky prostřednictvím jedinečné zakázky iFIS projektu, ke sledování může využít IS školy (FIS, MIS, webmailer). 20.5.2015

GaP – jak to funguje Průběh řešení a ukončení projektů 4. Dílčí a průběžné zprávy, žádosti o změny v projektu, komunikace s poskytovatelem vše prostřednictvím VaV, obvykle podepisuje prorektor pro vědu a výzkum, jako zplnomocněný zástupce pro tuto oblast (prof. RNDr. Bohumil Kratochvíl, DSc.) AUDIT – pokud je požadován – vyplní se termíny v GaP, aplikace pošle upozornění, vygeneruje automatickou žádanku. všechny dokumenty jsou uloženy pro případnou kontrolu, přístup do databáze má jen oprávněný pracovník, zavázaný mlčenlivostí (nadřízený na daném pracovišti, děkan, rektor, prorektoři a příslušná oddělení VaV, plán a rozpočet EO, PO, pracovník vnitřního auditu). 5. Ukončení projektu a závěrečné vyúčtování VaV převede projekt do stavu UKONČENÝ. Řešitel má dál na jednom místě přehled svých žádostí, řešených i ukončených projektů s veškerou dokumentací. VaV využívá databázi pro statistické zpracování, výkazy o počtu projektů, úspěšnosti podávání žádostí, pro plánování rozpočtu a odhad zdrojů v budoucích letech. 20.5.2015

GaP - evidence projektů https://wsso.vscht.cz/idp/Authn/UserPassword Schvalování projektů v GaP - Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Granty a projekty > Evidence grantů > Nový grant 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů 1. vyplňte druhý řádek - Poskytovatel: např. GA0 = GAČR_Grantová agentura České republiky. 2. pak Program, do které soutěže se hlásíte. 3. Pracovištěm pro schválení je příslušná fakulta. Tyto základní tři první kroky je důležité vyplnit správně. Nelze v budoucnu opravit. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Dále vyplňte minimálně povinná růžová pole, tj. Název grantu a datum od –do (vyberte z kalendáře) Tyto a následně zadané údaje lze v budoucnu kdykoli upravit/doplnit. Vyberte Vytvořit nový záznam. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Objeví se detail grantu – záložka Podrobnosti Zde je nutné povinně vyplnit minimálně pole Role VŠCHT: příjemce x spolupříjemce Uložit a obnovit. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Přejděte na záložku Řešitelé: 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Interní řešitelé – tlačítkem Přidat řešitele přidáváte zaměstnance, které vybíráte z číselníku. - tlačítkem Přidat mne rovnou vyberete sami sebe, trochu to urychlí výběr. V editaci řešitelů je povinné pole Funkce: Hlavní řešitel za VŠCHT (projekt musí mít minimálně jednoho, i když jde o spoluřešitelský grant a z hlediska GAČR jsme spoluřešitelé) Člen týmu – to jsou všichni interní zaměstnanci, kteří pracují na grantu. (Dále je zde výběr Manažer – to v GAČR nebývá; Editor – např. sekretářka, vidí záznam po celou dobu stejně jako hlavní řešitel. Roli Spoluřešitel nechte pro externí řešitele). Budoucí interní řešitelé a studenti - tlačítkem Přidat přidáváte zaměstnance, které budete zaměstnávat na projekt, pokud bude přijat k financování, a který není dosud zaměstnancem školy. Může to být student, který ještě není přesně určen („S1“) Externí řešitelé - tlačítkem Přidat řešitele přidáváte hlavního (spolu)řešitele partnerské organizace. Ten má vždy funkci Spoluřešitel (byť z hlediska poskytovatele je to hlavní řešitel u příjemce) Uložit a obnovit. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Přejděte na záložku Finance > Otevřít finance osobních nákladů V této tabulce se naplánují osobní náklady (ON) 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Rozklikněte symbol + a otevřete tabulku v jednotlivých letech. Vyberte Úvazek (PP, DPČ, DPP) a vyplňte příslušnou kolonku, v Kč. Pro správnou funkci workflow je nutné vyplnit všechny naplánované roky. Uložit a zavřít. Do dokumentů vložte Komentář k nákladům. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Tím se vrátíte do záložky Finance a vyberete tlačítko Upravit finance: 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů Plánování Financí Osobní náklady se do tabulky přenesou automaticky. Automaticky se doplní odvody na SZP – u PP a DPČ Vyplňte N Provozní Doplňkové (nutné spočítat) Investice Doplňkové náklady je nutné vypočítat podle platné směrnice VŠCHT Praha nebo podle po Po vyplnění tabulky Uložit a zavřít. Návrat do Tabulky Osobních financí – dát schválit. 20.5.2015

GaP Zkrácený manuál pro navrhovatele projektů ZÁZNAM PROJEKTU SE PŘESUNE KE SCHVÁLENÍ PO Vygeneruje se automatický email příslušným pracovníkům PO Upravit finance: dát schválit. ZÁZNAM PROJEKTU SE PŘESUNE KE SCHVÁLENÍ EO (oddělení PaR) - Vygeneruje se automatický email příslušným pracovníkům PaR V ideálním případě je projekt schválen. Vytisknout Formulář Záznam o podaném projektu. Předat na VaV Projekt je připraven k podání. Pokud nastane v průběhu schvalování chyby/vrácení řešiteli – nutné komunikovat. 20.5.2015

Podrobný manuál a instrukce pro zaměstnance VŠCHT konec Podrobný manuál a instrukce pro zaměstnance VŠCHT k dispozici v MIS a na stránkách VaV. Děkuji za pozornost Ing. Iveta Pospíšilová Iveta.pospisilova@vscht.cz 20.5.2015

20.5.2015